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„Prozesse bündeln und Ressourcen freispielen“: externe Payroll mit Infoniqa

Die Roche Diagnostics GmbH in Wien lässt ihre Lohnabrechnung beim Payroll-Spezialisten Infoniqa durchführen. Die Outsourcing-Lösung hilft, die Qualität aller relevanten Prozesse zu optimieren und von wertvollem Know-how zu profitieren. Das Unternehmen kann sich somit auf seine Kernaufgaben im Personalmanagement konzentrieren.

Roche mit Hauptsitz in Basel ist das größte Biotech-Unternehmen der Welt und spezialisiert sich als forschungsorientiertes Unternehmen auf die Geschäftsbereiche Pharma und Diagnostics. Roche entwickelt Medikamente und ist der bedeutendste Anbieter von Invitro-Diagnostik und gewebebasierten Krebstests. 2011 beschäftigte der Konzern weltweit über 80.000 Mitarbeitende, investierte mehr als acht Milliarden Franken in die Forschung und Entwicklung und erzielte einen Umsatz von 42,5 Milliarden Franken. In Österreich ist die Roche Gruppe mit drei eigenständigen Gesellschaften in Wien und Graz mit insgesamt 800 Mitarbeitern vertreten. Die Roche Diagnostics GmbH in Wien beschäftigt rund 200 Mitarbeitende.

Inhouse oder Outsourcing?

In der Vergangenheit wickelte Roche Diagnostics alle Payroll-Aufgaben selbst ab. „Dabei gab es nicht nur Vorteile, wie beispielsweise kurze Reaktionszeiten und unmittelbaren Zugriff auf die Informationen. Für die Wartung und den Betrieb des IBM-AS/400-Systems bestand ein hoher Administrationsaufwand. Diesen wollten wir reduzieren, die Payroll-Prozesse an einer Stelle bündeln, gleichzeitig unsere personellen Ressourcen frei spielen und uns auf unsere Kernkompetenz, nämlich die Beratung und Betreuung von Mitarbeitenden und Führungskräften, konzentrieren“, erklärt Dipl. Soz.Ök. Gordon Löwe, Personalleiter der Roche Diagnostics GmbH. „Zusätzlich hatten wir Konzernvorgaben zu erfüllen, die ein Outsourcing der Payroll-Prozesse nahe legten. Damit war es ein logischer Schritt, die Lohnverrechnung und auch die Hardware an einen Dienstleister auszulagern“, so Löwe weiter.

Die Herausforderung in Zahlen

3 Standorte in Österreich
800 Mitarbeiter
strenge Konzernanforderungen an den Datenschutz

Qualität und Sicherheit zählen

Personalleiter Gordon Löwe von Roche Diabetics: Infoniqa ONE BPO - die Payroll Agentur im Einsatz

„Die Verwaltung der Lohnabrechnungsaufgaben verursachte aufgrund vielfältiger Herausforderungen und Projekte zeitweise einen Ressourcenengpass in der Personaladministration. Zusätzlich erfordert die Wartung des AS/400-Datenbankservers und der Personalabrechnungssoftwareeiniges an Zeit und Spezialwissen, das wir intern nicht vollständig abdecken konnten. Daher suchten wir nach einem externen Partner, der auf die bestehende Payroll-Basis aufsetzt und den Betrieb inklusive der Admin-Funktionen der Hardware übernimmt“

Dipl. Soz.Ök. Gordon Löwe, Personalleitung

Die Outsourcing-Lösung sollte neben der Payroll auch die bisherigen Prozesse wie Zeitwirtschaft, Berichtswesen und Reisekosten abbilden. Nicht zuletzt forderte Roche Diagnostics die Einhaltung seiner strengen Datensicherheitsbestimmungen sowie eine Mindestreaktionsgeschwindigkeit des Anbieters. „Die hohe Qualität des Services und der Sicherheit stand ganz oben auf der Prioritätenliste“, ergänzt Löwe. Im nächsten Schritt erstellte die Personalabteilung gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen einen Anforderungskatalog, um damit anschließend den Outsourcing-Anbietermarkt zu sondieren. Nach drei Monaten Evaluierungszeit machte schließlich Infoniqa das Rennen, weil der Anbieter sämtliche Qualitäts- und Sicherheitskriterien optimal erfüllen konnte und uns durch den äußerst kompetenten und professionellen Konzeptvorschlag überzeugt hat“, begründet Löwe die Entscheidung.

Konkrete Erfolge:

  • Konzentration auf Kernkompetenzen
  • Freispielen von Ressourcen
  • Fachliche Kompetenz und Beratung
  • Datensicherheit und Hochverfügbarkeit
  • Klare Prozesse und Reporting

Payroll siedelt erfolgreich um

In nur zwei Monaten setzte Infoniqa gemeinsam mit der Roche IT-Abteilung die Migration der Payroll-Daten der rund 200 Dienstnehmer am Standort Wien auf die neue Basis im Rechenzentrum um. Dabei richtete der IT-Spezialist auch die erforderlichen Schnittstellen zu den angebundenen Systemen, etwa zur Zeitabrechnung, ein. „Im Rahmen der Umsetzung nutzten wir das Know-how und die Erfahrung von Infoniqa, um auch gleich die Qualität und Effizienz der Prozesse zu optimieren“, erläutert Löwe.

Nun läuft der gesamte Payroll-Prozess inklusive Rechnungswesen, Kommunikation mit den Behörden sowie das Berichtswesen über den Outsourcing-Dienstleister ab. Ebenso kümmert sich Infoniqa um die Verfügbarkeit des Servers, das Backup und die Wartung, spielt Software-Updates rechtzeitig ein und übernimmt bei Bedarf den Druck der Auswertungen. Auch die von den Konzern-Audits geforderte Datensicherheit ist nun im Hochsicherheits-Rechenzentrum gewährleistet, beispielsweise durch redundante Systeme, strenge Zutrittskontrollen und 24x7-Verfügbarkeit. Der Zugriff auf das Payroll-System erfolgt über eine gesicherte VPN-Verbindung und ermöglicht es, jederzeit Informationen abzufragen – etwa um Reports zu ziehen. Kostenseitig wird das Payroll-Outsourcing mit einem fixen Preis pro Dienstnehmer skaliert abgerechnet.

Weniger Aufwand, mehr Leistung

Das Fachwissen des Dienstleisters und der durchgängig verfügbare Service tragen wesentlich dazu bei, die Qualität in der Personalabrechnung zu steigern und die eigenen Ressourcen zu entlasten. Damit ist einerseits der gesamte Administrationsaufwand des Systems ausgelagert. Aber auch Fragen der Vertretung, etwa bei Urlaub oder Krankheit, gehören nun der Vergangenheit an.

Infoniqa erledigt typische Abläufe wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltszettel, Buchungen, Überweisungen und Kontenbetreuung. Darüber hinaus erledigt der Dienstleister GPLA-Prüfungen sowie die Kommunikation mit der Finanzabteilung bei Roche beziehungsweise dem Finanzamt. „Die Prozesse und die gesamte Administration funktionieren einwandfrei und laufen nun klar dokumentiert ab“, beschreibt Löwe den Nutzen. Erweiterungen des Systems sind bereits geplant.

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