Mobile Zeiterfassung via App: So geht’s!

Die Corona-Pandemie hat eine Entwicklung angestoßen, die noch zu Jahresbeginn 2020 undenkbar gewesen wäre. Der Trend geht eindeutig in Richtung Remote-Working. Viele Arbeitgeber haben während der Coronakrise festgestellt, dass die Sache mit dem Home-Office besser klappt als gedacht. Nun wollen sie daran festhalten. Einer von ihnen ist zum Beispiel die Allianz, die 90 Prozent ihrer Mitarbeiter ins Home-Office schickte und nun auf den Geschmack gekommen ist. Über kurz oder lang sollen 40 Prozent der Angestellten dauerhaft von zu Hause arbeiten.

Ähnliche Töne stimmt auch das Management bei Siemens, bei der Deutschen Bank oder bei JP Morgan an. Sie alle liebäugeln mit einem Hybridmodell für ihre Mitarbeiter: Ein paar Tage zuhause, den Rest der Zeit im Büro. Der Übergang von einer stark durch Präsenzkultur dominierten Arbeitswelt zu einer vernetzten und dezentral organisierten Arbeitswelt wird auch Einfluss auf die Zeitwirtschaft haben.

Denn, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen, daran führt auch in der neuen Welt des Arbeitens kein Weg vorbei. Klassisch geschieht das über Terminals. Doch diese werden unter den sich verändernden Voraussetzungen an ihre Grenzen stoßen. Denn mit Terminals erfassen Arbeitnehmer ihre Zeiten direkt vor Ort. Wer ab und an mal einen Home-Office-Tag einlegt, kann die Zeiten dafür nachtragen, sobald er wieder im Büro ist. Das ist kein Problem. Was aber, wenn zwei Drittel der Angestellten über Tage hinweg remote arbeiten? Dann kann es beim Nachtragen schnell unübersichtlich werden.

Zumal die Arbeitszeiterfassung laut des Urteils des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassung von Mai 2019 deutlich machte: Die Arbeitszeiterfassung muss in Europa systematisch erfolgen. Entsprechend entspricht eine reine Terminal-Lösung nicht den Vorgaben des Gesetzgebers. Zu groß ist die Gefahr, dass das Nachtragen gearbeiteter Stunden im großen Stil in Vergessenheit gerät.

Aber was heißt das jetzt für Unternehmen? Sind Terminal-Lösungen damit ein Auslaufmodell? Keineswegs! Sie sind nach wie vor optimal für die Zeiterfassung vor Ort geeignet. Ergänzt um eine App können Terminals so aufgerüstet werden, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch jederzeit mobil erfassen können. Unternehmen können ihre bestehende Hardware dann weiterhin nutzen wie bisher.

Für eine ergänzende App zur Zeiterfassung spricht außerdem, dass so gut wie jeder Arbeitnehmer heute über ein Smartphone verfügt. Oft sogar über ein Firmen-Smartphone. Damit sind Angestellte von vornherein optimal ausgerüstet und es muss keine neue Hardware angeschafft werden. Alles, was sie tun müssen, ist, sich die App aus dem App-Store herunterzuladen, sich anzumelden und schon kann’s losgehen.

Apps für die mobile Zeiterfassung gibt es viele. Wichtig dabei ist jedoch, dass Arbeitnehmer auf eine einheitliche gleiche Lösung zugreifen. Am besten eine, die nahtlos mit dem Zeitwirtschaftssystem des Arbeitgebers kommuniziert und die erfassten Zeiten automatisch mit diesem austauscht. Dann gerät nichts in Vergessenheit und der Arbeitgeber ist stets auf dem neuesten Stand. Das reduziert den administrativen Aufwand spürbar.

Hat ein Mitarbeiter einmal keinen Empfang auf seinem Smartphone, wirkt sich das nicht auf die Datenqualität aus. Er trägt seine Daten wie gewohnt in die App ein und bei der nächsten Synchronisation mit dem Zeitwirtschaftssystem des Arbeitgebers ist alles wieder auf den neuesten Stand. Die einfache Handhabung einer Zeiterfassungs-App dürfte die Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft schnell steigen lassen.

Nachteile einer mobilen Zeiterfassung per App sind für Mitarbeiter tatsächlich kaum auszumachen:

• Sie müssen sich nicht in eine komplexe neue Software einarbeiten
• Es entsteht kein hoher zusätzlicher Aufwand, die Zeiterfassung lässt sich problemlos in die eigene Arbeit integrieren
• Professionelle Zeiterfassungs-Apps sind datenschutzkonform, Mitarbeiter müssen sich also keine Sorgen machen, dass ihre Daten in die falschen Hände gelangen

Eine App ist schnell funktionsbereit: keine mühsamen VPN-Definitionen und Installationen auf mobilen Endgeräten

Und so funktioniert’s: Über ein einfach zu bedienendes Interface gibt der Mitarbeiter mit einem Fingertipp an, ob er kommt oder geht. So aktiviert oder deaktiviert er die digitale Stempeluhr. In der App hat er nicht nur einen genauen Überblick über seine Zeitsalden, sondern auch über seine Urlaubssalden.

Er kann sogar direkt über die App Urlaubsanträge stellen und sie an seinen Linienvorgesetzten oder HR schicken. Mit einem Klick kann der Antrag von dem zuständigen Entscheidungsträger genehmigt werden und der Mitarbeiter erhält umgehend eine Nachricht auf sein Handy. Wem die kleinen Displays von Smartphones zu klein sind, kann übrigens jederzeit auf die Desktopversion ausweichen und seine Zeiterfassung über den PC oder Laptop managen. Zeiterfassung per App – einfacher, effizienter und sicherer geht’s nicht.