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Personalmanagement Software in Deutschland: Was die Tools leisten

Was macht eine gute Personalmanagement Software für Unternehmen in Deutschland aus? Einblicke und Tipps der Infoniqa-Experten.

Der Begriff „Personalmanagement“ bezieht sich auf alle Prozesse im Personalwesen – und das reicht vom Recruiting bis zum Exitgespräch eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin. Somit umfasst das Personalmanagement also extrem viele Prozesse, die ohne eine Software praktisch nicht mehr steuerbar sind.

Manche Angebote für Personalsoftware können international eingesetzt werden. Aber werfen wir einmal einen Blick explizit auf die Anforderungen innerhalb der Bundesrepublik: Wir sagen Ihnen, was eine Personalmanagement Software für Unternehmen in Deutschland leisten kann.

Wer ist für das Personalmanagement zuständig?

Für das Personalmanagement sind Human Resources Manager zuständig. Sie steuern unter anderem die folgenden Bereiche:

  • Bewerbermanagement
  • Onboarding
  • Personalentwicklung
  • Seminarmanagement
  • eLearning
  • Zielvereinbarungen
  • Zeiterfassung

Um diese vielen verschiedenen Themengebiete des Personalmanagements zu steuern, sollte in HR-Abteilungen eine Personalmanagement Software zum Einsatz kommen. Allerdings ist die Realität häufig eine andere. Viele HR-Manager steuern Prozesse und verwalten Daten nach wie vor mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel. Doch das erweist sich zunehmend als ineffizient.

Zum Beispiel, weil es schnell zu Datenschutzproblemen kommen kann. So kann es etwa passieren, dass sensible personenbezogene Daten, die längst hätten gelöscht werden müssen, in irgendwelchen Listen auf dem unternehmenseigenen Server herumdümpeln. Mit einer Personalmanagement Software passieren solche Datenschutzverstöße, die Unternehmen im Zweifel teuer zu stehen kommen können, nicht. Sie erledigt das Löschen automatisch und hält Löschfristen zuverlässig ein.

Das ist besonders relevant, wenn es darum geht, die DSGVO-Vorgaben einzuhalten – in Deutschland, aber auch grundsätzlich im DACH-Raum.

Was ist eine Personalmanagement Software?

Aber natürlich sprechen noch viele weitere Punkte für die Anschaffung einer Personalmanagement Software. Die Tools bieten Funktionen, mit denen sich alle Bereiche des Human Resources Managements abbilden und steuern lassen. Eine Personalmanagement Software ist sozusagen das Cockpit, in dem alle Daten Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und alle HR-Workflows zentral zusammenlaufen.

Eine Personalmanagement Software umfasst in Deutschland zum Beispiel folgende Funktionen:

  • Digitale Personalakte
  • Funktionen zum Steuern von Mitarbeitergesprächen
  • Reporting Tools
  • Funktionen für das Performance- und Ideenmanagement
  • Funktionen für die Payroll

Vorteile einer Personalmanagement Software

Der entscheidende Vorteil einer Personalmanagement Software ist, dass sie all Ihre Workflows im Personalwesen eins zu eins abbilden kann. Und dank ihres hohen Automatisierungsgrades erledigt eine Personalmanagement Software viele Aufgaben sogar ohne das Zutun von Personalmanager*innen.

Das macht eine Personalmanagement Software extrem effektiv, denn HR-Verantwortliche werden auf diese Weise von vielen wiederkehrenden administrativen Aufgaben entlastet und haben mehr Zeit, um sich um die Mitarbeitenden ihres Unternehmens zu kümmern.

Gibt es Unterschiede in Deutschland, Österreich und anderen Ländern?

Für klassische Personalmanagement-Aufgaben wie das Recruiting oder das Onboarding sind digitale Tools international einsetzbar, wenn diese die jeweils nötigen Sprachen abdecken. Gesetzlich gibt es in diesen Sektoren kaum Punkte, die beachtet werden müssen.

Aber eine Personalmanagement Software z. B. für die Personalabrechnung in Deutschland bildet auch landesspezifische Prozesse ab. Im Bereich der Payroll erstellen Sie mit einer Personalmanagementsoftware zum Beispiel Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei berücksichtigt das Tool automatisch die Gesetzgebung des jeweiligen Landes und steuert Payrollworkflows in Deutschland anders als etwa in Österreich oder der Schweiz.

In dem Tool sind die jeweiligen Gesetzesvorgaben eines Landes hinterlegt und werden automatisch bei der Gehaltsabrechnung berücksichtig. Auch kurzfristige Gesetzesänderungen werden umgesetzt, denn eine Personalmanagementsoftware aus der Cloud wird von dem Hersteller regelmäßig automatisch upgedatet, sodass HR-Manager sicher sein können, dass sie immer auf der aktuellen Grundlage der Gesetzgebung arbeiten. Auch das vermeidet Fehler und Unsicherheiten.

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Automatischer Datenaustausch in einer Personalmanagement Software

Es gibt noch weitere Vorteile, die eine Personalmanagement Software bietet: Mit einem solchen Tool müssen personenbezogene Daten, die zum Beispiel in der Digitalen Personalakte gespeichert sind, aber auch für andere Bereiche wie die Payroll relevant sind, nicht an vielen verschiedenen Stellen einer Personalmanagement Software eingetragen werden. Stattdessen werden sie nur einmal hinterlegt.

Ändert der zuständige HR-Manager Stammdaten einer Mitarbeiterin in der Digitalen Personalakte, werden diese automatisch auch in der Payroll und in anderen relevanten Stellen aktualisiert. Das spart viel Zeit und alle Daten sind immer auf dem neuesten Stand.

Es ist auch möglich, dass Mitarbeitende Zugriff auf Teile der Personalmanagement Software erhalten. Sie können dann zum Beispiel ihre Stammdaten selbst aktualisieren, sobald sich eine Veränderung ergibt. Dieses Prinzip nennt sich Employee Self Service – was so viel heißt wie „Mitarbeitenden-Selbstbedienung“.

Arbeitnehmende erhalten dazu einen persönlichen Login und individuelle Zugangsberechtigungen zur Personalmanagement Software. Sie können damit zum Beispiel auch Urlaub beantragen oder Weiterbildungsanträge stellen. Employee Self Services entlasten HR somit von vielen administrativen To Do’s.

Auswahl einer Personalmanagement Software

Es spricht also vieles für die Implementierung einer Personalmanagement Software. Was allerdings die Auswahl nicht gerade einfach macht, ist die wachsende Zahl an Lösungsanbietern.

Wichtig bei der Wahl einer Personalmanagement Software in Deutschland: Unternehmen sollten zuerst hinterfragen, für welche Bereiche sie eine HR-Software konkret brauchen. Dieses Wissen ist die Grundvoraussetzung dafür, um zu erkennen, wonach man am Markt suchen muss und welcher Lösungsanbieter die richtigen Funktionen anbietet. 

Umso wichtiger ist es, im ersten Schritt die richtigen Stakeholder in den Prozess zu integrieren und gemeinsam zu eruieren: Was muss eine Personalmanagement Software in Deutschland, in Österreich oder in der Schweiz können – und zwar mit konkretem Blick auf die individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens? Und wer könnte diese Frage besser beantworten als die Expertinnen und -Experten, die das Tool letztlich anwenden sollen: Human Ressoures Referenten.

HR stärker in die Auswahl einer Personalmanagement Software integrieren

Oft werden diese aber gar nicht von Anfang an in die Auswahl einer HR Software integriert. Stattdessen geben erstmal andere den Ton an. Die unternehmenseigene IT ist meist die Abteilung, die die Anforderungen zusammenstellt. Sehr häufig hat auch die Finanzabteilung aus der Kostenperspektive ein Wort mitzureden.

Die Folge: Der Aspekt, was ein Tool inhaltlich leisten sollte, erhält zu wenig Gewicht. Im schlimmsten Fall passt die ausgewählte Anwendung gar nicht zu den hauseigenen HR-Workflows und erfüllt schlussendlich nicht ihren Zweck. Hier ist also Vorsicht geboten.

Wie lange dauert es, eine Personalmanagement Software einzuführen?

Ist der richtige Anbieter für eine Personalmanagement Software letztlich gefunden, ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis die Personalmanagement Software vollumfänglich angewendet werden kann. Der Zeitraum für die Einführung einer Personalmanagement Softwarehängt von der Unternehmensgröße, der Komplexität der Software und dem Umfang der Daten ab, die in die Software übertragen werden müssen. Daher lässt sich kaum ein verlässlicher Durchschnittswert angeben, wann eine Personalmanagement Software einsatzbereit ist.

Während es bei dem einen Unternehmen vier bis acht Wochen dauert, bis die Personalmanagement Software tut, was sie soll, kann es in anderen Fällen auch mal länger dauern. In dieser Zeit können die HR-Mitarbeitenden und alle anderen aber selbstverständlich im alten System weiterarbeiten. Und das mit der Gewissheit: Erleichterung ist in Sicht.

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