Du suchst nach einer Alternative zu Abacus Umantis? Dann bist du hier genau richtig. Wir haben die acht besten HR-Softwares für dich getestet und zeigen dir, welche Lösung wirklich zu deinem Unternehmen passt.
Kurzes Fazit vorweg:
- Infoniqa punktet als moderne All-in-one-Lösung besonders für KMUs in der DACH-Region.
- Für KMUs mit DATEV-Fokus eignen sich HRworks oder Rexx Systems.
- Wachsende Unternehmen mit In-House Payroll profitieren von Personio.
- Kleinere Teams starten mit Kenjo oder Sage HR.
Mehr über aktuelle Anbietertrends findest du auch in unserem Beitrag HR-Software für den Mittelstand: Vergleich der besten Tools.
Warum nach einer Alternative zu Abacus Umantis suchen?
Die Schweizer HR-Software Abacus ist seit über 40 Jahren am Markt und wird von vielen Unternehmen geschätzt. Mit über 100.000 verkauften Lizenzen und einer breiten Palette von HR-Funktionen hat sich Abacus als eine gute Lösung etabliert. Doch nicht für jedes Unternehmen ist Abacus die perfekte Wahl.
Die Entscheidung für eine neue HR-Software fällt selten leichtfertig. Wenn du über einen Wechsel von Abacus nachdenkst, kennst du vermutlich eines dieser Szenarien: Dein Unternehmen ist gewachsen und die aktuelle Lösung stößt an ihre Grenzen. Vielleicht suchst du nach einer moderneren Benutzeroberfläche, flexibleren Preismodellen oder speziellen Funktionen, die besser zu deinen Anforderungen passen. Oder du bist ein kleineres Unternehmen, für das Abacus schlichtweg zu komplex und kostspielig ist.
Wie ist Abacus Umantis positioniert – und warum ist das wichtig?
Abacus ist ein Schweizer Anbieter. Umantis deckt vor allem Recruiting und Talent-Management ab; Zeiterfassung und Lohn laufen im Abacus-Verbund über eigene Module (zum Beispiel App und Terminal für Zeiten sowie die Abacus-Lohnbuchhaltung). Die Daten werden – je nach Unternehmenssitz – in der Schweiz oder in deutschen Rechenzentren betrieben. Diese Ausrichtung (Schweiz-Wurzeln, HR-Suite plus getrennte Zeit/Payroll, Hosting nach Sitz) kann darüber entscheiden, wie gut das zu deinem Setup in Deutschland oder Österreich passt.
Stärken von Abacus
- Erweiterte HR-Tiefe durch Talent-Management: Mit der Übernahme von umantis (Talent Management) wurde das Portfolio ausgebaut, wodurch Recruiting/Performance/Entwicklung in die Abacus-Welt rücken – sinnvoll, wenn du bereits im Abacus-Kosmos arbeitest und HR weiter vertiefen möchtest.
- ERP-Nähe und Prozesskonsistenz: Wer Abacus auch jenseits von HR einsetzt (Finanzbuchhaltung, Projekte etc.), profitiert von konsistenten Stammdaten und einheitlichen Workflows – ein Vorteil, wenn du möglichst wenig Systembrüche willst.
- Klare Datenresidenz in DACH: Schweiz für CH-Kund:innen, Deutschland für DE/AT-Kund:innen. Das erleichtert die Beurteilung von Datenschutz und Compliance.
Abacus Kritik: Die Grenzen der Softwarelösung
- Fehlendes Zusammenspiel mit DATEV/Kanzlei: Viele Unternehmen in Deutschland arbeiten mit vorbereitender Lohnbuchhaltung und DATEV-Übergaben. Wenn du dieses Modell fährst, lohnt der Blick auf Lösungen, die den DATEV-Prozess explizit unterstützen und beschreiben.
- Keine integrierte Entgeltabrechnung für Deutschland in der Umantis-Suite. Umantis beschreibt HR-Prozesse wie Recruiting, Onboarding, Ziel- und Personalentwicklung – Payroll ist nicht Bestandteil der Suite. Die Lohnabrechnung liegt im Abacus-Verbund und ist in der Schweiz Swissdec-zertifiziert; für Deutschland ist üblicherweise eine ITSG-geprüfte Payroll im System gefragt.
- Zeit und Lohn liegen in separaten Abacus-Modulen. Zeiterfassung erfolgt z. B. über AbaClik/AbaClock/MyAbacus. Die Lohnabrechnung wird als eigenes Abacus-Produkt geführt. Ein „alles in einer Suite“ für DE inkl. Payroll stellt Umantis damit nicht bereit.
- UX/UI nicht einfach: Teilweise ist die Bedienung im Admin-Bereich etwas umständlich. Anpassungen wirken laut Nutzer:innen teils schwieriger bzw. erfordern ein spezifisches Know-how (Quelle: Trusted).
Fazit zu Abacus Umantis
Nutze Abacus Umantis, wenn du bereits im Abacus-Kosmos arbeitest und eine HR-Suite für Recruiting/Entwicklung mit sauberer Einbindung von Zeit und Spesen brauchst. Vergleiche Alternativen, wenn dein Schwerpunkt in Deutschland oder Österreich liegt, du eine integrierte DE-Payroll oder klare DATEV-Prozesse erwartest – hier macht die Marktpositionierung den Unterschied.
Kriterien für die Auswahl des richtigen HR-Tools
Bevor du dich für eine Abacus Alternative entscheidest, solltest du dir über deine Anforderungen im Klaren sein. Eine gute Orientierung bietet auch unser Beitrag zum HR-Software-Vergleich führender Anbieter für digitale Personalverwaltung.
Ein häufiger Fehler ist es, sich von Funktionsumfang und Features blenden zu lassen, ohne die eigenen Bedürfnisse genau zu kennen.
Funktionsumfang
Der Funktionsumfang sollte zu deinem Unternehmen passen. Brauchst du wirklich alle Module oder reichen dir Kernfunktionen wie digitale Personalakte, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement? Mehr Funktionen bedeuten oft auch mehr Komplexität und höhere Kosten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für die Akzeptanz im Team. Eine intuitive Oberfläche spart Einarbeitungszeit und reduziert den Support-Aufwand. Moderne HR-Tools setzen hier auf klare Strukturen und selbsterklärende Prozesse.
Integrationen
Bei den Integrationen solltest du prüfen, ob die Software mit deinen bestehenden Systemen harmoniert. Besonders wichtig sind Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung (wie DATEV), ERP-Systemen und Zeiterfassungstools. Eine nahtlose Integration spart Zeit und verhindert Doppelarbeit.
Datenschutz
DSGVO-Konformität ist Pflicht, aber auch der Serverstandort spielt eine Rolle. Viele Unternehmen bevorzugen Anbieter mit Hosting in Deutschland oder zumindest in der EU.
Kostenpunkt
Die Kosten setzen sich meist aus verschiedenen Komponenten zusammen: Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufende Wartung. Achte auf transparente Preismodelle und versteckte Kosten. Eine kostenlose Testphase hilft dir, die Software vorab zu prüfen.
Support
Der Support macht oft den Unterschied. Gibt es eine deutsche Hotline? Wie schnell reagiert der Support? Existieren Schulungsangebote und eine aktive Community? Diese Fragen solltest du vorab klären.
Externe Bewertungen
Bewertungsplattformen wie Capterra, G2 oder Trustpilot geben dir wertvolle Einblicke in die Praxiserfahrungen anderer Nutzer:innen. Achte dabei auf aktuelle Bewertungen und die Unternehmensgröße der Rezensent:innen.
Abacus Alternativen: Die 8 besten HR-Tools im Vergleich
(Informationen laut Stand Oktober 2025. Änderungen vorbehalten.)
1. Infoniqa – die moderne All-in-one-Lösung für den Mittelstand
Infoniqa ist eine leistungsstarke HR-Software speziell für KMUs in der DACH-Region. Mit über 35 Jahren Erfahrung und einem klaren Fokus auf Automatisierung und Compliance Management bietet Infoniqa alles, was moderne Personalabteilungen brauchen.
Vorteile:
- Cloudbasierte All-in-one-Plattform für HR, Lohn und Buchhaltung
- Automatisierung von Workflows
- Modulares System mit nahtloser Integration in bestehende IT-Systeme
- Abdeckung des gesamten Employee Lifecycle in einer Lösung
- Schnelle, intuitive Implementierung mit direktem Nutzen ab Tag 1
- Option zum Outsourcing von Lohn- und Buchhaltungsprozessen
Nachteile:
- Fokus primär auf DACH-Region, weniger geeignet für globale Unternehmen
- Schwerpunkt auf KMU, eingeschränkte Enterprise-Funktionen
Preis: Die Preisgestaltung erfolgt individuell nach Unternehmensgröße und benötigten Modulen. Beratung gibt es kostenlos auf Anfrage.
2. Personio – der etablierte HR-Standard für KMU
Personio bietet eine modulare All-in-one-Plattform für Personalmanagement, Recruiting, Onboarding, Dokumentenverwaltung und vorbereitende Payroll. Die Software lässt sich in über 800 Recruiting-Kanäle integrieren und ist mit DATEV-Schnittstellen für die Lohnbuchhaltung verknüpft.
Vorteile:
- Moderne Oberfläche mit intuitiver Benutzerführung
- Breite Funktionalität für Recruiting und HR-Core-Prozesse
- Große Reichweite und bekannte Marke im DACH-Markt (15.000+ Kund:innen)
Nachteile:
- Teilweise Performance-Einschränkungen bei großen Datenmengen (Capterra)
- Eingeschränkte Flexibilität bei komplexen Workflows laut Nutzerbewertungen (Capterra)
- Preislich im oberen Segment angesiedelt (keine öffentliche Preisliste)
Preis: Individuell nach Plan und Mitarbeiterzahl (personio.de)
3. HRworks – die praxisnahe Lösung für mittelständische Teams
HRworks deckt alle Standardprozesse von Zeit und Abwesenheit bis Spesen und Reisekosten ab und ist damit eine All-in-one-Option für KMU in Deutschland und Österreich.
Vorteile:
- Transparente Preise und keine Mindestvertragslaufzeit
- Erprobtes Reisekostenmodul – ein klarer Mehrwert gegenüber anderen Tools
- Hosting in EU-Cloud (AWS, ISO 27001)
Nachteile:
- Einarbeitung und Ersteinrichtung benötigen Zeit (Schulung empfohlen)
- Reports und Auswertungen werden von Nutzer:innen als verbesserungsfähig bewertet (OMR)
Preis: Startet ab 12,90 € pro Monat, ab 20 Nutzer:innen
4. Rexx Systems – die Enterprise-Lösung für anspruchsvolle Unternehmen
Rexx Systems bietet eine umfassende, modulare HR-Suite für Recruiting, Talent- und Ausbildungsmanagement sowie eine ISO 27001-zertifizierte Systemarchitektur. Die Software ist auf die Anforderungen größerer Mittelständler und Konzerne ausgelegt und unterstützt individuelle Prozessanpassungen.
Vorteile:
- Hohe Skalierbarkeit und tiefe Funktionsvielfalt
- DATEV-Schnittstelle und Ausbildungsmanagement mit 500+ Rahmenplänen
- Zertifiziertes Datenschutz- und Sicherheitsniveau
Nachteile:
- Steile Lernkurve und teilweise unintuitive Oberfläche
- Onboarding und Support werden in Bewertungen teils als aufwendig beschrieben (Trusted.de)
Preis: Nach Anfrage, je nach Modulkonfiguration.
5. SAP SuccessFactors – die Enterprise-Lösung für internationale Unternehmen
SAP SuccessFactors ist eine globale HCM-Suite für mittelgroße bis große Organisationen. Sie deckt den gesamten Employee Lifecycle ab – vom Recruiting über Learning bis zur Payroll („Employee Central Payroll“) – und lässt sich nahtlos in SAP-ERP und S/4HANA integrieren.
Vorteile:
- Zentralisiertes Employee-Central-Modul für Stammdatenverwaltung
- Integrierte Payroll für mehrere Länder
- Learning- und Performance-Management
- Analytics und Reporting über SAP People Analytics
- Nahtlose Integration in bestehende SAP-Landschaften
Nachteile:
- Komplexe Implementierung und hoher Projektaufwand
- Kostenstruktur und Customizing abhängig von Partner und Region
Preis: Nach Projektumfang und Lizenzmodell.
6. Sage HR – der modulare Einstieg für KMU
Sage HR bietet ein flexibles System für Abwesenheits-, Zeit- und Performance-Management sowie Recruiting. Unternehmen können mit Basismodulen starten und bedarfsgerecht erweitern.
Vorteile:
- Abwesenheits- und Zeitmanagement mit Genehmigungsworkflows
- Performance- und Zielvereinbarungs-Module
- Recruiting- und Onboarding-Add-ons
- Web- und App-basierte Nutzung
Nachteile:
- Für eine deutsche Lohnabrechnung ist meist eine zusätzliche, landesspezifische Payroll-Lösung bzw. Suite erforderlich
- In Reviews werden u. a. eine weniger tiefe Reporting-/Anpassungstiefe sowie eine mobil eingeschränkte Funktionsabdeckung genannt (g2.com)
- Die Preisangaben sind oft indikativ und modulabhängig
Preis: Ab ca. 6,50 € pro Mitarbeiter:in/Monat.
7. BambooHR – die internationale Lösung mit Employee-Experience-Fokus
BambooHR konzentriert sich auf Personalverwaltung, Self-Service und Mitarbeiterfeedback. Die Plattform ist auf englischsprachige Teams ausgerichtet und wird weltweit eingesetzt.
Vorteile:
- Digitale Personalakten und Dokumentenmanagement
- Self-Service und Onboarding-Funktionen
- Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Tools
- HR-Reporting und Dashboarding
Nachteile
- Payroll-Modul nur für den US-Markt
- Implementierung und Preise auf Anfrage
Preis: Auf Anfrage.
8. Kenjo – die agile Lösung für moderne Teams
Kenjo ist eine Cloud-basierte HR-Plattform, die besonders auf Automatisierung und Mitarbeiterzufriedenheit ausgerichtet ist. Funktionen umfassen Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, digitale Personalakten und eine mobile App für Teams mit flexiblen Arbeitsmodellen.
Vorteile:
- Einfache Einführung und intuitive Benutzeroberfläche
- Günstiger Einstiegspreis und skalierbare Lizenzmodelle
- Automatisierungen für Genehmigungen und Kommunikation
Nachteile:
- Teilweise eingeschränkte Reporting- und Analysefunktionen
- Weniger geeignet für Unternehmen mit sehr spezifischen Prozessen
Preis: Ab 5,40 € pro Mitarbeiter:in/Monat (Starter) bis 9 € (Growth)
Das macht Infoniqa zu einer der besten Abacus Alternativen
Infoniqa vereint, was in vielen Unternehmen noch getrennt läuft: HR, Payroll und Finance. Die Plattform ist speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen in der DACH-Region entwickelt und bildet die gesamte Prozesskette von der Zeiterfassung bis zur rechtssicheren Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem System ab.
Ein besonderes Merkmal ist die Verbindung aus Software und Service: Mit Run my Payroll können Unternehmen ihre Abrechnung flexibel auslagern und so administrative Aufgaben reduzieren, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Durch den starken Fokus auf die DACH-Region bleibt die Lösung stets gesetzesaktuell und erfüllt alle steuerlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Darüber hinaus lässt sich Infoniqa einfach mit Finanz- und Buchhaltungsprozessen verbinden und schafft damit eine integrierte Plattform, die Personalmanagement- und Finanzthemen ganzheitlich abbildet.
Fazit und Empfehlungen
Die Wahl der richtigen HR-Software hängt stark von deinen individuellen Anforderungen ab. Für kleine Start-ups mit begrenztem Budget könnte Kenjo oder Sage HR die richtige Wahl sein. Größere Mittelständler mit komplexen Anforderungen fahren möglicherweise mit REXX Systems oder Personio besser.
Für die meisten KMUs im DACH-Raum empfiehlt sich jedoch ein genauerer Blick auf Infoniqa. Die Kombination aus jahrzehntelanger Erfahrung, durchdachten Funktionen und dem klaren Fokus auf den deutschsprachigen Markt macht Infoniqa zur Lösung für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse modernisieren und automatisieren möchten. Die Software bietet eine gute Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit, ohne die Komplexität von Abacus oder die Einschränkungen günstigerer Alternativen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Abacus Alternative ist die beste?
Das hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab. Für mittelständische Unternehmen in der DACH-Region mit Fokus auf Automatisierung und Compliance ist Infoniqa eine hervorragende Wahl. Kleinere Unternehmen könnten mit Kenjo oder Sage HR gut bedient sein, während Personio für wachsende Start-ups interessant ist.
Was sind die Vorteile der Umstellung auf eine alternative HR-Software zu Abacus?
Moderne Alternativen bieten oft eine intuitivere Benutzeroberfläche, flexiblere Preismodelle und bessere Cloud-Integration. Viele Lösungen sind zudem speziell auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten und damit weniger komplex als Abacus.
Welche Funktionen sollte eine gute HR-All-in-one-Lösung bieten?
Eine moderne HR-Software sollte mindestens digitale Personalakten, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Recruiting-Funktionen bieten. Wichtig sind auch Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungssystemen, mobile Apps und Self-Service-Portale für Mitarbeitende.
Was unterscheidet Infoniqa von anderen HR-Softwarelösungen?
Infoniqa zeichnet sich durch seine konsequente Ausrichtung auf KMUs in der DACH-Region aus. Die Software bietet eine optimale Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit, kombiniert mit jahrzehntelanger Erfahrung und einem starken Fokus auf Automatisierung und Compliance.