Prozessoptimierung für die Personalabrechnung

Im vergangenen Jahr suchte der Pharmabetrieb dann nach einer effizienteren und zugleich zukunftsorientierten Lösung für das Abrechnungssystem. „Die Entscheidung für das Outsourcing war auch von wirtschaftlichen Gründen getrieben. Denn der Betrieb, die Wartung und die regelmäßige Datensicherung des Systems kostete uns viel Zeit und Arbeit. Daher sahen wir uns nach einer anderen Lösung um, die uns den gewohnten Abrechnungsprozess fortführen lässt“, so Denk. Nachdem das Unternehmen mit Infoniqa und der Payroll-Software bereits sehr gute Erfahrungen gemacht hatte, ließ man sich auch für diese Problemstellung vom HR-Spezialisten beraten und eine Lösung anbieten. „Infoniqa lagerte unser Abrechnungssystems ins Rechenzentrum aus und betreut nun unsere Hardware, spielt laufende Änderungen ein und kümmert sich um die Datensicherungen sowie Updates“, erklärt Denk.

Effizientere Abläufe, weniger Papier

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigt die Personalabteilung von Richter Pharma mit der gewohnten Software-Lösung, die jetzt im sicheren Rechenzentrum gehostet wird. Auch den Papieraufwand hat man reduziert. Die Lohn- und Gehaltszettel werden nun fast zu Gänze per E-Mail an die Mitarbeiter geschickt. Darüber hinaus nutzt die Personalabteilung zusätzliche Infoniqa-Tools, beispielsweise das Personalevidenz-System. „Fehlzeiten wie Urlaube, Arztbesuche, Behördenwege oder Krankenstände werden automatisiert abgerechnet. Auch die Kommunikation mit der Krankenkasse läuft nun automatisch und damit schneller ab als bisher. Für das Einrichten des Evidenzsystems war zwar ein gewisser Aufwand erforderlich, heute aber möchte ich keinesfalls auf die Vorteile verzichten“, berichtet Denk. Als praktisch und effizient hat sich auch die neue Reiseabrechnung erwiesen, mit der die rund 60 Reisenden ihre Reisezeiten eigenständig über das Internet ins System eingeben können. Das Reisemodul rechnet auch Fahrtenbuch und Spesen nach den gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen ab und leitet die Werte in die Abrechnung und Buchhaltung weiter. Bei Bedarf verwendet die Personalleiterin den Berichte Manager, um beispielsweise Einkommensberichte für die Geschäftsleitung zu erstellen.

Das Ziel der Kostenreduktion hat Richter Pharma mit dem Outsourcing des Abrechnungssystems klar erreicht. „Der Service ist kostengünstiger bei der selben Leistung wie bisher und entlastet unsere Abteilung. Denn der gesamte Aufwand für die Backups, Updates und Änderungen fällt nun komplett weg. Auch das elektronische Versenden der Lohnzettel spart uns viel Arbeitszeit, die wir bisher für das Kuvertieren benötigt hatten“, erläutert Denk. Das Unternehmen profitiert aber auch von den praktischen Zusatzleistungen wie Personalevidenzsystem und Reisemodul, die im Outsourcing-Paket inbegriffen sind. „Sehr positiv ist auch, dass ich bei Problemen einfach bei der Infoniqa Hotline anrufe oder eine E-Mail schicke und rasch Hilfe bekomme. Darüber hinaus entwickelt Infoniqa unser Abrechnungssystem laufend weiter und verbessert die Abläufe, das ist ein wichtiger Zusatznutzen“, ergänzt Denk.

Erweiterungen sind bereits geplant. „Als nächstes Projekt werden wir demnächst die Zeiterfassung von Infoniqa einführen, die ebenfalls über das Rechenzentrum betrieben wird, weil das bisherige System ausläuft und wir eine funktionelle und bewährte Lösung brauchen. Mit der Software soll der gesamte Prozess noch schneller und einfacher ablaufen“, so Denk. Des Weiteren will das Unternehmen die Personalkostenplanung implementieren. Mit diesem Zusatzmodul lässt sich der Personalbedarf anhand von Ist-Daten einfach und übersichtlich planen und budgetieren. „Bei der Beratung und Umsetzung der kommenden Projekte vertrauen wir wieder auf Infoniqa. Denn die Zusammenarbeit und der Service sind vorbildlich. Wir sparen Aufwand und Kosten, haben den Überblick und werden jederzeit unterstützt“, so das Fazit von Sonja Denk.