Was ist ein Outsourcing Teilservice?
Wenn Sie nur einen Teil Ihrer Lohn und Gehaltsabrechnung auslagern wollen, ist das überhaupt kein Problem: Der Infoniqa Teil-Service ermöglicht es Ihnen, die angebotenen Leistungen beliebig zusammenzustellen und so viel oder so wenig der Lohnbuchhaltung wie Sie möchten von unseren Experten erledigen zu lassen.
Sie entscheiden, welches Leistungslevel Sie in Anspruch nehmen wollen – bis hin zu einem vollständigen Auslagern Ihrer Personalabrechnung. So haben Sie oder Ihre Mitarbeiter den Rücken frei von Tätigkeiten, die nicht in Ihre HR-Strategie passen, und können sich gleichzeitig auf eine hohe Qualität der ausgelagerten Bereiche verlassen. Diese Leistungen setzen wir gerne als Bausteine Ihres Teil-Services für Sie um:
- Stammdatenupdates: Durchführung der Stammdatenupdates für Krankenkassenbeitragssätze und Fusionen, Bank- und Finanzamtverzeichnis
- Test- und Echtabrechnungen: Durchführung der monatlichen Test- und Echtabrechnung inkl. Rückrechnungen
- Beitragsnachweise: Daten Übermittlung Beitragsnachweise, DEÜV, ELSTAM, Elster, EEL, Zahlstellenverfahren
- Auswertungen & Reporting: Aufbereitung der Daten für die monatlichen und jährlichen Standardauswertungen
- Zahlungsverkehr & Finanzbuchhaltung: Bereitstellung der Zahlungsverkehrdaten und Finanzbuchhaltungsschnittstelle
- Monatsabschluss: Monatsabschluss und Zeitraumwechsel
- Tarife: Tarifpflege der Standardtarife aus BigData
- optional: indiv. Tarif-Anpassungen nach Beauftragung
- Zusatzleistung: Druck und Postversand zzgl. Porto
Welche Vor- und Nachteile hat Outsourcing?
Die Vorteile beim Auslagern Ihrer Lohnabrechnung liegen auf der Hand:
- Deutlich geringerer Aufwand für Sie oder Ihre Mitarbeiter bei voller Kontrolle (wenn gewünscht)
- Deutlich mehr Zeit für HR-Strategien, HCM Themen, Mitarbeitergespräche und kreative Lösungen
- Sie behalten als Unternehmer alle Kosten im Blick - skalierbar, monatlich planbar und immer transparent
- Geringere Aufwände, da neben den reinen Personalkosten für die Personalabrechnung auch ständige Weiterbildungen, DSGVO-konforme Datenspeicherung und spezielle Software-Programme wegfallen
- Extraportion an Datensicherheit und Hochverfügbarkeit, da die Daten im Hochsicherheits-Rechenzentrum liegen – abgesichert mit Sicherheitsmaßnahmen, die ein normales Unternehmen nur mit unverhältnismäßigem Aufwand realisieren kann
- Unabhängigkeit vom Fachkräftemangel: die Lohnabrechnung Experten stellt der Dienstleister (Infoniqa) und ist damit auch verantwortlich für das Recruiting und die Weiterbildung der eigenen Payroll-Fachkräfte
- Maximale Ausfallsicherheit: Da sich Lohn-Services darum kümmern, dass immer genug Personal zur Verfügung steht, um die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten, ist natürlich in allen Unternehmens- und Wirtschaftslagen dafür gesorgt, dass Ihre Payroll erledigt wird. Fällt ein firmeninterner Lohnabrechnung Mitarbeiter für diesen Bereich aus, kann es hingegen brenzlig werden.
- Höhere Effizienz: Da die Lohnbuchhaltung Experten den ganzen Tag fast nichts anderes machen als Gehalt abzurechnen, verfügen sie natürlich über eine außerordentliche Expertise rund um aktuelle Gesetze. Auch Sonderfälle können Sie deutlich schneller lösen, da sie auf umfangreiche Erfahrungen aus dutzenden Kundenprojekten zurückgreifen. So wird die Personalabrechnung deutlich schneller erledigt als bei einer internen Lösung oder beim Steuerberater.
Die Liste der Nachteile hingegen ist kurz:
- Kosten: Die Lohnabrechnung erfolgt zumeist je Abrechnungsfall personengenau. Diese Kosten wollen natürlich beglichen werden.
- Partnerwahl: Bei der Wahl des passenden Dienstleisters sollte man genau hinsehen, schließlich arbeitet die externe Lohnbuchhaltung mit hochsensiblen Mitarbeiterdaten.
Um die Suche nach dem richtigen Lohn Partner etwas zu erleichtern, haben wir Ihnen eine Checkliste für Sie zusammengestellt. So können Sie infrage kommende Anbieter in wenigen Minuten perfekt miteinander vergleichen.
Wann ist Outsourcing sinnvoll?
Es ist genau dann sinnvoll, wenn es um Unternehmensbereiche geht, die ein sehr spezifisches Fachwissen benötigen, aber nicht direkt mit anderen Fachbereichen im Austausch stehen müssen.
Darum ist das Auslagern der Payroll so enorm beliebt: Es ist sehr aufwändig, das notwendige Entgeltabrechnung-Fachwissen stets up to date zu halten, während es sich gleichzeitig um einen nicht-wertschöpfenden, für sich abgeschlossenen Bereich handelt (von Datenübergaben an die Zeitwirtschaft einmal abgesehen).
Lohnabrechnung auslagern ist besonders sinnvoll, wenn Unternehmen Schwierigkeiten haben, eine eigene interne Stelle damit Vollzeit zu besetzen bzw. wenn die Unternehmensstrategie vorsieht, dass sich alle Tätigkeiten auf Wertschöpfung konzentrieren sollen. Eine korrekte Payroll ist zwar für jedes Unternehmen absolute Grundvoraussetzung. Aber leider wird ein fehlerfreies Ergebnis in der Lohnabrechnung als selbstverständlich erachtet und in der Belegschaft nicht als motivierende Maßnahme wahrgenommen.
Eine Auslagerung der Lohnabrechnung bietet sich – schon aus Effizienzgründen – daher absolut an.
Welche Formen von Outsourcing gibt es?
Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Full- und Teil-Outsourcing sowie Managed Application Services.
Beim Full-Outsourcing übernimmt der Dienstleister lückenlos alle Aufgaben der Personalabrechnung. Sie als Unternehmen liefern nur die monatlichen Änderungen, alles andere erledigt der Mitarbeiter des Dienstleisters.
Beim Teil-Outsourcing wird vorab definiert, welche Aufgaben innerhalb der Personalabrechnung ausgelagert werden sollen. Einen Teil erledigt also ein Mitarbeitender von Ihnen, den anderen Teil bearbeitet der Dienstleister.
Beim Managed Application Service wird die Personalabrechnung komplett von Ihnen innerhalb Ihres Unternehmens erledigt – ein Dienstleister hat mit dem Abrechnungsvorgang nichts zu tun. Aufgabe dieses Services ist der Betrieb der Software, die für die Personalabrechnung gebraucht wird. Er kümmert sich darum, dass die Datensicherheit optimal ist, dass die Software zuverlässig und lückenlos verfügbar ist und spielt Updates etc. ein.
Als Kunde eines Managed Application Services erledigen Sie die Entgeltabrechnung wie gewohnt selbst mit dem von Ihnen gewählten Software-Programm. Dabei wird Ihre IT-Abteilung entlastet, da der externe Spezialist dafür sorgt, dass die Lohnsoftware jederzeit perfekt läuft.