Das nächste Level im reibungslosen Zusammenspiel von Treuhänder und Kunde

Die ARO Treuhand GmbH nutzt ihr ERP Infoniqa ONE 200 neu zusammen mit der HR-Lösung Infoniqa ONE HCM. Das ermöglicht Automatisierung, erhöht die Prozesseffizienz und schafft für die Mandanten ein noch besseres Kundenerlebnis.

Grosses Potenzial für Effizienzsteigerung

Die Digitalisierung der Prozesse bei KMU, bei Treuhandbüros – und insbesondere auch in der Zusammenarbeit zwischen Treuhändern und ihren Mandanten – bietet grosses Potenzial für Effizienzsteigerungen und Fehlervermeidung. Um dieses Potenzial ausnutzen zu können, sind Softwarelösungen gefragt, die nahtlos interagieren, ein intuitives Finanz- und Personalmanagement bieten und Self-Service für den Kunden ermöglichen. Die ARO Treuhand GmbH aus Zürich setzt stark auf digitale Prozesse und hat mit Infoniqa den idealen Anbieter gefunden. Das Unternehmen beschäftigt 30 Mitarbeitende, betreut Kunden in allen Sprachregionen der Schweiz und betreibt seit 2019 eine Niederlassung in Fribourg. «Zu unserer Kundschaft zählen Grossfirmen, KMU-Betriebe und Einzelfirmen aus unterschiedlichsten Branchen, aber auch Vereine und Privatpersonen», sagt Philippe Heiz, Senior Project Manager bei ARO.

Anspruchsvolle Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und KMU

Die ARO Treuhand bietet Dienstleistungen vor allem in der Finanz-, Personal- und Lohnadministration an. Jeden Monat erstellt das Treuhandunternehmen rund 4500 Lohnabrechnungen für seine Kunden. Zum Leistungsspektrum gehören aber auch Firmengründungen, Betriebsanalysen und Steuerberatung sowie Beratungen zur Organisation von Unternehmensstrukturen und -prozessen. «Die Qualität unserer Dienstleistung muss sich kompromisslos immer auf dem höchsten Level bewegen. Dazu zählt nicht nur die Rechenrichtigkeit der Buchhaltungsdienstleistungen, sondern auch eine kurze Reaktionszeit sowie die Fähigkeit, auf individuelle Anliegen einzugehen und kompetent zu beraten», sagt Heiz.

Die KMU sind in der Zusammenarbeit mit ihrem Treuhänder gefordert. Sie müssen laufend eine grosse Menge an Daten und Informationen liefern, Unterlagen an Behörden weiterleiten, Lohnabrechnungen verteilen, etc. «Wir versuchen, diesen Aufwand unserer Mandanten möglichst zu reduzieren, indem wir einige Aufgaben für sie übernehmen und Prozesse automatisieren», erklärt Philippe Heiz. Für das Treuhandunternehmen liegt denn auch die grösste Herausforderung darin, trotz standardisierter Verarbeitungsprozesse allen Kunden eine personalisiertes und persönliches Kundenerlebnis anzubieten. «Um dies zu erreichen, setzen wir sehr stark auf einen optimierten Mix zwischen digitalisierten Prozessen mit Automatisierungen und persönlicher Fachberatung», so Heiz.

Infoniqa ONE 200 und Infoniqa ONE HCM – eine ideale Kombination

Mit Infoniqa ONE HCM kombiniert mit Infoniqa ONE 200 habe ARO Treuhand eine ausgezeichnete Ausgangslage, um diesen Mix zu ermöglichen und zu verfeinern. Das Treuhandbüro arbeitet bereits seit 2008 mit Infoniqa ONE 200 (ehemals Sage 200 Extra Personal und Finanz). 2021 kam nun Infoniqa ONE HCM dazu. «Als wir 2020 aktiv nach einer HR-Suite suchten, um unseren Kunden eine neue HR-Plattform bieten zu können, war uns noch nicht bekannt, dass Infoniqa die Sage Schweiz übernehmen würde. Infoniqa HCM war aber bereits auf unserer Shortlist von geeigneten Lösungen. Und als dann 2021 nur noch zwei Lösungen übrigblieben, die unseren Anforderungen entsprachen, fiel die Wahl auf Infoniqa.»

Gemäss Philippe Heiz waren dafür zwei Faktoren entscheidend: Erstens spreche die Mandantenfähigkeit für die Infoniqa-Lösung. Zweitens sei auch die Akquisition der Sage Schweiz durch Infoniqa ein Treiber gewesen: «Infoniqa hat in einen vertrauten Partner von uns investiert und sich als Anbieter eines integrierten Ökosystems in der Schweiz stark positioniert.»

Digitale Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche

Steigender Kostendruck, der Wunsch nach neuen Services und digitaler Wandel stellen Treuhandunternehmen vor neue Herausforderungen. Dank Infoniqa ONE 200 im Verbund mit Infoniqa ONE HCM erreicht die ARO Treuhand GmbH durchgängig digitale Geschäftsprozesse ohne Medienunterbrüche und somit positive Skaleneffekte in der Kundenbetreuung. Digitalisierung hat bei ARO einen hohen Stellenwert. Philippe Heiz beschreibt vier strategische Dimensionen, die für das Treuhandunternehmen im digitalen Wandel entscheidend sind – und die mit Infoniqa ONE HCM umgesetzt werden können:

1. Kundenerfahrung: Dienstleistungen können über einen modernen und benutzerfreundlichen Kanal angeboten werden.
2. Prozesseffizienz: Automatisierungen und Prozessoptimierungen steigern die Qualität der Dienstleistung und schaffen mehr Raum für den persönlichen Kundenkontakt und individualisierte Beratung.
3. Skalierbarkeit: Erlaubt der ARO zeitnah auf neue Kundenbedürfnisse einzugehen und Neukunden ohne Verzögerung betreuen zu können.
4. Kundenfunktionalitäten: Über die Kerndienstleistungen hinaus kann ARO den Kunden Funktionalitäten und Tools anbieten, die sie selbstständig in ihrem Betrieb einsetzen können.

Effizienter und kostengünstiger unterwegs

Noch befindet sich Infoniqa ONE HCM bei ARO Treuhand in der Einführung: «Wir sind sehr agil unterwegs. Das Kunden-Onboarding findet parallel zur Entwicklung neuer Funktionalitäten statt», sagt Philippe Heiz. «Die monatlichen Lohnabrechnungen werden heute schon über die HCM-Lösung verteilt; wir bereiten aber bereits neue Workflow-basierte Funktionalitäten vor, die wir demnächst ausrollen werden.» Die Effizienzsteigerung und damit verbundene Kosteneinsparungen sind ein grosser Vorteil der Lösung. Insgesamt entstehen entscheidende Wettbewerbsvorteile. Genaue Zahlen, etwa zur Kostenreduktion oder Umsatzsteigerung, gibt es dazu aber noch nicht. Es sei noch zu früh, um diesbezüglich eine interne Rentabilitätsrechnung erstellen zu können.

Fokus auf Kerngeschäft dank Self Services

Gemäss Philippe Heiz machen sich auch auf Kundenseite positive Effekte bemerkbar. «Unsere Kunden erhalten mit der Einführung von Infoniqa ONE HCM zum Beispiel die Möglichkeit, die Lohnabrechnungen in ihrem KMU über einen modernen, digitalen Kanal zu verteilen», sagt Philippe Heiz. Zudem biete das Self-Service-Portal von Infoniqa ONE HCM diverse Möglichkeiten, einzelnen Personen oder Teams beliebige interne Dokumente und Informationen auf effiziente Weise zur Verfügung zu stellen. Dies können etwa interne Weisungen sein, allgemeine Informationen oder auch ergänzende Informationen zu den individuellen Lohnabrechnungen. «Die Kunden begrüssen sowohl das Tool und dessen Funktionalitäten als auch unsere Bemühungen, ihnen eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Ihre vielen positiven Feedbacks weisen auf eine deutliche Effizienzsteigerung in den operativen Prozessen hin», so Heiz weiter. Schliesslich entsteht dadurch nicht zuletzt die Möglichkeit für die Kunden, sich vermehrt auf ihre Kernaufgaben zu fokussieren.

Besseres Kundenerlebnis dank Automatisierung

Um die operative Effizienz weiter steigern zu können, wird die Funktionalität des Portals stetig ausgebaut. Philippe Heiz nennt entsprechende Möglichkeiten: «Demnächst werden wir workflowbasierte Meldungsdienste aktivieren, die hochgradig automatisiert mit wenigen Klicks funktionieren. Damit können Mitarbeitende Veränderungen an den eigenen Personaldaten direkt im HCM erfassen. Diese Daten werden dann automatisch an die Führungskraft weitergeleitet, die sie validiert. Danach fliessen die Informationen gegebenenfalls automatisch in den Personalstamm von Infoniqa ONE 200 zurück. So hat ARO jederzeit aktuelle Daten zur Verfügung.

Hochgradig flexibel zu einem fairen Preis

Die perfekte Integration der HCM-Lösung in Infoniqa ONE 200 trägt massgeblich zur verbesserten Kooperation bei. Philippe Heiz hebt noch weitere Vorteile hervor: «Die Lösung ist zu einem fairen Preis verfügbar und sie ermöglicht dank Modularität und vielen Konfigurationsmöglichkeiten eine besonders kurze Implementationszeit.» Die Flexibilität ist denn auch ein wichtiges Kriterium für viele Kunden: Infoniqa ONE HCM ist auch stand-alone verfügbar und lässt sich auch mit anderen Personalsoftwares kombinieren. Dank vorhandener Schnittstellen sind diverse Möglichkeiten vorhanden, die eine Integration in Drittsysteme ermöglicht.