Wer eine umfassende Human-Resources-Software sucht, stößt schnell auf Personio. Die cloudbasierte HR-Software zählt zu den bekanntesten Lösungen für automatisierte Personalprozesse. Kleine und mittelständische Unternehmen setzen aufgrund der hohen Funktionsvielfalt gern auf sie. Doch nicht für jedes Unternehmen passt Personio optimal. HR-Verantwortliche stoßen immer wieder auf typische Herausforderungen, etwa bei individuellen Anpassungen, Preisstruktur, spezifischen Integrationen oder der Umsetzung internationaler Anforderungen.
Ziel dieses Artikels ist es, Unternehmen bei der Auswahl einer passenden HR-Software zu unterstützen. Wir vergleichen führende Personio Alternativen und zeigen Kriterien bei der Auswahl deiner HR-Software auf.
Die Personio Alternativen in der Übersicht und wann sie sich lohnen:
- Infoniqa: ideal, wenn du eine HR-All-in-one-Lösung inklusive Lohnabrechnung, E-Signatur und rechtssichere HR-Prozesse im DACH-Raum suchst
- HRworks: lohnt sich für kleinere Unternehmen, die vor allem eine zuverlässige Lösung für Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung und einfache Personalverwaltung brauchen
- rexx systems: geeignet für größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen in Talentmanagement, Bewerberverwaltung und Reporting
- SAP SuccessFactors: die richtige Wahl für internationale Konzerne, die skalierbare HCM-Suiten mit tiefgreifenden Analyse- und Integrationsmöglichkeiten benötigen
- Kenjo: empfehlenswert für wachstumsorientierte Mittelständler, die Engagement-Tools und Mobile-first-Ansätze mögen
- Sage HR: passt gut zu kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die eine modulare, flexibel erweiterbare HR-Software suchen
- Factorial: geeignet für Teams, die einfache Prozesse in Zeiterfassung, Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung bevorzugen
Personio Erfahrung: Warum braucht es eine Alternative zu Personio?
Personio gilt als Vorreiter unter den HR-Plattformen für kleine und mittlere Unternehmen. Das zeigt sich auch in Personio Bewertungen auf Plattformen wie Trustpilot: Zahlreiche Nutzer:innen loben den ganzheitlichen Ansatz und wie sich Workflows in der Personalsoftware managen lassen. Einige Bewertungen berichten aber auch von konkreten Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen, Performance und Flexibilität der HR-Software.
Kritik von Personio Nutzer:innen aus der Praxis:
- Ladezeiten und Performance-Probleme: Gerade bei umfangreichen Daten oder bei mehreren gleichzeitig aktiven Nutzer:innen berichten Unternehmen von längeren Ladezeiten. (Quelle: Trustpilot#1)
- Eingeschränkte Funktionen in wichtigen Modulen: Besonders im Recruiting oder Performance Management empfinden Nutzer:innen manche Funktionen als unausgereift oder eingeschränkt – etwa bei der Gestaltung individueller Bewerbungsprozesse oder bei Feedbackzyklen. (Quelle: Trustpilot#2, Trustpilot#3)
- Eingeschränkte mobile Nutzung: Die mobile App bietet nur begrenzte Funktionen. (Quelle: Trustpilot#4)
- Hohe Kosten für kleinere Unternehmen: Personios Preisstruktur ist komplex. Gerade kleine Unternehmen empfinden die Kosten im Verhältnis zu ihrer tatsächlichen Nutzung oft als zu hoch, insbesondere, wenn sie nur einen Teil des Funktionsumfangs benötigen. (Quelle: Trustpilot#5)
- Begrenzte Flexibilität für komplizierte Prozesse: Unternehmen mit komplexeren HR-Anforderungen stoßen an Grenzen – zum Beispiel bei abweichenden Onboarding-Prozessen, rollenbasierten Workflows oder besonderen Genehmigungsschritten. (Quelle: Wirtschaftswoche)
Kurzum: Personio kann viel, ist jedoch nicht für jedes Unternehmen die beste HR-Software-Lösung.
Was sind Kriterien für die Auswahl des richtigen HR-Tools?
Vor allem in KMU sollten HR-Software-Lösungen mit dem eigenen Unternehmen mitwachsen können und bestenfalls nur über die Funktionen verfügen, die für die eigenen HR-Prozesse wichtig sind. Trotzdem passiert es oft, dass die HR-Software allein nach Marketingversprechen oder Preis gewählt wird. Die tatsächlichen Anforderungen für das eigene Unternehmen bleiben bei der Tool-Auswahl dann außen vor. Das führt zu Fehlerquellen wie einer fehlenden Integration in bestehende Systeme oder einem unpassenden Funktionsumfang.
Behalte deshalb folgende Auswahlkriterien bei der Suche deiner HR-Software im Blick:
1. Funktionsumfang
Nicht jede Software muss alles können. Überlege, welche Prozesse du wirklich digitalisieren willst – etwa Recruiting, Onboarding, Abwesenheiten, Lohnabrechnung oder digitale Signaturen. Viele HR-Tools sind in HR-Module unterteilt, die du auch später flexibel hinzufügen kannst.
Lesetipp: Nicht jede HR-Software beinhaltet Lohnabrechnungen. Deshalb haben wir dir hier die besten HR-Programme 2025 für die Lohnabrechnung einmal gelistet und vergleichen Funktionen, Preise sowie Vor- und Nachteile.
2. Benutzerfreundlichkeit
Gerade im HR-Alltag zählt Zeit. Deine Lösung sollte schnell erfassbar, logisch aufgebaut und auch für technisch weniger affine Nutzer:innen verständlich sein. Eine intuitive Navigation, ein klares Design und selbsterklärende Prozesse sparen genau diese Zeit im Alltag.
Tipp: Testphasen oder Demos helfen, die Usability frühzeitig zu bewerten.
3. Integration
Kann die Software mit deinem ERP, deiner Zeiterfassung oder der Lohnabrechnung kommunizieren? Gute HR-Tools bieten Schnittstellen zu gängigen Anwendungen.
4. Datenschutz
HR-Daten zählen zu den sensibelsten Unternehmensdaten. Achte darauf, dass das Tool DSGVO-konform ist und idealerweise in Deutschland oder innerhalb der EU gehostet wird. Vertrauenswürdige Anbieter verfügen zudem über ISO-Zertifizierungen und rollenbasierte Zugriffskontrollen.
5. Kosten
Transparente Preismodelle, eine kostenlose Testphase und flexible Lizenzmodelle sind ein Muss. Die Software sollte sich anpassen lassen, wenn dein Unternehmen wächst oder zusätzliche Funktionen nötig werden.
6. Support
In der Anfangsphase aber auch darüber hinaus ist ein verlässlicher Support entscheidend. Achte darauf, ob es eine Hotline gibt, du eine persönliche Ansprechperson hast und wie schnell deine Anfragen beantwortet werden. Hilfen wie FAQs, Tutorials oder Webinare stehen idealerweise zusätzlich bereit.
7. Externe Bewertungen
Ein Blick auf Bewertungsplattformen wie OMR Reviews, Capterra oder G2 lohnt sich: Wie viele Bewertungen liegen vor? Wie schneidet die Software im Durchschnitt ab? Erfahrungsberichte aus ähnlichen Branchen oder Unternehmensgrößen geben wertvolle Hinweise auf Stärken und Schwächen.
Top 7 Personio Alternativen im Vergleich
Die Konkurrenz rund um Personio ist groß. Auf Basis der eben genannten Kriterien vergleichen wir sieben Softwares im HR-Bereich mit Personio:
*Informationen im Personio Alternativen Vergleich beziehen sich aus Daten aus dem August 2025. Abweichungen können bestehen.
1. Infoniqa
Infoniqa ist eine modulare HR-, Payroll- und Finanzlösung mit über 36 Jahren Erfahrung und über 35.000 Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Software ist speziell auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten, die ihre Personalprozesse effizient, digital und datenschutzkonform abbilden möchten.
Funktionen:
- Digitale Personalakte mit vollständiger Dokumentation, Zertifikaten und revisionssicherer Ablage
- Rechtssichere E-Signatur für Verträge, Arbeitszeugnisse oder Vereinbarungen (auch mobil)
- Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement mit intuitiven Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende
- Vollständige Lohnabrechnung – intern oder als Outsourcing-Lösung buchbar
- Skill- und Lernmanagement, 360° Feedback, Potenzialanalysen und Performance-Bewertungen
- Recruiting und Onboarding mit Bewerbermanagement, Stellenanzeigen und digitalen Workflows
- Nahtlose Integration in ERP-Systeme, DATEV, Microsoft 365, Dynamics 365 und mehr
Vorteile:
- Made in DACH: Lokales Hosting, DSGVO-konform, zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2017
- Modular und skalierbar: Ideal für wachsende Unternehmen mit steigenden Anforderungen
- Ausgezeichneter Support: Persönliche Ansprechpartner:innen, keine anonyme Hotline
- Sehr hohe Zeitersparnis: Vor allem bei Lohnprozessen (durchschnittlich 85 %)
Nachteile:
- Kein internationales Rollout vorgesehen
Preis:
- Auf Anfrage je nach Unternehmensgröße, Modulauswahl und IT-Infrastruktur
- Kostenlose Beratung und Live-Demo verfügbar
2. HRworks
HRworks ist eine umfassende HR-Lösung, die seit über 25 Jahren kleine bis mittlere Unternehmen in der DACH-Region unterstützt. Die Software deckt alle HR-Kernprozesse ab – von Zeiterfassung über Reisekosten bis zur Lohnabrechnung.
Funktionen:
- Digitale Zeiterfassung: Für Projekte, Arbeitszeiten, Homeoffice und Abwesenheiten
- Reisekostenabrechnung: Smarte Belegerfassung per Foto
- Personalverwaltung: Digitale Personalakte, Verträge, Arbeitszeugnisse
- Personalentwicklung: Skillmanagement, Mitarbeitergespräche und 360°-Feedback
- Vorbereitende Lohnabrechnung: DATEV- und ADDISON-Schnittstellen
- DSGVO-konforme Datenhaltung: Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Webbasierte Anwendung: Mobile Nutzung auf allen Endgeräten
Vorteile:
- Transparente Preise: Ein Preis für alle Funktionen, keine Mindestlaufzeit
- Ideal für KMU: Modularer Aufbau, intuitive Bedienung und schnell einsatzbereit
- Integration: Nahtlos in bestehende ERP- und Payroll-Systeme
- Persönlicher Support: Individuelle Einführung und kostenfreier Service für Admins
Nachteile:
- Keine vollwertige Lohnabrechnung direkt in der Software (nur vorbereitend)
- Weniger geeignet für große, international tätige Unternehmen mit komplexen Strukturen
Preis:
- HRworks bietet individuelle Angebote
3. rexx systems
rexx systems deckt ebenfalls alle Personalprozesse von Recruiting bis Talent Management ab, richtet sich aber insbesondere an mittelständische Unternehmen sowie große Organisationen mit komplexen Strukturen
Funktionen:
- Bewerbermanagement und Multiposting: inklusive WhatsApp-Bewerbung, Video-Interviews und CV-Parser
- Personalmanagement: Digitale Personalakte, Zeugnisgenerator, On-/Offboarding, Benefits
- Talentmanagement: Skillmanagement, 360°-Feedback, Karriereplanung, E-Learning
- Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
- Reisekosten- und Spesenabrechnung
- DSGVO-konform und ISO 27001:2022 zertifiziert: Hosting in der EU (Cloud oder On-Premise)
- KI-Unterstützung: Integrierter HR-Assistent „Rai“ für Analysen und Workflows
Vorteile:
- Modular und skalierbar: Für 100 bis 50.000+ Mitarbeitende
- Flexibel einsetzbar: Als Cloud- oder On-Premise-Lösung
- Tiefe Integration: Schnittstellen zu DATEV, SAP, ADP und mehr
- Hohe Automatisierung: Umfangreiche Workflow-Tools und Self-Services
- Individuell anpassbar: Konfiguration je nach Unternehmensgröße und -bedarf
Nachteile:
- Einrichtung kann komplex sein, insbesondere bei vielen Modulen
- Für kleine Unternehmen ohne HR-Ressourcen eher überdimensioniert
Preise:
- Gestaffelt nach Modul und Mitarbeiterzahl, ab 2,10 €/Mitarbeitende/Monat für Recruiting (bis 100 Mitarbeitende)
4. SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors ist eine der weltweit führenden cloudbasierten Lösungen für Human Capital Management und eignet sich vor allem für Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden.
Funktionen:
- Core HR und Payroll: Stammdatenpflege, Zeitwirtschaft, Lohnabrechnung, Self-Services, Automatisierungen
- Talentmanagement: KI-gestütztes Recruiting, Onboarding, Performance-Management, Nachfolgeplanung
- Learning und Development: Kompetenzen entwickeln, Learning-Management-System, Karrierepfade
- People Analytics und HR-Reporting: Datenbasiertes Entscheiden mit integrierter Business Data Cloud
- Externe Workforce-Verwaltung: Über SAP Fieldglass für Freelance und Contracting
- Offene Technologieplattform: Schnittstellen zu SAP ERP, SuccessFactors Add-ons, SAP Build
Vorteile:
- Global skalierbar: Für internationale Unternehmen mit mehreren Standorten
- Starke KI-Funktionen: Zum Beispiel für Recruiting, Performance, Skills
- Nahtlose ERP-Integration: Teil der SAP Business Suite
- Zertifizierte Sicherheit: ISO 27001, EU-DSGVO, Hosting in über 100 Ländern lokalisierbar
- Anpassbar: Mit Add-ons für Learning, Compensation, Karriereentwicklung etc.
Nachteile:
- Komplexe Einrichtung und lange Implementierungszeit
- Hohes Budget erforderlich (nicht für Start-ups geeignet)
Preis:
- ab 16 €/Monat pro Nutzer:in für das Core-HR-Paket
- Add-ons (Recruiting, Learning, Compensation etc.) kostenpflichtig zubuchbar
5. Kenjo
Kenjo bietet eine benutzerfreundliche und flexible HR-Software für kleine bis mittelständische Unternehmen. Der Fokus liegt auf Automatisierung, Mitarbeiterbindung und mobiler Verfügbarkeit von HR-Prozessen.
Funktionen:
- Zeiterfassung und Schichtplanung: Digitale Zeiterfassung mit Terminal-Option, Dienstpläne einfach erstellen
- Digitale Personalakte: Alle Mitarbeiterdaten, Verträge und Unterlagen zentral und sicher verwalten
- Recruiting und Onboarding: Bewerbermanagement mit Multiposting, Vorlagen und automatisierten Prozessen
- Digitale Signatur: Zum Beispiel Arbeitsverträge und Feedbackbögen rechtssicher digital unterzeichnen
- Lohnvorbereitung und Abwesenheitsmanagement: Nahtlose Übergabe an DATEV möglich
- HR Analytics und Mitarbeiterbefragungen: Kennzahlen, Pulse-Umfragen und Leistungsreviews
Vorteile:
- Intuitiv und schnell eingerichtet: Geeignet für HR-Teams mit wenig IT-Aufwand
- Flexibel skalierbar: Starter- bis Enterprise-Tarife, erweiterbar mit Add-ons
- DACH-Fokus: Made in Berlin, mit Kundenservice auf Deutsch
Nachteile:
- Add-ons (zum Beispiel Recruiting, DATEV-Integration) kostenpflichtig
- Weniger geeignet für komplexe Konzernstrukturen mit vielen Hierarchieebenen
Preis:
- Starter: ab 6 €/Mitarbeitenden/Monat
- Add-ons: z. B. Recruiting PLUS (399 €/Monat), DATEV-Integration (einmalig 600 €)
6. Sage HR
Sage HR ist eine schlanke, browserbasierte HR-Lösung mit App-Funktion, die sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen eignet. Durch flexible Module lässt sich die Software gezielt an individuelle Anforderungen anpassen.
Funktionen:
- Abwesenheitsmanagement: Urlaube und Krankmeldungen digital beantragen, genehmigen und verwalten
- Digitale Personalakte und Self-Service: Mitarbeiterdaten und Kommunikation zentral verwalten
- Arbeitszeittabellen und Schichtplanung: Zeiterfassung nach Projekten oder Schichten, mobil nutzbar
- Recruiting und Onboarding: Bewerbermanagement und neue Mitarbeitende schneller integrieren (als Zusatzmodul)
- Performance Management: Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche und Feedbackprozesse
- Mobile App: Volle HR-Funktionalität für Mitarbeitende und Führungskräfte unterwegs
- Ausgabenmanagement: Digitale Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterausgaben
Vorteile:
- App-optimiert: Alle Prozesse sind auch mobil nutzbar
- Intuitiv und übersichtlich: Klare Benutzeroberfläche, einfache Einrichtung
- Datenschutzkonform: DSGVO-konforme Cloud-Lösung mit deutschem Support
Nachteile:
- Lohnabrechnung nur in Kombination mit separaten Sage-Lösungen möglich
Preis:
- Basis-Paket: ab 4,50 €/Mitarbeitenden/Monat
7. Factorial
Factorial richtet sich an Unternehmen, die ihre Personalprozesse vereinfachen, digitalisieren und Zeit sparen möchten.
Funktionen:
- Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: DSGVO-konforme, mobile Arbeitszeiterfassung inkl. Urlaubs- und Krankmeldungen
- Gehaltsabrechnung (vorbereitend): Automatisierte Vorbereitung von Payroll-Daten zur Weiterverarbeitung
- Recruiting und Onboarding: Vereinfachte Prozesse zur Talentsuche, Bewerberkommunikation und Integration neuer Mitarbeitender
- Berichte und Analysen: Übersichtliche HR-Reports für bessere Entscheidungen
- Mobile App: Zugriff auf alle wichtigen Funktionen von unterwegs aus
- Integrationen: Verbindung mit Drittanbietertools für nahtlose HR-Abläufe (zum Beispiel Kalender, Tools, Payroll-Systeme)
Vorteile:
- All-in-one-Lösung: Für kleine und mittlere Unternehmen (ab ca. 30 Mitarbeitende aufwärts)
- Mobile-first: Alle Funktionen sind via App nutzbar
- Datensicherheit: ISO/IEC 27001-zertifiziert, Serverstandort Frankfurt
- Modular erweiterbar: Je nach Unternehmensgröße und -anforderung skalierbar
Nachteile:
- Payroll selbst nicht integriert, sondern nur vorbereitend
Preis:
- Auf Anfrage
Fazit: Mit Infoniqa als HR-Software Personalprozesse ganzheitlich managen
Wenn du nach einer ganzheitlichen und dennoch einfach bedienbaren Alternative zu Personio sucht, solltest du Infoniqa in Betracht ziehen. Die HR-Software punktet mit einem besonders tiefgreifenden Lohn- und Abrechnungsmodul und integrierten Signaturmöglichkeiten für effiziente Dokumentenprozesse. Überzeuge dich selbst von den Vorteilen von Infoniqa und kontaktiere uns für eine unverbindliche Beratung!
FAQ – häufig gestellte Fragen
Welche Personio Alternative ist die beste?
Es gibt keine pauschal beste Personio Alternative: Die Wahl der HR-Software ist stark von individuellen Anforderungen des Unternehmens abhängig. Als Personio Alternative überzeugt Infoniqa zum Beispiel, wenn du Wert auf eine rechtssichere Lohnabrechnung, E-Signaturen oder starke Funktionen im Employee Lifecycle legst.
Was sind die Vorteile der Umstellung auf eine alternative HR-Software zu Personio?
Ein Wechsel von Personio zu einem alternativen HR-Management-System kann sich lohnen, wenn du Funktionen brauchst, die Personio nicht optimal abdeckt – etwa tiefere Payroll-Integration oder branchenspezifische Anpassungen. Außerdem eröffnet dir eine neue HR-Software die Chance, Prozesse zu vereinfachen und stärker zu automatisieren.
Welche Funktionen sollte eine gute HR-All-in-one-Lösung bieten?
Eine HR-All-in-one-Lösung sollte alle wichtigen HR-Funktionen beinhalten: zum Beispiel Personalplanung, Mitarbeiterverwaltung, Recruiting, Talent Management.
Was unterscheidet Infoniqa von anderen HR-Software-Tools?
Im Vergleich zu anderen HR-Software-Tools legt Infoniqa einen starken Fokus auf Compliance, Lohnabrechnung und sichere HR-Prozesse speziell für den DACH-Raum. Gleichzeitig bietet die Software ein benutzerfreundliches System, das sich flexibel an die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen anpasst.