Arbeit findet längst nicht mehr nur im Büro statt. Während Homeoffice zum Standard geworden ist, geht ein anderer Trend noch einen Schritt weiter: die Workation. Stell dir vor, du sitzt mit deinem Laptop am Strand, erledigst deine Aufgaben mit Blick aufs Meer und genießt nach Feierabend die Sonne. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Für immer mehr Unternehmen und ihre Mitarbeitenden wird genau das zur Realität.
Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff Workation? Welche rechtlichen Stolpersteine gilt es zu beachten? Und wie können moderne HR- und Payroll-Lösungen dabei helfen, dieses flexible Arbeitsmodellerfolgreich umzusetzen? In diesem Artikel zeigen wir dir praxisnah, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmende Workation reibungslos in ihren Arbeitsalltagintegrieren.
Definition: Was bedeutet Workation?
Der Begriff Workation setzt sich aus den englischen Begriffen „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) zusammen und bedeutet einfachübersetzt: Arbeiten im Urlaub. Anders als beim klassischen Homeoffice arbeitest du bei einer Workation nicht von zu Hause aus, sondern von einem Urlaubsortdeiner Wahl. Das kann ein Ferienhaus an der Ostsee sein, eine Finca auf Mallorca oder ein Co-Working-Space in Bali.
Wichtig dabei: Workation ist kein verlängerter Urlaub! Du arbeitest ganz normal deine vereinbarten Stunden und erfüllst deine Tätigkeiten im Job – nur eben von einem anderen temporären Ort aus.
Wer kann Workation machen?
Grundsätzlich eignet sich Workation für alle Berufsgruppen, die ihre Arbeit ortsunabhängig erledigen können. Dazu gehören zum Beispiel:
● IT-Spezialist:innen und Entwickler:innen
● Marketing- und PR-Fachkräfte
● Berater:innen und Coaches
● Designer:innen und Kreative
● Verwaltungsangestellte mit digitalen Aufgaben
● Führungskräfte im Remote-Management
Voraussetzung ist natürlich, dass der Arbeitgeberdiesem Arbeitsmodell zustimmt und die technischen Rahmenbedingungen gegeben sind.
Wer zahlt die Workation?
Die Kostenfrage ist oft der erste Knackpunkt. In der Regel gilt: Die Mitarbeitenden tragen die Kosten für Unterkunft, Anreise und Verpflegung selbst – schließlich handelt es sich um eine freiwillige Entscheidung, den Arbeitsort zu verlegen. Einige progressive Unternehmen bieten jedoch Zuschüsse oder übernehmen bestimmte Kosten als Benefit für ihre Belegschaft. Das kann von der Übernahme der Co-Working-Space-Gebühren bis hinzu Reisekostenpauschalen reichen.
Wie lange dauert in der Regel eine Workation?
Die Dauer einer Workation ist sehr individuell und hängt von verschiedenen Faktoren ab:
● Kurzzeit-Workation: 1-2 Wochen (ideal zum Ausprobieren)
● Standard-Workation: 3-4 Wochen (beliebteste Variante)
● Langzeit-Workation: 1-3 Monate (erfordert gründliche Planung)
Dabei sollten unbedingt die steuerlichen Regelungenbeachtet werden: Wer länger als 183 Tage im Jahr im Ausland arbeitet, kann steuerpflichtig im Gastland werden!
Vorteile und Nachteile von Workations für Unternehmen und Mitarbeitende
Wie bei jedem Arbeitsmodell gibt es auch bei der Workation Licht und Schatten. Damit jede:r eine fundierte Entscheidung treffen kann, haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile für beide Seitenübersichtlich zusammengestellt:
Praxis-Tipps für eine erfolgreiche Workation-Durchführung
Theorie ist gut, Praxis ist besser! Damit die Workation nicht zum Reinfall wird, haben wir die wichtigsten Tipps in übersichtlichen Checklisten zusammengestellt. Egal ob du als Unternehmen Workation ermöglichen möchtest oder als Mitarbeiter:in selbst auf Workation gehen willst – mit der richtigen Vorbereitung steht dem erfolgreichen Arbeiten außerhalb des Büros nichts mehr im Weg.
Workation-Checkliste für Unternehmen
Du möchtest deinen Mitarbeitenden Workation ermöglichen? Damit das neue Arbeitsmodell für alle Beteiligten zum Erfolg wird, solltest du diese Punkte unbedingt beachten:
1. Klare Kommunikation von Regeln und Erwartungen
● Erstelle eine Workation-Policy mit eindeutigen Richtlinien.
● Definiere, wer unter welchen Bedingungen Workation machen darf.
● Lege Kommunikationswege und Erreichbarkeitszeiten fest.
● Kläre Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.
2. Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeitende
● Sensibilisiere für rechtliche Aspekte (Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherung).
● Trainiere Remote-Leadership-Kompetenzen.
● Vermittle Best Practices für Arbeiten aus dem Ausland.
● Schaffe Bewusstsein für kulturelle Unterschiede.
3. Nutzung digitaler Tools zur Dokumentation und Nachverfolgung
● Implementiere cloudbasierte Zeiterfassungssysteme.
● Nutze Projektmanagement-Tools für transparente Aufgabenverwaltung.
● Setze auf sichere VPN-Verbindungen.
● Stelle digitale Kollaborationsplattformen bereit.
4. Flexibles und dennoch sicheres Arbeiten ermöglichen
● Definiere Mindestanforderungen an Arbeitsplatz und Internetverbindung.
● Stelle Dienstgeräte mit aktuellen Sicherheitsupdates zur Verfügung.
● Richte Zwei-Faktor-Authentifizierung ein.
● Erstelle Notfallpläne für technische Probleme.
5. Bonus: Schulungen und Feedbackrunden vor und nach der Workation durchführen
● Biete Vorbereitungs-Workshops an.
● Führe After-Workation-Gespräche zur Erfolgsmessung.
● Sammle Best Practices und teile sie im Team.
● Optimiere kontinuierlich die Workation-Prozesse.
Workation-Checkliste für Arbeitnehmende
Du hast grünes Licht bekommen und du kannst es kaum erwarten, deinen Arbeitsplatz an einen anderen Ort zu verlegen? Bevor du die Koffer packst, arbeite diese Checkliste durch – sie bewahrt dich vor bösen Überraschungen und sorgt dafür, dass deine Workation wirklich zur produktiven Auszeit wird:
1. Planung: Flüge, Unterkunft, Arbeitsplatz, Rückreise frühzeitig organisieren
● Buche Flüge mindestens 6-8 Wochen im Voraus.
● Wähle eine Unterkunft mit dediziertem Arbeitsbereich.
● Prüfe Stornierungsbedingungen für den Notfall.
● Plane Pufferzeiten für An- und Abreise ein.
2. Equipment: Laptop, Diensthandy, Headset bereitstellen; geeigneter Arbeitsplatz vor Ort
● Checke alle Geräte auf Funktionsfähigkeit.
● Packe wichtige Adapter und Ladekabel ein.
● Besorge dir eine externe Maus und Tastatur für ergonomisches Arbeiten.
● Denke an Noise-Cancelling-Kopfhörer für konzentriertes Arbeiten.
3. Internetverbindung: WLAN- und Mobilfunkqualität sicherstellen
● Recherchiere Internetgeschwindigkeiten am Zielortvorab.
● Buche notfalls mobiles Datenvolumen als Backup.
● Teste die Verbindung gleich nach Ankunft.
● Identifiziere alternative Arbeitsorte (Cafés, Co-Working-Spaces).
4. Kommunikation: Ziele, Erwartungen und Teilnehmende klären
● Stimme deine Workation-Pläne frühzeitig mit dem Team ab.
● Kommuniziere deine Erreichbarkeitszeiten klar.
● Informiere über mögliche Zeitverschiebungen.
● Kläre, wer dich im Notfall vertritt.
5. Unterkunft: Klimaanlage, Pool, Nähe zu Einkauf und Freizeit beachten
● Achte auf einen ruhigen Arbeitsbereich.
● Prüfe die Ausstattung (Schreibtisch, ergonomischer Stuhl).
● Checke die Entfernung zu Supermärkten und Restaurants.
● Berücksichtige Freizeitmöglichkeiten für nach der Arbeit.
6. Zeitzonen: Zielorte mit passender Zeitzone wählen
● Maximal 2-3 Stunden Zeitverschiebung sind ideal.
● Bedenke Meetingzeiten und Kernarbeitszeiten.
● Kommuniziere Zeitunterschiede proaktiv.
● Nutze Tools zur Zeitzonenumrechnung.
7. Versicherung: Auslandskrankenversicherung prüfen, A1-Bescheinigung beantragen
● Kläre den Versicherungsschutz mit deiner Krankenkasse.
● Beantrage die Workation A1 Bescheinigung rechtzeitig.
● Prüfe Haftpflicht- und Unfallversicherung.
● Informiere dich über das Gesundheitssystem vor Ort.
8. Steuern: Aufenthaltsdauer unter 183 Tagen halten
● Dokumentiere deine Aufenthaltstage genau.
● Beachte Doppelbesteuerungsabkommen.
● Hole dir bei längeren Aufenthalten Steuerberatung.
● Führe ein Workation-Tagebuch für das Finanzamt.
9. Visa: Passendes Visum für Arbeitsaufenthalt einholen
● Prüfe Einreisebestimmungen frühzeitig.
● Beachte, dass Touristenvisa oft keine Arbeit erlauben.
● Informiere dich über digitale Nomadenvisa.
● Plane genug Zeit für Visaanträge ein.
10. Arbeitszeiten: Verbindliche Zeiten festlegen, Erreichbarkeit regeln
● Definiere Core-Working-Hours mit deinem Team.
● Nutze Kalender-Tools zur Transparenz.
● Plane Pausen und Erholungszeiten ein.
● Respektiere die Work-Life-Balance trotz schöner Umgebung.
11. Flexibilität: Regeln zu Deadlines, Meetings und Ruhezeiten vereinbaren
● Kläre, welche Meetings verpflichtend sind.
● Vereinbare flexible Arbeitszeiten wo möglich.
● Definiere Notfall-Erreichbarkeiten.
● Schaffe klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit.
12. Finanzierung: Klare Kostentragung für Unterkunft, Flüge, Verpflegung kommunizieren
● Erstelle ein realistisches Budget.
● Kläre mögliche Arbeitgeberzuschüsse.
● Bedenke versteckte Kosten (Co-Working, Transport).
● Führe Buch über arbeitsbedingte Ausgaben.
So unterstützenmoderne HR- und Payroll-Systeme die Workation
Die Verwaltung von Mitarbeitenden, die von verschiedenen Orten aus arbeiten, stellt HR-Abteilungen vor neue Herausforderungen. Moderne HR- und Payroll-Lösungen sind deshalb unverzichtbare Helfer.
Automatisierte Zeiterfassung und Abrechnung auch bei mobilen Arbeitsorten
Cloudbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen es, Arbeitszeiten unabhängig vom Standort zu dokumentieren. Mitarbeitende können ihre Zeiten per App erfassen, während das System automatisch Zeitverschiebungen berücksichtigt und die Daten für die Lohnabrechnung aufbereitet. Die richtige Lohnabrechnungssoftware für KMUs ist dabei wichtig für eine reibungslose Abwicklung. So bleibt die Abrechnung auch bei Remote-Arbeit aus dem Ausland transparent und rechtskonform.
Compliance-Management und DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Vor allem bei grenzüberschreitenden Workations ist die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sehr wichtig. Moderne HR-Systeme bieten:
● Verschlüsselte Datenübertragung
● Rollenbasierte Zugriffsrechte
● Audit-Trails für Compliance-Nachweise
● Automatische Anpassung an lokale Datenschutzgesetze
Echtzeit-Daten für HR und Finance
Führungskräfte und HR-Teams benötigen jederzeit den Überblick über ihre verteilten Teams. Dashboards zeigen in Echtzeit:
● Wer arbeitet gerade von wo
● Aktuelle Projektstände und Arbeitszeiten
● Urlaubsstände und Abwesenheiten
● Kostenentwicklungen und Budgetauslastung
Integration mit bestehenden ERP-Systemen und Workation-Tools
Die einfache und effiziente Integration verschiedener Systeme spart Zeit und reduziert Fehler:
● Automatischer Datenaustausch zwischen HR, Payroll und Finance
● Anbindung von Reisekostenabrechnungs-Tools
● Integration von Kommunikationsplattformen
● Schnittstellen zu Projektmanagement-Software
Unser Vergleich führender HR-Software-Anbieter zeigt dir außerdem, welche Lösungen sich besonders für flexible Arbeitsmodelle eignen.
Fazit: Workation dank Infoniqa transparent ermöglichen
Workation ist schon lange kein Trend mehr. Es ist ein modernes Arbeitsmodell mit enormem Potenzial. Für Unternehmen bietet es die Chance, sich als attraktiver und flexibler Arbeitgeber zu positionieren und die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig zu steigern. Mitarbeitende profitieren von mehr Flexibilität, neuen Inspirationen und einer besseren Work-Life-Balance.
Der Erfolgsfaktor liegt in der Kombination aus klaren Prozessen, offener Kommunikation und der richtigen technischen Unterstützung. Moderne HR- und Payroll-Lösungen, wie sie Infoniqa anbietet, schaffen die notwendige Infrastruktur für sichere und effiziente Workation-Modelle. Mit automatisierter Zeiterfassung, rechtssicherer Abrechnung und cloudbasierten Systemen wird die Verwaltung von Arbeiten im Urlaub zum Kinderspiel.
Die Zukunft der Arbeit ist flexibel. Mit den richtigen Partnern an deiner Seite kannst du diese Flexibilität voll ausschöpfen. Workation ist eine ernsthafte Option für Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit im War for Talents sichern wollen.
Häufig gestellte Fragen zur Workation
Für wen eignet sich eine Workation besonders?
Workation eignet sich besonders für Mitarbeitende in digitalen Berufen, die ihre Arbeit ortsunabhängig erledigen können. Ideal ist es für Personen mit hoher Selbstdisziplin, die Arbeit und Urlaub gut trennen können. Auch Teams, die bereits Erfahrung mit Remote-Arbeit haben, profitieren besonders von Workation-Modellen.
Brauche ich ein spezielles Visum für eine Workation?
Das hängt vom Zielland ab. Innerhalb der EU benötigst du als EU-Bürger:in kein spezielles Visum. Bei Drittstaaten ist oft ein Arbeitsvisum erforderlich, da Touristenvisa in der Regel keine Erwerbstätigkeiterlauben. Einige Länder bieten mittlerweile spezielle „Digital Nomad Visa“ an, die perfekt für Workations geeignet sind.
Wie lange darf ich im Ausland arbeiten, ohne steuerliche Nachteile zu riskieren?
Die 183-Tage-Regel ist hier entscheidend: Wer weniger als 183 Tage im Jahr in einem anderen Land arbeitet, bleibt in der Regel im Heimatland steuerpflichtig. Dennoch solltest du bei jeder Workation die spezifischen Doppelbesteuerungsabkommen prüfen und im Zweifel eine Steuerberatung hinzuziehen.
Welche rechtlichen Aspekte müssen bei einer Workation beachtet werden?
Die wichtigsten rechtlichen Aspekte umfassen: Arbeitsrecht (Genehmigung des Arbeitgebers), Sozialversicherung(A1-Bescheinigung), Steuerrecht (183-Tage-Regel), Datenschutz(DSGVO-Konformität) und Versicherungsschutz (Kranken-, Unfall- und Haftpflichtversicherung). Eine sorgfältige Vorbereitung und Abstimmung mit der HR-Abteilung ist essenziell.
Welche Versicherungen sind bei einer Workation wichtig?
Unverzichtbar sind eine Auslandskrankenversicherung mit Rücktransport-Option, eine Haftpflichtversicherung mit weltweiter Deckung und eine Unfallversicherung. Prüfe auch, ob deine Hausratversicherung Schäden an Arbeitsgeräten im Ausland abdeckt. Für längere Aufenthalte kann eine zusätzliche Rechtsschutzversicherung sinnvoll sein.