Abwesenheitsnotiz Vorlage – Tipps, Formulierungen und Muster

Abwesenheitsnotiz formulieren – diese Punkte darfst du nicht vergessen

Abwesenheitsnotizen sind vorformulierte Antworten auf eingehende Mails, die automatisch vom E-Mail-Programm verschickt werden. Sie helfen dabei, den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten und Missverständnisse oder Verzögerungen zu vermeiden. Außerdem wissen AbsenderInnen, dass sie in einem bestimmten Zeitraum keine Antwort erwarten können. Das zeigt Professionalität und Kommunikationsbereitschaft und schafft dadurch Vertrauen.

Abwesenheitsnotizen solltest du immer dann einrichten, wenn du gerade nicht auf deine E-Mails zugreifen kannst – sei es, weil du krank oder im Urlaub bist, auf Geschäftsreise oder in Elternzeit. Auch wenn du in Teilzeit arbeitest oder gerade ein Feiertag ist, solltest du eine Abwesenheitsnotiz einrichten.

Folgende Elemente muss eine Abwesenheitsnotiz enthalten:

1. Betreff: Hier sollte der Empfänger deiner Notiz gleich erkennen können, was ihn erwartet:
   • Abwesenheitsnotiz
   • Abwesenheitsbenachrichtigung
   • Out of Office
   • Automatische Antwort: Nicht erreichbar bis [Datum]
2. Anrede und Dank: Begrüße den oder die AbsenderIn und bedanke dich für die Nachricht:
   • Sehr geehrte Damen und Herren, herzlichen Dank für Ihre E-Mail, die mich in Abwesenheit erreicht.
   • Guten Tag, besten Dank für Ihre E-Mail.
3. Datum und Dauer der Abwesenheit: Benenne den genauen Zeitraum deiner Abwesenheit – den Grund dafür, musst du nicht angeben. Bei längerer Abwesenheit kann ein Grund aber für Transparenz sorgen.
   • Vom TT.MM. bis zum TT.MM. bin ich nicht erreichbar. Sie erreichen mich wieder per Mail ab dem TT.MM.
   • Ich befinde mich gerade in Elternzeit und widme mich ganz meiner Familie. Sie erreichen mich (voraussichtlich) wieder per Mail ab dem TT.MM.
   • Ich befinde mich momentan in einem Sabbatical. Sie erreichen mich wieder per Mail ab dem TT.MM.
4. Weiterleitung: Informiere den oder die AbsenderIn, ob die Nachricht weitergeleitet wird oder nicht:
   • Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet oder gelesen.
   • Ihre Nachricht wird an meine Kollegin / meinen Kollegen [Vorname Nachname] weitergeleitet, die / der mich während meiner Abwesenheit vertritt.
5. Vertretung: Wirst du während deiner Abwesenheit vor einer Kollegin oder einem Kollegen vertreten, solltest du den genauen Namen mit Kotaktdaten angeben.
   • Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an meine Kollegin / meinen Kollegen [Vorname Nachname]. Sie erreichen sie / ihn per Mail [E-Mail-Adresse] oder telefonisch [Telefonnummer].
6. Schlussformel: Die Abwesenheitsnotiz kannst du mit einer üblichen Schlussformel beenden:
   • Mit freundlichen Grüßen
     Name und Vorname
     E-Mail-Signatur

Abwesenheitsnotiz in Outlook – so geht’s auf dem Desktop

Outlook ist nach wie vor das Standardprogramm für den Mailversand. Wie du für die Desktopversion von Outlook eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichtest, zeigen wir dir hier.

1. Öffne Outlook und wähle in der Top-Navigation "Datei" aus.
2. Klicke auf "Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent)".
3. Wähle "Automatische Antworten senden".
4. Aktiviere den Zeitraum, in dem du abwesend bist, indem du "Nur während dieses Zeitraums senden" ankreuzt und Start- sowie Endzeitpunkt einstellst.
5. Erstelle deine Nachricht:
   • Innerhalb deiner Organisation:
     • Gib den Text für Kolleginnen und Kollegen innerhalb deiner Organisation ein. Dieser Text kann informeller sein und besondere Informationen enthalten, die nur für Mitarbeitende relevant sind.
   • Außerhalb deiner Organisation:
     • Wechsele zum Tab "Außerhalb meiner Organisation" und erstelle die Nachricht für externe Kontakte.
6. Optionale Einstellungen:
   • Du kannst auch auswählen, ob die Nachricht nur an deine Kontakte oder an alle externen Absender gesendet werden soll.
7. Klicke auf "OK" oder "Speichern", um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

Abwesenheitsnotiz in Outlook – so geht’s bei Office 365

Nutzt du Outlook in der Browserversion, gehst du folgendermaßen vor:

1. Melde dich bei Outlook.com oder Office 365 an.
2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wähle "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen".
3. Gehe zu "E-Mail" und dann zu "Automatische Antworten".
4. Aktiviere "Automatische Antworten senden".
5. Festlegen des Zeitraums:
   • Aktiviere "Antworten nur während dieses Zeitraums senden" und gib den Start- und Endzeitpunkt ein.
6. Nachricht verfassen:
   • Gib den Text für deine Abwesenheitsnachricht ein.
   • Auch hier kannst du separate Nachrichten für interne und externe Kontakte einrichten.
7. Zusätzliche Optionen:
   • Du kannst wählen, ob die Antworten an alle oder nur an deine Kontakte gesendet werden sollen.
8. Klicke auf "Speichern".

Abwesenheitsnotiz in Teams

Teams synchronisiert sich automatisch mit deinem Outlook-Kalender und deinen automatischen Antworten. Wenn du bereits eine Abwesenheitsnotiz in Outlook eingerichtet hast, wird diese auch in Teams angezeigt. Möchtest du nur bei Teams eine Abwesenheitsnotiz einrichten, gehst du folgendermaßen vor:

1. Öffne Microsoft Teams.
2. Klicke auf dein Profilbild oder deine Initialen oben rechts in der Ecke.
3. Wähle "Status-Nachricht setzen".
4. Gib deine Abwesenheitsnachricht ein.
5. Aktiviere das Kästchen "Diese Nachricht während meiner Abwesenheit anzeigen".
6. Wähle die Dauer, für die die Nachricht angezeigt werden soll. Du kannst entweder eine voreingestellte Dauer wählen oder ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit festlegen, indem du auf "Benutzerdefinierten Zeitraum festlegen" klickst.
7. Klicke auf "Fertig" oder "Speichern", um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

Abwesenheitsnotiz Vorlagen – Formell und informell

Die Geschmäcker sind verschieden, die Inhalte gleich. Hier drei Vorlagen in etwas abgewandelten Tonalitäten – direkt fertig zum Einsetzen in dein Mailprogramm.

1. Präzise Formulierungen passen immer

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre E-Mai. Ich bin vom [TT.MM] bis [TT.MM] abwesend und nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet oder gelesen. Für dringende Anliegen wenden Sie sich bitte an [Vorname Name] unter [E-Mail] oder [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

2. Blumiger und wortreicher

Betreff: Ich bin derzeit nicht im Büro

Liebe Geschäftspartner und Freunde,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich in der Zeit vom [TT.MM] bis [TT.MM] außer Haus und kann in dieser Zeit keine E-Mails beantworten. Ihr Anliegen ist mir jedoch wichtig, und ich werde mich nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Sollten Sie dringende Unterstützung benötigen, steht Ihnen mein Kollege [Vorname Name] unter [E-Mail] oder [Telefonnummer] gerne zur Verfügung.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich darauf, bald wieder für Sie da zu sein.

Herzliche Grüße
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

3. Informellere Formulierung

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Hallo!

Danke für deine Nachricht! Ich bin vom [TT.MM] bis [TT.MM] außer Haus und genieße eine kleine Auszeit. Deine E-Mail wird nicht weitergeleitet. Ich werde sie nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bearbeiten.

Wenn es dringend ist, kannst du dich in der Zwischenzeit gerne an meinen Kollegen [Vorname Name] wenden. Du erreichst ihn unter [E-Mail] oder [Telefonnummer].

Bis bald und liebe Grüße
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Passe diese Vorlagen nach deinem Bedarf an und fülle sie mit deinen persönlichen und firmenspezifischen Informationen.