Ihre Lohnabrechnung in der Cloud

Wann ist die Lohnabrechnung fällig?

Mit der Fälligkeit des Arbeitslohnes oder Arbeitsgehaltes ist auch die Lohnabrechnung an den Arbeitnehmer zu übergeben. Schließlich soll ihm die Möglichkeit gegeben werden, die Richtigkeit der Abrechnung und des überwiesenen Geldes zu überprüfen. Ob digital z. B. in Form eines ePay-Slips auf einem gesicherten Online-Portal oder gedruckt per Post steht dem Arbeitgeber frei.

Wie kann ich eine Lohnabrechnung machen?

Die Personalabrechnung muss erledigt werden – das ist kein „Kann“, sondern ein „Muss“. Am Ende des Tages muss jeder Mitarbeitende, Angestellte bzw. Lohnempfangende nachvollziehen können, wie sich das ausgezahlte Einkommen zusammensetzt und welche Abgaben gezahlt wurden. Genau dafür ist die Lohnabrechnung da.  

Nun haben Sie als Personalabrechner drei Möglichkeiten, damit die Payroll erledigt wird: 

• Komplett manuell erledigen
• Mit Softwareunterstützung erledigen
• Von einem externen Spezialisten erledigen lassen (Payroll-Outsourcing)

Sich komplett manuell und vollkommen ohne digitale Unterstützung den unzähligen Kniffen der Personalabrechnung zu stellen, ist heutzutage fast unmöglich. Daher ist die häufigste Art, die Lohnabrechnung zu machen, die Bearbeitung mit einer Lohnsoftware. Wer sich für die eigenständige Erstellung entscheidet, muss allerdings unbedingt über das entsprechende Know-how verfügen: Gesetze, Richtlinien, interne Besonderheiten, Abgabe-Deadlines für Meldungen und Co., Datenschutz und vieles mehr.  

Eine gute Personalsoftware entlastet in zahlreichen Punkten, kann zu großen Teilen intuitiv bedient werden und verfügt über Fehlerfrüherkennungsfunktionen, um sich widersprechenden oder fehlenden Angaben vorzubeugen. Allerdings ist trotzdem eine ordentliche Portion Fachwissen gefragt, das zudem jährlich up to date gehalten werden muss. 

Entspannter und deutlich unaufwändiger ist es, auf eine Payroll-Agentur (BPO) zu setzen. Mit viel Expertise und Erfahrung wird in kürzester Zeit die Personalabrechnung erledigt – man selbst übergibt nur eventuelle Änderungen an den Dienstleister.

Wer haftet für falsche Lohnabrechnung?

Eine korrekte Personalabrechnung ist haftungsrelevant: Kann ein Arbeitgeber nicht sicherstellen, dass die Belegschaft korrekte Gehaltszettel bekommt, haftet das Unternehmen. Denn einerseits bedeutet eine fehlerhafte Lohnabrechnung natürlich einen Nachteil für den Arbeitnehmer, aber auch für den Staat – denn ihm gegenüber sind Arbeitnehmer zur Lohnsteuerzahlung verpflichtet, während der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die Einkommenssteuer entsprechend der Lohnsteuermerkmale einzubehalten. 

Vor allem aber ist die Organhaftung für Geschäftsführer und Vorstände ein handfestes Risiko. Schadensansprüche und die Haftung mit dem gesamten Privatvermögen drohen. Daher besteht die Pflicht zur rückwirkenden Korrektur – die einerseits eine Pflicht, aber bei unbeabsichtigten Fehlern natürlich auch eine Chance ist, den entstandenen Schaden auszugleichen und nachträglich zu korrigieren.

Ist eine Lohnabrechnung Pflicht?

Ja, eine Lohnabrechnung ist definitiv verpflichtend für Arbeitgeber! Denn nur so kann der Arbeitnehmer kontrollieren, ob alle Steuern und Abgaben korrekt entrichtet wurden. 

Aus dieser Pflicht lässt sich allerdings mit kleinen Kniffen ein angenehmeres Unterfangen kreieren: Mit praktischen Fehlerfrüherkennungsfunktionen, automatisierten Workflows, individuellen Vorlagen und einem hilfreichen Support wird die Lohnabrechnung massiv erleichtert und macht gleich deutlich mehr Spaß!  

Wie muss eine Lohnabrechnung zugestellt werden?

Die Zeiten, in denen eine Abrechnung von Löhnen und Gehältern in Papierform vorliegen musste, sind lange vorbei: Laut Gewerbeordnung ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgeltes eine Abrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es nicht relevant, ob es sich um Löhne oder Gehälter handelt – jeder hat ein Recht darauf, schriftlich einsehen zu können, welche Abgaben der Arbeitgeber bezahlt bzw. einbehalten und an den Fiskus weitergeleitet hat.  

Die Zustellung des Lohnzettels bzw. des Gehaltszettels erfolgte bis vor wenigen Jahren in der Regel auf dem Postweg. Zwischenzeitlich geht der Trend, aus ökonomischer Sicht den Aufwand und natürlich auch aus ökologischer Sicht das Papier zu sparen und stattdessen die Abrechnung in digitaler Form zentral abzulegen. Per Self Service können sich Arbeitnehmer dann in einem personalisierten Bereich einer zentral zugänglichen Plattform ihre Personalabrechnung herunterladen. 

Eine andere Möglichkeit ist der Versand von digitalen Lohnzetteln, die allerdings durch besondere Sicherheitsmaßnahmen vor fremdem Zugriff geschützt werden müssen. Zusätzlich gibt es die Option, via App seine Personalabrechnung einzusehen. Allerdings ist dieses Angebot noch nicht besonders verbreitet und geht natürlich auch mit besonderen Sicherheitsvorkehrungen einher. 

Zusammenfassend erfolgt die Zustellung des Gehaltszettels auf einem der folgenden Wege: 

• Postversand
• Als Download auf einer zentralen Plattform
• E-Mail-Versand
• Per App

Wichtig ist, dass alle Arbeitnehmer zeitnah auf ihre Abrechnung zugreifen können, um eine Kontrolle der Daten vorzunehmen.  

Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Wer die Personalabrechnung nicht selbst machen möchte, sondern an einen externen Dienstleister gibt, hat hierfür mehrere Möglichkeiten. Neben vielen weiteren Tätigkeiten bieten Steuerberater häufig auch die Abrechnung der Löhne und Gehälter an.  

Die Preise variieren dabei sehr stark, je nachdem, was die Kosten enthalten. Monatlich fallen somit zwischen 10 und 25 Euro Fixkosten je Personalabrechnung an; die Preise variieren genauso stark wie die inkludierten Leistungen. Häufig wird mit einem schmäleren Fixbetrag gestartet, doch jede weitere Tätigkeit wie z. B. Meldewesen, der Versand von Gehaltszetteln etc. kostet zusätzlich.  

Kommen ein monatlicher Grundbetrag, die Abrechnungskosten je Mitarbeiter, die Einrichtungsgebühr, Beratungsgebühren bei Sonderfällen und weitere Kostentreiber wie Sofortmeldungen oder die Kosten für das An- oder Abmelden von Arbeitnehmern hinzu, wird es schnell teuer. 

Grundsätzlich gilt: Vorsicht bei allzu günstigen Angeboten bei der externen Personalabrechnung! Diese können auf besonders schmale Grundleistungen hinweisen, aber auch auf eine eventuelle Auslagerung in ausländische Niedriglohnsektoren. Da die Lohnabrechnung jederzeit geschäftsrelevant ist (wird sie fehlerhaft erledigt, haftet die Geschäftsleitung im vollen Umfang!), ist hier unbedingt auf einen qualitativ hochwertigen und erfahrenen Dienstleister zu achten.  

Eine Alternative zum Steuerberater sind Lohnservices von Payroll-Softwareanbietern wie Infoniqa. Hier beschäftigen sich die Experten den ganzen Tag mit nichts Anderem als mit Abrechnungsthemen – entsprechend effizient und rechtlich immer up to date sind die Ansprechpartner. 

Damit haben Sie grundsätzlich folgende Möglichkeiten: 

• Lohnabrechnung selbst erledigen
• Lohnabrechnung an den Steuerberater geben
• Lohnabrechnung auslagern an Payroll-Anbieter

Welche dieser Optionen die für Sie günstigste ist, hängt von Ihrem individuellen Einzelfall, Ihren Herausforderungen und dem Status Quo Ihrer Payroll ab.  

Interessiert an konkreten Zahlen für Ihre individuellen Anforderungen? Fragen kostet nichts:  

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Wie viel kostet eine Lohnabrechnung?

Die Kosten einer Lohnabrechnung hängen von mehreren Faktoren ab: 

• Unternehmensgröße/Mitarbeiterzahl
• Branche und ihre Besonderheiten
• Interne IT-Systeme und deren Vernetzung
• Übermittlungsform der Lohnzettel (online oder per Post)
• Interne Abrechnung mit FTE oder externer Service
• Zusätzliche DSGVO-konforme Sicherheits- und Archivsysteme
• Besonderheiten in der HR-Struktur
• Interner Reportingbedarf und -umfang
• Gesicherter Onlinezugriff bei einem zentral zugänglichen Payroll-System oder Desktop-Abrechnung mit wenigen Anwendern

Diese Faktoren variieren von Unternehmen zu Unternehmen sehr stark. Daher ist es schwer zu sagen, wie viel eine Lohnabrechnung kostet.  

Wird die Personalabrechnung intern von einer dafür festangestellten Fachkraft erledigt, fließen folgende Kosten in die Berechnung ein: 

• Personal-Fixkosten
• Softwarekosten
• IT-Kosten
• Fortbildungskosten
• Bereitstellungskosten des Lohnzettels (Porto)
• Recruitingkosten für wechselnde Fachkräfte
• Ggf. Bußgelder bei Fehlern in der Personalabrechnung
• Ggf. weitere individuelle Kosten, die mit Ihrer Lohnabrechnung zusammenhängen

Addieren Sie von all diesen Posten die Jahreskosten und teilen sie durch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter, erhalten Sie ein realistisches Bild davon, wie viel Sie eine einzelne Lohnabrechnung real kostet.  

Welches Programm für Lohnabrechnung?

Der Markt für Lohn Software ist groß. Von winzigen Online-Lösungen mit einem sehr eingeschränkten Funktionsminimum bis zu riesigen Komplettlösungen mit einer enormen Funktionsbreite sowie Schnittstellen zu FiBu, BI und Co. ist alles möglich. 

Welches Programm für Ihre Lohnabrechnung am besten geeignet ist, hängt von mehreren Aspekten ab: 

• Haben Sie bzgl. Funktionen besondere Branchenanforderungen?
• Wie soll der Datenfluss innerhalb der HR-Arbeit gestaltet sein?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen sind Ihnen wichtig?
• Soll die Software online zugänglich sein (HR-Cloud) oder soll es eine On-Premise-Lösung sein?

Haben Sie nach diesen Grundfragen die Programmauswahl eingeschränkt, erkennen Sie die richtige Payroll Software für sich anhand der nachfolgenden Kriterien: 

• Die Lohn Software passt sich an Ihre Prozesse an – und nicht umgekehrt
• Die Lohnabrechnungssoftware passt in Ihre IT-Landschaft
• Das Programm für die Lohnabrechnung kommt von einem erfahrenen, namhaften Hersteller der über eine zuverlässige Hotline und viel Markterfahrung verfügt (wichtig für die Umsetzung künftiger Gesetzesänderungen)
• Leistungs-, Einrichtungs- und Supportumfang sind klar und transparent
• Preis-Leistung für das Lohnprogramm ist fair
• Der Anbieter macht es möglich, Funktionen bei Bedarf aufzustocken bzw. weitere Softwarelösungen wie Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung und Co. einzurichten und anzubinden

Sind diese Anforderungen erfüllt, sind Sie grundsätzlich auf der sicheren Seite für Ihre Lohnsoftware.  

Was kostet externe Lohnabrechnung?

Lagern Sie die Personalabrechnung an einen externen Dienstleister aus (Payroll Outsourcing), so sind ganz präzise die inkludierten Leistungen zu erfragen und festzuhalten, welche Zusatzkosten im weiteren Bedarfsfall entstehen. Ist beispielsweise die Hotline kostenfrei, entstehen bei Rückfragen beim Steuerberater je Anruf weitere Kosten oder ist alles inkludiert in eine „Beratungsflatrate“?  

Die Preise je externer Lohnabrechnung je monatlichem Abrechnungsfall variieren von ca. 5 Euro Grundkosten bis ca. 25 Euro für All-Inclusive-Angebote.

Kann man die Lohnabrechnung selber machen?

Die Lohnabrechnung ist für Firmen ab dem 1. Mitarbeiter Pflicht. Wie sie die Abrechnung umsetzen, liegt im eigenen Ermessen. Hauptsache am Ende ist der Lohnzettel korrekt, alle Abgaben sind richtig berechnet und abgeführt und die Meldungen werden rechtzeitig gemacht.

Eine zunehmende Zahl an Unternehmen greift auf Teiloutsourcing oder Full-Outsourcing zurück – der Rest entscheidet sich dafür, die Lohnabrechnung selber zu machen.

Gerade mit der digitalen Unterstützung einer Lohnsoftware lässt sich die Payroll sehr gut selbst erledigen: Zahlreiche Automatismen und Fehlerfrüherkennungsfunktionen helfen dabei, möglichst zeiteffizient abzurechnen. Gesetzliche Änderungen werden zudem mit beständigen Updates in die Payroll Software integriert und wenn sie mit den restlichen Programmen im Unternehmen wie der FiBu direkt kommuniziert, müssen Daten nur einmalig erfasst werden.  

Um die Lohnabrechnung selber zu machen muss man nur sicherstellen:

•   dass man über das komplexe Fachwissen verfügt, das für die Lohnabrechnung nötig ist
•   dass man eine Software verwendet, mit der man auch die hauseigenen Sonderfälle seiner Payroll zuverlässig bearbeiten kann
•   dass der Software-Anbieter über eine gute Hotline verfügt, die bei Fragen während der Abrechnung gut erreichbar ist und auf deren Expertise Verlass ist
•   dass die Software ortsunabhängig erreichbar ist – ideal ist eine cloudbasierte Payroll-Software