Lohnabrechnung im Outsourcing: Unsere Leistungen

Bei einem solchen externen Service übernimmt ein Lohn- und Gehaltsabrechnung Outsourcing Partner die typischen Aufgaben rund um Lohn und Gehalt für Sie. Das kann das Erstellen der Lohnabrechnung sein, das Meldewesen, nur Teile davon oder noch viel mehr.

Der Begriff "Outsourcing" bezieht sich grundsätzlich auch auf alle anderen Unternehmensbereiche, relevant im Bereich Human Resources ist aber vor allem das Outsourcing von allen Payroll-Aufgaben.

Der Payroll Partner erledigt dann genau diese Tätigkeiten für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Wenn Sie nur einen Teil Ihrer Lohn und Gehaltsabrechnung auslagern wollen, ist das überhaupt kein Problem: Der Infoniqa Teil-Service ermöglicht es Ihnen, die angebotenen Leistungen beliebig zusammenzustellen und so viel oder so wenig der Lohnbuchhaltung wie Sie möchten von unseren Experten erledigen zu lassen.

Sie entscheiden, welches Leistungslevel Sie in Anspruch nehmen wollen – bis hin zu einem vollständigen Auslagern Ihrer Personalabrechnung. So haben Sie oder Ihre Mitarbeiter den Rücken frei von Tätigkeiten, die nicht in Ihre HR-Strategie passen, und können sich gleichzeitig auf eine hohe Qualität der ausgelagerten Bereiche verlassen. Diese Leistungen setzen wir gerne als Bausteine Ihres Teil-Services für Sie um:

• Stammdatenupdates: Durchführung der Stammdatenupdates für Krankenkassenbeitragssätze und Fusionen, Bank- und Finanzamtverzeichnis
• Test- und Echtabrechnungen: Durchführung der monatlichen Test- und Echtabrechnung inkl. Rückrechnungen  
• Beitragsnachweise: Daten Übermittlung Beitragsnachweise, DEÜV, ELSTAM, Elster, EEL, Zahlstellenverfahren  
• Auswertungen & Reporting: Aufbereitung der Daten für die monatlichen und jährlichen Standardauswertungen
• Zahlungsverkehr & Finanzbuchhaltung: Bereitstellung der Zahlungsverkehrdaten und Finanzbuchhaltungsschnittstelle
• Monatsabschluss: Monatsabschluss und Zeitraumwechsel
• Tarife: Tarifpflege der Standardtarife aus BigData
  • optional: indiv. Tarif-Anpassungen nach Beauftragung
• Zusatzleistung: Druck und Postversand zzgl. Porto

Der Payroll Teilservice von Infoniqa ist genau das richtige für Sie, wenn Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Ihrem Unternehmen nach wie vor selbst abrechnen möchten, aber hier und da gerne etwas Unterstützung bei der Lohnbuchhaltung hätten.

Praktischerweise können Sie an unsere Lohnabrechnung Experten einfach genau die Teile Ihrer Gehaltsabrechnung auslagern, die Ihre Arbeit oder die Ihrer Mitarbeiter blockieren – sei es Entlastung im Meldewesen oder bestimmte Abschnitte im Zyklus der Gehaltsabrechnung. Als Vorstufe davon decken wir mit unseren Services gerne auch nur die IT-Aufwände ab, wenn Sie das am meisten entlastet. Falls Sie irgendwann den Bedarf haben, die komplette Gehaltsabrechnung auszulagern, machen wir als BPO-Experte das jederzeit möglich.

Die Vorteile beim Auslagern Ihrer Lohnabrechnung liegen auf der Hand:

1. Deutlich geringerer Aufwand für Sie oder Ihre Mitarbeiter bei voller Kontrolle (wenn gewünscht)
2. Deutlich mehr Zeit für HR-Strategien, HCM Themen, Mitarbeitergespräche und kreative Lösungen
3. Sie behalten als Unternehmer alle Kosten im Blick -  skalierbar, monatlich planbar und immer transparent
4. Geringere Aufwände, da neben den reinen Personalkosten für die Personalabrechnung auch ständige Weiterbildungen, DSGVO-konforme Datenspeicherung und spezielle Software-Programme wegfallen
5. Extraportion an Datensicherheit und Hochverfügbarkeit, da die Daten im Hochsicherheits-Rechenzentrum liegen – abgesichert mit Sicherheitsmaßnahmen, die ein normales Unternehmen nur mit unverhältnismäßigem Aufwand realisieren kann
6. Unabhängigkeit vom Fachkräftemangel: die Lohnabrechnung Experten stellt der Dienstleister (Infoniqa) und ist damit auch verantwortlich für das Recruiting und die Weiterbildung der eigenen Payroll-Fachkräfte
7. Maximale Ausfallsicherheit: Da sich Lohn-Services darum kümmern, dass immer genug Personal zur Verfügung steht, um die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten, ist natürlich in allen Unternehmens- und Wirtschaftslagen dafür gesorgt, dass Ihre Payroll erledigt wird. Fällt ein firmeninterner Lohnabrechnung Mitarbeiter für diesen Bereich aus, kann es hingegen brenzlig werden.
8. Höhere Effizienz: Da die Lohnbuchhaltung Experten den ganzen Tag fast nichts anderes machen als Gehalt abzurechnen, verfügen sie natürlich über eine außerordentliche Expertise rund um aktuelle Gesetze. Auch Sonderfälle können Sie deutlich schneller lösen, da sie auf umfangreiche Erfahrungen aus dutzenden Kundenprojekten zurückgreifen. So wird die Personalabrechnung deutlich schneller erledigt als bei einer internen Lösung oder beim Steuerberater.

Die Liste der Nachteile hingegen ist kurz:

1. Kosten: Die Lohnabrechnung erfolgt zumeist je Abrechnungsfall personengenau. Diese Kosten wollen natürlich beglichen werden.
2. Partnerwahl: Bei der Wahl des passenden Dienstleisters sollte man genau hinsehen, schließlich arbeitet die externe Lohnbuchhaltung mit hochsensiblen Mitarbeiterdaten.

Um die Suche nach dem richtigen Lohn Partner etwas zu erleichtern, haben wir Ihnen eine Checkliste für Sie zusammengestellt. So können Sie infrage kommende Anbieter in wenigen Minuten perfekt miteinander vergleichen.

Business Process Outsourcing (BPO) steht für das Auslagern von Unternehmensprozessen (Business Process) an einen externen Dienstleister. Unternehmensseitig verringert sich der Aufwand enorm, da nur mehr eine verantwortliche Person den Dienstleister steuern muss. Die eigentliche Bewältigung der Aufgaben des ausgelagerten Prozesses (z.B. HCM oder Lohnabrechnung) erledigt der Dienstleister.

In der Personalarbeit können verschiedene Prozesse ausgelagert werden – von HCM über Zeitmanagement bis hin zur Personalabrechnung, bei welcher es sich um einen abgeschlossenen, tiefgreifendes Fachwissen benötigenden Bereich handelt. Dadurch ist die externe Lohnbuchhaltung prädestiniert für das Auslagern – vorausgesetzt, man findet einen passenden, erfahrenen Kontakt für das Auslagern der Lohnabrechnung.

Es ist genau dann sinnvoll, wenn es um Unternehmensbereiche geht, die ein sehr spezifisches Fachwissen benötigen, aber nicht direkt mit anderen Fachbereichen im Austausch stehen müssen.

Darum ist das Auslagern der Payroll so enorm beliebt: Es ist sehr aufwändig, das notwendige Entgeltabrechnung-Fachwissen stets up to date zu halten, während es sich gleichzeitig um einen nicht-wertschöpfenden, für sich abgeschlossenen Bereich handelt (von Datenübergaben an die Zeitwirtschaft einmal abgesehen).

Lohnabrechnung auslagern ist besonders sinnvoll, wenn Unternehmen Schwierigkeiten haben, eine eigene interne Stelle damit Vollzeit zu besetzen bzw. wenn die Unternehmensstrategie vorsieht, dass sich alle Tätigkeiten auf Wertschöpfung konzentrieren sollen. Eine korrekte Payroll ist zwar für jedes Unternehmen absolute Grundvoraussetzung. Aber leider wird ein fehlerfreies Ergebnis in der Lohnabrechnung als selbstverständlich erachtet und in der Belegschaft nicht als motivierende Maßnahme wahrgenommen.

Eine Auslagerung der Lohnabrechnung bietet sich – schon aus Effizienzgründen – daher absolut an.

Wichtig ist in erster Linie, dass man den richtigen Dienstleister auswählt. Es gibt einige Punkte, an denen man erkennt, ob man es mit einem echten Lohnabrechnung Profi zu tun hat oder ob die Personalabrechnung nur eine von vielen Dienstleistungen ist, die beispielsweise beim Steuerberater nur „nebenbei“ mit angeboten wird – denn das verspricht höhere Gebühren und deutlich weniger Expertise als bei einem ausgewiesenen Fachexperten für Lohn und Gehalt.

Achten Sie daher auf die folgenden Punkte:

1. Ist das Auslagern der Lohnabrechnung nur eine von vielen Dienstleistungen (Steuerberater) oder ist es ein ausgewiesener Experte?
2. Gibt es eine transparente Leistungsbeschreibung?
3. Sind Kündigungs-, Reaktions- und Lösungsfristen definiert?
4. Gibt es eine klare Aufstellung über Vergütungsberechnung und Zusatzgebühren?
5. Verfügt der Dienstleister über Spezialwissen wie z. B. die Branchen-Abrechnungsmodalitäten, die für Ihr Unternehmen relevant sind?
6. Ist die Einhaltung der Datensicherheitsgesetze gewährleistet? Gibt es einen vorzeigbaren Maßnahmenplan rund um den Datenschutz?
7. Ist Ihre Mitwirkungspflicht definiert?
8. Gibt es namhafte Referenzkunden, bei denen Sie Feedback zur Qualität der Abrechnungen und des Services einholen können? Gibt der Dienstleister diese gerne oder eher ungerne heraus?
9. Steht ein persönlicher Kontakt (Consulting) für die externe Lohnabrechnung zur Verfügung? Wo ist dieser angesiedelt (Ausland oder Inland?)?
10. Wie steht es um die grundsätzliche Kundenzufriedenheit?
11. Handelt es sich um einen kreditwürdigen Kontakt mit einer positiven Wirtschaftsauskunft?
12. U. v. m.

Um alle wichtigen Punkte zu beachten, haben die Payroll-Experten von Infoniqa eine praktische Checkliste als Entscheidungshilfe entwickelt.

Laden Sie sich die Checkliste „Wie finde ich den Partner für Payroll-Outsourcing, der zu mir passt?“ gratis herunter >>

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Full- und Teil-Outsourcing sowie Managed Application Services.

Beim Full-Outsourcing übernimmt der Dienstleister lückenlos alle Aufgaben der Personalabrechnung. Sie als Unternehmen liefern nur die monatlichen Änderungen, alles andere erledigt der Mitarbeiter des Dienstleisters.

Beim Teil-Outsourcing wird vorab definiert, welche Aufgaben innerhalb der Personalabrechnung ausgelagert werden sollen. Einen Teil erledigt also ein Mitarbeitender von Ihnen, den anderen Teil bearbeitet der Dienstleister.

Beim Managed Application Service wird die Personalabrechnung komplett von Ihnen innerhalb Ihres Unternehmens erledigt – ein Dienstleister hat mit dem Abrechnungsvorgang nichts zu tun. Aufgabe dieses Services ist der Betrieb der Software, die für die Personalabrechnung gebraucht wird. Er kümmert sich darum, dass die Datensicherheit optimal ist, dass die Software zuverlässig und lückenlos verfügbar ist und spielt Updates etc. ein.

Als Kunde eines Managed Application Services erledigen Sie die Entgeltabrechnung wie gewohnt selbst mit dem von Ihnen gewählten Software-Programm. Dabei wird Ihre IT-Abteilung entlastet, da der externe Spezialist dafür sorgt, dass die Lohnsoftware jederzeit perfekt läuft.

Die Personalverrechnung ist eine der heikelsten Themenstellungen in einem Unternehmen. Eine gesicherte Vertretung bei temporärem Ausfall der handelnden Personen ist oft nicht gegeben. Da eine verspätete Auszahlung von Löhnen und Gehältern oder die Überweisung der gesetzlichen Abgaben schwerwiegende Folgen mit sich ziehen kann, unterstützen wir Sie gerne mit unserem Vertretungsservice.

So läuft der Vertretungsservice ab: Was unser temporärer Lohn Service für Sie tun kann

Nach eingehender und fachgerechter Analyse Ihrer internen Abrechnungsprozesse durch Consulting und unsere Payroll-Experten erstellen wir eine detaillierte Prozessbeschreibung Ihres Payroll-Abrechnungsvorganges, auf Basis dessen wir Sie kurzfristig unterstützen können.

Ein Mitglied aus unserem Abrechnungsteam bearbeitet ab dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt die Personalabrechnung für Ihr Unternehmen mittels Ihrer bestehenden Payroll-Software-Umgebung – sprich: wir rechnen in und mit Ihrem System ab und bearbeiten dort alle Abrechnungsthemen.

Während des gesamten Mitarbeiterausfalls steht Ihnen Ihr Infoniqa-Payroll-Experte für alle Fragen der Lohn- & Gehaltsabrechnung zur Seite.
Am Ende dieser Phase ist eine reibungslose Rückgabe des Abrechnungsprozesses an Ihre Fachabteilung im Unternehmen völlig problemlos möglich.

Vorteile mit dem Vertretungsservice von Infoniqa:

• Mehr Sicherheit bei Ausfall der zuständigen Payroll-Fachkraft
• Zuverlässigen Schutz vor unzufriedenen Mitarbeitern und Strafgebühren
• Kein Zeitverlust durch optimale Vorbereitung des Ernstfalles
• Volle Kostentransparenz dank fairer Abrechnung nach Aufwand
• Mehr Flexibilität: ein Service, wann und wie Sie ihn benötigen

Sorgen Sie für alle Eventualitäten in der Personalabrechnung vor!