Papierstapel, handschriftliche Checklisten, unklare Zuständigkeiten und Mitarbeitende, die sich zum Start ihres neuen Jobs verloren fühlen – manuelles Onboarding kostet Zeit, Nerven und Produktivität. Das geht besser: Das Onboarding zu digitalisieren, schafft Klarheit, reduziert administrative Aufgaben und macht den Einstieg für neue Mitarbeitende zum positiven Erlebnis. Doch wie gestaltest du den Umstieg auf digitale Lösungen erfolgreich und worauf kommt es dabei wirklich an?
In diesem Artikel zeigen wir dir, welche konkreten Vorteile digitales Onboarding bietet, wie du Schritt für Schritt den Wechsel schaffst und welche Onboarding-Tools dir dabei helfen.
Was genau ist digitales Onboarding? Definition
Digitales Onboarding ist ein systematischer, softwaregestützter Prozess, der sämtliche Aktivitäten umfasst, um neue Mitarbeitende vom ersten Kennenlernen bis zur erfolgreichen Integration ins Team zu begleiten.
Zum digitalen Onboarding zählen also Aktivitäten wie
- Verträge digital unterzeichnen,
- Orientierungstage gestalten,
- notwendige Zugänge bereitstellen,
- Aufgaben klar zuweisen und
- regelmäßige Feedbackgespräche führen.
Anders ausgedrückt geht es darum, den Einarbeitungsprozess von Mitarbeitenden im Unternehmen zu begleiten – nur eben digital.
Die 3 Phasen im digitalen Onboarding neuer Mitarbeitenden
Hier ein kurzer Überblick über die drei Phasen im Onboarding-Prozess:
1. Preboarding
Zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag kannst du bereits die Weichen für einen gelungenen Start stellen. Digitale Onboarding-Tools ermöglichen es dir, wichtige Stammdaten abzufragen, die Unternehmenswerte sowie -kultur vorzustellen und erste Kontakte zum Team zu schaffen. Ein digitales Willkommenspaket, Zugang zu relevanten Informationen oder ein kurzes Vorstellungsvideo des Teams nehmen neuen Mitarbeitenden die Unsicherheit vor dem Start und vermitteln das Gefühl, von Anfang an Teil des Unternehmens zu sein.
2. Der erste Arbeitstag (Orientierung schaffen)
Am ersten Tag entscheidet sich oft, ob sich neue Mitarbeitende willkommen und gut betreut fühlen. Du führst neue Mitarbeitende in Prozesse und Tools ein, richtest alle nötigen Zugänge ein und vermittelst einen klaren Überblick über Rollen und Verantwortlichkeiten. So wissen neue Mitarbeitende sofort, woran sie sind, und können sich ohne unnötige Hürden auf ihre Aufgaben konzentrieren. Mit digitalen Checklisten, E-Learnings und einem klar strukturierten Onboarding-Plan führst du neue Mitarbeitende gezielt durch alle wichtigen Themen.
3. Integration in den ersten Wochen (Ankommen und vernetzen)
In den darauffolgenden Wochen geht es darum, neue Mitarbeitende nachhaltig in dein Team und deine Unternehmenskultur einzubinden. Du nutzt digitale Plattformen, um strukturierte Einarbeitungspläne bereitzustellen, konkrete Aufgaben zuzuweisen und Trainingsmodule zur Verfügung zu stellen. Regelmäßige Feedbackgespräche geben Orientierung und zeigen den neuen Kolleg:innen, dass ihre Entwicklung wichtig ist. Zusätzlich beschleunigen Onboarding-Maßnahmen wie ein Buddy-System oder virtuelle Teammeetings die soziale Integration und Vernetzung.
Die Vorteile: Warum sich die Umstellung auf digitale Prozesse lohnt
Mit digitalem Onboarding ersparst du dir und deinem Team unnötige Zettelberge, vergessene Aufgaben und ständige Rückfragen. Alles läuft klar strukturiert und digital, sodass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an wissen, was sie erwartet und wo sie starten. Gleichzeitig passt digitales Onboarding zur jetzigen Arbeitswelt. Mitarbeitende aus dem Homeoffice einzuarbeiten, funktioniert ebenso wie das Onboarding im Büro.
Vorteile für Unternehmen und HR-Abteilung
- Automatisierte wiederkehrende Aufgaben sparen Zeit und entlasten dein HR-Team.
- Standardisierte Onboarding-Prozesse sichern eine konsistent hohe Qualität für alle neuen Mitarbeitenden.
- Eine DSGVO-konforme Datenerfassung und -verwaltung erfüllt alle Compliance-Vorgaben.
- Transparente Übersichten zeigen dir jederzeit den aktuellen Fortschritt jedes Onboardings.
- Klare digitale Workflows reduzieren Fehlerquellen und Nachfragen.
- Zentrale Tools verbessern die Kommunikation zwischen HR, Führungskräften und neuen Mitarbeitenden.
- Aussagekräftige Reportings und KPIs optimieren den gesamten Onboarding-Prozess und machen ihn transparent.
Vorteile für Mitarbeitende
- Ein positiv erlebtes Onboarding vermittelt vom ersten Tag an Wertschätzung und Professionalität und verbessert die Arbeitgeberattraktivität.
- Klare Strukturen und Informationen geben Sicherheit und Orientierung.
- Digitale Checklisten und transparente Abläufe erleichtern den Einstieg und nehmen Unsicherheit.
- Zügige Einarbeitung und strukturierte Pläne führen schneller zu Produktivität.
- Frühe Einblicke in die Unternehmenskultur und -werte schaffen ein besseres Verständnis für das Unternehmen.
- Social-Onboarding-Maßnahmen wie Buddy-Systeme oder Teammeetings fördern schnelle Vernetzung.
- Regelmäßiges Feedback unterstützt die persönliche Entwicklung und stärkt das Vertrauen.
- Ein zentraler Zugriff auf alle wichtigen Ressourcen spart Zeit und macht den Start stressfrei.
In 5 Schritten zum erfolgreichen digitalen Onboarding-Prozess:
Mit diesen fünf Schritten entwickelst du ein digitales Onboarding-Konzept:
Schritt 1: Bestehende Prozesse analysieren und Ziele definieren
Bevor du startest, prüfst du genau, wie dein bisheriger Onboarding-Prozess aussieht. Wo entstehen Lücken, was kostet zu viel Zeit, wo verlieren neue Kolleg:innen den Überblick? Danach setzt du konkrete Ziele, wie zum Beispiel die „Time-to-Productivity“ verkürzen oder die Employee Experience messbar verbessern.
Schritt 2: Den Prozess klar strukturieren
Plane, welche Informationen und Aufgaben in welcher Phase wichtig sind – vom Preboarding bis zur Integration. Erstelle eine digitale Roadmap mit festen Meilensteinen: Welche Unterlagen müssen vorab ausgefüllt sein? Welche Tools müssen am ersten Tag einsatzbereit sein? Welche Trainings sollen in den ersten Wochen abgeschlossen sein?
Schritt 3: Inhalte für ein nahtloses Erlebnis erstellen
Jetzt entwickelst du die passenden Inhalte: eine digitale Onboarding-Checkliste, E-Learning-Module, Tipps rund um das Unternehmen und den Standort oder kurze Teamvorstellungen. So haben neue Mitarbeitende alle Informationen an einem Ort und können sie in ihrem Tempo durchgehen.
Tipp: Ein persönliches Willkommensvideo oder eine kurze Nachricht des Teams vermittelt gleich am Anfang ein wertschätzendes Gefühl.
Schritt 4: Die richtige Onboarding-Software wählen
Eine gute Onboarding-Software vernetzt alle Schritte an einem zentralen Ort. Sie erinnert automatisch an offene Aufgaben, stellt Inhalte bereit und dokumentiert den Fortschritt. Achte darauf, dass die Lösung den Anforderungen deines Unternehmens entspricht, sich also in bestehende Systeme integrieren lässt und alle Compliance-Anforderungen erfüllt.
Mit Infoniqa erhältst du zum Beispiel eine Komplettlösung für dein digitales Onboarding, mit der du alle Schritte zentral verwaltest, automatisiert und personalisierst – von der Vertragsunterschrift bis zur ersten Feedbackrunde.
Schritt 5: Onboarding-Portal einführen, Feedback einholen und optimieren
Starte den digitalen Prozess und begleite die ersten Teilnehmenden aktiv. Sammle ihr Feedback, um sofort zu erkennen, was gut funktioniert und wo du nachjustieren solltest. Mit regelmäßigen Auswertungen verbesserst du das Onboarding Schritt für Schritt und stellst sicher, dass es aktuell bleibt und wirklich Wirkung zeigt.
Digitale Onboarding-Softwares: Die richtige Technologie als Herzstück
Gängige Onboarding-Tools bieten Funktionen wie:
- Automatisierte Dokumenten- und Datenerfassung im Preboarding
- Digitale Checklisten, Task- und Tool-Einführungen für den ersten Arbeitstag
- Lernmodule, Feedback-Prozesse und Social-Onboarding-Features für die Integrationsphase
- Fortschrittsanzeigen und Reporting-Funktionen für HR
Am Markt vorhandene Onboarding-Lösungen setzen unterschiedliche Schwerpunkte: Manche konzentrieren sich auf das reine Preboarding, andere bilden den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus vom Onboarding bis zum Offboarding ab. Diese Tools bieten Unterstützung im Onboarding:
1. Infoniqa
- Zielgruppe: Kleine und mittelständische Unternehmen
- Hauptfeatures für das Onboarding: Dokumentenmanagement, personalisierte Onboarding Pages, Bestätigungsworkflows, elektronische Signaturen, Taskmanager und Checklisten
- Vorteile: Stärkt das Employer Branding, spart Ressourcen, verbessert die Verbindung zwischen Mitarbeitenden, revisionssicher und DSGVO-konform
- Preis: individuell und transparent passend zu der Größe und den Bedürfnissen deines Unternehmens
Infoniqa unterstützt Dich dabei, neue Mitarbeitende persönlich kennenzulernen und sie als Mensch in den Mittelpunkt zu stellen – egal ob im Büro oder im Homeoffice. Durch strukturierte, effiziente und digitale Prozesse bewältigst du Herausforderungen im Onboarding spielend, förderst von Beginn an Leistung und erzielst bessere Ergebnisse. Infoniqa enthält sämtliche wichtigen Funktionen für dein Onboarding, Crossboarding und Offboarding.
2. Personio
- Zielgruppe: Startups und wachsende KMUs
- Hauptfeatures für das Onboarding: Automatisierte Pläne für die Einarbeitung, personalisierte E-Mails und Checklists, Onboarding-System mit zentralem Dashboard
- Vorteile: Onboarding-Prozesse sind schnell aufgesetzt, zentrale Plattform
- Preis: auf Anfrage, kostenlose Demo verfügbar
3. Rexx Systems
- Zielgruppe: Mittlere bis große Unternehmen
- Hauptfeatures für das Onboarding: Definieren fester Workflows für das Onboarding inklusive Task Management und Timelines, KI-gestützte Wissensdatenbank, Enterprise Social Network
- Vorteile: DSGVO-konformes Onboarding-Tool für Arbeitgeber, enthält Gamification-Elemente, die die Mitarbeiterbindung steigern, vereint Onboarding und Talent Management
- Preis: auf Anfrage, kostenlose Demo verfügbar
Fazit: Digitales Onboarding verbessert HR- und Employee-Prozesse
Digitales Onboarding macht den Start für alle Beteiligten klarer und einfacher. Für HR-Manager:innen bedeutet es, jeden Schritt genau zu planen und zentral zu steuern: Du siehst sofort, ob Zugänge eingerichtet, Trainings abgeschlossen oder Aufgaben noch offen sind. Statt ständig nachzufassen, hast du den gesamten Prozess im Blick und kannst schnell reagieren, wenn etwas hakt.
Neue Mitarbeitende erleben vom ersten Tag an einen gut organisierten Ablauf. Sie bekommen rechtzeitig alle wichtigen Infos, lernen die Tools kennen, haben einen klaren Fahrplan und wissen immer, was als Nächstes kommt. Das nimmt Unsicherheit, schafft Vertrauen und erleichtert den Einstieg ins Team. So entsteht ein Onboarding, das wirklich Orientierung bietet und vom ersten Moment an zeigt: Hier bist du richtig.
FAQ – häufig gestellte Fragen
Für wen eignet sich ein digitales Onboarding besonders?
Digitales Onboarding eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die Prozesse vereinfachen, neue Mitarbeitende schneller integrieren und ein professionelles Erlebnis schaffen möchten – egal ob vor Ort oder bei Remote Work.
Welche Vorteile bietet digitales Onboarding gegenüber dem klassischen Onboarding?
Digitale Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehler und setzen Standards, die eine einheitlich hohe Qualität im Prozess gewährleisten. Für neue Mitarbeitende bedeuten digitale Prozesse mehr Orientierung und für dein HR-Team Entlastung.
Welche Inhalte sollten in einem digitalen Onboarding-Prozess enthalten sein?
Wichtige Inhalte im digitalen Onboarding-Prozess sind zum Beispiel die Erfassung von Stammdaten, klare Checklisten für den ersten Arbeitstag, der Zugriff auf alle relevanten Tools und Systeme, strukturierte Einarbeitungspläne, Trainings- und Lernmodule und regelmäßige Feedbackgespräche.
Wie kann der Erfolg eines digitalen Onboardings gemessen werden?
KPIs wie Fluktuation in der Probezeit oder Time-to-Productivity, das Feedback neuer Mitarbeitenden sowie Abschlussquoten in digitalen Onboarding-Trainings machen Erfolge im Onboarding messbar.