„Prozesse bündeln und Ressourcen freispielen“: externe Payroll mit Infoniqa

Inhouse oder Outsourcing?

In der Vergangenheit wickelte Roche Diagnostics alle Payroll-Aufgaben selbst ab. „Dabei gab es nicht nur Vorteile, wie beispielsweise kurze Reaktionszeiten und unmittelbaren Zugriff auf die Informationen. Für die Wartung und den Betrieb des IBM-AS/400-Systems bestand ein hoher Administrationsaufwand. Diesen wollten wir reduzieren, die Payroll-Prozesse an einer Stelle bündeln, gleichzeitig unsere personellen Ressourcen frei spielen und uns auf unsere Kernkompetenz, nämlich die Beratung und Betreuung von Mitarbeitenden und Führungskräften, konzentrieren“, erklärt Dipl. Soz.Ök. Gordon Löwe, Personalleiter der Roche Diagnostics GmbH. „Zusätzlich hatten wir Konzernvorgaben zu erfüllen, die ein Outsourcing der Payroll-Prozesse nahe legten. Damit war es ein logischer Schritt, die Lohnverrechnung und auch die Hardware an einen Dienstleister auszulagern“, so Löwe weiter.

Die Outsourcing-Lösung sollte neben der Payroll auch die bisherigen Prozesse wie Zeitwirtschaft, Berichtswesen und Reisekosten abbilden. Nicht zuletzt forderte Roche Diagnostics die Einhaltung seiner strengen Datensicherheitsbestimmungen sowie eine Mindestreaktionsgeschwindigkeit des Anbieters. „Die hohe Qualität des Services und der Sicherheit stand ganz oben auf der Prioritätenliste“, ergänzt Löwe. Im nächsten Schritt erstellte die Personalabteilung gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen einen Anforderungskatalog, um damit anschließend den Outsourcing-Anbietermarkt zu sondieren. Nach drei Monaten Evaluierungszeit machte schließlich Infoniqa das Rennen, weil der Anbieter sämtliche Qualitäts- und Sicherheitskriterien optimal erfüllen konnte und uns durch den äußerst kompetenten und professionellen Konzeptvorschlag überzeugt hat“, begründet Löwe die Entscheidung.

Payroll siedelt erfolgreich um

In nur zwei Monaten setzte Infoniqa gemeinsam mit der Roche IT-Abteilung die Migration der Payroll-Daten der rund 200 Dienstnehmer am Standort Wien auf die neue Basis im Rechenzentrum um. Dabei richtete der IT-Spezialist auch die erforderlichen Schnittstellen zu den angebundenen Systemen, etwa zur Zeitabrechnung, ein. „Im Rahmen der Umsetzung nutzten wir das Know-how und die Erfahrung von Infoniqa, um auch gleich die Qualität und Effizienz der Prozesse zu optimieren“, erläutert Löwe.

Nun läuft der gesamte Payroll-Prozess inklusive Rechnungswesen, Kommunikation mit den Behörden sowie das Berichtswesen über den Outsourcing-Dienstleister ab. Ebenso kümmert sich Infoniqa um die Verfügbarkeit des Servers, das Backup und die Wartung, spielt Software-Updates rechtzeitig ein und übernimmt bei Bedarf den Druck der Auswertungen. Auch die von den Konzern-Audits geforderte Datensicherheit ist nun im Hochsicherheits-Rechenzentrum gewährleistet, beispielsweise durch redundante Systeme, strenge Zutrittskontrollen und 24x7-Verfügbarkeit. Der Zugriff auf das Payroll-System erfolgt über eine gesicherte VPN-Verbindung und ermöglicht es, jederzeit Informationen abzufragen – etwa um Reports zu ziehen. Kostenseitig wird das Payroll-Outsourcing mit einem fixen Preis pro Dienstnehmer skaliert abgerechnet.

Weniger Aufwand, mehr Leistung

Das Fachwissen des Dienstleisters und der durchgängig verfügbare Service tragen wesentlich dazu bei, die Qualität in der Personalabrechnung zu steigern und die eigenen Ressourcen zu entlasten. Damit ist einerseits der gesamte Administrationsaufwand des Systems ausgelagert. Aber auch Fragen der Vertretung, etwa bei Urlaub oder Krankheit, gehören nun der Vergangenheit an.

Infoniqa erledigt typische Abläufe wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltszettel, Buchungen, Überweisungen und Kontenbetreuung. Darüber hinaus erledigt der Dienstleister GPLA-Prüfungen sowie die Kommunikation mit der Finanzabteilung bei Roche beziehungsweise dem Finanzamt. „Die Prozesse und die gesamte Administration funktionieren einwandfrei und laufen nun klar dokumentiert ab“, beschreibt Löwe den Nutzen. Erweiterungen des Systems sind bereits geplant.