Du planst eine HR-Software zu implementieren? Dann ist das eine gute Entscheidung. Denn ohne digitale Unterstützung kommt heute kein HR-Team mehr aus. HR-Software entlastet dein Team und schafft die Grundlage für saubere Daten, klare Prozesse und eine bessere Employee Experience. Damit die HR-Software echten Mehrwert liefert, musst du sie strukturiert einführen, in bestehende Prozesse integrieren und dafür sorgen, dass alle Beteiligtenmitziehen. In Aufgaben gesprochen bedeutet das: Abläufe sauber aufsetzen, Verantwortlichkeiten klar verteilen und HR-Mitarbeitende früh einbinden.
In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du deine neue HR-Software erfolgreich einführst, worauf du dabei achten musst und wie du typische Stolpersteine vermeidest. Du bekommst konkrete Tipps, wie du den Prozess effizient gestaltest und dein Team von Anfang an mitnimmst.
Warum die Implementierung oft scheitert und wie du es besser machst
Die Entscheidung für eine HR-Software fällt oft erst nach einem gründlichen Auswahlprozess. Doch sobald sie getroffen ist, geht es bei der Umsetzung häufig sehr schnell. Das Problem: Die Software wird technisch installiert, aber im Alltag nicht wirklich genutzt. Damit es in deinem Unternehmen nicht so weit kommt, solltest du die häufigsten Stolperfallenkennen:
● Niemand übernimmt die Projektverantwortung: Wenn niemand wirklich den Hut aufhat, fehlen Struktur und Tempo. Entscheidungenverzögern sich, Aufgaben bleiben liegen, und die Einführung zieht sich unnötig in die Länge.
● Fehlendes Change Management: Die neuen Abläufe mit der Software führen bei vielen zunächst zu Unsicherheit. Ohne eine klare Begleitung fühlt sich das Team überrumpelt oder bevormundet und macht im Zweifel einfach weiter wie bisher.
● Widerstände im Team: Wenn du dein Team nicht frühzeitig einbeziehst, wächst die Skepsis. Mitarbeitende hinterfragen den Nutzen, befürchten Mehraufwand und blockieren den Prozess.
Was erfolgreiche Unternehmen besser machen:
● Sie definieren von Anfang an klare Ziele, Rollen und Zuständigkeiten.
● Sie holen das HR-Team früh ins Boot und schaffen Verständnis für die Veränderung.
● Sie denken HR-Prozesse aus Anwendersicht und richten die Software entsprechend aus.
● Sie kommunizieren offen, bleiben ansprechbar und fragen aktiv nach Feedback.
Zusammengefasst: Für eine erfolgreiche Implementierung zählt nicht nur, dass die HR-Softwarelösung die fachlichen Anforderungen erfüllt. Entscheidend ist auch, dass sie sich reibungslos in bestehende Prozesse und Systeme integriert und von den Mitarbeitenden aktivgenutzt wird.
HR-Software einführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wie also gehst du vor, wenn du eine HR-Softwareeinführen möchtest? Indem du zuerst klärst, was dein Team wirklich braucht und dann Schritt für Schritt die richtigen Personen, Tools und Prozesse zusammenbringst. Die folgende Anleitung zeigt dir, wie das funktioniert:
1. Bedarf definieren und interne Anforderungen klären
Noch bevor du die HR-Software auswählst, musst du klar wissen, was sie leisten soll:
● Welche Prozesse willst du digitalisieren?
● Wo liegen aktuell die größten Schwachstellen?
● Und wer ist von ihnen betroffen?
Beteilige Fachabteilungen wie die Personalabteilung oder IT schon zum Zeitpunkt der Bedarfsanalyse. Sie wissen am besten, wie Workflows funktionieren, in welchen Bereichen technische oder operative Herausforderungen liegen. Letzteres sichert auch den Erfolg. Bindest du Personaler:innen frühzeitig ein, erhöht das die Akzeptanz für die Digitalisierung der Prozesse. Ergo: Nutzer:innen sind gewillter, die HR-Software auch wirklich zu nutzen.
Best Practices:
● Starte mit einem internen Workshop, um Pain Points und Wünsche aus HR, IT und Fachbereichen zu sammeln.
● Halte fest, welche HR-Prozesse du digitalisieren willst– zum Beispiel Onboarding, Zeiterfassung oder Abwesenheitsmanagement.
● Priorisiere die Anforderungen: Was ist ein Muss, was ist optional?
● Erstelle eine kompakte Anforderungsliste mit klaren Zielen.
● Binde alle relevanten Stakeholder frühzeitig ein.
2. Anbieterrecherche und Auswahlprozessstrukturieren
Sobald du weißt, was deine HR-Software leisten muss, startest du die Suche nach passenden HR-Software-Tools. Damit du nicht die nächstbeste HR-Lösung am Markt wählst, empfiehlt es sich, klare Kriterien für die HR-Software-Auswahl festzulegen. Dazu gehören zum Beispiel Funktionen, Preis-Leistungs-Verhältnis und technische Anforderungen.
Best Practices:
● Erstelle eine tabellarische Übersicht mit den wichtigsten Auswahlkriterien für deinen HR-Software-Vergleich.
● Nutze Portale oder Marktübersichten, um Anbieter zu recherchieren und ein erstes Bild vom Angebot zu bekommen.
● Hole konkrete Angebote ein und vergleiche neben den Funktionen auch Lizenzmodelle, Projektkosten und Support-Level.
● Plane genügend Zeit für Demos ein und teste die Tools gemeinsam mit der HR-Abteilung.
3. Projektteam aufstellen und klare Rollenvergeben
Eine Human-Resources-Software lässt sich nicht nebenbei einführen. Innerhalb deiner Organisation sollte es daher ein Projektteam geben, das sich speziell um die Implementierung der HR-Software kümmert. Die Rollen im Projekt müssen dabei klar verteilt sein: Wer übernimmt die Projektleitung? Wer kümmert sich um die technische Umsetzung? Wer behält den Überblick über die HR-Prozesse und den Projektplan?
Best Practices:
● Besetze die Projektleitung mit einer Person, die Zeit, Entscheidungskompetenz und Lust mitbringt.
● Stelle ein interdisziplinäres Team aus HR, IT und ggf. Datenschutz zusammen – so deckst du alle Perspektiven ab.
● Benenne feste Ansprechpersonen für Softwareanbieter, Mitarbeitende und Geschäftsführung.
● Plane regelmäßige Abstimmungen, in denen alle Beteiligten transparent über Fortschritt, offene Punkte und nächste Schritte sprechen.
● Nutze Projektmethoden wie OKR oder Scrum, um klare Workflows zu etablieren.
4. Zeitplan und Meilensteine festlegen
Ein klarer Rollout-Fahrplan hilft dir dabei, den Überblick zu behalten, Aufgaben zu priorisieren und alle Beteiligten zur richtigen Zeit ins Boot zu holen.
Best Practices:
● Erstelle einen groben Projektzeitstrahl – vom Kick-off bis zum Go-live – und halte zentrale Meilensteine fest.
● Visualisiere den Rollout-Fahrplan zum Beispiel als Gantt Chart oder Kanban Board – so sehen alle sofort, was wann ansteht.
● Baue Pufferzeiten für Rückfragen, technische Klärungen oder Schulungstermine ein.
5. Mitarbeitende einbinden und den Betriebsrat informieren
Binde von Anfang an offen und transparent Mitarbeitende und den Betriebsrat mit in die Überlegungen ein. Das sichert Akzeptant und echte Beteiligung im Unternehmen.
Best Practices:
● Informiere den Betriebsrat frühzeitig über das Projekt, vor allem wenn personenbezogene Daten verarbeitet oder neue Kontrollmechanismen eingeführt werden.
● Nutze Infoveranstaltungen, kurze Erklärvideos oderinterne Q&A-Sessions, um Fragen aufzufangen und Vertrauen aufzubauen.
● Biete aktive Beteiligung wie Pilotgruppen an.
● Stelle Ansprechpartner:innen bereit, die Feedbackaufnehmen und bei Unsicherheiten unterstützen können.
6. Pilotphase und Onboarding durchführen
Bevor du die neue HR-Software flächendeckend ausrollst, solltest du sie im kleineren Rahmen testen. Eine gut geplante Pilotphase zeigt dir, ob alles wie geplant funktioniert und wo es Verbesserungspotenziale gibt. Parallel oder im Anschluss startest du mit dem Onboarding.
Best Practices:
● Lege klare Testziele und Feedbackschleifen fest – zum Beispiel „Funktionieren Self-Service-Funktionen reibungslos?“ oder „Funktioniert die Funktion Gehaltsabrechnung?“.
● Entwickle ein klares Onboarding-Konzept: Wer bekommt wann welche Schulung oder Anleitung? Was passiert bei Rückfragen?
7. Feedback evaluieren und kontinuierlich optimieren
Mit Go-live zeigt sich, wie gut die neue HR-Lösung wirklich für die Personalarbeit funktioniert. Nimm dir bewusst Zeit, den Einsatz systematisch zu evaluieren und sämtliches Feedback zu dokumentieren.
Best Practices:
● Führe nach den ersten Wochen gezielte Feedbackrunden mit allen Beteiligten durch.
● Nutze Reportings und Nutzungsdaten der HR-Lösung, um objektive Verbesserungspotenziale zu erkennen.
● Plane regelmäßige Review-Termine, um Anpassungen und Potenziale zu besprechen.
HR-Lösung in bestehende Systeme integrieren: Was zu beachten ist
Deine HR-Software ist nur so gut wie ihr Zusammenspiel mit den bestehenden Systemen. Damit die neue HR-Lösung nicht zum Inselsystem wird, solltest du bei der Integration strukturiert vorgehen.
Nutze diese Checkliste für eine reibungslose Integration in deine IT-Infrastruktur oder ein bestehendes HR-Management-System:
- Schnittstellen prüfen: Welche Systeme (ERP, Lohnabrechnung, Recruiting) sind anzubinden? Gibt es bereits fertige Integrationen oder braucht es individuelle Lösungen?
- Datenmigration vorbereiten: Welche Daten sind zu übernehmen – zum Beispiel Stammdaten, Urlaubsstände oder Verträge?
- Technische Kompatibilität sicherstellen: Passt die neue HR-Software zur vorhandenen IT-Infrastruktur? Sind Cloud-Lösungen, On-Premises oder eine sonstige Softwarelösung sinnvoll?
- Compliance & Datenschutz prüfen: Sind alle Datenübertragungen DSGVO-konform? Wie funktioniert der Zugriff auf sensible Personaldaten? Ist die HR-Software compliant?
Best Practices aus der Praxis
Viele Unternehmen arbeiten bei der Umsetzung mit etablierten Anbietern zusammen, die die Software liefern und gleichzeitig die Einbindung begleiten. Wir bei Infoniqa setzen auf Lösungen, die sich nahtlos in deine Strukturen einfügen und auch im operativen Geschäft echte Effizienz bieten. Anforderungen unterscheiden sich dabei zwischen größeren mittelständischen Unternehmen und KMUs.
Für mittelständische Unternehmen
Mittelständische Unternehmen stehen bei der Einführung neuer Systeme oft vor der Herausforderung, bestehende Prozesse zu digitalisieren, ohne dabei an Flexibilität zu verlieren. Bewährt haben sich folgende Vorgehensweisen:
● Systeme an bestehende Abläufe anpassen: „Die technische Lösung sollte gerade genug Ausnahmen zulassen, um nicht unnötig bürokratisch zu werden.“ – XXXLutz
● Anwenderfreundlichkeit früh prüfen: Ein komplexes System wird nur dann genutzt, wenn es im Alltag verständlich und intuitiv ist. Viele Unternehmen binden deshalb Pilotnutzer:innen schon in der Vorbereitung ein.
● Schnittstellen früh abstimmen: Gerade bei bestehenden ERP- oder Lohnabrechnungssystemen ist es wichtig, mögliche Integrationen rechtzeitig technisch zu klären.
Für KMUs
Für KMUs ist es hingegen wichtig, dass die HR-Software mit der Unternehmensgröße wächst und sich der Funktionsumfang flexibel anpassen lässt.
● Bedürfnisse und Prozesse einfach halten: „Mit dem neuen Setup haben wir eine tolle Lösung gefunden, welche unseren Wunschnach Augenhöhe erfüllt und mit ONE 200 eine etabliertes Payroll- und Finance-Modul beinhaltet“ – Rote Kreuz Basel
● Schulungen kompakt und praxisnah gestalten: Kurze Erklärvideos, klare Anleitungen und Ansprechpersonen machen den Einstiegeinfacher.
Wie Infoniqa dich bei der Einführung der HR-Software unterstützt
● Individuelle Beratung: Gemeinsam mit dir klären wir, welche HR-Prozesse digitalisiert werden sollen und welches unserer Systeme und Pakete am besten zu deinen Anforderungen passt.
● Begleitung durch den gesamten Einführungsprozess: Von der Projektplanung über die Systemeinrichtung bis zum Go-live stehen wir dir zur Seite. Dabei legen wir großen Wert auf klare Rollen, realistische Zeitpläne und verständliche Kommunikation.
● Zugriff auf das Infoniqa Hilfe-Center: Unsere Online-Hilfe bietet dir Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps zur Einrichtung und Infos zu neuen Releases. So findest du schnell, wonach du suchst.
● Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung: Unsere Lösungen wie Infoniqa HR entwickeln wir kontinuierlich weiter. Sprich: Du profitierst regelmäßig von neuen Funktionen, Optimierungen und Sicherheits-Updates.
● Support, wenn du ihn brauchst: Unser Support-Team beantwortet dir sämtliche Fragen zur Implementierung deiner Softwarelösung.
Fazit: Von der Planung bis zur einsatzbereiten HR-Software
Die Einführung einer Software ist auch immer Change Management. Bedeutet: HR-Software implementieren ist nur erfolgreich, wenn du auch die Menschen mitnimmst und nicht nur in Prozessen denkst. So schafft sie echte Mehrwerte für Nutzer:innen – weniger manuelle Arbeit, saubere Daten, schnellere Abläufe und vieles mehr. Als Softwareanbieter und Implementierungspartner begleitet dich Infoniqa von Anfang an mit einer klaren Projektstruktur, praxisnaher Beratung und HR-Lösungen, die zu deinem Unternehmen passen.
FAQ – häufig gestellte Fragen
Was muss ich vor der Einführung einer HR-Software beachten?
Bei der Einführung einer HR-Software ist es wichtig, die eigenen Prozesse und Anforderungen klar zu definieren, relevante Fachabteilungen einzubeziehen und einen realistischen Projektplan aufzustellen.
Wie lange dauert die Implementierung einer HR-Software?
Die Implementierung einer HR-Software dauert in der Regel 3 bis 6 Monate – abhängig vom Funktionsumfang, der vorhandenen IT-Infrastruktur und der Projektorganisation. Die Zusammenarbeit mit einem Implementierungspartner kann Prozesse beschleunigen.
Wie gelingt es, interne Einwände und Widerstände abzubauen?
Interne Einwände bei der Software-Einführung baust du ab, indem du frühzeitig und offen kommunizierst, die Vorteile für den Arbeitsalltag erklärst und den HR-Bereich aktiv in Auswahl und Einführung einbindest.
Was kostet die Implementierung einer HR-Software im Durchschnitt?
Die Implementierung einer HR-Software ist von vielen Kriterien abhängig, unter anderem der Systemkomplexität, dem Anbieter und der Unternehmensgröße. Durchschnittliche Kosten liegen zwischen 5.000 und 30.000Euro.
Wie binde ich mein Team frühzeitig in den Prozess ein?
Du bindest dein Team frühzeitig ein, indem du Pain Points in Workshops sammelst, offene Tests durchführst und die Nutzer:innen aktiv am Entscheidungsprozess beteiligst.