Im Mittelstand muss HR vieles gleichzeitig leisten: Abwesenheiten managen, Gehälter abrechnen, Bewerbende verwalten, Kolleg:innen einarbeiten. Und: Je mehr Mitarbeitende das Unternehmen zählt, desto komplexer sind auch die Personalprozesse. Wer hier den Überblick behalten und effizient arbeiten will, kommt an einer digitalen HR-Software nicht vorbei.
In diesem Artikel bekommst du einen kompakten Überblick über die besten HR-Softwarelösungen für den Mittelstand. Wir zeigen dir, welche Tools sich im Vergleich bewähren und worauf du bei der Auswahl achten solltest.
Unsere Ergebnisse des HR-Software-Vergleichs für den Mittelstand auf einen Blick:
- Infoniqa überzeugt als All-in-One-Lösung mit starker Anpassbarkeit, hoher Datensicherheit und umfassendem Funktionsumfang speziell für die DACH-Region.
- Clockin bietet eine schnelle, einfache Lösung zur Zeiterfassung und Projektorganisation.
- Sage Lohnabrechnung punktet mit einem intuitiven Abrechnungsassistenten und DATEV-Anbindung – perfekt für die automatisierte Lohnabrechnung.
- Haufe HR Services digitalisiert administrative HR-Aufgaben wie Zeitwirtschaft oder Onboarding, ideal bei stark operativen Prozessen.
- Personio richtet sich an wachsende Mittelständler, die skalierbare Prozesse, Talent Management und datenbasierte HR-Entscheidungen wollen.
Lesetipp: Für einen umfassenden HR-Software-Vergleich für unterschiedliche Unternehmensgrößen, schau gerne in unseren Artikel „HR-Software Vergleich: Die führenden Anbieter für digitale Personalverwaltung“.
Was sind HR-Tools?
HR-Tools sind digitale Anwendungen, die personalbezogene Prozesse effizienter, transparenter und sicherer machen. Sie bilden idealerweise sämtliche HR-Prozesse ab – zum Beispiel Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Bewerbermanagement, Onboarding und Personalentwicklung.
Gerade im Mittelstand in Unternehmen zwischen 50 bis 500 Mitarbeitenden schafft HR-Software Strukturen, die mit deinem Unternehmen mitwachsen. Gezielt eingesetzt, reduziert das richtige System manuelle Aufgaben, minimiert Fehler und ermöglicht es dir, HR-Aufgaben und Workflows auch im kleinen Team professionell zu steuern.
Arten von HR-Software im Überblick
HR-Lösungen bilden entweder sämtliche HR-Prozesse ab oder nur einzelne. Zudem unterscheiden sie sich in ihrer Lokalität. Die verschiedenen Arten von HR-Software im Überblick:
- All-in-One-Lösungen decken mehrere zentrale HR-Bereiche in einer Plattform ab – von der digitalen Personalakte über Recruiting bis zur Lohnabrechnung. Sie eignen sich besonders für mittelständische Unternehmen, die eine ganzheitliche Lösung mit einheitlicher Datenbasis suchen. Beispiele sind Infoniqa und Personio.
- Spezialisierte HR-Tools konzentrieren sich auf einzelne Prozesse wie Bewerbermanagement oder Zeiterfassung. Best-of-Breed-Software ist ideal für Mittelständler, die bereits ein etabliertes System nutzen und gezielt einzelne Bereiche digitalisieren wollen. Beispiele sind Sage Lohnabrechnung (Lohnabrechnung) oder Clockin (Zeiterfassung).
- Cloud Software ist nicht lokal installiert, das heißt, du kannst jederzeit und von überall auf deine HR-Daten zugreifen. Das erleichtert ortsunabhängiges Arbeiten und reduziert den IT-Aufwand.
- On-Premise-HR-Software ist lokal auf unternehmenseigenen Servern installiert. Sie bietet volle Datenhoheit und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.
7 Kriterien für die Auswahl der richtigen HR-Software für den Mittelstand
Wenn du als mittelständisches Unternehmen in der DACH-Region eine HR-Software suchst, sollte die Lösung neben Funktionen auch technische, rechtliche sowie organisatorische Anforderungen erfüllen. Diese sieben Kriterien stellen sicher, dass die HR-Software zu deinem Unternehmen passt.
1. Funktionsumfang: Welche Funktionen brauchst du wirklich?
Relevante Funktionen einer HR-Software für den Mittelstand sind:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
- Bewerbermanagement
- Onboarding-Prozesse
- Self-Service-Optionen
- Reports und Auswertungen
Eine geeignete HR-Software muss nicht zwingend jede der Funktionen enthalten. Hier bewährt sich die Regel „so viel wie nötig“. Prüfe, ob du nur einzelne Module brauchst oder ein Gesamtpaket benötigst. Eine HR-Software, die zu viel oder zu wenig kann, führt schnell zu Frust.
2. Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die HR-Software?
Gerade wenn dein HR-Team klein ist oder nicht aus IT-Expert:innen besteht, muss das System intuitiv bedienbar sein. Prüfe:
- Gibt es eine klare Menüführung?
- Ist die Oberfläche logisch aufgebaut?
- Kann man sich auch ohne Schulung zurechtfinden?
3. Integration: Lässt sich die HR-Software medienbruchfrei in die IT-Landschaft einbetten?
Deine HR-Software sollte keine Insellösung sein. Wichtig ist, dass sie sich mit vorhandenen Tools verbinden lässt, zum Beispiel:
- ERP-Systeme (zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics)
- Lohnabrechnungssoftware
- Zeiterfassungs- oder Zutrittssysteme
- DATEV-Schnittstellen
4. Datenschutz: Ist die HR-Lösung DSGVO-konform?
Im Personalbereich arbeitest du mit hochsensiblen Daten. Achte auf:
- Hosting in Deutschland oder der EU
- Verschlüsselung bei Datenübertragung und Speicherung
- Rollen- und Rechtevergabe (Wer darf was sehen?)
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
5. Kosten: Welche HR-Software passt zu meinem Budget?
Der Mittelstand braucht verlässliche Kalkulationen. Achte beim Preisvergleich auf folgende Informationen:
- Sind transparente Preismodelle auf der Webseite ausgeschrieben?
- Wie staffeln sich die Kosten bei Unternehmenswachstum?
- Gibt es versteckte Zusatzkosten (Einrichtung, Support, Updates)?
- Ist eine kostenlose Testphase oder Demo-Version verfügbar?
Wichtig ist aber auch: Am Ende muss das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen. Ein günstiger Einstieg nützt dir wenig, wenn die Lösung langfristig teuer wird.
6. Support und Service: An wen kann ich mich wenden?
Ein aktiver Support unterstützt dich bei der Implementierung der HR-Software, aber auch darüber hinaus. Gerade in Ausfallzeiten sollte er schnell erreichbar sein. Das sind Vorteile:
- Persönliche Ansprechpersonen
- Erreichbarkeit per Telefon, Mail oder Chat
- Schulungen oder Onboarding-Support
- Hilfe-Center, Erklärvideos, FAQ-Bereich
7. Externe Bewertungen: Wie bewerten andere Mittelständler die HR-Software?
Ein Blick auf unabhängige Plattformen wie OMR Reviews oder Trustpilot hilft dir bei der Auswahl der HR-Software weiter. Schaue dir hier vor allem Bewertungen anderer Mittelständler an. Auch Referenzen auf der Webseite bieten oft spannende Einblicke. Das sind interessante Referenzwerte:
- Anzahl der Bewertungen
- Durchschnittsbewertung
- Use Cases und Success Storys
- Erfahrungsberichte von anderen Mittelständlern
- Feedback zur Einführung und zum Support
Vergleich der Top 5 HR-Tools 2025 für den Mittelstand
Anhand der oben genannten Kriterien haben wir die Top 5 HR-Tools 2025 für den Mittelstand miteinander verglichen:
*Informationen im HR-Software-Vergleich für den Mittelstand beziehen sich auf Daten aus dem Juli 2025. Abweichungen können bestehen.
Clockin: Ideal, um Arbeitszeiten zu erfassen (Best of Breed)
Clockin ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Software „Made in Germany“. Sie eignet sich besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen, die manuelle Prozesse durch mobile, digitale Lösungen ersetzen wollen.
Funktionen:
- Digitale Zeiterfassung per App und Web
- Projektzeiterfassung und mobile Dokumentation
- Digitale Personalakte und Mitarbeiterbereich
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Digitale Checklisten und Kundenbestätigungen
- Arbeitspläne und Projektakten
- Kundenverwaltung und Rechnungsstellung
- Analysen, Korrekturen und Auswertungen
- DSGVO- und EuGH-konform
Vorteile:
- Schneller Einstieg möglich (laut Anbieter in 15 Minuten startklar)
- Intuitiv bedienbar per App
- Modularer Aufbau, unterteilt in drei Abomodelle
- Hosting in Deutschland
Nachteile:
- Kein vollumfängliches HR-System
- Einige Funktionen nur in höheren Preismodellen verfügbar
Preis und Konditionen:
- Digitale Stechuhr: ab 3,99 €/Monat pro Nutzer:in
- Projektzeiterfassung: ab 6,99 €/Monat pro Nutzer:in
- Zeiterfassung und Dokumentation: ab 9,99 €/Monat pro Nutzer:in
- Monatlich kündbar, vergünstigt bei 12- oder 24-Monatslaufzeit
- Kostenlose Demoversion verfügbar
Sage Lohnabrechnung: Gehaltsabrechnung automatisieren (Best of Breed)
Sage bietet eine cloudbasierte Lösung für gesetzeskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Der Fokus liegt auf Sicherheit und Effizienz in Prozessen.
Funktionen:
- Gesetzeskonforme Lohnabrechnung inkl. KuG und Sofortmeldungen
- Abrechnungsassistent in 3 Schritten
- Verwaltung unterschiedlicher Mitarbeitertypen und Entgeltarten
- Digitale Personalakte und Zeiterfassung
- Stammdatenprüfung und Dokumentenmanagement
- Zugriff für Steuerberatung (inkl. DATEV-Export)
- Mobiler Mitarbeiterzugang
- Gesetzliche Meldungen inklusive Versand
Vorteile:
- Intuitiver Abrechnungsassistent spart Zeit und senkt Fehler
- Steuerberaterzugang und DATEV-Integration erleichtern Zusammenarbeit
- Cloudbasiert mit „Made in Germany“-Hosting
Nachteile:
- Support-Hotline nur im kostenpflichtigen Plus-Abo verfügbar
- Erweiterte Funktionen kostenpflichtig
Preis und Konditionen:
- Lohnabrechnung: ab 6,50 €/Monat pro Mitarbeiter:in
- Lohnabrechnung Plus: ab 8,50 €/Monat pro Mitarbeiter:in
- Kostenlose Demo verfügbar
Haufe HR Services: Administrative HR-Prozesse steuern (Best of Breed)
Haufe HR Services digitalisiert administrative HR-Prozesse für den Mittelstand – von der Personalakte bis zur Zeitwirtschaft.
Funktionen:
- Digitale Personalakte
- Arbeitszeiterfassung und Zeitwirtschaft
- Onboarding und Personaleinsatzplanung
- Zeugnismanagement
- HR-Chatbot für Mitarbeiteranfragen
- HR-Fachwissen und Tools
Vorteile:
- Hohe Datenschutzstandards und Hosting in Deutschland
- Ideal für Unternehmen mit stark administrativ geprägten HR-Prozessen
- Support durch erfahrenes Team via Telefon und E-Mail
- Einfache Integration dank SaaS-Modell und Single Sign-On
Nachteile:
- Keine öffentlich einsehbaren Preise
- Keine integrierte Lohnabrechnung (Extra-Service)
Preise und Konditionen:
- Preis über individuelle Anfrage
- Kostenlose Demoversion verfügbar
Personio: Für KMU, speziell stark wachsende Mittelständler (All-in-One)
Personio richtet sich besonders an kleinere und stark wachsende mittelständische Unternehmen, die ihre HR-Prozesse skalierbar, automatisiert und datenbasiert steuern wollen.
Funktionen:
- Core HR: digitale Personalakte, Abwesenheiten, Dokumente, Organisationsmanagement
- Talent Management: Recruiting, Bewerbermanagement, Onboarding
- Mitarbeitererfahrung: Feedback, Umfragen, digitale Workflows
- Lohnabrechnung: Vorbereitende Lohnabrechnung mit DATEV-Export
- Reporting und Dashboards für datengestützte Entscheidungen
Vorteile:
- Automatisiert Routineaufgaben
- Vorkonfigurierte Vorlagen helfen, Workflows schnell einzurichten
- Hosting innerhalb der EU
Nachteile:
- Preismodell ist nicht transparent einsehbar
- Nicht für hochkomplexe Gehaltsabrechnungen geeignet
Preise und Konditionen:
- Individuelles Angebot basierend auf Unternehmensgröße und Bedarf
- Verfügbar als Core- oder Core Pro-Paket
- Kostenlose Demo auf Anfrage
Infoniqa: Gesamtpaket für sämtliche HR-Prozesse im Mittelstand (All-in-One)
Infoniqa vereint alle zentralen HR-Funktionen in einem System und das für die gesamte DACH-Region. Mittelständische Unternehmen managen so sämtliche HR-Aufgaben an einem Ort und das unter hoher Gesetzeskonformität und mit hoher Usability.
Funktionen:
- Digitale Personalakte
- Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
- Gehaltsabrechnung (inkl. gesetzlicher Meldungen, zum Beispiel ELM 5.0 in der Schweiz)
- Bewerbermanagement
- Personalentwicklung und Schulungsmanagement
- Mobile Apps für Bereiche wie Personalentwicklung, Schulungs- oder Bewerbermanagement
Vorteile:
- Komplette HR-Suite aus einer Hand
- Starke Anpassbarkeit für verschiedene Unternehmensgrößen und Branchen
- Hohe Daten- und Rechtssicherheit: DSGVO-konform, ISO/IEC 27001:2017-zertifiziert
- Deutschsprachiger Support und lokale Beratung
- Cloud- oder On-Premise nutzbar
- Schnittstellen zu ERP-, Buchhaltungs- und Microsoft-Systemen
Nachteile:
- Preismodell nicht öffentlich einsehbar (individuelles Angebot)
Preis und Konditionen:
- Auf Anfrage je nach Unternehmensgröße, Modulauswahl und Infrastruktur
- Kostenlose Beratung und Live-Demo verfügbar
Best Practice: So nutzen mittelständische Unternehmen HR-Softwarelösungen
Warum mittelständische Unternehmen heute auf Infoniqa setzen:
1. August Reichenpfader GmbH
Mit drei Unternehmen in verschiedenen Branchen stand August Reichenpfader vor der Herausforderung, unterschiedliche Kollektivverträge und gesetzliche Vorgaben effizient abzurechnen. Durch den Wechsel zu Infoniqa erhielt August Reichenpfader ein skalierbares Servicepaket mit zentraler Abrechnung, branchenspezifischem Fachwissen und deutlich reduziertem internen Aufwand.
2. Richter Pharma AG
Der international tätige Pharmabetrieb Richter Pharma suchte eine moderne, wartungsarme Lösung für die Personalabrechnung. Mit Infoniqa wurde das bestehende System ausgelagert, gesetzliche Updates automatisiert und interne Prozesse wie Reise- und Fehlzeitenabrechnungen digitalisiert.
3. Robert Bosch AG
1.600 Lohn- und Gehaltszettel monatlich – bislang per Post versendet. Durch das Infoniqa HR-Portal digitalisierte Bosch die Entgeltverteilung vollständig. Ergebnis: vier eingesparte Manntage pro Monat, mehr Datensicherheit und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Fazit: Welche HR-Software-Anbieter eignen sich für den Mittelstand?
Gerade im Mittelstand entscheidet die Wahl der richtigen HR-Software darüber, ob deine Personalabteilung effizient, fehlerfrei und zukunftssicher arbeiten kann. In einem Markt mit wachsendem Wettbewerbsdruck und steigenden Anforderungen im Personalwesen brauchst du digitale Lösungen, die Prozesse vereinfachen, Daten zentral verfügbar machen und dein Team entlasten.
Ob spezialisierte Tools oder All-in-One-Lösungen: Entscheidend ist, dass die Software zu deinem Unternehmen passt und sich flexibel an eure Bedürfnisse anpasst. Anbieter wie Infoniqa zeigen, wie moderne Personalsoftware heute aussieht: übersichtlich, datensicher und voll integrierbar in deine bestehende Systemlandschaft. Buche dir heute noch deinen Vertriebscall und lass dich beraten!
FAQ – häufig gestellte Fragen
Welche HR-Software ist die beste für den Mittelstand?
Die beste HR-Software für den Mittelstand ist eine Lösung, die zur Unternehmensgröße, den individuellen Prozessen und rechtlichen Anforderungen passt. Infoniqa ist zum Beispiel dank der hohen Datenschutzstandards und der modularen Erweiterbarkeit ideal auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten.
Welche Kosten entstehen bei Nutzung eines HR-Tools für den Mittelstand?
Die Kosten für HR-Tools liegen meist zwischen 4 Euro und 10 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat. All-in-One-Systeme oder individuelle Konfigurationen können zusätzliche Einrichtungs- und Servicekosten verursachen.
Welche Funktionen sollte eine gute HR-All-in-One-Lösung für den Mittelstand bieten?
Eine gute All-in-One-HR-Lösung sollte digitale Personalakten, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Bewerbermanagement und Weiterbildung abdecken. Wichtig sind auch Schnittstellen zu Buchhaltung, ERP und DATEV sowie ein intuitives Bedienkonzept.
Was unterscheidet Infoniqa von anderen HR-Software-Lösungen?
Infoniqa kombiniert alle zentralen HR-Funktionen in einem System und erfüllt länderspezifische Anforderungen in der DACH-Region. Die Software ist modular, hochgradig anpassbar, ISO-zertifiziert und wahlweise in der Cloud oder On-Premise nutzbar.