Robo-Mat AG: Wie eine HR-Leiterin zwischen 50% Firmenwachstum und Tagesgeschäft die Personalakte digitalisiert

✓ 50 Mitarbeiter

✓ Maschinenbau

Ein unglaublich rasantes Unternehmenswachstum hatte es für HR- und Finanzleiterin Evelyn Schuler offensichtlich gemacht: Ein digitales Mitarbeiterdossier muss her. Bei der Einführung zeigte sich ein Aspekt als besonders herausfordernd. Doch das Durchhalten hat sich gelohnt, denn ein ganzer Strauß an administrativen Arbeiten erledigt sich jetzt selbst.

Großes entsteht im aargauischen Kleindöttingen in der Schweiz: Hier ist die Firma Robo-Mat AG ansässig, welche Spezialmaschinennach Kundenwünschen und automatisierte Fertigungssysteme für die Pharmabranche und Industrie entwickelt und produziert.

Internationale Schwergewichte wie Novartis, Roche, Novo Nordisk oder Medela kaufen bei der Robotik- und Automationsspezialistin am Rheinufer ein.

Die Nachfrage ist so starkgestiegen, dass die Robo-Mat AG in nur 18 Monaten von 30 auf über 50 Mitarbeitende angewachsen ist. Pro Jahr verlassen bis 10 Maschinen die Produktionshallen, das Volumen eines einzelnen Auftrages kann mehrere Millionen betragen.

«Ein Standardprodukt gibt es bei uns nicht. Diese Maschinen sind alles Individualanfertigungen, welche ganz spezifische Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden erfüllen», erzählt Evelyn Schuler, welche den Bereich HR& Finanzen betreut.

Alle unter einem Dach

«Im Personalbereich setzten wir bis vor einiger Zeit lediglich für die Löhne ein spezialisiertes Tool ein. Das ganze Unternehmen war unter einem Dach und die Dinge liefen einfach ab», so Evelyn Schuler.

Bat ein Mitarbeiter aus der Montage um eine Lohnabrechnung oder ein anderes Dokument, druckte Evelyn Schuler diese aus, ging runter in die Produktionshalle und übergab ihm das Papier. Es genügte, neben dem Lohnausweis jährlich eine Lohnabrechnung an alle Mitarbeitenden zu verteilen.

Bat ein Teamleiter um eine Kopie des Bewertungsbogens aus einem vergangenen Mitarbeitergespräch, öffnete Schuler den entsprechenden Ordner, machte eine Kopie und überreichte sie ihm.

Mitarbeitende, Wünsche, Tagesgeschäft – darf es etwas mehr sein?

Es mutet fast übermenschlich an, als 1-Personen-HR-Abteilung ein Firmenwachstum von mehr als 50% in nur 1.5 Jahren mit zu bewerkstelligen und nebenher noch das Tagesgeschäft zu bewältigen. Evelyn Schuler hat es gemacht.

Mit dem Wachstum häuften sich die Anfragen ans HR und die Wünsche der Mitarbeitenden. Die Workload stieg an. Zudem wurde ein neuer Standort eröffnet und die physische Nähe ging verloren.

Das war der Punkt, an welchem traditionelle KMU-Abläufe an ihre Grenzen stoßen. Das HR-Tagesgeschäft musste eine markante Effizienzstraffung erhalten. Evelyn Schuler wusste, wo der Hebel anzusetzen war.

«Der Impuls für ein digitales Personaldossier kam von mir. Mir war klar, dass sich mit dem Firmenwachstum auch der HR-Bereich weiterentwickeln muss», so Schuler.

Zielstrebig nach pragmatischer Lösung gegriffen

In der Wahl der passenden Peoplemanagement-Lösung fackelten Schuler und die weiteren involvierten Kolleginnen und Kollegen nicht lange.

«Wir arbeiten schon viele Jahre mit Infoniqa zusammen, weil wir zufrieden sind. Da war es naheliegend, dass wir uns für HCM-Peopleentscheiden», so die HR- und Finanzleiterin.

Die digitale Personalakte ist das Herzstück der Lösung. Zudem ist die Benutzerführung so aufgebaut, dass Mitarbeitende und Vorgesetzte sich im Selfservice holen können, was sie brauchen.

Abbildung der Unternehmensstruktur als größte Herausforderung

Das Tool wurde implementiert und Evelyn Schuler bekam eine Instruktion zur Einrichtung und Anwendung. Dann lag der Ball bei ihr.

«Die anfängliche Konfiguration war herausfordernd für mich. Vor allem das korrekte Abbilden der ganzen Unternehmensstruktur», hält Evelyn Schuler fest.

Alle Mitarbeitenden mit sämtlichen Stammdaten erfassen, Führungsebenen und Organisationsbaum abbilden, Berechtigungen korrekt setzen, Benachrichtigungsworkflows einrichten.

«Man muss sich bewusst sein, was das zu Beginn an Aufwand bedeutet und sich fixe Zeitblöcke dafür einplanen», resümiert Schuler.

Ein ganzer Strauß an Arbeiten erledigt sich selbst

Das Durchhalten hat sich gelohnt. Die digitale Personalakte in HCM-People ermöglicht eine ganz neue Arbeitsweise:

·      Mitarbeitende mutieren ihre Daten und Informationen selbstständig, das Personalmanagement ist zum Leitsystem der Mitarbeiterstammdaten geworden

·      Lohnpapiere stehen zum Download zur Verfügung und werden mittels Workflows verschickt

·      Vorgesetzte haben Zugriff auf alle Dossiers ihres Teams und holen sich Dokumentkopien

«Die administrative Betreuung der Mitarbeitenden wurde merklich effizienter und die Zusammenarbeit mit den Leitungskolleginnen und -kollegen wurde einfacher - besonders um die Mitarbeitergespräche herum», zieht Evelyn Schuler als Fazit.

Diese neu gewonnene Zeit kann Evelyn Schuler so gut brauchen wie noch nie: Zum HR- und Finanzteam sind zwei neue Mitarbeitende dazugestoßen, welche sie nun einarbeitet.

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