Alle Personalprozesse voll im Griff - digital & effizient

Gesamtlösung gesucht

Bei der Suche nach einer umfassenden Komplettlösung war einerseits die Vernetzung der Daten wichtig.

Infoniqa macht das Rennen

Für die Auswahl eines geeigneten Systems wurde zuerst ein einheitlicher Anforderungskatalog an die potenziellen Anbieter geschickt und gemeinsam mit einem Berater eine Marktrecherche durchgeführt. „Insgesamt haben wir uns sechs unterschiedliche Dienstleister angesehen.

Dann folgte ein intensives Screening. In die Endrunde schafften es noch drei Anbieter. Zusätzlich befragten wir Referenzkunden nach ihren Erfahrungen“, so Rosenfeldt. Die Entscheidung fiel schließlich auf das HRM-Portal von Infoniqa. „Ausschlaggebend war, dass das System alle geforderten Funktionen bot, aber auch die Möglichkeit, Workflows individuell anzupassen. Außerdem war das Preis-Leistungs-Verhältnis besser als das der Konkurrenz“, berichtet Rosenfeldt und merkt an, dass das Unternehmen bereits die Payroll von Infoniqa im Einsatz hatte und man daher eine einfache Integration mit dem HCM-System erwartete.

Straffer Zeitplan zur Umsetzung

Zur Umsetzung des Projekts veranschlagte Infoniqa drei Monate je Modul. In den ersten Workshops diskutierte man, wie die bestehenden Personalprozesse im System umgesetzt werden können. Zuerst wurde das Bewerbermanagement in Angriff genommen. Dabei stellten sich unerwartete Aufwände in den Weg. „Das bestehende Karriereportal anzubinden war eine Herausforderung, die mehr Zeit als geplant brauchte. Im nächsten Schritt richtete Infoniqa das Stellengerüst und Organisationsmanagement ein und danach das elektronische Personal- und Bildungsmanagement. „Wir wollten fast alle Module des HCM-Tools einsetzen, damit sind wir gewissermaßen Pionier für Infoniqa. Auch wenn der Aufwand für die Umsetzung höher war als veranschlagt, waren wir mit der Betreuung durch Infoniqa sehr zufrieden. Der Berater kennt unser System sehr gut und hat uns in diesem komplexen Projekt hervorragend betreut“, so Rosenfeldt.

Auf alle Informationen zentral zugreifen

Pepperl+Fuchs nutzt die Personalsoftware mittlerweile als zentrales System für das Recruiting, Bildungs-, Personal- und Organisationsmanagement sowie die Stellenplanung. Die vielen tausend Bewerbungen pro Jahr, die über das Online-Karriereportal eintreffen, werden nun automatisch in das HR-System übertragen. „Anhänge wie PDFs können wir mit dem CVlizer Parser-Tool automatisch einlesen, das beschleunigt den Prozess zusätzlich und spart Aufwand“, freut sich Rosenfeldt. Sämtliche Korrespondenzen sind nun über Workflows angelegt, zum Beispiel die automatische Eingangsbestätigung, die jeder Bewerber sofort per E-Mail erhält. Wesentlich einfacher läuft nun auch die Prüfung der Bewerbungen durch die Führungskräfte ab. „Jetzt können Freigaben oder Feedback direkt in das HCM-Programm gegeben werden. Außerdem ist der Status sofort ersichtlich und man wird automatisch erinnert, wenn Aktivitäten erforderlich sind“, erläutert Rosenfeldt.

Praktische Tools erleichtern den Arbeitsalltag

Die Personalabteilung nutzt die Infoniqa-Software zudem für Stellenausschreibungen, die sich einfach mit ein paar Klicks auf dem Jobportal freischalten lassen. Das Unternehmen verwaltet nun auch sein gesamtes Bildungsmanagement in der Infoniqa-Software, vom Kursbuch über die Bildungshistorie und Qualifikationen jedes Mitarbeiters bis zur Anmeldung zu Kursen und Seminaren, welche die Mitarbeiter im Portal selbst durchführen können. Sogar die Genehmigungen von Bildungsmaßnahmen durch Führungskräfte oder das automatische Versenden von Feedback-Bögen nach Veranstaltungen sind im System abgebildet. „Mitarbeiter und Führungskräfte können auch ihre eigene Bildungshistorie einsehen. Das erhöht die Transparenz und schafft neue Möglichkeiten. Wir bieten neben Produkt- und Sicherheitsschulungen auch Sprach- und Soft-Skills-Kurse sowie Führungskräftetrainings an“, so Rosenfeldt. Praktisch ist auch das integrierte Organisationsmanagement. „Die Funktionssicht auf unsere Organisation vereinfacht personelle Wechsel und erlaubt eine exakte Zuteilung der Sicht- und Genehmigungsrechte. Das erleichtert die Personalplanung wesentlich“, meint Rosenfeldt.

Aufwand und Papier einsparen

Neben der Personalabteilung nutzen rund 230 Führungskräfte und auch die Mitarbeiter das HR-Portal.

„Den größten Nutzen sehen wir im Bewerbermanagement in der Ersparnis an Administrationsaufwand und Papier, der bei rund 70 Prozent liegt“, meint Rosenfeldt. So lassen sich Bewerber nun viel schneller anlegen als bisher. Genehmigungen, die früher per Papierformular erteilt wurden, laufen jetzt elektronisch im System ab. „Die gewonnene Zeit können wir nun für andere Aufgaben nutzen“, so Rosenfeldt. Mit den Workflows wie Anmeldungen, Freigaben oder Erinnerungen gibt es zudem weniger Aufwand in der Bildungsverwaltung. „Alle Abläufe sind klar dokumentiert, das hilft uns bei Audits. Zudem können wir im System jederzeit Kennzahlen ziehen und Reports erstellen. Das hilft, die Prozesse effizienter zu steuern und unterstützt strategische Entscheidungen, etwa welche Recruitingkanäle künftig genutzt werden sollen“, merkt Rosenfeldt an. „Durch die Digitalisierung der Prozesse und den zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen können wir rasch reagieren. Das ist wichtig, um im Recruiting erfolgreich zu sein“, meint Rosenfeldt.