Digitalisiertes Onboarding für 40 neue Mitarbeitende im Sommerbetrieb

Ausgangssituation:

Wir packen unsere Koffer für den digitalen Urlaub auf Sylt – mit digitaler Personalakte inkl. schnell nutzbaren Dokumentenvorlagen, einer E-Signatur und einem Onboardingmodul. Die Insel Sylt Tourismus-Service GmbH als saisonal arbeitendes Unternehmen stand vor der Herausforderung, innerhalb kurzer Zeit 40 neue Mitarbeitende für den Sommerbetrieb einzustellen. Bis dato existierte kein digital und für alle Stakeholder ersichtlicher Onboarding-Prozess – was in der Vergangenheit regelmäßig zu unnötigem Koordinationsaufwand, fehlerhaften Datenübertragungen und Unklarheiten bei Zuständigkeiten führte.

Zielsetzung:

Gemeinsam mit unserem Customer Success Team wurde ein skalierbarer, digitaler Onboarding-Prozess entwickelt. Ziel war es, den Einstieg der neuen Mitarbeitenden so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten. Folgende Anforderungen standen dabei im Fokus:

• Einfache Vertragsgestaltung mit rechtssicherer E-Signatur

• Bereitstellung einer individuellen Willkommensseite für alle neuen Mitarbeitenden

• Vorab-Erfassung persönlicher Daten für die Stammdatenverwaltung durch die neuen Mitarbeitenden – noch vor dem ersten Arbeitstag

• Automatisierte To-Do-Erinnerungen für HR und andere interne Beteiligte

• Integration aller relevanten Stakeholder (HR, Fachabteilungen, IT etc.) in den Prozess

• Übertragung aller onboardingrelevanter Dokumente direkt und automatisch in die digitale Personalakte

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Lösung:

Durch die enge Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und unserem Customer Success Team wurde in kürzester Zeit ein digitaler Onboarding-Prozess aufgesetzt, der vollständig auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten war. Mit Hilfe unserer Software konnte der gesamte Ablauf zentral gesteuert, überwacht und dokumentiert werden.

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Ergebnis

‍• 100 % der neuen Mitarbeitenden wurden erfolgreich, termingerecht und ohne Verzögerungen ongeboardet

• Alle relevanten Dokumente sind korrekt zugeordnet

• Keine Fehlkommunikation oder Doppelarbeiten durch klare Rollenverteilung und transparente Prozesse

• Signifikante Zeitersparnis im Vergleich zu vorherigen Onboarding-Versuchen ohne Systemunterstützung

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Zukunftsperspektive:

Das Onboarding wird nun auch auf weitere Positionen ausgerollt. Zudem wird die integrierte E-Signatur interne Prozesse verschlanken und das Papier endgültig beurlaubt.

Kundenvorteil auf einen Blick

‍✔ Reibungsloser Einstieg für neue Mitarbeitende

✔ Entlastung des HR-Teams durch Automatisierung

✔ Höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitenden und Führungskräften

✔ Prozesssicherheit bei gleichzeitiger Skalierbarkeit für zukünftige Einstellungsphase