Weniger Bürokratie durch Recruiting XXXL
✓ 21.500 Mitarbeiter
✓ Möbelhandel
Herausforderung: 120.000 Bewerbungen pro Jahr automatisieren
Bis zu 120.000 Bewerbungen im Jahr gilt es beim Möbelgiganten XXXLutz zu bewältigen. Mit dem Recruiting-Modul von Infoniqa etablierte das Unternehmen erfolgreich eine zentrale Steuerung der Bewerbungsprozesse. Als nächstes soll das Weiterbildungsangebot mit dem Kursbuch von Infoniqa modernisiert werden.
Mit ca. 21.500 Mitarbeitern in neun europäischen Ländern und einem Umsatz von mehr als vier Milliarden Euro gehört das österreichische Unternehmen XXXLutz zu den größten Möbelhändlern der Welt. Dabei stehen Kunden nicht nur 250 Möbelhäuser in ganz Europa offen, sondern auch ein Online-Shop lädt zum entspannten Einkauf im Internet ein. Um weiterhin auf Wachstumskurs zu bleiben, ist in einem Unternehmen dieser Größenordnung das Recruiting neuer Mitarbeiter eine wichtige Herausforderung: Allein 1.300 neue Lehrstellen wollen jedes Jahr neu besetzt und insgesamt rund 120.000 Bewerbungen bewältigt werden.
Mit Sonne im Herzen und Erfolg im Recruiting
„Mit Sonne im Herzen gemeinsam zur Nr.1 der Welt“: Das ist die Unternehmensphilosophie von XXXLutz. Bereits Bewerber sollen spüren, dass jeder Mitarbeiter des Möbelgiganten seinen täglichen Job mit viel Kraft, Freude und Ausdauer erledigt. Aus diesem Grund hatten Doris Fischer-Knasmüller, Leiterin des Personalsoftware-Projekts, und ihr 25 köpfiges Team klare Vorstellungen, welche Abläufe im Recruiting vereinfacht und optimiert werden sollten. Bis zur Einführung einer übergreifenden HR-Software organisierte jeder den Bereich der Bewerbung auf seine Art bestmöglich – jedoch konnte die Qualität der Prozesse nicht zentral gesteuert werden.
Die Größe des Unternehmens und seine Strukturen stellten zudem eine echte Herausforderung für das Projekt dar: Eine geeignete Personalsoftware musste nicht nur länderübergreifend die Unternehmensprozesse und Vertriebsschienen so einfach wie möglich abbilden, sondern auch Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen integrieren können. Von Beginn an wusste Doris Fischer-Knasmüller: „Die konsequente Einführung einer Personalsoftware gelingt nur, wenn das Programm einfach und anwenderfreundlich gestaltet ist.“ Bei der Entscheidung für die neue HR-Software spielten für sie und ihr Team auch Erreichbarkeit und Service des Anbieters eine gewichtige Rolle: „Der Support und die Projektbetreuung sollten erstklassig sein. Unsere Wahl fiel daher auf Infoniqa.“
Zentrale Steuerung, ohne zu bürokratisch zu werden
In erster Linie sollten Standardprozesse im Personalbereich geschaffen werden, die einfach anzuwenden und zentral zu steuern sind. Mit dem Modul „Bewerbermanagement“ der Personalsoftware von Infoniqa lassen sich nicht nur Bedarfsmeldungen, Stellenangebote und Ausschreibungen mit wenigen Klicks verwalten. Die modulare HR-Software ermöglicht gleichzeitig einen schnellen Zugriff auf die Daten jedes einzelnen Bewerbers. Seit 2016 ist das Modul bei XXXLutz im Einsatz und wird inzwischen von ungefähr 2.000 Mitarbeitern in der Firma genutzt. Tendenz: steigend. Die Anwender sind mit der neuen Lösung hochzufrieden.
„Die technische Lösung sollte gerade genug Ausnahmen zulassen, um nicht unnötig bürokratisch zu werden. Wichtig war uns auch eine vernünftige Relation von Kosten und Nutzen: Wir wollten das Controlling verbessern, um durch den gezielten Einsatz von Stellenanzeigen die Kosten insgesamt zu senken.“
