Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassungssysteme ermöglichen das einfache Verwalten von Arbeitszeiten, Zutrittsrechten und Abwesenheiten des gesamten Unternehmens, egal ob Kleinbetriebe, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne, in einer einzigen Software.

Der große Vorteil von Zeiterfassungssystemen ist die Transparenz. Von einem funktionierenden Zeitmanagement profitieren Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Flexible Arbeitszeitmodelle wie zum Beispiel Gleitzeit oder Homeoffice können fair im Arbeitsalltag integriert werden, da Arbeitszeiten lückenlos und transparent erfasst werden. Über- und Minus-Stunden können in Echtzeit abgerufen werden und die Zeiterfassungssysteme überwachen gleichzeitig auch gesetzliche Arbeitszeitvorschriften und erlauben die Organisation von Urlaub, Abwesenheit bei Krankheit, Überstundenauf- und abbau oder auch die Einhaltung der Pausenzeiten.

Für die Unternehmensführung bietet eine integrierte Zeiterfassungssoftware die Möglichkeit, alle Aufgaben rund um die Personalverfügbarkeit besser abzubilden: Ist-Zustand und Soll-Zustand. Durch die Personalzeiterfassung können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mit wenigen Klicks auf verschiedene Projekte oder Kostenstellen verteilen und effiziente Abläufe ohne Leerlauf gewährleisten.

Die Infoniqa Zeiterfassungssoftware bereitet Unternehmen optimal auf die Anforderungen moderner und zukünftiger Arbeitswelten vor – inklusive einer Vielzahl verschiedener Arbeitszeitmodelle. Egal ob Kleinbetriebe, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne, unsere Software ist für jede Unternehmensgröße geeignet.

Eine gute Zeiterfassungssoftware muss mehrere Aufgaben erfüllen:

• Übersichtlichkeit: Mitarbeiter und HR müssen auf einen Blick Informationen rund um die Arbeitszeiterfassung, Besucherverwaltung etc. abrufen können
• Flexibilität: Die Zeiterfassung-Software bietet verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu erfassen, zum Beispiel als Zeit in Stunden und/oder Minuten oder als Zeiten „von – bis“.
• Vollständigkeit: Eine umfängliche Software zur Arbeitszeiterfassung sollte alle Aufgaben im HR-Bereich abdecken. Somit benötigen kleine, mittelständische oder große Unternehmen nicht mehrere Methoden, die im schlimmsten Fall nicht aufeinander abgestimmt sind, sondern sollten alles in einer Methode abbilden können.
• Nutzerorientierung: Jeder Mitarbeiter muss die Zeiterfassung und Zeitmanagement Software problemlos nutzen können. Usability ist daher Aufgabe Nummer Eins.
• Mobilität: Um sowohl im Office, im Homeoffice als auch von unterwegs die Arbeitszeiten erfassen zu können, braucht es mobile Lösungen. Eine App ist hier besonders praktisch, aber auch mobil optimierte Zeitmanagement Systeme schaffen hierbei Abhilfe.

Es gibt einige weitere Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Zeiterfassungssoftware in Ihrem Unternehmen etablieren möchten. Wir beraten Sie gerne, sprechen Sie unser Expertenteam einfach an!

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitnehmer vor einem Übermaß an Überstunden und nicht festgehaltener Mehrarbeit geschützt werden müssen. Damit geht einher, dass Arbeitszeit idealerweise digital und systematisch in einer Zeiterfassung Software erfasst werden sollte, um verschiedene Vorgaben zu erfüllen. Diese Regelung gilt für alle EU-Staaten und wird zukünftig auch auf dem deutschen Arbeitsmarkt angewandt. Betroffen sind auch Homeoffice und Außendienst. Wer frühzeitig ein Zeiterfassungsprogramm einführt, ist auf diese Änderungen vorbereitet und kann sie ohne Zeitdruck im Unternehmen implementieren.

Von einer Zeiterfassung profitieren auch Ihre Mitarbeiter direkt. Wie sehen Sie in folgender Liste:

• Faire Regelungen: Bezahlt wird, was geleistet wird
• Transparenz: Überstunden werden exakt festgehalten
• Schutz vor Überarbeitung
• Kontrollinstrument zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen
• Einhaltung von Ruhe- und Pausenzeiten

Die moderne Arbeitswelt entwickelt sich immer stärker in Richtung Flexibilität und Autonomie. Auf den ersten Blick gehören „Flexibilität“ und eine Zeiterfassung Software nicht direkt zusammen – doch das Potenzial wird heftig unterschätzt.

Eine elektronische Zeiterfassung kann für die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters individuell konfiguriert werden und erlaubt somit flexible Zeitpläne. Das ist gerade im Umfeld von Projektmanagement und Projektzeiterfassung sehr wichtig. Gleichzeitig kann die Personalabteilung in Zeitmanagement Tools schnell eine zu hohe Stundenlast und daraus resultierende Überarbeitung der betroffenen Mitarbeiter erkennen und gegensteuern, beispielsweise durch automatisierte Frühwarnsysteme, bevor eine bestimmte Stundenzahl bei der Arbeit erreicht wird.

Das Vorgehen ist daher wie folgt in dieser Liste zusammengefasst:

• Auswählen des passenden Zeitmanagement Tools nach den unternehmenseigenen Aufgaben und Anforderungen
• Die Zeiterfassungssoftwaree wird eingeführt und an die individuellen Prozesse angepasst
• Die Mitarbeiter erhalten streng reglementierte Zugänge zur Zeiterfassungssoftware und können mit einem Klick (oder bei einer App: mit einem Fingerstreif) Zeiten erfassen, aber auch – je nach Workflow und Berechtigung – ihre Arbeitszeiterfassung korrigieren, Urlaubs- und Fehlzeiten-Anträge stellen u. v. m. Ein manueller Antrag beim Vorgesetzten via Mail ist mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung also nicht mehr nötig.
• Die Aufgabe der Personalabteilung ist es dann lediglich, prüfend bzw. helfend einzugreifen, falls die Fehlerfrüherkennung in Zeitmanagement Tools Diskrepanzen erkennt

Beim Projekt "Zeiterfassungssoftware" muss ein Unternehmen zukunftsorientiert planen. Daher ist eine mobile App heute meist Grundvoraussetzung bei der Einführung neuer Zeiterfassungssysteme.  

Umständliche Listen erstellen, langwieriges Stempeln am Terminal oder teure RFID Chips werden durch eine Zeiterfassungssoftware ebenfalls überflüssig, denn die webbasierte Software für Zeiterfassung funktioniert am Laptop, Tablet oder in einer App auf dem Smartphone Ihrer Mitarbeiter. Die Erfassung der reinen Arbeitszeit ist elementar wichtig. Darüber hinaus kann eine Erfassung von Abwesenheiten durch Krankheit oder Urlaub eine große Erleichterung für Mitarbeiter und die Personalabteilung sein.

Um die Arbeitszeiterfassung flexibel und ausfallsicher zu gewährleisten, gibt es zahlreiche mobile Applikationen für die Personalzeiterfassung. Die Zeiterfassung übernehmen die Mitarbeiter somit selbst – schnell und unkompliziert auf dem mobile Device ihrer Wahl.

Ob eine Zeiterfassungs App gut ist oder nicht, hängt vor allem davon ab, wie der persönliche Bedarf in der Zeitwirtschaft aussieht. Manche Unternehmen benötigen ausschließlich einen Ersatz für das physische Stempeln der Mitarbeiter, so dass die Zeiterfassung Software nicht mehr bieten muss als einen Button zum Ein- und Ausstempeln für die Mitarbeiter. Manche Unternehmen wollten eine Projektzeiterfassung für das Reporting im Projektmanagement und widerrum andere Unternehmen lassen die Daten direkt in die Payroll fließen. So geben sie den Mitarbeitern zeitgleich jede Menge Möglichkeiten in der Software, rund um die Zeitwirtschaft aktiv zu werden: Zeit buchen, Urlaubsanträge einreichen, Fehlzeiten anmelden, Daten korrigieren, Monatsauswertungen erstellen u. v. m.

Wichtig ist, dass die Zeiterfassung App von einem professionellen, etablierten Anbieter stammt, intuitiv bedienbar ist, mit Erfahrung und Know-how eingerichtet wird und alle Anforderungen erfüllt, die Sie persönlich in Ihrem Unternehmen erfüllen müssen.