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Personalakte: Alles, was Sie darüber wissen müssen

Worauf kommt es an bei der Personalakte – und was müssen Sie rund um DSGVO beachten?

Eine Personalakte ist das zentrale Dokument im Human Resources Management. In ihr werden alle relevanten Daten eines Mitarbeiters abgelegt. Das kann digital oder in Papierform geschehen. So oder so müssen aber alle gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Seit Einführung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das allerdings um einiges komplizierter geworden. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie darüber wissen müssen.

Definition: Was genau ist eine Personalakte?

In einer Personalakte laufen alle Informationen über einen Mitarbeiter zusammen. Das beginnt mit den Bewerbungsunterlagen und endet mit dem Abschlusszeugnis.

Typischerweise befinden sich in der Personalakte folgende Dokumente und Informationen:

  • Arbeitsvertrag
  • Lohnsteuerkarte
  • Sozialversicherungsnachweise
  • Krankheits- und Urlaubsnachweise
  • Eine Dokumentation der Gehaltsentwicklung
  • Angaben zu erfolgten Fortbildungen
  • Eventuelle Abmahnungen
  • Beurteilungen
  • Dokumente rund um Mutterschutz und Elternzeiten

Wo kommt eine Personalakte zum Einsatz?

Gesetzlich verpflichtet sind Unternehmen nicht, eine Personalakte zu führen, mit Ausnahme von Arbeitgebenden des öffentlichen Dienstes. Dennoch folgen die meisten Unternehmen dem Beispiel öffentlicher Dienstherren und führen für ihre Mitarbeitenden eine Personalakte, in der sie deren persönliche Unterlagen übersichtlich aufbewahren. 

Zugriff auf die Personalakte darf laut der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)nur ein eingeschränkter Personenkreis haben, der möglichst klein zu halten ist. Dazu gehören zum Beispiel direkte Linienvorgesetzte sowie Mitarbeitende des Human Resources Managements.

Auch HR-Mitarbeitende dürfen die Personalakte jedoch nur einsehen, wenn es dazu einen konkreten Anlass gibt. Personaler*innen sowie Führungskräfte dürfen die Personalakte also nicht beliebig studieren. Zugriffsberechtigt sind natürlich auch die betreffenden Mitarbeitenden selbst.

Diese haben sogar das Recht, falsche oder unzulässig erhobene Daten löschen, sperren oder berichtigen zu lassen.

Weitere wichtige Regelungen:

  • Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es der Zustimmung des betroffenen Arbeitsnehmers.
  • In einer Personalakte dürfen nicht Daten en masse erhoben und vorgehalten werden, sondern nur sehr gezielt und zweckgebunden.
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Löschung personenbezogener Daten – welche Fristen gibt es?

Was passiert nach Austritt eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin? Muss die Personalakte dann gelöscht werden?

Das ist von Dokument zu Dokument verschieden. Für einzelne Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die beachtet werden müssen. Das betrifft zum Beispiel Lohnsteuerkarten oder Lohnabrechnungen. Diese müssen noch sechs Jahre aufbewahrt und können erst nach dieser Frist vernichtet werden.

Was außerdem seitens HR beachtet werden muss:

  • Für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
  • Für Beitragsnachweise für die Sozialversicherung sind es fünf Jahre.
  • Alle anderen personenbezogenen Daten dürfen nur so lange vorgehalten werden, wie es für das Personalmanagement erforderlich ist. Insbesondere sensible Gesundheitsdaten sollten nicht länger als nötig aufbewahrt werden.

Digitale Personalakte versus manuelle Personalakte

Die genannten Beispiele zeigen: Allein die Beachtung des Datenschutzes ist eine komplexe Angelegenheit. Jedenfalls, wenn Arbeitnehmerdaten auf Papier verwaltet werden. Mit einer Digitalen Personalakte ist das hingegen keine große Herausforderung mehr. Die Tools haben in den letzten Jahren einen massiven Entwicklungsschub hingelegt.

Vor zehn Jahren war eine digitale Personalakte häufig einfach ein Pendant zur Akte aus Papier. Heute kann man in einer digitalen Personalakte natürlich immer noch Register abbilden und verschiedene Dokumententypen archivieren, aber das ist nur ein kleiner Teilbereich dessen, was im digitalen Personalmanagement inzwischen möglich ist. In ihr lassen sich zum Beispiel genaue Zugriffsrechte definieren – ebenso wie Löschfristen für einzelne Dokumententypen. Das löst viele Probleme in puncto Datenschutz.

Datenaustausch ist der größte Vorteil

Durch Schnittstellen zu anderen Systemen besteht außerdem die Möglichkeit, zum Beispiel Daten aus der Personalverrechnung oder auch aus der Personalentwicklung zu importieren. Das entlastet HR spürbar von vielen administrativen Aufgaben und die hinterlegten Daten sind immer aktuell.

Hinzu kommt, dass die Speicherung der Personaldaten in einer zentralen Cloud einen standortübergreifenden und -unabhängigen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen gewährleistet. Das ist besonders relevant, seitdem Personalmanager stärker im Home-Office arbeiten. Aber auch Unternehmen, die über mehrere Standorte hinweg arbeiten, verschafft das Vorteile. Personalverantwortliche haben von überall aus Zugriff auf Personaldokumente.

HR Software in der Cloud

Warum Employee Self Services immer beliebter werden

Integrierte Suchfunktionen im System sparen überdies wertvolle Zeit bei der Recherche von Informationen. Die Digitalisierung und elektronische Archivierung sämtlicher Mitarbeiterdokumente verringert außerdem den Papier- und Platzbedarf in der HR-Abteilung. Archivräume mit meterlangen Stahlschrankreihen voller Aktenordner mit Personalunterlagen gehören damit der Vergangenheit an.

Hinzu kommt, dass Employee Self Services die Transparenz und Effizienz im HR-Management erhöhen. Innerhalb einer Digitalen Personalakte können Arbeitnehmer jederzeit Dokumente wie Verdienstabrechnungen, Zielvereinbarungen, Zertifikate und dergleichen mehr einsehen. Auch Änderungen an den Personalstammdaten können vorgenommen werden, ohne HR bemühen zu müssen.

Wenn das mal keine Win-Win-Situation für alle Beteiligten ist.