Kann man die Lohnabrechnung selber machen?
Die Lohnabrechnung ist bereits für kleine Firmen ab dem 1. Mitarbeiter Pflicht. Wie sie die Abrechnung umsetzen, liegt im eigenen Ermessen. Hauptsache am Ende ist der Lohnzettel korrekt, alle Abgaben sind richtig berechnet und abgeführt und die Meldungen werden rechtzeitig gemacht.
Eine zunehmende Zahl an Unternehmen greift auf Teiloutsourcing oder Full-Outsourcing zurück – der Rest der Unternehmen entscheidet sich dafür, die Lohnabrechnung selber zu machen.
Gerade mit der digitalen Lösung lässt sich die Abrechnung von Lohn oder Gehalt sehr gut selbst erledigen: Zahlreiche Automatismen und Fehlerfrüherkennungsfunktionen helfen dabei, möglichst zeiteffizient Lohn oder Gehalt abzurechnen. Gesetzliche Änderungen werden zudem mit beständigen Updates in die Payroll Software integriert und wenn sie mit den restlichen Programmen im Unternehmen wie der FiBu direkt kommuniziert, müssen Daten nur einmalig erfasst werden.
Um die Lohnabrechnung selber zu machen muss man nur sicherstellen:
- dass man über das komplexe Fachwissen verfügt, das für die Lohnabrechnung nötig ist
- dass man eine Lohn-Software verwendet, mit der man auch die kleine hauseigene Sonderfälle seiner Payroll zuverlässig bearbeiten kann
- dass der Software-Anbieter über eine gute Hotline verfügt, die bei Fragen während der Abrechnung gut erreichbar ist und auf deren Expertise Verlass ist
- dass die Lohn-Software ortsunabhängig erreichbar ist – ideal ist eine cloudbasierte Payroll-Software
Welches Programm für Lohnabrechnung?
Der Markt für Lohn Software ist groß. Von winzigen Online-Lösungen mit einem sehr eingeschränkten Funktionsminimum bis zu riesigen Komplettlösungen mit einer enormen Funktionsbreite sowie Schnittstellen zu ERP, FiBu, BI und Co. ist alles möglich.
Welches Lohnprogramm am besten geeignet ist, hängt von mehreren Aspekten ab:
- Haben Sie bzgl. Funktionen besondere Branchenanforderungen?
- Wie soll der Datenfluss innerhalb der HR-Arbeit gestaltet sein?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen sind Ihnen wichtig?
- Soll die Software online zugänglich sein (HR-Cloud) oder soll es eine On-Premise-Lösung sein?
Haben Sie nach diesen Grundfragen die Programmauswahl eingeschränkt, erkennen Sie die richtige Lohn-Software für sich anhand der nachfolgenden Kriterien:
- Die Lohn Software passt sich an Ihre Prozesse an – und nicht umgekehrt
- Die Lohnabrechnungssoftware passt in Ihre IT-Landschaft
- Das Lohnprogramm kommt von einem erfahrenen, namhaften Hersteller der über eine zuverlässige Hotline und viel Markterfahrung verfügt (wichtig für die Umsetzung künftiger Gesetzesänderungen)
- Leistungs-, Einrichtungs- und Supportumfang sind klar und transparent
- Preis-Leistung für das Lohnprogramm ist fair
- Der Anbieter macht es möglich, Funktionen zu testen und bei Bedarf aufzustocken bzw. weitere Softwarelösungen wie Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung, Human-Resources-Management und Co. einzurichten und anzubinden
Sind diese Anforderungen erfüllt, sind Sie grundsätzlich auf der sicheren Seite für Ihre Lohnsoftware.
Wer haftet für falsche Lohnabrechnung?
Eine korrekte Personalabrechnung ist für jedes Unternehmen haftungsrelevant: Kann ein Unternehmen nicht sicherstellen, dass die Mitarbeiter korrekte Gehaltszettel bekommen, haftet das Unternehmen. Denn einerseits bedeutet eine fehlerhafte Abrechnung von Lohn oder Gehalt natürlich einen Nachteil für den Mitarbeiter, aber auch für den Staat – denn ihm gegenüber sind Arbeitnehmer zur Lohnsteuerzahlung verpflichtet, während Ihr Business dazu verpflichtet ist, die Einkommenssteuer entsprechend der Lohnsteuermerkmale einzubehalten.
Vor allem aber ist die Organhaftung für Geschäftsführer und Vorstände ein handfestes Risiko. Schadensansprüche und die Haftung mit dem gesamten Privatvermögen drohen. Daher muss eine rückwirkende Korrektur durchgeführt werden – diese ist einerseits eine Pflicht, aber ist bei unbeabsichtigten Fehlern natürlich auch eine Chance, den entstandenen Schaden auszugleichen und nachträglich zu korrigieren.
Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?
Wer die Lohn- und Personalabrechnung nicht selbst mit einer Software erledigen möchte, sondern an einen externen Dienstleister gibt, hat hierfür mehrere Möglichkeiten. Neben vielen weiteren Tätigkeiten bieten Steuerberater häufig auch die Abrechnung der Löhne und Gehälter an.
Die Preise variieren dabei sehr stark, je nachdem, was die Kosten enthalten. Monatlich fallen somit zwischen 10 und 25 Euro Fixkosten je Personalabrechnung an; die Preise variieren genauso stark wie die inkludierten Leistungen. Häufig wird mit einem schmäleren Fixbetrag gestartet, doch jede weitere Tätigkeit wie z. B. Meldewesen, der Versand von Gehaltszetteln etc. kostet zusätzlich.
Kommen ein monatlicher Grundbetrag, die Abrechnungskosten je Mitarbeiter, die Einrichtungsgebühr, Beratungsgebühren bei Sonderfällen und weitere Kostentreiber wie Sofortmeldungen oder die Kosten für das An- oder Abmelden von Arbeitnehmern hinzu, wird es schnell teuer.
Grundsätzlich gilt: Vorsicht bei allzu günstigen Angeboten bei der externen Personalabrechnung! Diese können auf besonders schmale Grundleistungen hinweisen, aber auch auf eine eventuelle Auslagerung in ausländische Niedriglohnsektoren. Da die Lohnabrechnung jederzeit geschäftsrelevant ist (wird sie fehlerhaft erledigt, haftet die Geschäftsleitung im vollen Umfang!), ist hier unbedingt auf einen qualitativ hochwertigen und erfahrenen Dienstleister zu achten.
Eine Alternative zum Steuerberater sind Lohnservices von Payroll-Softwareanbietern wie Infoniqa. Hier beschäftigen sich die Experten den ganzen Tag mit nichts Anderem als mit Abrechnungsthemen – entsprechend effizient und rechtlich immer up to date sind die Ansprechpartner.
Damit haben Sie grundsätzlich folgende Möglichkeiten:
- Lohnabrechnung selbst erledigen manuell oder automatisch mit einer Software
- Lohnabrechnung an den Steuerberater geben
- Lohnabrechnung auslagern an Payroll-Anbieter und von Lohn-Profis erstellen lassen
Welche dieser Optionen die für Sie günstigste ist, hängt von Ihrem individuellen Einzelfall, Ihren Herausforderungen und dem Status Quo Ihrer Payroll ab.