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Case Study: Wie Payroll-Outsourcing beim Expandieren hilft | Infoniqa

Flexibles Wachstum dank Payroll-Outsourcing

Der Elektroanlagen-Spezialist M.Schneider hat seine komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung an Infoniqa ausgelagert. Der zuverlässige und kosteneffiziente Service hilft dem Unternehmen, Ressourcen einzusparen, Zeit zu gewinnen und erhöht die Flexibilität.

Die M.Schneider Gruppe ist Komplettanbieter für Planung, Bau und Service von Elektro- und Telekommunikationsanlagen. Hohe Qualität und Kompetenz sind zentrale Werte des Unternehmens. Aktuell beschäftigt der Betrieb rund 450 Mitarbeiter (davon 115 Leiharbeiter) in Österreich, Deutschland und Ungarn – Tendenz steigend. „Wir expandieren derzeit stark, speziell im Geschäftsfeld Network Solutions. Daher haben wir uns nach einer Lösung umgesehen, um die Personalabrechnung auszulagern und den Zeitaufwand dafür einzusparen“, erklärt Thomas Kaiblinger, Leiter Rechnungswesen bei M.Schneider.

Payrollsoftware und -services bereits im Einsatz

Mit Infoniqa pflegt die M.Schneider Gruppe bereits seit vielen Jahren eine gute Geschäftsbeziehung. Unter anderem hat das Unternehmen die Abrechnungssoftware von Infoniqa erfolgreich im Einsatz. 2012 entschied man sich dann für das Auslagern der Abrechnungs-Hardware. „Wir hatten einen IBM AS/400-Server im Haus, der aber bereits in die Jahre gekommen war und Investitionen nötig gemacht hätte. Infoniqa bot uns das Hosting der Abrechnungslösung im Rechenzentrum an. Der Umzug lief von Beginn an problemlos, wir konnten bereits nach einem Tag den Testbetrieb aufnehmen und unsere Abrechungen wie gewohnt durchführen“, so Kaiblinger. Infoniqa übernahm mit diesem Schritt nicht nur den physischen Betrieb der Lohnanwendung, sondern auch sämtliche relevanten Services wie Wartung, Sicherungen und Updates des Systems.

Die Herausforderung in Zahlen

450 Mitarbeiter
Arbeit auf Papier
dezentrale und zentrale Elemente integrieren

Knappe Ressourcen durch Expansion

In weiterer Folge erweiterte die M.Schneider Gruppe stark und gründete den Telekom-Spezialisten ms-CNS, der heute 250 Mitarbeiter beschäftigt. „Mit diesem Schritt steigerte sich auch der Aufwand für die Personalverrechnung schlagartig“, berichtet der Rechnungswesen-Leiter. „Aus diesem Grund hatten wir akuten Bedarf an einer externen Unterstützung."

Zitat Thomas Kaiblinger zu Infoniqa Payroll Services

"Wir haben darauf hin mehrere Angebote von Dienstleistern eingeholt und auch bei Infoniqa angefragt. Diese lieferten das beste und kostengünstigste Offert."

Thomas Kaiblinger, Leitung Rechnungswesen

„Darüber hinaus kannten wir ja die Software bereits. Die Entscheidung fiel damit klar aus“, erzählt Kaiblinger. 2013 startete Infoniqa mit der Personalabrechnung für 140 Mitarbeiter der M.Schneider Gruppe. Aktuell werden bereits rund 250 Dienstnehmer von Infoniqa betreut.

Infoniqa ONE BPO: die Payroll Agentur

Besondere Anforderungen umgesetzt

Die unterschiedlichen Dienstleistungen und Geschäftsbereiche der M.Schneider Gruppe stellen besondere Anforderungen an die Personalverrechung. So sind die Bezüge nach drei verschiedenen Kollektivverträgen, nämlich Elektroindustrie, Handel und Gewerbe, zu behandeln. Außerdem mussten einige Fremdsysteme – etwa die Buchhaltung und Zeiterfassung – mittels Schnittstellen angebunden werden.

Was Thomas Kaiblinger von Payroll Outsourcing bei Infoniqa hält

"Die Umsetzung lief rasch und problemlos ab. Bereits nach ein paar Tagen, in denen wir mit den Experten von Infoniqa Beratungsgespräche führten und die Prozesse definierten, konnten wir den Service starten“

Thomas Kaiblinger, Leitung Rechnungswesen

Kompletter Prozess ausgelagert

Mit dem ausgelagerten Payroll-Service läuft die gesamte Abrechnung nun effizient und zeitsparend ab. „Auf viele Informationen, etwa Aufzeichnungen aus der angebundenen Zeiterfassung oder dem Rechnungswesen, kann Infoniqa automatisch zugreifen. Zusätzlich laden wir die übrigen gescannten Arbeitszeitaufzeichnungen sowie Belege, An-/Abmeldungen und Karenzen auf den Server im Rechenzentrum hoch. Infoniqa macht dann die Abrechungen und stellt alle Daten über Buchungsschnittsstellen für die Finanzbuchhaltung sowie die Zahlungs-Files für die Überweisungen bereit. Zusätzlich erhalten wir Reports wie Personalstandsstatistiken, Lohn- und Gehaltsentwicklungen sowie diverse Personalkennzahlen. Der Vorteil hier ist, dass wir auch Zugriff auf das Reporting Tool von Infoniqa haben und damit auch selbst Auswertungen generieren können. Die meisten Lohnzettel werden von Infoniqa direkt per E-Mail an die Mitarbeiter versendet. Einige wenige Abrechnungen gehen per Post an M.Schneider und werden an jene verteilt, die keine E-Mails wollen oder empfangen können.

Konkrete Erfolge:

  • Transparente Kosten pro Abrechnung
  • Höchste Ausfallssicherheit
  • Umfassendes Fachwissen
  • Gesetzesänderungen zuverlässig berücksichtigt
  • Sicherer Systembetrieb inkl. Wartung

Zeit und Aufwand einsparen

Mit dem Outsourcing der Personalabrechnung hat die M.Schneider Gruppe eine funktionelle und kosteneffiziente Lösung gefunden, denn verrechnet wird nur pro abgerechnetem Mitarbeiter. Das gewährt dem Unternehmen volle Flexibilität und verursacht keine Fixkosten. Außerdem spart der Service wertvolle Zeit ein. „Früher benötigten wir mehrere Tage für die monatliche Abrechung. Mit dem Outsourcing hat sich der Aufwand auf einen halben Tag reduziert. Praktisch sind auch die Personalbudgetierung oder die automatisierten Abgrenzungsbuchungen, die wir jetzt nutzen. Ein weiterer Vorteil ist, dass nun das Ausfallsrisiko, etwa durch Krankheit oder Urlaub in unserer Abteilung, wegfällt“, erklärt der Rechnungswesen-Leiter. Zudem ermöglicht das Payroll Outsourcing dem Unternehmen hohe Flexibilität, um wachsen und den Personalstand jederzeit erweitern zu können. Infoniqa unterstützt auch mit Fachberatung bei arbeitszeit- oder steuerrechtlichen Fragen und entwickelt gemeinsam mit M.Schneider neue Ideen. „Die Zusammenarbeit mit Infoniqa ist unbürokratisch, flexibel und dank der kompetenten Mitarbeiter sehr wertvoll für uns“, fasst Thomas Kaiblinger zusammen.

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