Mitarbeitergespräch: Kontrovers diskutiert – zu Recht?
Wie sollte ein Mitarbeitergespräch ablaufen und aus welchem Anlass sollte ein Personalgespräch geführt werden? Für die einen ist das Mitarbeitergespräch unverzichtbar, die anderen propagieren die Einführung neuer Feedbackformate. Was hat es damit auf sich? So läuft das nächste Gespräch besser.
Worum geht es bei einem Mitarbeitergespräch?
Dabei kommt bei einem Mitarbeitergespräch allerhand zur Sprache. Es geht um Feedback, Mitarbeitermotivation und -lenkung, Potenzialbeurteilung und Personalentwicklung. Führungskräften bietet ein Mitarbeitergespräch die Chance, am Ball zu bleiben: Was bewegt den Mitarbeiter? Was benötigt er, um mit größtmöglicher Motivation seiner Arbeit nachgehen zu können? Wohin will und kann er sich entwickeln? Das Gespräch sollte immer genügend Raum für neue Themen geben.
Talenten gibt das Mitarbeitergespräch derweil die Chance, sich aktiv am Unternehmenserfolg zu beteiligen. Zum Beispiel, indem sie aktiv in die Umsetzung der Unternehmensziele eingebunden werden. Immerhin leiten sich die eigenen Ziele direkt aus diesen ab. Die gemeinsame Entwicklung der Ziele mit der Führungskraft verschafft dem Mitarbeiter die einmalige Gelegenheit, eigene Ideen einzubringen. Zielvereinbarungen sollten Teil jedes Mitarbeitergesprächs sein.
Das schafft vor allem Sinn, Identifikation mit dem Unternehmen und Motivation: Der Mitarbeiter kennt den Masterplan, zu dem er mit seiner Arbeit beiträgt und erkennt, welchen Anteil er persönlich am Fortkommen seines Arbeitgebers hat.
Welche Ziele hat das Mitarbeitergespräch?
- Feedback geben und bekommen
- Personalentwicklung
- Mitarbeitermotivation und -bindung
- Beidseitiger Austausch von Ideen
- Beteiligung des Mitarbeiters
- Schieflagen in der Zufriedenheit frühzeitig erkennen und gegensteuern
- u. v. m.
Welchen Anlass hat das Personalgespräch?
Allgemein kann zwischen anlassbezogenenen Mitarbeitergesprächen und institutionalisierten Mitarbeitergesprächen unterschieden werden. Das anlassbezogene Personalgespräch wird in der Regel von einer Führungskraft, der oder dem Vorgesetzten oder aber auch durch die Mitarbeiter angestoßen.
Mögliche Anlässe für ein Mitarbeitergespräch können sein:
- Konfliktsituationen
- Veränderungen in Prozessen oder Arbeitsabläufen
- Feedback zu neuen Aufgabengebieten
- Besonders gute oder schlechte Leistungen
- Festlegung von Zielvereinbarungen
- Potenzialentwicklung
- Anpassungen nach erfolgreich absolvierter Fortbildungsmaßnahme
- u. v. m.
Institutionalisierte Mitarbeitergespräche finden in regelmäßigen Intervallen und ohne einen besonderen Anlass statt. Oft laufen diese Termine nach einem festen Ablaufplan ab und sind standardisiert. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass Entwicklungen sehr gut langfristig dokumentiert werden können. Nachteil ist ein gewisser Bedeutungsverlust der einzelnen Mitarbeitergespräche, da diese ohne Anlass nur um ihrer selbst willen durchgeführt werden. Hier stehen Vorgesetzte in der Verantwortung, diesen Eindruck zu vermeiden.
Mitarbeitergespräch: Führungskraft und Mitarbeiter ziehen Bilanz
Einmal im Jahr setzen sich in den meisten Unternehmen Führungskräfte und Mitarbeiter zusammen und ziehen Bilanz: Was lief gut, was schlecht? Wie lassen sich Ergebnisse verbessern? Am Ende einigt man sich auf die ein oder andere Personalentwicklungsmaßnahme, vereinbart Ziele und geht wieder auseinander – bis zum nächsten Jahr. „Ein völlig überflüssiger Zeitfresser“, sagt die eine Manager-Fraktion. „Absolut unverzichtbar“, sagt die andere.
Unter Mitarbeitern ergibt sich ein ähnlich unausgewogenes Bild, wie die Talents&Trends-Befragung durch von Rundstedt und INNOFACT zutage brachte. 55 Prozent der Befragten finden den Austausch über Leistungen und Erwartungen im Mitarbeitergespräch hilfreich und motivierend. Aber immerhin 35 Prozent sehen in ihm einen Alibitermin mit geringem Effekt. Doch woran liegt es, wenn Mitarbeitergespräche so häufig negativ wahrgenommen werden? Und wie kann dies vermieden werden?
Woran Mitarbeitergespräche häufig scheitern
Das Problem: Häufig werden Mitarbeitergespräche nicht – wie eigentlich gedacht – als Dialog auf Augenhöhe geführt. Stattdessen spricht eine Hierarchiestufe zu der anderen. Der Chef spricht, der Mitarbeiter hört weitgehend zu. Das ist nicht im Sinne des Erfinders.
Und mindestens genauso häufig arbeitet man gemeinsam während des Gesprächs einen umfangreichen Leitfaden ab, macht Haken und Kreuzchen an den richtigen Stellen und füllt gemeinsam Freitextfelder aus. Immer mit dem Fokus darauf, was der Mitarbeiter geleistet hat und was er leisten wird. In dieser Form verfehlen Jahresgespräche ihr Ziel. Statt Austausch und persönlicher Offenheit sehen sich Mitarbeiter Kontrolle und Vorgaben gegenüber.
Was sind die Herausforderungen von Mitarbeitergesprächen?
Die Herausforderung für ein gelingendes Mitarbeitergespräch ist, dieses aus der Nische von Vorgabe und Gehorsam herauszuholen und stattdessen einen hierarchie- und angstfreien Dialog zu führen. Dazu sollte die Führungskraft darauf achten, nicht in langwierige Monologe zu verfallen und stattdessen den Mitarbeiter paritätisch mitreden zu lassen.
Für einen erfolgreichen Dialog im Mitarbeitergespräch sind die folgenden Punkte zu beachten:
- Den Gesprächspartner nicht unterbrechen, sondern ihn seinen Gedankengang zu Ende bringen lassen.
- Schenke Sie dem Mitarbeiter die volle Aufmerksamkeit . Das gelingt, indem sich die Führungskraft genug Zeit einplant.
- Unterbrechungen, z. B. durch ein klingelndes Smartphone, sollten unterbunden werden.
- Außerdem sollte das Gespräch an einem Ort stattfinden, an dem weder eingehende E-Mails noch wiederkehrendes Telefonklingeln den Austausch stören könnten.
- Ein paar Snacks und Getränke im Meetingraum sorgen für eine angenehme Atmosphäre und drücken Wertschätzung aus.
- Für einen vertrauensvollen Austausch sollten Führungskraft und Mitarbeiter außerdem allein im Raum sein.
- Die richtige Vorbereitung: Vorgesetzte sollten über den oder die Gesprächspartnerin im Bilde sein.
Wie bereite ich das Mitarbeitergespräch vor?
Die richtige Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist enorm wichtig.
Auf diese Punkte sollten Sie bei der Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs achten:
- Legen Sie den Termin unbedingt schon vorher fest und informieren Sie den oder die Mitarbeiterin über die Agenda.
- Sorgen Sie dafür, dass ein geeigneter Raum zur Verfügung steht, in dem das Gespräch ohne Störung durchgeführt werden kann.
- Nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Auf keinen Fall sollte beim einem Mitarbeitergespräch Zeitdruck entstehen, das zeigt wenig Wertschätzung.
- Prüfen Sie: Haben Sie alle Informationen, die notwendig sind? Was sind die Ziele des Gesprächs? Brauchen Sie noch mehr Daten oder Informationen aus dem direkten Umfeld Ihres Gesprächspartners?
- Bei kritischem Feedback: Überlegen Sie sich vorab nicht nur kritische Punkte, sondern legen Sie sich auch positive Hevorhebungen zurecht.
- Bereiten Sie mögliche Reaktionen und Ihre Reaktion darauf schon vorher, um schnell reagieren zu können.
Der Ton macht die Musik - auch im Mitarbeitergespräch
Inhaltlich sollte in jedem Gespräch ausdrücklich gelobt werden, was lobenswert ist. Ohnehin macht der Ton die Musik. Beide Seiten sollten Feedback sachlich und nachvollziehbar äußern. Kritik sollte nicht wertend, sondern konstruktiv und lösungsorientiert vorgetragen werden.
Der Erfolg eines Mitarbeitergesprächs steht und fällt außerdem damit, wie dieses in das Personalmanagement integriert ist. Viele Unternehmen verstehen das Mitarbeitergespräch als einmaliges Unterfangen im Jahr. Doch das ist nicht Sinn der Sache. Was ist zum Beispiel, wenn sich Führungskraft und Mitarbeiter auf Ziele geeinigt haben, sich aber unterjährig neue Unternehmensziele ergeben, die diese obsolet machen?
Oder was ist, wenn ein Mitarbeiter feststellt, dass ein Ziel nur erreichbar ist, wenn sich bestimmte Bedingungen im Unternehmen ändern oder neues technisches Equipment angeschafft wird? Gründe gibt es also viele, warum während des laufenden Jahres nochmal der ein oder andere Austausch geführt werden sollte. Lassen Sie immer ausreichend Raum für Kritik.
Digitale Unterstützung löst Bürokratie
Doch so manche Führungskraft scheut diesen Dialog und schiebt ihn auf die lange Bank. Warum? Ganz einfach: Weil Mitarbeitergespräche für sie mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden sind. Allein schon die Protokollierung der Ergebnisse verschlingt viel Zeit: Zunächst wird alles auf Papier festgehalten, muss dann digitalisiert und an HR geschickt werden. Auch die Vorbereitung kann aufwendig sein.
Mit HR-Software hingegen können sich Ziele und Mitarbeitergespräche direkt digital abbilden lassen - oder zumindest Wege finden lassen, wie der Prozess papierärmer ablaufen kann. Und zwar mit weniger Aufwand und ohne Ablenkung vom eigentlichen Inhalt. Rufen Sie die Protokolle der vergangenen Gespräche als Vorbereitung auf.
Per Knopfdruck lassen sich idealerweise die Inhalte in der digitalen Mitarbeiterakte speichern und am Jahresende wird der Status der Zielerreichung ebenso einfach direkt die Payroll gesandt. So landet dann auch der durch die Zielerreichung erwirtschaftete Bonus mit der nächsten Gehaltszahlung ohne Umwege auf dem Konto des Mitarbeiters. Und schon kann es motiviert weitergehen!