Wer in HR Verantwortung trägt, weiß: Unterschriftenprozesse gehören zu den häufigsten, aber auch zeitintensivsten Aufgaben. Denn Unterschriften sind die Grundlage für rechtssichere Prozesse. Dazu zählen Arbeitsverträge, Datenschutzvereinbarungen oder auch interne Freigaben.
Mit elektronischen Signaturen (E-Signaturen) beschleunigst du genau diese Dokumenten- und Freigabeprozesse, reduzierst manuelle Arbeit und sparst Papier. Doch nicht jede Lösung ist gleich gut geeignet für HR-Teams. Unterschiede zeigen sich unter anderem bei der Integration in bestehende HR-Systeme, der Benutzerfreundlichkeit, der Einhaltung von eIDAS- und DSGVO-Vorgaben sowie bei Preis und Support. In diesem Artikel vergleichen wir deshalb fünf E-Signatur-Lösungen verschiedener Anbieter und zeigen Best Practices für den HR-Bereich.
Die Ergebnisse unseres Vergleichs in der Übersicht:
- Infoniqa: Für HR-Abteilungen, die eine ganzheitliche Lösung suchen, ist Infoniqa ideal: Die E-Signatur ist nahtlos in die Infoniqa HR-Suite integriert – inklusive Personalakte, Onboarding und Vertragserstellung.
- DocuSign: Allgemeine Signaturlösung für Unternehmen oder Konzerne mit hohem Signaturvolumen und internationalen Anforderungen.
- Adobe Sign: Empfehlenswert für Unternehmen, deren HR-Abteilung bereits mit Adobe Acrobat oder Microsoft 365 arbeitet. Die E-Signatur lässt sich leicht in bestehende Dokumentenprozesse einbinden.
- sproof Sign: sproof Sign ist vollständig EU-hosted und setzt auf eIDAS-konforme Signaturen. Auch sensible HR-Dokumente wie Mitarbeiterdaten oder DSGVO-Zustimmungen lassen sich damit sicher signieren.
- d.velop Sign: Eine interessante Option für KMU in der DACH-Region, die bereits andere d.velop-Lösungen nutzen.
Was ist eine E-Signatur?
Die elektronische Signatur, kurz E-Signatur, ist eine digitale Form der Unterschrift. Mit einer E-Signatur unterschreibst du digitale Dokumente rechtsverbindlich online. Ausdrucke, Scans oder sonstige papierbasierte Wege entfallen mit ihr. Gerade in HR und Recruiting beschleunigt das typische Prozesse wie Arbeitsverträge, Onboardings oder interne Genehmigungen.
Je nach Sicherheitsstufe erfüllt sie auch gesetzliche Anforderungen wie die eIDAS-Verordnung in der EU. Zu unterscheiden ist zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur.
- Einfache E-Signatur (EES): Die EES ist leicht anzuwenden, etwa als eingescannte Unterschrift oder als hinterlegte Unterschrift in Systemen. Für HR ist sie nutzbar bei weniger kritischen Dokumenten wie Urlaubsfreigaben, Protokollen oder internen Formularen. Rechtlich ist sie aber wenig belastbar.
- Fortgeschrittene E-Signatur (FES): Die FES ist eindeutig einer Person zugeordnet und erkennt Manipulationen am Dokument. Sie erfüllt in der Regel die Anforderungen für typische HR-Dokumente wie Arbeitsverträge, Ziel- oder Betriebsvereinbarungen.
- Qualifizierte E-Signatur (QES): Die QES entspricht rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters. In HR ist sie zum Beispiel bei sensiblen Vertragsinhalten, Zeugnissen oder amtlichen Vorgängen notwendig.
Die qualifizierte E-Signatur erfüllt die höchsten rechtlichen Anforderungen nach der eIDAS-Verordnung sowie das Schriftformerfordernis und ist beispielsweise für HR-Dokumente wie Verträge voll rechtsgültig.
Bedeutung von E-Signaturen für HR
Für HR-Teams und Recruiting ist die E-Signatur ein logischer Baustein zur Digitalisierung zentraler Prozesse – von Arbeitsverträgen über Freigaben bis zu internen Dokumentenworkflows. Entsprechend wichtig ist die Wahl eines passenden Anbieters. E-Signatur-Lösungen sollten rechtliche Anforderungen erfüllen und sich in bestehende Systeme nahtlos integrieren. Das sind E-Signatur-Standards für HR, die Anbieter erfüllen sollten:
- Funktionsumfang: Unterstützung verschiedener Signaturtypen (EES, FES, QES), Vorlagenmanagement, Rollen- und Rechteverwaltung – alles, was HR-Teams für standardisierte und wiederholbare Prozesse brauchen
- Implementierung: Schnittstellen zu bestehenden Tools wie HR-Software, ERP- oder DMS-Systemen
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberfläche für Unterzeichner:innen und Admins
- Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie eIDAS oder DSGVO
- Skalierbarkeit: Lösungen, die mit den Anforderungen und dem Wachstum von HR-Anforderungen mitwachsen
Vergleich der Top 5 E-Signatur-Anbieter 2025
Anhand der obenstehenden Kriterien haben wir fünf E-Signatur-Anbieter auf ihren Funktionsumfang, ihre Signaturprozesse und allgemeine Kriterien wie Preis und Rechtssicherheit verglichen. Die Ergebnisse für HR-Teams im Überblick:
DocuSign
DocuSign ist einer der weltweit führenden Anbieter für elektronische Signaturen und digitale Vertragsprozesse. Die Lösung eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen sowie für international tätige Konzerne, die sichere, skalierbare und rechtskonforme Signaturprozesse benötigen.
Funktionen:
- Rechtssichere elektronische Signaturen (auch fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen möglich)
- Vorlagen, Kommentarfunktion und Workflows für kollaboratives Signieren
- Automatisierte Erinnerungen und Nachverfolgung
- 1.000+ Integrationen in gängige Systeme wie Salesforce, Microsoft, Google, Zoom
- Webformulare, Identitätsprüfung, Massenversand, Zahlungsabwicklung
Vorteile:
- Hohe Akzeptanz weltweit: über 1 Milliarde Nutzer:innen
- Skalierbar für alle Unternehmensgrößen, ideal für internationale Prozesse
- Hohe Sicherheit und DSGVO-Konformität
- Individuelles Branding und flexible Workflows möglich
Nachteile:
- Tendenziell hoher Preis im Vergleich zu kleineren Anbietern
- Für einfache HR-Workflows mitunter zu umfangreich
Preis:
- Personal Plan: 9 €/Monat
- Standard Plan: 23 €/Monat pro Nutzer:in
- Business Pro Plan: 38 €/ Monat pro Nutzer:in
Adobe Sign
Adobe Sign ist die E-Signatur-Lösung von Adobe, nahtlos integriert in Adobe Acrobat und die Microsoft-365-Welt. Die Lösung eignet sich für mittelständische Unternehmen und Konzerne, die bereits mit Adobe-Lösungen arbeiten.
Funktionen:
- Elektronische und digitale Signaturen (inkl. qualifizierter Signatur)
- Signaturprozesse direkt aus Microsoft-, PDF- oder Webanwendungen
- Automatisierte Workflows mit Erinnerungsfunktion
- Mobile Signatur auf allen Geräten ohne Login oder App
- Integration mit hunderten Vertrauensdiensten (AATL, EUTL)
- Cloud-basierte oder lokal zertifizierte digitale Signaturen
Vorteile:
- Weltweite Rechtsgültigkeit und Compliance mit internationalen Normen
- Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Einrichtung
- Breite Integrationen mit Microsoft, Salesforce, SAP und Co.
- Hohe Sicherheit durch Zertifikate und manipulationssichere Verschlüsselung
Nachteile:
- Für einfache Anwendungsfälle mit wenigen Signaturen unter Umständen zu umfangreich
- An Acrobat-Lösung geknüpft
Preis:
- Acrobat Standard für Teams: 17,84 €/Monat pro Lizenz
- Acrobat Pro für Teams: 28,55 €/Monat pro Lizenz
sproof Sign
sproof sign ist eine europäische Signaturplattform. Sie richtet sich vor allem an deutsche mittelständische Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen, die ihre Daten nur in der EU verarbeiten wollen.
Funktionen:
- Digitale und qualifizierte elektronische Signaturen (eIDAS-konform)
- Signieren von Dokumenten im Team mit Nutzer- & Rechteverwaltung
- Integrierte Echtheitsprüfung bestehender Signaturen
- Fortschrittsverfolgung und automatische Erinnerungen
- Add-ons für Google Drive, Microsoft Teams, Word, DATEV, Zapier und mehr
Vorteile:
- Kostenlose Demo verfügbar
- DSGVO-konform und ohne US-Datenverarbeitung
- Browserbasiert sofort nutzbar
- Einfache Benutzeroberfläche und schnelle Einrichtung
- Persönlicher Support bei Business- und Enterprise-Tarifen
Nachteile:
- Kontingente für Signaturen können je nach Plan begrenzt sein
- Nur mit EU-zertifizierten Identitätsanbieter kompatibel (eingeschränkte internationale Nutzung außerhalb der EU)
Preis:
- Business: ab 14 €/Monat und Nutzer:in
- Enterprise: auf Anfrage
d.velop Sign
d.velop sign ist die E-Signatur-Lösung der deutschen Digitalplattform d.velop. Sie richtet sich vor allem an KMU in der DACH-Region, die bereits d.velop-Produkte nutzen.
Funktionen:
- Rechtssichere Signatur von PDF- und XML-Dokumenten
- Vorlagen, Signaturmappen und eigenes Branding
- Nahtlose Integration in die d.velop-Plattform und Dritttools
Vorteile:
- DSGVO- und eIDAS-konform
- Verifizierung durch EU-zertifizierte Vertrauensdienste
- Kein Medienbruch: Signatur direkt im digitalen Workflow
- Beliebig viele Nutzer:innen in allen Tarifen
Nachteile:
- Für Unternehmen außerhalb der d.velop-Umgebung ggf. weniger attraktiv
Preis:
- Basic: ab 9,99 €/Monat
- d.velop sign business: ab 24,99 €/Monat
- d.velop sign ultimate: ab 39,99 €/Monat
Infoniqa
Infoniqa ist ein etablierter Anbieter für HR-, Payroll- und Finanzlösungen mit über 36 Jahren Erfahrung und einer klaren Spezialisierung auf kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum – inklusive rechtssicherer E-Signatur für digitale, effiziente und DSGVO-konforme HR-Prozesse.
Funktionen:
- Unterschriftenprozesse vollständig digitalisieren
- Nahtlose Einbindung in Workflows zum Beispiel Onboarding oder Vertragsverlängerungen
- Ablage in die digitale Personalakte inklusive Signaturprotokoll und Sicherheitszertifikat
- Vorlagen mit Platzhaltern für wiederkehrende Dokumente
- E-Signatur mobil nutzbar – auch auf Smartphones und Tablets
- Mehrere Unterzeichner:innen pro Dokument möglich
Vorteile:
- Zertifiziert und DSGVO-konform
- Modular erweiterbar – alle HR-Bereiche in einer Plattform
- Zukunftssicher gemäß des Bürokratieentlastungsgesetzes IV ab 2025
- Persönlicher Support und Beratung
- Hohe Datensicherheit durch Hosting in Deutschland, Österreich oder der Schweiz
Nachteile:
- Die E-Signatur ist in das Infoniqa-System integriert und nicht als isolierte Einzellösung verfügbar.
Preis:
- Infoniqa bietet dir eine individuelle Preisgestaltung je nach gewünschtem Modulumfang und deiner Unternehmensgröße. Denn die E-Signatur ist Teil des modularen HR-Systems und kann auf Wunsch integriert werden.
Best Practice: E-Signaturen mit Infoniqa erstellen
Deshalb setzen KMU im DACH-Bereich wie Fredy's AG auf Infoniqa als Signaturdienst:
Als mittelgroße Handwerksbäckerei mit rund 200 Mitarbeitenden suchte die Fredy’s AG nach einer nachhaltigen Lösung, um ihre HR-Prozesse zu digitalisieren. Mit Infoniqa gelang der papierlose Umstieg: digitale Personalakten, strukturierte Workflows inklusive der Implementierung der E-Signatur zur rechtskonformen Unterzeichnung von Jahresendgesprächen und Arbeitsdokumenten. Das Ergebnis ist ein vollständig digitaler HR-Prozess ohne Medienbrüche.
Was sind Vorteile der Nutzung von E-Signaturen?
- 53 % der Unternehmen geben an, dass sie Verträge mit E-Signaturen fünf- bis zehnmal schneller abschließen als mit handschriftlichen Unterschriften (Quelle: Skribble).
- 63 % der Unternehmen berichten, innerhalb von 12 Monaten nach Einführung von E‑Signaturen einen Return on Investment (ROI) erzielt zu haben (Quelle: AIIM Report).
Für HR-Entscheider:innen und Recruiter:innen bedeutet das: Prozesse werden sicherer, effizienter und rechtssicher digitalisiert. Das sind die Vorteile:
Verträge schneller abschließen
Mit E-Signaturen verkürzt sich der Unterschriftenprozess von mehreren Tagen auf wenige Minuten. Studien zeigen: Unternehmen schließen Verträge schneller, wenn sie auf digitale Signaturen setzen. Das beschleunigt Prozesse – etwa bei Onboardings neuer Mitarbeitenden, Mitarbeiterverträgen oder kurzfristigen Arbeitsvertragsveränderungen.
Unterschriften direkt aus dem CRM-System senden
Die Integration von E-Signaturen in CRM-Systeme wie Salesforce, HubSpot oder Pipedrive spart Zeit und reduziert Klickwege. Infoniqa bindet sich zum Beispiel nahtlos in deine bestehende Systemlandschaft ein. Denn Infoniqa verfügt neben der Steuerung elektronischer Signaturen direkt innerhalb der HR-Suite – etwa aus der digitalen Personalakte heraus – auch über erweiterte technische Anschlussmöglichkeiten. Dazu gehören:
- API-Schnittstellen oder programmierbare Webservices (Import/ Export) zur Anbindung an externe Systeme wie CRM oder ERP
- Dateibasierter Import/ Export
Immer nachvollziehen, wer noch nicht unterschrieben hat
E-Signatur-Anbieter bieten eine automatische Nachverfolgung und Erinnerungsfunktion. So siehst du jederzeit, wo ein Dokument gerade hängt und kannst gezielt nachfassen, ohne manuell kontrollieren zu müssen.
Medienbrüche und manuelle Fehler vermeiden
Durchgängig digitale Signaturprozesse minimieren Fehlerquellen, etwa durch fehlende Seiten, vergessene Unterschriften oder falsche Versionen. Das reduziert Korrekturschleifen und macht Prozesse effizienter und rechtssicherer.
Dokumente rechtssicher archivieren
E-Signatur-Programme übernehmen die revisionssichere Ablage signierter Dokumente – meist inklusive Audit-Trail. Die rechtssichere Speicherung spart Aufwand bei internen oder externen Prüfungen und vereinfacht das Auffinden im Archiv.
Fazit: E-Signaturen rechtssicher aufsetzen und digital managen
E-Signaturen beschleunigen HR-Prozesse, senken manuelle Aufwände und ermöglichen durchgängig digitale Dokumentenworkflows – etwa bei Arbeitsverträgen, Onboardings oder Genehmigungen. Passende Anbieter unterscheiden sich stark in Funktionsumfang, Integrationen und Datenschutzstandards. Entscheidend ist, dass die Lösung rechtssicher, skalierbar und in bestehende Prozesse integrierbar ist. Infoniqa ist eine passende Wahl für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum, die HR-Prozesse ganzheitlich digitalisieren und E-Signaturen nahtlos in ihre HR-Suite einbinden möchten.
FAQ – häufig gestellte Fragen
Was ist eine E-Signatur und warum ist sie wichtig?
Eine E-Signatur ist die digitale Form einer handschriftlichen Unterschrift, die rechtlich bindend ist. Unternehmen nutzen sie, um Verträge, Dokumente oder Genehmigungen effizient, papierlos und digital zu unterzeichnen.
Welche Funktionen sollte ein guter E-Signatur-Anbieter mitbringen?
Gute E-Signatur-Anbieter bieten Funktionen wie rechtssichere Signaturverfahren, Dokumenten-Tracking, Benutzerverwaltung, Integrationen in bestehende Systeme und eine revisionssichere Archivierung.
Wie finde ich den passenden E-Signatur-Anbieter für mein Unternehmen?
Auswahlkriterien für einen passenden E-Signatur-Anbieter sind unter anderem der benötigte Signaturtyp, Datenschutzstandards (DSGVO), Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit und die Skalierbarkeit der Lösung.
Welche Kosten fallen bei der Einführung einer E-Signatur-Software an?
Kosten für die Einführung einer E-Signatur-Software hängen vom Funktionsumfang, Nutzeranzahl und Vertragsmodell ab. Kosten entstehen meist in Form von monatlichen Abos oder nutzungsbasierten Modellen. Einstiegslösungen beginnen oft schon ab wenigen Euro pro Monat pro Nutzer:in.