Was ist ein Outsourcing Partner?
Bei einem solchen externen Service übernimmt ein Lohn- und Gehaltsabrechnung Outsourcing Partner die typischen Aufgaben rund um Lohn und Gehalt für Sie. Das kann das Erstellen der Lohnabrechnung sein, das Meldewesen, nur Teile davon oder noch viel mehr.
Der Begriff "Outsourcing" bezieht sich grundsätzlich auch auf alle anderen Unternehmensbereiche, relevant im Bereich Human Resources ist aber vor allem das Outsourcing von allen Payroll-Aufgaben.
Der Payroll Partner erledigt dann genau diese Tätigkeiten für Sie und Ihre Mitarbeiter.
Welche Formen von Outsourcing gibt es?
Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Full- und Teil-Outsourcing sowie Managed Application Services.
Beim Full-Outsourcing übernimmt der Dienstleister lückenlos alle Aufgaben der Personalabrechnung. Sie als Unternehmen liefern nur die monatlichen Änderungen, alles andere erledigt der Mitarbeiter des Dienstleisters.
Beim Teil-Outsourcing wird vorab definiert, welche Aufgaben innerhalb der Personalabrechnung ausgelagert werden sollen. Einen Teil erledigt also ein Mitarbeitender von Ihnen, den anderen Teil bearbeitet der Dienstleister.
Beim Managed Application Service wird die Personalabrechnung komplett von Ihnen innerhalb Ihres Unternehmens erledigt – ein Dienstleister hat mit dem Abrechnungsvorgang nichts zu tun. Aufgabe dieses Services ist der Betrieb der Software, die für die Personalabrechnung gebraucht wird. Er kümmert sich darum, dass die Datensicherheit optimal ist, dass die Software zuverlässig und lückenlos verfügbar ist und spielt Updates etc. ein.
Als Kunde eines Managed Application Services erledigen Sie die Entgeltabrechnung wie gewohnt selbst mit dem von Ihnen gewählten Software-Programm. Dabei wird Ihre IT-Abteilung entlastet, da der externe Spezialist dafür sorgt, dass die Lohnsoftware jederzeit perfekt läuft.
Was ist ein Outsourcing Teilservice?
Wenn Sie nur einen Teil Ihrer Lohn und Gehaltsabrechnung auslagern wollen, ist das überhaupt kein Problem: Der Infoniqa Teil-Service ermöglicht es Ihnen, die angebotenen Leistungen beliebig zusammenzustellen und so viel oder so wenig der Lohnbuchhaltung wie Sie möchten von unseren Experten erledigen zu lassen.
Sie entscheiden, welches Leistungslevel Sie in Anspruch nehmen wollen – bis hin zu einem vollständigen Auslagern Ihrer Personalabrechnung. So haben Sie oder Ihre Mitarbeiter den Rücken frei von Tätigkeiten, die nicht in Ihre HR-Strategie passen, und können sich gleichzeitig auf eine hohe Qualität der ausgelagerten Bereiche verlassen. Diese Leistungen setzen wir gerne als Bausteine Ihres Teil-Services für Sie um:
- Stammdatenupdates: Durchführung der Stammdatenupdates für Krankenkassenbeitragssätze und Fusionen, Bank- und Finanzamtverzeichnis
- Test- und Echtabrechnungen: Durchführung der monatlichen Test- und Echtabrechnung inkl. Rückrechnungen
- Beitragsnachweise: Daten Übermittlung Beitragsnachweise, DEÜV, ELSTAM, Elster, EEL, Zahlstellenverfahren
- Auswertungen & Reporting: Aufbereitung der Daten für die monatlichen und jährlichen Standardauswertungen
- Zahlungsverkehr & Finanzbuchhaltung: Bereitstellung der Zahlungsverkehrdaten und Finanzbuchhaltungsschnittstelle
- Monatsabschluss: Monatsabschluss und Zeitraumwechsel
- Tarife: Tarifpflege der Standardtarife aus BigData
- optional: indiv. Tarif-Anpassungen nach Beauftragung
- Zusatzleistung: Druck und Postversand zzgl. Porto
Was muss ich beim Outsourcing beachten?
Wichtig ist in erster Linie, dass man den richtigen Dienstleister auswählt. Es gibt einige Punkte, an denen man erkennt, ob man es mit einem echten Lohnabrechnung Profi zu tun hat oder ob die Personalabrechnung nur eine von vielen Dienstleistungen ist, die beispielsweise beim Steuerberater nur „nebenbei“ mit angeboten wird – denn das verspricht höhere Gebühren und deutlich weniger Expertise als bei einem ausgewiesenen Fachexperten für Lohn und Gehalt.
Achten Sie daher auf die folgenden Punkte:
- Ist das Auslagern der Lohnabrechnung nur eine von vielen Dienstleistungen (Steuerberater) oder ist es ein ausgewiesener Experte?
- Gibt es eine transparente Leistungsbeschreibung?
- Sind Kündigungs-, Reaktions- und Lösungsfristen definiert?
- Gibt es eine klare Aufstellung über Vergütungsberechnung und Zusatzgebühren?
- Verfügt der Dienstleister über Spezialwissen wie z. B. die Branchen-Abrechnungsmodalitäten, die für Ihr Unternehmen relevant sind?
- Ist die Einhaltung der Datensicherheitsgesetze gewährleistet? Gibt es einen vorzeigbaren Maßnahmenplan rund um den Datenschutz?
- Ist Ihre Mitwirkungspflicht definiert?
- Gibt es namhafte Referenzkunden, bei denen Sie Feedback zur Qualität der Abrechnungen und des Services einholen können? Gibt der Dienstleister diese gerne oder eher ungerne heraus?
- Steht ein persönlicher Kontakt (Consulting) für die externe Lohnabrechnung zur Verfügung? Wo ist dieser angesiedelt (Ausland oder Inland?)?
- Wie steht es um die grundsätzliche Kundenzufriedenheit?
- Handelt es sich um einen kreditwürdigen Kontakt mit einer positiven Wirtschaftsauskunft?
- U. v. m.
Um alle wichtigen Punkte zu beachten, haben die Payroll-Experten von Infoniqa eine praktische Checkliste als Entscheidungshilfe entwickelt.