Lohndaten melden: ganz einfach elektronisch
Alle Schweizer Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die Lohndaten ihrer Mitarbeitenden regelmässig an verschiedenen Stellen wie Ausgleichskasse, Versicherer, Kantonale Steuerverwaltungen oder dem Bundesamt für Statistik zu melden. Ein bislang mühseliges Unterfangen. Denn je nach Empfänger gelten für die Lohndeklaration andere Vorschriften. Ohne Softwareunterstützung mussten Lohndaten für Sozialversicherungen und für jede Behörde separat aufbereitet werden, ein grosser administrativer Aufwand.
Das erkannte auch Swissdec. Swissdec ist ein nicht gewinnorientierter Zusammenschluss unabhängiger Partner, der die Übermittlung von Lohndaten von den Unternehmen zu den Sozialversicherungen und Behörden regelt. Dazu erarbeiteten die Swissdec-Mitglieder – die Suva, die AHV, die Schweizerische Steuerkonferenz, der SVV und das Bundesamt für Statistik – das einheitliche Lohnmeldeverfahren «ELM». Mit dem Lohnstandard gehört das manuelle Ausfüllen mehrerer Formulare der Vergangenheit an; stattdessen werden Lohndaten einheitlich elektronisch übers Internet übermittelt – verschlüsselt und direkt aus dem Lohnbuchhaltungsprogramm heraus. Ein Distributor filtert die eingehenden Daten und verteilt sie an die jeweiligen Empfänger. So wird sichergestellt, dass jede Stelle nur jene Lohndaten erhält, die sie auch erhalten darf.
Geringerer Prüfaufwand
Dank ELM verringern Unternehmen den administrativen Aufwand für die Lohndeklaration deutlich. Nicht bloss bei der Übermittlung: Lohndaten müssen nur einmal in der Lohnbuchhaltung erfasst werden. Dank des automatisierten Verfahrens, das für jeden Lohndatenempfänger das korrekte Profil zusammenstellt, werden der Prüfaufwand verringert sowie zu hohe Prämien und zeitaufwändige Fehlerkorrekturen vermieden.
Damit Unternehmen ihre Lohndaten via ELM verschicken können, müssen sie entsprechende Vorkehrungen treffen: Allen Vorkehrungen voran wird ein Swissdec-zertifiziertes Lohnbuchhaltungssystem benötigt. In diesem müssen Unternehmen die Grunddaten für die Empfänger, Löhne und Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand halten – am besten, indem Veränderungen laufend im System erfasst werden. Eine Anleitung für Anwender einer Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung finden Sie hier.
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