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Workflows: Effizienter dank automatisierten Geschäftsprozessen

Mit automatisierten Prozessen und Workflows lassen sich Zeit und Kosten einsparen – sei es innerhalb des Betriebs, im Verbund mit Geschäftspartnern oder im Austausch mit Kunden. Voraussetzungen dafür sind digitalisierte Informationen und entsprechende Software. Doch was ist ein Workflow und was lässt sich damit ganz konkret optimieren?

Definition: Was ist ein digitaler Workflow?

Grundsätzlich versteht man unter Workflow, oder zu Deutsch „Arbeitsablauf“, eine vordefinierte Abfolge von verschiedenen Arbeitsschritten. Dabei werden ganze Geschäftsprozesse oder Teile davon automatisiert und die dafür notwendigen Dokumente, Informationen oder Aufgaben digital von einem Beteiligten zum nächsten weitergereicht – nach vordefinierten Verfahrensregeln.

Diese Vorteile entstehen durch digitale Workflows

  • Qualitätssteigerung: Alle Arbeitsschritte eines Prozesses werden in einem Workflow genau identifiziert und festgehalten. Auch die Dokumentenablagen oder die Rolle der involvierten Personen ist genau geregelt. So schleichen sich weniger Fehler.
  • Effizienzsteigerung: Je besser ein Arbeitsablauf geregelt ist, desto einfacher und schneller kann der Prozess durchlaufen werden. Die im digitalen Workflow Management definierten Prozesse, die im besten Fall von einer geeigneten Software unterstützt werden, steigern die Effizienz eines Unternehmens enorm. Insbesondere bei wiederkehrenden Vorgängen.
  • Erhöhte Transparenz und vereinfachte Zusammenarbeit: Wer bearbeitet gerade welchen Prozessschritt? Was muss als nächstes erledigt werden? Das Arbeiten mit Workflows bietet volle Transparenz über Aktivitäten und Ergebnisse.
  • Bessere Entscheidungsgrundlage: Die jederzeit aktuellen Informationen, die im Zuge eines Workflows über Prozesse entstehen, machen es einfacher, Entscheide zu fällen.

Voraussetzungen für Workflow Management

Bevor ein Workflow erstellt werden kann, sollten gewisse vorbereitende Fragen beantwortet werden: 
Wo liegen die digitalen Potenziale im eigenen Unternehmen? Wo lassen sich interne Unternehmensprozesse optimieren? Wo lassen sich Anknüpfungspunkte an Geschäftspartner und Kunden so gestalten, dass der WorkflowProzess durch einen Workflow schneller und einfacher wird? Um diese Fragen beantworten zu können, müssen Sie Ihre Wertschöpfungskette auf Digitalisierungsmöglichkeiten analysieren. Suchen Sie nach aktuellen Technologien und Möglichkeiten, die Ihrem Geschäft einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Idealerweise führen Sie diese Analysen zusammen mit einem Experten bzw. einem Partner durch, der Sie in Digitalisierungsstrategien beraten kann.

Weil die Erwartungshaltung auf Kunden- und Partnerseite zunimmt, müssen die neuen Möglichkeiten in die eigenen Geschäftsprozesse integriert werden. Dank digitaler Workflows lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern. Eine Analyse kann beispielsweise aufzeigen, dass sich in der Produktion die Durchlaufzeiten verkürzen lassen, um schneller liefern zu können. Oder, dass man Serviceprozesse von der Quittierung des Arbeitsrapports durch den Kunden via Tablet des Aussendienstlers bis zur Verrechnung der Leistung in einem Workflow automatisieren kann. Das spart Zeit und es geht nichts vergessen.

Effizienzsteigerung bei Standardprozessen

Ob im Verkaufsprozess, im Kundenservice oder in der Produktion von Gütern: IT-gestützte, digitale Verarbeitung und Workflow Management kann in praktisch allen Unternehmensbereichen Mehrwerte bringen.

Sei es bei internen Abläufen wie in der Lohnbuchhaltung oder im HR-Wesen, aber auch mit dem Einsatz eines Online-Tools zur Terminbuchung für Kunden, die Abwicklung von Offerten und Aufträgen oder die Materialbewirtschaftung: Jeder digitalisierte Bereich kann für sich, aber vor allem im Verbund mit den anderen Elementen – im Workflow – eine Effizienzsteigerung bedeuten. In Verbindung mit Cloud-Services können komplette Bereiche wie CRM, ERP und andere Datenbestände zentralisiert und in einer hohen Datenqualität hochverfügbar gemacht werden.

Konkretes Beispiel: Workflow bei automatisierten Kreditorenprozessen

Die digitale Verarbeitung im Rechnungsprozess birgt beispielsweise viel Potenzial für mehr Effizienz. Ein digitaler Workflow beim Verarbeiten von Kreditoren kann zum Beispiel folgendermassen ablaufen:

  • Automatische Erkennung des Rechnungsinhalts
  • Automatische Ablage und Archivierung
  • Automatisierter Bearbeitungsprozess (Workflow)
  • Kontierung (Fibu, Kostenrechnung, Projekte) ausgelagert in den Workflow
  • Automatische Verbuchung als offener Posten

Vom Empfang einer Rechnung bis zu deren Zahlung können Prozesse also standardisiert und automatisiert werden. Der Überblick über den gesamten Prozess ist damit jederzeit gewährleistet. Neben einer schnelleren Verarbeitung kann so auch die Datenqualität erhöht werden.

Weil Finanz- und Buchhaltungsdaten für unterschiedlichste Aufgaben verwendet werden – etwa für die Rechnungsstellung, Bestellungen, Zahlungen, Steuererklärung oder die Budgeterstellung – müssen sie strukturiert abgelegt und zentral verfügbar gemacht werden. Lösungen wie Docuware oder M-Files unterstützen die Archivierung und Verarbeitung der Finanzdaten. Gerade die Optimierung der Rechnungsprozesse durch M-Files ermöglicht es, manuelle Arbeitsschritte durch digitalisierte Workflows von der Freigabe von Rechnungen bis zur Bezahlung zu ersetzen.