Vom digitalen Beleg zum automatisierten Prozess
In vielen Unternehmen werden Rechnungen heute zwar digital empfangen und archiviert. Dennoch bleiben zahlreiche Prozessschritte manuell: Belege werden geprüft, weitergeleitet, kontiert oder in unterschiedlichen Systemen verarbeitet. Gerade in KMU führt das häufig zu doppelter Datenerfassung, Rückfragen und mangelnder Transparenz.
Der nächste Entwicklungsschritt besteht deshalb nicht nur in der Digitalisierung einzelner Dokumente, sondern in der Automatisierung des gesamten Prozesses – vom Rechnungseingang über die Freigabe bis hin zur Verbuchung, Zahlung und Archivierung.
KI verändert die Finanzabteilung
Moderne Finanzlösungen können Belege nicht nur auslesen, sondern auch deren Inhalte zunehmend verstehen und automatisch weiterverarbeiten. KI-gestützte Funktionen erkennen Rechnungsdaten, schlagen Kontierungen vor, prüfen Plausibilitäten, identifizieren Abweichungen und starten Freigabeprozesse.
Dadurch verändert sich auch die Rolle der Finanzabteilung. Die Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit manueller Datenerfassung und können sich stärker auf Kontrolle, Qualitätssicherung und die Optimierung von Prozessen konzentrieren. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich effizienter und konsistenter bearbeiten.
Besonders entscheidend ist dabei die Verknüpfung einzelner Arbeitsschritte. Die eigentliche Innovation liegt somit nicht mehr nur in der Erkennung eines Belegs, sondern in seiner automatisierten Verarbeitung entlang des gesamten End-to-End-Prozesses.
Integrierte Plattformen statt Insellösungen
Viele Unternehmen arbeiten mit historisch gewachsenen Systemlandschaften. Zwar funktionieren einzelne Lösungen für sich betrachtet gut, sie sind jedoch oft nur begrenzt integriert. Die Folge sind Schnittstellenprobleme, manuelle Übergaben und eine erhöhte Komplexität.
Zukunftsfähige Finanzlösungen verfolgen deshalb einen integrierten Ansatz. Finanzprozesse, Workflows, Daten und Automatisierung greifen zunehmend ineinander. Das Ziel besteht in einer durchgängigen Prozesslandschaft mit möglichst wenigen Medienbrüchen und einem hohen Maß an Transparenz.
Dieser Ansatz gewinnt gerade für KMU zunehmend an Bedeutung. Automatisierte Abläufe verringern den administrativen Aufwand, verbessern die Nachvollziehbarkeit und reduzieren die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Gleichzeitig werden Prozesse skalierbarer, sodass nicht jeder Wachstumsschritt automatisch zusätzlichen manuellen Aufwand nach sich zieht.
Wohin die Reise geht
Die Entwicklung geht eindeutig in Richtung intelligenter, automatisierter und datengetriebener Finanzprozesse. KI wird den Menschen dabei nicht ersetzen, sondern wiederkehrende Aufgaben vereinfachen und administrative Abläufe effizienter gestalten.
Damit eröffnet sich für Schweizer KMU die Chance, Prozesse neu zu denken: mit weniger manueller Arbeit, höherer Skalierbarkeit und mehr Transparenz im Tagesgeschäft. Dabei ist nicht die einzelne Technologie entscheidend, sondern das Zusammenspiel von Daten, Prozessen, Workflows und menschlicher Kontrolle.
Die Zukunft der Belegverarbeitung liegt deshalb nicht in isolierten Funktionen, sondern in intelligenten Finanzplattformen, die Prozesse, Daten, Workflows und Automatisierung nahtlos miteinander verbinden.
Was bedeutet das für Kundinnen und Kunden von Infoniqa?
Wir werden KI-gestützte Funktionen konsequent in die Weiterentwicklung der ONE Produkte einfliessen lassen – damit unsere Kundinnen und Kunden für die Zukunft gerüstet sind.