Flexibles Wachstum dank Payroll-Outsourcing

Payrollsoftware und -services bereits im Einsatz

Mit Infoniqa pflegt die M.Schneider Gruppe bereits seit vielen Jahren eine gute Geschäftsbeziehung. Unter anderem hat das Unternehmen die Abrechnungssoftware von Infoniqa erfolgreich im Einsatz. 2012 entschied man sich dann für das Auslagern der Abrechnungs-Hardware. „Wir hatten einen IBM AS/400-Server im Haus, der aber bereits in die Jahre gekommen war und Investitionen nötig gemacht hätte. Infoniqa bot uns das Hosting der Abrechnungslösung im Rechenzentrum an. Der Umzug lief von Beginn an problemlos, wir konnten bereits nach einem Tag den Testbetrieb aufnehmen und unsere Abrechungen wie gewohnt durchführen“, so Kaiblinger. Infoniqa übernahm mit diesem Schritt nicht nur den physischen Betrieb der Lohnanwendung, sondern auch sämtliche relevanten Services wie Wartung, Sicherungen und Updates des Systems.

Knappe Ressourcen durch Expansion

In weiterer Folge erweiterte die M.Schneider Gruppe stark und gründete den Telekom-Spezialisten ms-CNS, der heute 250 Mitarbeiter beschäftigt. „Mit diesem Schritt steigerte sich auch der Aufwand für die Personalverrechnung schlagartig“, berichtet der Rechnungswesen-Leiter. „Aus diesem Grund hatten wir akuten Bedarf an einer externen Unterstützung."

„Darüber hinaus kannten wir ja die Software bereits. Die Entscheidung fiel damit klar aus“, erzählt Kaiblinger. 2013 startete Infoniqa mit der Personalabrechnung für 140 Mitarbeiter der M.Schneider Gruppe. Aktuell werden bereits rund 250 Dienstnehmer von Infoniqa betreut.

Besondere Anforderungen umgesetzt

Die unterschiedlichen Dienstleistungen und Geschäftsbereiche der M.Schneider Gruppe stellen besondere Anforderungen an die Personalverrechung. So sind die Bezüge nach drei verschiedenen Kollektivverträgen, nämlich Elektroindustrie, Handel und Gewerbe, zu behandeln. Außerdem mussten einige Fremdsysteme – etwa die Buchhaltung und Zeiterfassung – mittels Schnittstellen angebunden werden.

Kompletter Prozess ausgelagert

Mit dem ausgelagerten Payroll-Service läuft die gesamte Abrechnung nun effizient und zeitsparend ab. „Auf viele Informationen, etwa Aufzeichnungen aus der angebundenen Zeiterfassung oder dem Rechnungswesen, kann Infoniqa automatisch zugreifen. Zusätzlich laden wir die übrigen gescannten Arbeitszeitaufzeichnungen sowie Belege, An-/Abmeldungen und Karenzen auf den Server im Rechenzentrum hoch. Infoniqa macht dann die Abrechungen und stellt alle Daten über Buchungsschnittsstellen für die Finanzbuchhaltung sowie die Zahlungs-Files für die Überweisungen bereit. Zusätzlich erhalten wir Reports wie Personalstandsstatistiken, Lohn- und Gehaltsentwicklungen sowie diverse Personalkennzahlen. Der Vorteil hier ist, dass wir auch Zugriff auf das Reporting Tool von Infoniqa haben und damit auch selbst Auswertungen generieren können. Die meisten Lohnzettel werden von Infoniqa direkt per E-Mail an die Mitarbeiter versendet. Einige wenige Abrechnungen gehen per Post an M.Schneider und werden an jene verteilt, die keine E-Mails wollen oder empfangen können.

Zeit und Aufwand einsparen

Mit dem Outsourcing der Personalabrechnung hat die M.Schneider Gruppe eine funktionelle und kosteneffiziente Lösung gefunden, denn verrechnet wird nur pro abgerechnetem Mitarbeiter. Das gewährt dem Unternehmen volle Flexibilität und verursacht keine Fixkosten. Außerdem spart der Service wertvolle Zeit ein. „Früher benötigten wir mehrere Tage für die monatliche Abrechung. Mit dem Outsourcing hat sich der Aufwand auf einen halben Tag reduziert. Praktisch sind auch die Personalbudgetierung oder die automatisierten Abgrenzungsbuchungen, die wir jetzt nutzen. Ein weiterer Vorteil ist, dass nun das Ausfallsrisiko, etwa durch Krankheit oder Urlaub in unserer Abteilung, wegfällt“, erklärt der Rechnungswesen-Leiter. Zudem ermöglicht das Payroll Outsourcing dem Unternehmen hohe Flexibilität, um wachsen und den Personalstand jederzeit erweitern zu können. Infoniqa unterstützt auch mit Fachberatung bei arbeitszeit- oder steuerrechtlichen Fragen und entwickelt gemeinsam mit M.Schneider neue Ideen. „Die Zusammenarbeit mit Infoniqa ist unbürokratisch, flexibel und dank der kompetenten Mitarbeiter sehr wertvoll für uns“, fasst Thomas Kaiblinger zusammen.