Ihr Anbieter für HR Software und Payroll-Service

Was ist HR Software?

HR Software steht für „Human Resources Software“ und umfasst die digitale Abbildung der wichtigsten Workflows jeder Personalabteilung. Bei einem solchen HR System geht es vor allem darum, Prozesse zu automatisieren und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, so dass eine Lösung in Form einer HR Software einfach genau die Arbeiten abnimmt, die die Mitarbeiter im Human Resources Management in Ihrem Unternehmen von ihrer eigentlichen Zielsetzung abhalten: sich um die einzelnen Menschen im Unternehmen zu kümmern.

HR Software umfasst verschiedene Funktionsbereiche: von Bewerbermanagement-Software und Onboarding über Personalmanagement-Software bis hin zu eLearning-Lösungen und Talent-Management-Funktionen, und allem, was sie zur Personalentwicklung benötigen - idealerweise nutzbar in der Cloud.

Idealerweise bildet HR-Software den kompletten Employee Lifecycle ab, was allerdings nur möglich ist, wenn alle eingesetzten HR Tools lückenlos ineinandergreifen. Im Vergleich dazu sind bei Insellösungen doppelte Datenpflege und Übertragungsprobleme vorprogrammiert. Wenn allerdings in einer Cloud basierten HR Suite wie Infoniqa ONE alle Funktionen zusammengehören, die einzelnen Software-Bereiche aufeinander abgestimmt sind und die Aufgaben im HR System zentral ineinanderfließen, ist die Entlastung maximal und es eröffnen sich großartige Möglichkeiten, um die digitale Personalarbeit mit einer Software im Vergleich zur manuellen Personalarbeit effizienter und erfolgreicher zu gestalten.

Was ist „HR Services“?

HR Services sind alle Dienstleistungen rund um das Human-Resources-Management im Unternehmen. Bei Infoniqa ist damit HR Outsourcing gemeint: Ein Unternehmen kann nicht nur eine Software für die Lohnabrechnung bei Infoniqa erwerben, sondern auch die Lohnabrechnung an unsere Payroll-Profis auslagern. Als HR Software Anbieter verfügen wir im Vergleich zum Steuerberater natürlich über eine maximale Expertise – schließlich entwickeln wir HR Tools für genau diese Anforderung, sind bei allen Gesetzen up to date und können eine maximale Effizienz in der Abrechnung gewährleisten.

Wenn Sie also von „HR Services“ oder „HR Outsourcing“ hören, dann ist damit meist Lohnabrechnung Outsourcing gemeint und umfasst die teilweise oder vollständige Auslagerung an externe Lohnabrechnung Experten.

Was sind HR Daten?

HR Daten sind alle Informationen und Datensätze, die im Bereich Human Resources verwendet werden. Grundsätzlich handelt es sich dabei um besonders sensible, da im höchsten Maße personenbezogene Daten, beispielsweise aus dem Lohnprogramm inklusive aller Löhne und Gehälter, der Zertifikate aus der Recruiting-Software, Informationen zu absolvierten Fortbildungen in der eLearning-Software oder Talent-Software oder auch alle erfassten Arbeitszeiten in der Zeiterfassung-Software.

Mit diesen HR Daten gilt es, besonders sorgfältig umzugehen, für eine Datenschutz-konforme Speicherung zu sorgen und die Übertragung entsprechend zu verschlüsseln. Strenge Zugriffsrechte in der HR Software helfen ebenfalls, damit diese nicht in falsche Hände gelangen und nur von Personen aus der Personalabteilung, von direkt zugewiesenen Führungskräften sowie von der betroffenen Person selbst eingesehen werden können.

Gerade, wenn es um den Mitarbeiter Self Service geht, ist es wichtig, die HR Daten gut zu sichern und den Zugriff innerhalb der Software entsprechend zu reglementieren. So ist sichergestellt, dass die jeweilige HR Software einen maximalen Nutzen bringt und die Personalabteilung in Ihrem Unternehmen die Entlastungspotenziale maximal ausnutzt, während man sich um die HR Daten im HR System keinerlei Gedanken machen muss.

Was ist ein Outsourcing Partner?

Ein Outsourcing Partner ist ein externer Lohnservice, der HR Outsourcing anbietet und die Personalabrechnung für den Kunden (Unternehmen) erledigt. Der Umfang des Lohnabrechnung Outsourcing kann ganz unterschiedlich ausfallen – von Teilservice bis zum Full-Outsourcing ist alles möglich und die verschiedenen Aufgaben in der Lohnabrechnung können so stark oder so wenig wie gewünscht ausgelagert werden.

Das Payroll Outsourcing wird dabei von echten Experten durchgeführt, die im Vergleich zu Steuerberatern oder den eigenen HR-Mitarbeitern im Unternehmen teilweise über jahrzehntelange Erfahrung im Lohnabrechnung Auslagern und natürlich mit der Abrechnung selbst besitzen. Dabei arbeitet der Experte direkt in Ihrer Lohn-Software.

Wenn Sie auf der Suche sind nach dem perfekt passenden Outsourcing Partner, dann wird Ihnen die folgende Checkliste weiterhelfen:

Laden Sie sich hier die Checkliste „Outsourcing Partner“ herunter >>

Warum HR Software?

HR Software gehört zu den wichtigsten Tools in der Personalabteilung: Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens in der Personalabteilung könnten ohne digitale Unterstützung durch Software schon längst nicht mehr die vielfältigen Herausforderungen von Fachkräftemangel, Social-Recruiting bis Silver Society bewältigen. Außerdem unterstützt eine moderne HR-Software in der Cloud auch Ihre IT-Abteilung.

Braucht schon alleine die Lohnabrechnung Software, die beim Meldewesen und bei der eigentlich Abrechnung die verschiedenen Aufgaben-Bereiche miteinander verknüpft und gesetzliche Regelungen automatisiert berücksichtigt, so ist eine Cloud basierte HR Software auch in anderen Personal-Bereichen eine enorme Entlastung.

Das kann das Personalmanagement sein, in der die digitale Personalakte alle Mitarbeiterdaten zentral an einem Ort zugänglich macht und durch die die Mitarbeitenden via Self Service ihre Personaldaten selbst pflegen können. Das Recruiting, in welchem HRler Stellenanzeigen veröffentlichen, Kompetenzen der unterschiedlichen Bewerber vergleichen und Absagen an Kandidaten automatisieren. Das kann die Zeiterfassung Software sein, durch die nicht nur die Arbeitszeiterfassung, sondern auch die Besucherverwaltung oder die Personaleinsatzplanung gesteuert wird. Oder auch die klassische Bewerbermanagement Software, die dafür sorgt, dass Kandidaten schneller Antworten erhalten, ein Vergleich der Kandidaten leichter möglich ist und das Onboarding ins Unternehmen reibungslos – da vorgeplant und durchstrukturiert – abläuft.  

In all diesen Fällen sorgt mobile in der Cloud nutzbare HR Software dafür, dass die Mitarbeiter in der Personalabteilung die Hände frei haben für das, was wirklich zählt: den einzelnen Menschen. Den die Resource Mensch ist das A und O in jedem Unternehmen.

Was ist ein HR System?

Ein HR System besteht aus HR Software, bei der mehrere Fachbereiche digital abgebildet werden. Die dafür eingesetzten HR Tools kommunizieren direkt miteinander und bilden ein HR System, bei dem keine doppelten Dateneingaben mehr notwendig sind. Dazu zählt zum Beispiel: digitale Personalakte, Talent- und Bewerbermanagement-Software, Zeiterfassungs-Software und Lohnabrechnungs-Software

Indem sich die HR Tools untereinander austauschen und die jeweiligen Daten des Systems ineinanderfließen, werden Synergien optimal genutzt und der Employee Lifecycle mit allen dahinterliegenden Prozessen vollständig abgedeckt.

Warum HR Management?

Die Gründe für ein professionelles HR Management System sind genauso vielfältig wie die Vorteile für die Personalabteilung im Unternehmen:

• Weniger manuelle Dateneingaben und insgesamt weniger Aufwand
• Weniger Fehler dank Funktionen wie Fehlerfrüherkennungssystemen
•  Schnellere Reaktionen durch Automatisierungen und Vorlagen in der Software
• Schnellere Prozesse und Freigaben durch digitale Workflows
• Besserer Überblick durch direkt miteinander vergleichbare Informationen, z. B. in Form von Bewerberinfos und Mitarbeiter-Kompetenzen beim Recruiting und Talent-Management
• Mehr Transparenz für alle Beteiligten im Unternehmen von Mitarbeitern bis Führungskräfte, indem jeder auf zentral gespeicherte und mit strengen Benutzerrechten ausgestattete Daten zugreifen kann
• Mehr Autonomie für die Belegschaft, die durch Mitarbeiter Self Service ihre Personaldaten selbst verändern können (digitale Personalakte)
• Mehr Sicherheit durch automatisch in der HR Software hinterlegte gesetzliche Vorgaben, z.B. Änderungen der Datenschutz-Verordnung
• Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten dank der Cloud auch in Sondersituationen  
• Professionelleres Auftreten dank durchstrukturierter Personalarbeit und damit verbunden eine attraktivere Arbeitgebermarke
• U. v. m.  

HR Management hilft massiv dabei, die Personalabteilung zu entlasten, indem die Personalsoftware nicht nur für eine stärkere Strukturierung und klar definierte Prozesse sorgt. Nein, vor allem nimmt eine Cloud basierte HR Software Unmengen an Arbeit ab und kann dafür sorgen, dass auch mit sehr schmalem Personaleinsatz in der Personalabteilung kreative Strategien und smarte Mitarbeiterbindungsmaßnahmen entwickelt werden können – Hand in Hand mit dem entschlackten „Tagesgeschäft“, das die HR Software mindestens teilweise übernimmt.

Warum ist HR Management wichtig?

Ohne HR Management mit einem entsprechenden HR System nehmen sich Personal-Profis sehr viele Chancen zur Mitarbeiterbindung und für ein maximal positives Auftreten am Bewerbermarkt.  

Hat ein Unternehmen – egal ob klein oder Mittelstand – kein HR Management, …

• warten Bewerber zu lange auf eine Rückmeldung (oder erhalten gar nicht erst eine solche)
• werden Termine verpasst
• kommen Lohn und Gehaltszahlungen eventuell nicht pünktlich
• wird die Chance verpasst, potenzielle Führungskräfte von morgen sowie High Potentials aus den eigenen Reihen zu erkennen und ihnen eine Perspektive aufzuzeigen
• haben die HR-Mitarbeiter deutlich weniger Zeit, sich um die Resource Mensch zu kümmern, da sie mit den manuellen Dateneingaben und der Beantwortung von den immer gleichen Anfragen belegt werden

Was ist ein HCM System?

Ein HCM System ist eine Human-Resources-Software, die Ihren Mitarbeitern in der Personalabteilung dabei hilft, effizienter die (repetitive) Personalarbeit zu erledigen und sich stärker auf die Resource Mensch im Unternehmen fokussieren zu können.

Ein HCM System kann sich dabei aus verschiedensten HR Tools zusammensetzen: Von Bewerbermanagement Software inkl. Onboarding über e Learning Software bis hin zu Personalmanagement Software greifen in einem HCM System die verschiedenen HR Tools ineinander und kommunizieren miteinander. Auf diese Weise entsteht ein HCM System, das den gesamten Employee Lifecycle im Unternehmen von Recruiting bis Austritt abbilden kann - idealerweise hochverfügbar dank Cloud.

Was ist ein HR Prozess?

Ein HR Prozess ist ein einzelner Arbeitsschritt innerhalb der Personalarbeit. Viele HR Prozesse zusammen ergeben einen Arbeitsbereich. Die verschiedenen einzelnen, digital in einer HR Software abbildbaren Schritte im Bewerbermanagement sind einzelne HR Prozesse. HR Prozesse, die vor allem quantitativer Art sind, können besonders leicht von einer HR Software erledigt werden, da sie nur einmalig innerhalb des Systems definiert werden und danach weitgehend automatisiert ablaufen können.  

Klassisch wäre beispielsweise ein Freigabeprozess bei einem geeigneten Kandidaten im Recruiting: Nach dem Bewerbungsgespräch und der erfolgten Bewertung im HR System wird der Freigabeprozess gestartet, wodurch die verschiedenen Entscheider und Führungskräfte benachrichtigt werden, ihr Feedback ins HR System einzugeben, welches wiederum an die HR Abteilung zurückgespielt wird. Dieser Ablauf vom Start des Freigabeprozesses bis zur erfolgten Freigabe ist ein typischer HR Prozess, der sich in der Personalsoftware perfekt nachverfolgen und im besten Fall innerhalb weniger Sekunden erledigen lässt.

Was ist Human Capital Management?

Human Capital Management ist ein Synonym für Human Resources Management und beschreibt die Planung und Steuerung aller Personalprozesse. Human Capital – übersetzt: Humankapital – bildet dabei den Überbegriff für alle Themen, die direkt oder indirekt mit den Mitarbeitenden eines Unternehmens zu tun haben; unabhängig davon, ob es sich um ein kleines oder mittelständisches Unternehmen handelt.  

Beim Human Capital Management geht es darum, den Überblick bei allen Personalfragen zu behalten und dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeitenden und Angestellten nicht nur passend entlohnt werden, sondern auch optimal ihrer Arbeit nachkommen können. Das beinhaltet auch eine smarte Personaleinsatzplanung, ein entsprechendes Zeiterfassungssystem für die Arbeitszeiterfassung, aber auch alles, was benötigt wird, um Löhne und Gehälter pünktlich und korrekt auszuzahlen und sowohl Bewerber, neue Mitarbeiter im Onboarding als auch bestehende Mitarbeiter und deren Personalentwicklung zu betreuen.  

Schon aus dieser kurzen Aufstellung heraus wird deutlich, was für eine Mammutaufgabe Human Capital Management ist, die digitale Funktionen benötigt, um umfassend bearbeitet zu werden. Wichtig ist, bei allem Human Capital Management nicht den Menschen aus den Augen zu verlieren – denn sie sind es, die ein Unternehmen und dessen Erfolg ausmachen. Mit einer HCM Software bzw. mithilfe eines HR Systems kann man dafür Sorge tragen, dass die Personalabteilung entlastet wird von so vielen manuellen Tätigkeiten wie möglich. Mit Hilfe digitaler Funktionen kann sie sich auf den kreativen und strategischen Part der Personalarbeit konzentrieren und die vielen Herausforderungen deutlich leichter meistern.

Was versteht man unter Humankapital?

Mit „Humankapital“ sind in den meisten Fällen die Mitarbeitenden eines Unternehmens gemeint. Sie bilden das wirtschaftliche Kapital, indem sie Produkte produzieren, Ideen entwickeln, Kunden betreuen und den Erfolg eines Unternehmens aktiv vorantreiben.

Deshalb sollten Sie die Resource Mensch nicht vernachlässigen >>