Ihre Lohnverrechnung mit Software in der Cloud

Ja, eine Lohnabrechnung ist definitiv verpflichtend für Arbeitgeber! Denn nur so kann der Arbeitnehmer kontrollieren, ob bei der Gehaltsabrechnung alle Steuern und Abgaben korrekt entrichtet wurden.

Aus dieser Pflicht lässt sich allerdings über kleine Kniffe via Software ein angenehmeres Unterfangen erfahren: Mit praktischen Fehlerfrüherkennungsfunktionen, automatisierten Workflows, individuellen Vorlagen und einem hilfreichen Support zur Software wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung massiv erleichtert und macht gleich deutlich mehr Spaß!

Die Personalabrechnung muss in jedem Business erledigt werden – das ist kein „Kann“, sondern ein „Muss“. Am Ende des Tages muss jeder Mitarbeitende, Angestellte bzw. Lohn-Empfangende nicht nur sein Geld erhalten, sondern auch nachvollziehen können wie sich das ausgezahlte Gehalt zusammensetzt und welche Abgaben gezahlt wurden. Genau dafür ist die Lohnabrechnung da.
Nun haben Sie als Personalabrechner drei Möglichkeiten, die Payroll zu erstellen

• Komplett manuell erledigen
• Mit Unterstützung einer Software erledigen
• Von einem externen Service erledigen lassen (Payroll-Outsourcing)

Sich komplett manuell und vollkommen ohne Unterstützung digitaler Produkte den unzähligen Kniffen der Personalabrechnung zu stellen, ist heutzutage fast unmöglich. Daher ist die häufigste Art, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erledigen, das Erstellen mit einer Lohn-Software. Wer sich für das eigenständige Erstellen entscheidet, muss allerdings unbedingt über das entsprechende Know-how und aktuelle Informationen rund um Lohn und Gehalt verfügen: Gesetze, Richtlinien, interne Besonderheiten, Abgabe-Deadlines für Meldungen und Co., Datenschutz und vieles mehr.

Eine gute Personalsoftware entlastet im Vergleich dazu in zahlreichen Punkten, kann zu großen Teilen intuitiv bedient werden und verfügt über Fehlerfrüherkennungsfunktionen, um sich widersprechende oder fehlende Angaben vorzubeugen. Allerdings ist auch bei der Verwendung einer Software eine ordentliche Portion Fachwissen gefragt, das zudem jährlich up to date gehalten werden muss.

Entspannter und deutlich unaufwändiger ist es, auf einen Payroll-Service (Business-Process-Outsourcing) zu setzen. Mit viel Expertise und Erfahrung wird in kürzester Zeit die Personalabrechnung erledigt – die eigenen Mitarbeiter im Unternehmen sind der Kontakt zum Dienstleister und übergeben an ihn nur die anfallenden Änderungen.

Mit der Fälligkeit der Lohn- oder Gehaltszahlung ist auch die Lohnabrechnung von Unternehmen bzw. der Buchhaltung an den Mitarbeiter zu übergeben. Schließlich soll dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben werden, die Richtigkeit von der Lohn-Abrechnung und vom überwiesenen Lohn/Gehalt zu überprüfen. Ob digital z. B. in Form eines ePay-Slips auf einem gesicherten Online-Portal über Software-Produkte oder gedruckt per Post steht dem Arbeitgeber frei.

Die Zeiten, in denen eine Abrechnung von Löhnen und Gehältern in Papierform vorliegen musste, sind lange vorbei: Laut Gewerbeordnung ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgeltes eine Abrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es nicht relevant, ob es sich um Löhne oder Gehälter handelt – jeder hat ein Recht darauf, schriftlich einsehen zu können, welche Abgaben der Arbeitgeber bezahlt bzw. einbehalten und an den Fiskus weitergeleitet hat. Die Zustellung des Lohnzettels bzw. des Gehaltszettels erfolgte bis vor wenigen Jahren in der Regel auf dem Postweg.

Zwischenzeitlich ist der Trend ganz klar, aus ökonomischer Sicht den Aufwand und aus ökologischer Sicht das Papier zu sparen und stattdessen die Lohn Abrechnung in digitaler Form (z.B.einer Software) zentral abzulegen. Per Management Self Service können sich Arbeitnehmer dann in einem personalisierten Bereich einer zentral zugänglichen Plattform ihre Personalabrechnung herunterladen und erfahren so deutlich mehr Autonomie rund um ihre Personaldaten und -dokumente.

Eine andere Möglichkeit ist der Versand von digitalen Lohnzetteln, die allerdings durch besondere Sicherheitsmaßnahmen vor fremdem Zugriff geschützt werden müssen. Zusätzlich gibt es die Option, via App seine Personalabrechnung und den entsprechenden Lohn einzusehen. Allerdings ist dieses Angebot noch nicht besonders verbreitet und geht natürlich auch mit besonderen Sicherheitsvorkehrungen für die Software einher.

Zusammenfassend erfolgt die Zustellung des Gehaltszettels auf einem der folgenden Wege:

• Postversand
• Als Download auf einer zentralen Plattform
• E-Mail-Versand
• Per App

Wichtig ist, dass alle Arbeitnehmer zeitnah auf ihre Abrechnung zugreifen können, um eine Kontrolle der Daten vorzunehmen.

Lagern Sie die Personalabrechnung an einen externen Dienstleister aus (Payroll Outsourcing), so sind ganz präzise die inkludierten Leistungen zu erfragen und festzuhalten, welche Zusatzkosten im weiteren Bedarfsfall entstehen. Ist beispielsweise die Hotline kostenfrei, entstehen bei Rückfragen beim Steuerberater je Anruf weitere Kosten oder ist alles inkludiert in eine „Beratungsflatrate“?

Die Preise je externer Lohnabrechnung je monatlichem Abrechnungsfall variieren von ca. 5 Euro Grundkosten bis ca. 25 Euro für All-Inclusive-Angebote.

Die Lohnabrechnung ist bereits für kleine Firmen ab dem 1. Mitarbeiter Pflicht. Wie sie die Abrechnung umsetzen, liegt im eigenen Ermessen. Hauptsache am Ende ist der Lohnzettel korrekt, alle Abgaben sind richtig berechnet und abgeführt und die Meldungen werden rechtzeitig gemacht.

Eine zunehmende Zahl an Unternehmen greift auf Teiloutsourcing oder Full-Outsourcing zurück – der Rest der Unternehmen entscheidet sich dafür, die Lohnabrechnung selber zu machen.

Gerade mit der digitalen Lösung lässt sich die Abrechnung von Lohn oder Gehalt sehr gut selbst erledigen: Zahlreiche Automatismen und Fehlerfrüherkennungsfunktionen helfen dabei, möglichst zeiteffizient Lohn oder Gehalt abzurechnen. Gesetzliche Änderungen werden zudem mit beständigen Updates in die Payroll Software integriert und wenn sie mit den restlichen Programmen im Unternehmen wie der FiBu direkt kommuniziert, müssen Daten nur einmalig erfasst werden.

Um die Lohnabrechnung selber zu machen muss man nur sicherstellen:

• dass man über das komplexe Fachwissen verfügt, das für die Lohnabrechnung nötig ist
• dass man eine Lohn-Software verwendet, mit der man auch die kleine hauseigene Sonderfälle seiner Payroll zuverlässig bearbeiten kann
• dass der Software-Anbieter über eine gute Hotline verfügt, die bei Fragen während der Abrechnung gut erreichbar ist und auf deren Expertise Verlass ist
• dass die Lohn-Software ortsunabhängig erreichbar ist – ideal ist eine cloudbasierte Payroll-Software

Der Markt für Lohn Software ist groß. Von winzigen Online-Lösungen mit einem sehr eingeschränkten Funktionsminimum bis zu riesigen Komplettlösungen mit einer enormen Funktionsbreite sowie Schnittstellen zu ERP, FiBu, BI und Co. ist alles möglich.

Welches Lohnprogramm am besten geeignet ist, hängt von mehreren Aspekten ab:

• Haben Sie bzgl. Funktionen besondere Branchenanforderungen?
• Wie soll der Datenfluss innerhalb der HR-Arbeit gestaltet sein?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen sind Ihnen wichtig?
• Soll die Software online zugänglich sein (HR-Cloud) oder soll es eine On-Premise-Lösung sein?

Haben Sie nach diesen Grundfragen die Programmauswahl eingeschränkt, erkennen Sie die richtige Lohn-Software für sich anhand der nachfolgenden Kriterien:

• Die Lohn Software passt sich an Ihre Prozesse an – und nicht umgekehrt
• Die Lohnabrechnungssoftware passt in Ihre IT-Landschaft
• Das Lohnprogramm kommt von einem erfahrenen, namhaften Hersteller der über eine zuverlässige Hotline und viel Markterfahrung verfügt (wichtig für die Umsetzung künftiger Gesetzesänderungen)
• Leistungs-, Einrichtungs- und Supportumfang sind klar und transparent
• Preis-Leistung für das Lohnprogramm ist fair
• Der Anbieter macht es möglich, Funktionen zu testen und bei Bedarf aufzustocken bzw. weitere Softwarelösungen wie  Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung, Human-Resources-Management und Co. einzurichten und anzubinden

Sind diese Anforderungen erfüllt, sind Sie grundsätzlich auf der sicheren Seite für Ihre Lohnsoftware.

Eine korrekte Personalabrechnung ist für jedes Unternehmen haftungsrelevant: Kann ein Unternehmen nicht sicherstellen, dass die Mitarbeiter korrekte Gehaltszettel bekommen, haftet das Unternehmen. Denn einerseits bedeutet eine fehlerhafte Abrechnung von Lohn oder Gehalt natürlich einen Nachteil für den Mitarbeiter, aber auch für den Staat – denn ihm gegenüber sind Arbeitnehmer zur Lohnsteuerzahlung verpflichtet, während Ihr Business dazu verpflichtet ist, die Einkommenssteuer entsprechend der Lohnsteuermerkmale einzubehalten.

Vor allem aber ist die Organhaftung für Geschäftsführer und Vorstände ein handfestes Risiko. Schadensansprüche und die Haftung mit dem gesamten Privatvermögen drohen. Daher muss eine rückwirkende Korrektur durchgeführt werden – diese ist einerseits eine Pflicht, aber ist bei unbeabsichtigten Fehlern natürlich auch eine Chance, den entstandenen Schaden auszugleichen und nachträglich zu korrigieren.

Wer die Lohn- und Personalabrechnung nicht selbst mit einer Software erledigen möchte, sondern an einen externen Dienstleister gibt, hat hierfür mehrere Möglichkeiten. Neben vielen weiteren Tätigkeiten bieten Steuerberater häufig auch die Abrechnung der Löhne und Gehälter an.

Die Preise variieren dabei sehr stark, je nachdem, was die Kosten enthalten. Monatlich fallen somit zwischen 10 und 25 Euro Fixkosten je Personalabrechnung an; die Preise variieren genauso stark wie die inkludierten Leistungen. Häufig wird mit einem schmäleren Fixbetrag gestartet, doch jede weitere Tätigkeit wie z. B. Meldewesen, der Versand von Gehaltszetteln etc. kostet zusätzlich.

Kommen ein monatlicher Grundbetrag, die Abrechnungskosten je Mitarbeiter, die Einrichtungsgebühr, Beratungsgebühren bei Sonderfällen und weitere Kostentreiber wie Sofortmeldungen oder die Kosten für das An- oder Abmelden von Arbeitnehmern hinzu, wird es schnell teuer.

Grundsätzlich gilt: Vorsicht bei allzu günstigen Angeboten bei der externen Personalabrechnung! Diese können auf besonders schmale Grundleistungen hinweisen, aber auch auf eine eventuelle Auslagerung in ausländische Niedriglohnsektoren. Da die Lohnabrechnung jederzeit geschäftsrelevant ist (wird sie fehlerhaft erledigt, haftet die Geschäftsleitung im vollen Umfang!), ist hier unbedingt auf einen qualitativ hochwertigen und erfahrenen Dienstleister zu achten.

Eine Alternative zum Steuerberater sind Lohnservices von Payroll-Softwareanbietern wie Infoniqa. Hier beschäftigen sich die Experten den ganzen Tag mit nichts Anderem als mit Abrechnungsthemen – entsprechend effizient und rechtlich immer up to date sind die Ansprechpartner.

Damit haben Sie grundsätzlich folgende Möglichkeiten:

• Lohnabrechnung selbst erledigen manuell oder automatisch mit einer Software
• Lohnabrechnung an den Steuerberater geben
• Lohnabrechnung auslagern an Payroll-Anbieter und von Lohn-Profis erstellen lassen

Welche dieser Optionen die für Sie günstigste ist, hängt von Ihrem individuellen Einzelfall, Ihren Herausforderungen und dem Status Quo Ihrer Payroll ab.