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NAPA3: Die Software für Ihre Personalverwaltung

Die Verwaltung von Mitarbeitern ist mit einem hohen Aufwand verbunden und zeichnet sich durch eine zunehmende Komplexität aus. Sie umfasst sämtliche routinemäßig anfallende Prozesse, die im Rahmen des Personalwesens entstehen. Tätigkeiten innerhalb dieses Aufgabenbereiches sind unter anderem die Führung von Personalakten inklusive der Verwaltung von Personalstammdaten.

Zahlreiche rechtliche Vorgaben, Verwaltungsnotwendigkeiten und Dokumentationspflichten sind hierbei zu berücksichtigen. Die Lösung: eine digitale Personalverwaltung. Mit einer leistungsfähigen und anwenderfreundlichen Software wie NAPA3 sparen Sie sowohl Zeit als auch Geld. Sie zeigt alle benötigten Informationen auf und unterstützt eine Vielzahl an administrativen Aufgaben bei der Pflege Ihrer Mitarbeiterdaten.

Im Folgenden erläutern wir, wie Sie Ihre Abläufe im Personalwesen allgemein und speziell in der Lohnabrechnung effizienter gestalten können.

NAPA3 Software für die Personalverwaltung: Infoniqa

Software erleichtert Aufgaben im Personalwesen

Mithilfe von NAPA3, unserer Software für die Personalverwaltung, gestalten Sie Ihre täglichen Aufgaben der personellen Administration sowie der Personalentwicklung und -betreuung effizient und wirtschaftlich. Sämtliche relevante Informationen wie z.B. Stammdaten, Informationen zu Qualifikationen, Arbeitsmitteln, Protokolle von Mitarbeitergesprächen oder Arbeitsverträge werden elektronisch erfasst und können mit nur wenigen Klicks angezeigt werden. Dadurch sind Mitarbeiterdaten an jedem Standort und zeitlich unabhängig schnell abrufbar.

Umfangreiche Papierakten, die Platz in Anspruch nehmen und die gezielte Suche nach Informationen zeitaufwendig machen, gehören damit der Vergangenheit an. Die digitale Personalakte von NAPA3 bildet die ideale Lösung, um Arbeitsprozesse im Personalwesen zu optimieren, relevante Daten zu zentralisieren und diese zu verwalten.

Mit unserem Programm für die Personalverwaltung gestalten Sie alle täglichen Aufgaben übersichtlich und anwenderfreundlich. Ein Beispiel ist die Erstellung einer Übersicht vorhandener oder benötigter Büromaterialien. Dies erleichtert die Planung und Verwaltung von Sachmitteln. Darüber hinaus nehmen Sie mit NAPA3 die Planung und Durchführung des Qualifikationsmanagements vor, etwa die Konzeption von qualifizierenden Maßnahmen und die Teilnahmeverwaltung an Weiterbildungsangeboten.

Vorteile der NAPA3 Software für die Personalabteilung

NAPA3 erleichtert nicht nur die Durchführung täglicher Aufgaben, sondern deckt auch die Personalentwicklung, die Seminarverwaltung sowie das Qualifikations- und Gesundheitsmanagement ab.

In folgenden Bereichen kann Sie unser Personalverwaltungsprogramm besonders unterstützen:

Einleitung von Prozessen ohne Verzögerung

  • übersichtliche Abbildung individueller Zielvorgaben
  • Übermittlung von Prämienansprüchen an die elektronische Personalabrechnung

Erinnerung an Ereignisse als Personaldatenmonitor

  • Personaleintritte und -austritte
  • Ende von Probezeiten und Befristungen
  • Auslaufen von Mutterschutz und Elternzeiten

Planung anstehender Ereignisse

  • Beurteilungen
  • personelle Unterweisungen
  • Schulungsbedarf evaluieren
  • Entwicklungspläne erstellen
  • Planung der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen und Erinnerung an Termine

Erleichterung der Erstellung von Dokumenten

  • Erstellung von Arbeitsverträgen oder anderer Dokumente dank Serienbrieffunktion – natürlich CI-konform – und deren Bereitstellung zum Druck bzw. Versand per E-Mail
  • einfache Erstellung von Berichten und Auswertungen
  • Exportieren von Daten in Excel
  • Generierung tabellenübergreifender Berichte
  • Erleichterung der Recherche dank Filter- und Suchfunktion in sämtlichen Tabellen

Alles an einem Ort: NAPA3 ist die zentrale Sammelstelle für Personaldaten

Das elektronische Personeninformationssystem der NAPA3 Personalverwaltung bildet eine zentrale Ablage für Mitarbeiterinformationen – ob Daten zum Arbeitsvertrag, Bildungsabschlüsse, die Ergebnisse von Bewertungsgesprächen oder spezielle Kenntnisse. Sie können hierbei beliebig viele Dokumente hinterlegen.

Sparen Sie sich das zeitaufwendige Suchen nach Daten in umfangreichen und oft unübersichtlichen Papierakten, indem Sie Ihre Personalverwaltung in elektronischer Form strukturieren. Die Software zur Personalverwaltung fungiert als zentrale Sammelstelle und verfügt über sämtliche Personalstammdaten, die mithilfe der Filter- und Sortiermöglichkeiten mühelos auszuwerten sind. Dank der intelligenten Datensynchronisation wird die doppelte Erfassung von Daten verhindert – dies spart Zeit und minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

 Nutzeroptimiert und sicher: Mit unserer Software die Personalverwaltung digitalisieren  Nutzeroptimiert und sicher: Mit unserer Software die Personalverwaltung digitalisieren

Nutzeroptimiert und sicher: Mit unserer Software die Personalverwaltung digitalisieren

Ein optimaler Schutz sensibler, personenbezogener Daten ist durch die Kombination aus NAV-Zugriffsrechten sowie der NAPA3-Benutzereinrichtung sichergestellt. Komplexe Prozesse lassen sich schnell bearbeiten, dazu können individuelle Benutzeroberflächen und Darstellungen von Inhalten eingerichtet werden. Überdies ist das Personalverwaltungsprogramm optional mit unterschiedlichen, revisionssicheren Archivierungssystemen kompatibel, u. a. Develop D3, EASY Archiv und ELO.

NAPA3 für die Lohnabrechnung – flexibel und zukunftsorientiert

Das Personalwesen ist ein dynamisches Aufgabenfeld – nicht zuletzt aufgrund sich ändernder rechtlicher Grundlagen sowie individueller Anforderungen und Wünsche von Unternehmen und deren Mitarbeitenden. Daher ist es unerlässlich, die Abrechnungssoftware für Löhne und Gehälter flexibel zu gestalten. Mit NAPA3 erhalten Sie eine nutzerfreundliche und leicht bedienbare Software, die mehr erledigt als nur die Entgeltabrechnung.

Sie können Stamm- und Bewegungsdaten – wie beispielsweise Personalinformationen, Fehlzeiten und Lohnarten – erfassen und diese auf Plausibilität und Aktualität überprüfen. Außerdem wird NAPA3 zur Übertragung von Daten genutzt und ist mit internen als auch mit externen Akteuren wie dem Finanzamt, der statistischen Behörde und der Sozialversicherung verknüpft. Dieser Datenaustausch erfolgt schnell, unkompliziert, sicher und streng nach den gesetzlichen Vorgaben. So werden verschiedene Arbeitsbereiche der Personalwirtschaft wie die Pflege eines Karriereportals, ein sorgfältiges Reisekostenmanagement oder die Kostenrechnung durchgeführt und dadurch Finanzbuchhaltung und Geschäftsleitung entlastet.

Einsatzgebiete von NAPA3 in der Lohnabrechnung

Mit NAPA3 erhalten Sie ein Tool, das vielfältige Arbeitsgebiete des Personalwesens abdeckt. Es ist möglich, in NAPA3 Entgeltbescheinigungen gemäß §108 GewO auszustellen. Zudem wickeln Sie das elektronische Bescheinigungswesen damit ab und regeln auf Wunsch zusätzlich die betriebliche Altersvorsorge, die Urlaubsverwaltung und andere abrechnungsrelevante Bereiche.

Weitere Features umfassen Abrechnungen für Branchen, in denen die Lohnabwicklung besonderen Regelungen und Bestimmungen unterworfen ist, zum Beispiel die Baubranche, der Handel, die Produktion oder der öffentliche Dienst.

Auch die Abrechnung für behinderte Menschen in geschützten Einrichtungen oder Integrationsprojekten, für Beschäftigte in der Seefahrt, von Honoraren oder Kurzarbeitergeld erfolgt mit NAPA3, das auf Microsoft Dynamics NAV – ehemals Navision – basiert, mühelos.

Außerdem lassen sich in der Software Lohnsteuerbescheinigungen und -anmeldungen für ELSTER I sowie mehrere weitere Steuerunterlagen erstellen. Meldeverfahren für die Sozialversicherung, die Erstellung von Statistiken und Auswertungen oder die Unterstützung des betrieblichen Controllings gehören zu weiteren praktischen Funktionen der Software.

Die Anwendung von NAPA3: nutzerfreundlich und verständlich

Die Anwendung der Softwarelösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gestaltet sich einfach: Jeder Nutzer wird über das Programm durch die einzelnen Prozesse geführt. Der integrierte monatliche Ablauf sorgt dafür, dass sämtliche wichtigen auszuführenden Verfahren berücksichtigt werden.

Durch das System bereitgestellte Rechengrößen und gesetzliche Faktoren umfassen unter anderem Bemessungsgrößen, einen Feiertagskalender, Systemlohnarten und bundeslandspezifische Rechnungsgrößen wie beispielsweise die Kirchensteuer. Bei Unklarheiten finden Sie jederzeit Orientierung und Hilfestellung in Ihrem NAPA3 Handbuch.

Ihre Vorteile durch die Nutzung von NAPA3

Mit der auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierenden Software profitieren Sie gleich von mehreren Vorteilen: Sie lässt sich ohne weiteres vollständig in die Umgebung von Microsoft Dynamics integrieren und kann mit bestehenden Branchenmodulen mühelos synchronisiert werden.

Filteroptionen sorgen für eine maßgeschneiderte Abrechnung und Verwaltung Ihrer individuellen Mitarbeiterdaten. Diese können Sie den Mitarbeitenden ganz einfach im NAPA3 Portal zur Verfügung stellen. Zudem schafft NAPA3 eine enorme Transparenz und nachvollziehbare Auswertung von Zahlen.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt workflow-orientiert. Das flexible Rollencenter/Dashboard punktet mit seiner Übersichtlichkeit. Die umständliche Eingabe von Systemdaten entfällt aufgrund des funktionalen Datenservices. Fortwährende Pflege und Wartung gewährleisten die dauerhafte Aktualität und Berücksichtigung gesetzlicher Anpassungen.

Volle Integration von NAPA3 in die Microsoft Dynamics ERP-Software

Durch unseren Datenservice entfällt die Eingabe lästiger Systemdaten

Workflow-orientierte Lohnabrechnung für einen strukturierten Abrechnungsverlauf

Einfaches Einrichten von Lohnarten durch vordefinierte Lohnartenvorlagen

Optimaler Schutz durch Microsoft Dynamics Zugriffsrechte und NAPA3-Benutzereinrichtung

Übersichtlichkeit dank flexiblem Rollencenter Dashboard

Große Transparenz: Zahlen auswerten und nachvollziehen

Integrierte Schnittstelle für den elektronischen Datenaustausch

Hohe Integration in bestehende Branchenmodule durch Synchronisation

Papierlose Personalabrechnung mit mein-NAPA3.de

Der Druck von Bescheinigungen und Abrechnungen ist nicht nur unhandlich und teuer. Auch aus ökologischen Gründen verzichten immer mehr Unternehmen auf das unnötige Ausdrucken von Unterlagen.

Mit mein-NAPA3.de ist das auch in der Personalwirtschaft einfach wie noch nie. Sie sparen sich dank dieser Lösung nicht nur den Druck, sondern auch das Eintüten der Dokumente, das Frankieren der Umschläge sowie den Weg zur Post, um die Briefe abzugeben. Sie stellen Ihren Mitarbeitern Dokumente wie die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung per Knopfdruck papierlos im NAPA3 Portal bereit.

Diese Lösung ist sicher, webbasiert und entspricht allen Anforderungen einer modernen Dokumentenablage. Durch die Optimierung Ihrer Prozesse mit mein-NAPA3.de haben Ihre Mitarbeiter, die für die Personalabrechnung zuständig sind, mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Verschiedene Pakete für jeden Bedarf

Für den Erwerb von NAPA3 für die Personalabrechnung bieten wir Ihnen verschiedene Lösungen an. So erhalten Sie für Ihr Unternehmen eine passgenau abgestimmte Software. Unter anderem ist es möglich, Navision für die Personalwirtschaft in Form von einzelnen Anwendungen zu beziehen. Die Standard-Module können teilweise durch Zusatzmodule erweitert werden.

Die Grundlage für die Software bildet Microsoft Dynamics 365 Business Central, ehemals Microsoft Dynamics NAV bzw. Navision – diese Lizenzen können Sie über einen unserer Partner erwerben. Sofern Sie Microsoft Dynamics 365 Business Central bereits nutzen, sprechen Sie einfach Ihren Microsoft-Partner an, um von den Vorteilen der Softwarelösung NAPA3 zu profitieren.

Individuell & transparent: NAPA3 kaufen oder mieten

Um NAPA3 für die Lohnabrechnung in Ihrem Unternehmen nutzen zu können, bieten wir verschiedene Optionen an. Sie können die Lizenz für NAPA3 als Kauf- oder Miet-Variante bei uns erhalten. Die Lizenz- und jährlichen Wartungsgebühren sind abhängig vom Funktionsumfang und von der Anzahl der Mitarbeiter, die mit NAPA3 verwaltet bzw. abgerechnet werden.

Regelmäßige Aktualisierungen sowie Servicepacks sind dann inbegriffen, wodurch die Abrechnungssoftware stets auf aktuellem und rechtlich konformem Stand ist.

Sie möchten sich lieber nicht dauerhaft binden, sondern erst einmal ein Mietangebot nutzen? Kein Problem, wir bieten Ihnen Software as a Service (SaaS). Gegen eine monatliche Nutzungsgebühr pro Mitarbeiter erhalten Sie den vollen Zugriff auf NAPA3. Die Kosten sind dabei planbar und transparent, Aktualisierungen sowie Servicepacks sind bereits inbegriffen.

 Beratung zu unserer Software für Personalverwaltung NAPA3  Beratung zu unserer Software für Personalverwaltung NAPA3

Beratung zu unserer Software für Personalverwaltung NAPA3

Möchten Sie sich genauer über unsere Softwarelösungen und Anwendungen informieren und wünschen sich eine Beratung zu den Vorteilen der digitalisierten Personalverwaltung? Gerne beantworten wir Ihnen alle Fragen zu NAPA3 bzw. mein-NAPA3.de und dem Portal für Mitarbeiter.

Unsere Experten verfügen über weitreichende Marktkenntnisse und ein umfangreiches Netzwerk. Wir beraten bei der Wahl der richtigen Anwendung, unterstützen bei der Einführung in Ihrem Unternehmen und betreuen Sie bei Fragen in der täglichen Nutzung.

Gerne bieten wir Ihnen auch individuelle Schulungen an, um sicherzustellen, dass sämtliche Verantwortliche über das notwendige Know-how verfügen, das zur Bedienung unserer Lösungen und Software erforderlich ist. Nutzen Sie auch unser NAPA3 Handbuch, um sich über die Funktionsweisen unserer Softwarelösung zu informieren.

Kontaktieren Sie uns noch heute – wir informieren Sie gerne ausführlich und beraten Sie fachkundig über die für Ihr Unternehmen optimale Lösung. Wir freuen uns auf Sie!