Onboarding: So holen Sie neue Mitarbeiter erfolgreich an Bord
Beim Onboarding entscheidet sich, ob die neuen Mitarbeitenden ab der ersten Minute echte Fans des Unternehmens sind oder länger brauchen, um anzukommen. Was kann man tun für einen optimalen Onboarding Prozess? Wir verraten es!
Nach dem Recruiting kommt das Onboarding / die Einarbeitung. Onboarding ist darauf ausgelegt, dass sich neue Mitarbeiter von Beginn an schnell im Unternehmen wohlfühlen, sich in die Firmenstruktur integrieren und ihr neues Arbeitsumfeld sowie die wichtigsten Aufgaben kennenlernen. Doch was ist dabei zu beachten? Das erfahren Sie in diesem Artikel.
Definition Onboarding: Was ist das?
Der Onboarding-Prozess schließt direkt an den Recruiting-Prozess an. Gemeint sind damit die Phasen der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern (Onboarding = "Taking on Board"). Dabei gilt: Je leichter ein Arbeitgeber einem Neuankömmling das Ankommen im Unternehmen macht, umso höher ist die Chance, dass dieser lange loyal ist und gerne sein Bestes gibt.
Entsprechend wichtig ist es, die Onboarding-Phase sehr ernst zu nehmen und nichts dem Zufall zu überlassen. Aber wie lange dauert die Onboarding-Phase eigentlich genau? Die Antwort: Das Onboarding beginnt mit der Unterschrift unter dem Arbeits-Vertrag und endet meist mit dem Ende der Probezeit, die in der Regel einen (Österreich) bis sechs (Deutschland) Monate umfasst.
Was umfasst der Onboarding Prozess alles?
Viele Personaler würden vielleicht sogar sagen, dass erst der erste Arbeitstag den Beginn der Onboarding-Phase markiert. Doch das ist nur bedingt richtig. Immerhin liegen zwischen der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag manchmal mehrere Wochen. Warum diese ungenutzt lassen? Immerhin kann bereits in dieser Zeit eine erste Bindung an das Unternehmen aufgebaut und die Integration begonnen werden.
HR-Abteilungen können den New Hires in der Phase vor dem ersten Arbeitstag zum Beispiel bereits Informationen über die Unternehmenskultur/-führung, das Management und die neue Abteilung (inkl. neue Kollegen) zukommen lassen, über Benefits oder über wichtige Regelungen und Prozesse. Sie können dem neuen Mitarbeiter auch Zugriff auf die Personal-Management Software geben, die im Unternehmen genutzt wird. So kann der Neuankömmling im Unternehmen bereits erste Kontakte zu seiner Abteilung knüpfen. All das fördert den Eindruck: „Hier bin ich willkommen.“
Welche Maßnahmen sorgen für ein besonders positives Onboarding?
Aber es stimmt schon: So richtig los geht’s mit dem Onboarding erst ab Tag eins im Unternehmen. Hier ist es wichtig, dass sich der neue Kollege oder die neue Kollegin von Anfang an angenommen fühlt. Oft erzielen schon kleine Gesten eine große Wirkung. Zum Beispiel, dass der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet ist, wenn der neue Mitarbeiter im Unternehmen erscheint.
So signalisieren Arbeitgeber, dass sie sich auf den neuen Kollegen vorbereitet haben. Vielleicht liegt auf dem Schreibtisch auch ein kleines Welcome-Package, mit dem Betriebe zeigen können, dass sie sich auf den neuen Mitarbeiter freuen und ihm ganz klar einen Platz in den eignen Reihen eingeräumt haben.
Wichtig ist auch, nicht zu viel Druck zu machen. Der erste Tag im Unternehmen sollte ganz aufs Ankommen ausgelegt sein. Das neue Talent bekommt einen Unternehmensrundgang und lernt seine Kollegen kennen. Bei einem Gespräch mit HR und der Führungskraft erhält der Mitarbeiter dann noch einen ersten Ausblick, wie es in den kommenden Tagen weitergehen wird.
Unbedingt sollten alle Kontaktpersonen Bescheid wissen, wer an welchem Tag beginnt. Idealerweise kennen sie auch dessen fachlichen Hintergrund, um individueller auf ihn oder sie eingehen zu können. Auf gar keinen Fall sollte der Eindruck entsteht, dass irgendjemand unvorbereitet ist oder nicht mit dem Start des neuen Kollegen oder der neuen Kollegin gerechnet hat.
Veranstalten Sie ein New Hire Training zur Integration neuer Mitarbeiter
Oft stellen Unternehmen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ein. Dann lohnt es sich, für diese Gruppe ein so genanntes „New Hire Training“ zu veranstalten. Das ist eine Begrüßungsveranstaltung, bei der alle Neuangestellten Wissenswertes über die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur, das Produktportfolio und allgemeine abteilungsübergreifende Gegebenheiten erfahren.
Außerdem lernen sich die neuen Kollegen beim gemeinsamen Lunch ein wenig besser kennen und können einander künftig unterstützen. Das ist Gold wert.
In den Tagen und Wochen danach geht es systematisch an den Prozess der Einarbeitung. Der Kollege erhält eine Einführung in die verwendeten Systeme und übernimmt langsam aber sicher erste Aufgaben. Wichtig ist, den Mitarbeiter nicht mit Informationen zu überfrachten, sondern langsam zu starten und die Informationsdichte allmählich zu steigern – wenn überhaupt.
Alles andere wäre ein großer Fehler, wenn es den Mitarbeiter überfordert. Und überforderte Mitarbeiter entwickeln schnell Zweifel, ob sie überhaupt für die Aufgabe bzw. den Job geeignet sind. Das schadet der Mitarbeiterbindung, die ja in den Phasen des Onboardings eigentlich gezielt aufgebaut werden soll.
Zusammenspiel von realem und digitalem Onboarding
Besser ist es, wenn der Onboardee sukzessive in sein neues Aufgabengebiet hineinfindet. Nach ein paar Wochen nimmt er dann fest an Teammeetings teil, wird zu Besprechungen mit anderen Abteilungen hinzugezogen, bearbeitet seine Aufgaben immer selbstständiger und erhält in regelmäßigen Feedback-Gesprächen mit den Vorgesetzten immer wieder die Gelegenheit, sich mitzuteilen. Wie geht es ihm? Was läuft gut? Gibt es Probleme, die gelöst werden müssen? So hat das Talent nie das Gefühl, mit Inhalten überfrachtet zu werden, sondern stattdessen gehört zu werden und in seinem eigenen Tempo Fuß fassen zu können.
Noch abwechslungsreicher gestaltet sich das Onboarding, wenn Unternehmen dem Mitarbeiter unterschiedliche Lernformate anbieten. Einen guten Mix aus Präsenz- und Online-Veranstaltungen zum Beispiel. Gerade das Angebot digitaler E-Learning Formate wird von neuen Kollegen oft dankbar angenommen.
E-Learning Angebote und Online-Kurse haben den Vorteil, dass sie orts- und zeitunabhängig in den Arbeitsalltag integriert werden können. Dem Neuankömmling kann zum Beispiel schon zu einem frühen Zeitpunkt des Onboardings angeboten werden, die Einheiten aus der E Learning Software im Homeoffice zu absolvieren.
So lernt er das Unternehmen auch gleich von der flexiblen Seite kennen. Und gerade der Faktor der Flexibilität ist für Arbeitnehmer heute sehr wichtig. So entsteht mit der richtigen Mischung aus realen und virtuellen Angeboten bereits in der Einarbeitung-Phase gleich noch ein bisschen mehr Mitarbeiterbindung. Mission accomplished.