Personalgewinnung

Digitale Personalakte - Smarte Personalverwaltung

Du möchtest Personaldaten digitalisieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und alles schnell auf einen Blick haben? Und Datensicherheit ist auch ein Thema?Mit unserer Digitalen Personalakte geht das – sicher, effizient und einfach.

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Glücklicher Mitarbeiter, nach obend schauend, mit verschränkten Händen hinter dem Kopf

Überblick

Wieso braucht ihr eine Digitale Personalakte? Sie gestaltet die Verwaltung von Mitarbeiterdaten effizienter und sicherer. Sie ermöglicht einen schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen, verbessert und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Eurer Personalabteilung und Mitarbeitern, reduziert den Verbrauch von Papier und fördert die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.

Also kurz: Vereinfachte und beschleunigte Arbeitsabläufe, eine Steigerung der Effizienz, Optimierung der Prozesse und eine hohe Transparenz.

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Haupt–Features
  • frei definierbare und jederzeit anpassbare Aktenstruktur
  • Zugriffe für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen im Rollen- und Rechtesystem einstellbar
  • Direkter mobiler Zugriff auf die Dokumente
  • Hochskalierbares Dokumentenmanagement mit eigenen Dokumentvorlagen

Modul in 30 Sekunden

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Screenshots des Moduls

Lächelnde Frau sitzt mit einem Becher vorm Laptop
Sympathische Frau im Büro zeigt Mann etwas am Bildschirm.
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Warum lohnt sich die Einführung einer Digitalen Personalakte?
Es gibt viele Vorteile, warum sich die Einführung einer Digitalen Personalakte lohnt:- Individuelle Zugriffsberechtigungen für verschiedene Nutzer bzw. Nutzergruppen können angelegt werden.- Arbeitnehmer können orts- und zeitunabhängig auf die Daten zugreifen.- Durch unsere Software werden HR-Prozesse beschleunigt.- Mehrere Mitarbeiter können zeitgleich auf digitale Akten zugreifenu.v.m.
Ist der Aufwand für mein Unternehmen groß, eine Digitale Personalakte einzuführen und bekomme ich Unterstützung?
Die Einführung der Digitalen Personalakte kann sehr schnell erfolgen, sobald in Infoniqa HR die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angelegt sind. Die Basis für die Digitale Personalakte sind die Aktenstruktur, also die Ordner inkl. der zugehörigen Dokumententypen sowie die Festlegung der Berechtigungen.

Sobald diese im System angelegt sind, können Dokumente für die Mitarbeitenden abgelegt werden. Um die Dokumente der physischen Personalakten in unsere Infoniqa Software zu laden, kann ein Scandienstleister mit der Digitalisierung der Akten beauftragt und die digitalisierten Dokumente dann in Zusammenarbeit mit Infoniqa in den jeweiligen Akten der Mitarbeitenden hochgeladen werden.    

Dein Projektmanager:in von Infoniqa unterstützt Dich gerne dabei in allen Schritten.
Was hält Unternehmen davon ab, ihre Personalakten zu digitalisieren?
- Bedenken bzgl. der Sicherheit bei Serverstandorten außerhalb von Deutschland- Fehlende Informationen und keine ausführliche Beratung über heutige Lösungen von digitalen Personalakten- Kein Budget- Mangelnde Flexibilität: „Das haben wir schon immer so gemacht!“- Misstrauen in digitale Lösungen – Angst vor Datenklau.

Wir können helfen!
Können mit der Infoniqa HR Digitalen Personalakte die erforderlichen Dokumente gesetzeskonform aufbewahrt werden?
Ja, das ist absolut gegeben, denn:
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-  Mitarbeiterdaten werden ausschließlich auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Deutschland gespeichert
- Die Zugriffsrechte können durch euer Unternehmen festgelegt werden. Durch kundenindividuelles Rollen- und Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass Informationen nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.
- Dokumente sind revisionssicher abgelegt. Das heißt, sie sind unveränderbar abgelegt. Sollte es Änderungen an einem Dokument geben, entsteht eine neue Version.
- Löschfristen können pro Dokumententyp eingestellt werden.
Digitale Personalakte einführen: Aufbewahrung der Originale in Papierform?
Bei der Umstellung von Papier zu einer Digitalen Personalakte sollten alle Papierdokumente mit einer originalen Unterschrift (wie z.B. Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, etc.) in Papierform aufbewahrt werden. Trotzdem wird viel Papier gespart und die Aktenschränke verschmälert.

Und on top gibt es mehr Sicherheit bei der Aufbewahrung der Dokumente. Fragt Eure Arbeitgeber-Rechtsberatung für detaillierte Infos.
Was alles darf in eine Digitale Personalakte?
Alle personenbezogenen Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Sozialversicherungs-und Steuerdokumente, allgemeine Zeugnisse und Nachweise über Fort - und Weiterbildungen sowie allgemeine Personenangaben, wie private Anschrift und Bankverbindung. Personaldokumente aus der Personalentwicklung, wie Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, etc. können hier hinterlegt werden.
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  1. - Made in DACH – Lösungen entwickelt für den deutschen, österreichischen und Schweizer Markt.
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  2. - Über 36 Jahre Erfahrung – Know-how für alle Unternehmensgrößen und Branchen.
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  3. - Zertifiziert & DSGVO-konform – höchste Standards für Datenschutz und Compliance.

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