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Med Uni Graz: Infoniqa ONE HCM Bewerbermanagement

Raus aus der Bürokratie: 85% weniger Aufwand mit digitalem Recruiting

Bei der Med Uni Graz stand beim Recruiting lange Zeit die Bürokratie im Vordergrund. Ein intensiver, mehrstufiger Stellenausschreibungsprozess auf Papier sorgte für lange Routinen. Beim anschließenden  Bewerbermanagement sah es nicht besser aus. Inzwischen managt der Arbeitgeber sein Recruiting mit einer maßgeschneiderten Lösung von Infoniqa. Die Effekte sind so deutlich spürbar, dass die Med Uni Graz bereits die nächste Lösung (auch die Ausschreibungen der Tenure Track Professuren sollen über das Tool erfolgen) in Auftrag gegeben hat.

Die Herausforderung

Die Medizinische Universität Graz besteht seit 1863 und ist seit 2004 eine eigenständige Institution. Als Arbeitgeber ist das Haus top modern aufgestellt: Gute Laufbahnperspektiven, Kinderbetreuung, Nachwuchsförderung, ein breites internes Weiterbildungsprogramm, abwechslungsreiche Gesundheitsförderung und ein lebenswertes Ambiente begeistern die Bewerber. Früher war es allerdings eine langwierige Angelegenheit, bis sich ein Talent auf eine Stellenausschreibung bewerben konnte und Rückmeldung erhielt. „Bereits unser Stellenausschreibungsprozess ist außergewöhnlich komplex, er beinhaltet dezentrale und zentrale Elemente“, benennt Ulrike Großschädl, verantwortlich für Personalmanagement, den Grund. „Diesen auf Papier zu managen, verschlang sehr viel Zeit.“

Med Uni Graz Projektleitung Ulrike Großschädl

"Bereits unser Stellenausschreibungsprozess ist außergewöhnlich komplex“

Ulrike Großschädl, Projektleitung

Die Herausforderung in Zahlen

2.500 Mitarbeiter
Arbeit auf Papier
dezentrale und zentrale Elemente integrieren

Einmal angenommen, eine Organisationseinheit stellte bei HR einen schriftlichen Antrag auf eine Stellenausschreibung. Dann machte das Papier im nächsten Schritt Halt beim Controlling. Hier prüften die Kollegen, ob die neue Stelle budgetär abgedeckt wäre. Gaben sie grünes Licht, wanderte das Dokument zurück in die HR-Abteilung und von hier zum Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen. Der prüfte, ob aus der Perspektive der Gleichberechtigung und Gleichbehandlung alle Aspekte eingehalten wurden. Erst nach dessen Go konnte die vorbereitete Stellenanzeige ausgeschrieben werden.

Das Bewerbermanagement nach Eingang potenzieller Bewerbungen gestaltete sich ähnlich aufwendig. Bewerbungen gingen zentral per E-Mail bei HR ein, wurden manuell bearbeitet, intern abgelegt und an die richtigen Ansprechpartner aus den einzelnen Abteilungen weitergeleitet. In deren Posteingängen durchmischten sich Bewerbungseingänge mit anderen beruflichen Informationen. Hier den Überblick zu behalten, fiel schwer. Entsprechend kam es immer wieder zu Verzögerungen.

Infoniqa ONE HCM Bewerbermanagement

Das Projekt

„Wir haben diese Prozesse schon länger nicht mehr als zeitgemäß empfunden und hielten nach einer digitalen Unterstützung Ausschau, um alles effizienter zu gestalten“, so Ulrike Großschädl. „Dabei waren wir uns bewusst, dass unsere Prozesse so individuell sind, dass uns mit einer Lösung von der Stange nicht geholfen wäre.“ Über eine Empfehlung wurde die Med Uni Graz bei Infoniqa fündig. Der Lösungsanbieter für HR Software hatte bereits ein anderes Uniklinikum mit einem passgenauen System unterstützt und dort voll überzeugt.

In einem mehrmonatigen Projekt entwickelten die Infoniqa-Experten ein Tool, das exakt auf die Prozesse der Med Uni Graz zugeschnitten wurde. Dazu kam ein großes Projektteam zusammen, in das neben den Projektverantwortlichen von Infoniqa auch Vertreter aus allen Abteilungen der Med Uni Graz entsandt wurden. In gemeinsamen Workshops erarbeitete man die Anforderungen an das neue Bewerbermanagement-Tool. Die Zusammenarbeit erfolgte hochagil: Infoniqa entwickelte das System sukzessive und präsentierte in regelmäßigen Abständigen Ergebnisse. Die Projektverantwortlichen der Med Uni Graz testeten, äußerten Anregungen, Wünsche und Verbesserungsideen. Diese wurden in der nächsten Etappe umgesetzt. Und so näherte man sich Stück für Stück dem Resultat an.

Konkrete Erfolge:

  • Starke Papierreduktion
  • Deutlich schnellerer Freigabeablauf
  • Manuelle Arbeitsschritte automatisieren
  • Mehr Transparenz für alle Organisationseinheiten

Die Lösung

Das Ergebnis lässt nichts zu wünschen übrig. An dem grundsätzlichen Procedere des Stellenausschreibungsprozesses hat sich nichts verändert. Mit einem entscheidenden Unterschied: Die Anträge wandern nicht mehr in Papierform durchs Haus, sondern digital. Das sorgt nicht nur für eine erhebliche Beschleunigung aller Prozesse, sondern auch für ein spürbares Plus an Transparenz. „Jeder Berechtigte kann in dem System nach der Antragstellung sehen, an welcher Stelle das Dokument gerade bearbeitet wird und muss nicht mehr bei HR anrufen, um nachzufragen“, so Ulrike Großschädl. „Dabei geht der Workflow immer nur vorwärts. Anträge können nicht zurückgerufen werden, nachdem sie von einer Abteilung bearbeitet wurden. So läuft alles zügiger ab. Falls doch einmal rückwirkend Fragen aufkommen, greift man eben zum Telefonhörer. Das ist aber die Ausnahme.“

Die ausschreibende Abteilung wird zudem automatisch über jeden erreichten Meilenstein informiert. Zum Beispiel, wenn der Antrag von einer Abteilung freigegeben wurde und nun auf dem Weg zur nächsten ist. Eine Information gibt es auch dann, wenn die Stelle im Mitteilungsblatt der Med Uni Graz veröffentlicht wurde. Das ist das öffentliche Kundmachungsorgan, in dem alle Stellen zuerst ausgeschrieben werden müssen. Partner Infoniqa hat das neue Bewerbermanagement-System so konzipiert, dass Stellenausschreibungen fix und fertig im Corporate Design generiert werden können. Per Knopfdruck gehen diese nicht nur an das Mitteilungsblatt, sondern können danach automatisch auf beliebig vielen anderen Recruiting-Kanälen veröffentlicht werden.

Med Uni Graz Projektleitung Ulrike Großschädl

"Wir staunen, welches Arbeitspensum wir nun entspannt bewältigen.“

Ulrike Großschädl, Projektleitung

Die Med Uni Graz hat mit der Lösung von Infoniqa außerdem ein System an der Hand, mit dem es eingehende Bewerbungen hocheffizient managt. Talente bewerben sich online über ein Bewerberformular. Jedes kann individuell an die dazugehörige Stelle angepasst werden. Sind die Informationen für eine Vakanz übermittelt, münden diese automatisch in eine individuelle digitale Bewerberakte. Damit gibt es nicht mehr zig Kopien von Bewerberunterlagen, sondern nur einen zentral angelegten Ordner. Per Knopfdruck kann dieser mit dem Recruiting-Team geteilt werden. Dieses macht sich ein Bild von dem Bewerber und tauscht sich innerhalb des Systems aus, wer infrage kommt. Das erspart viele Meetings und Telefonate.

Das Tool ist seit einiger Zeit im Einsatz und Projektleitern Ulrike Großschädl ist voll des Lobes. „Natürlich gibt es immer Anfangsschwierigkeiten und Wehwehchen, aber unterm Strich geht der Prozess nun wesentlich schneller.“ Dank der neu eingeführten automatischen Workflows gibt es wesentlich weniger Aufwand bei allen Arbeitsschritten. Für die Med Uni Graz bedeutet das: Raus aus Paper-Pencil, rein in eine perfekte Übersicht und proaktive Steuerung. „Wir staunen, welches Arbeitspensum wir nun entspannt bewältigen.“ Und das bei absoluter Flexibilität. Denn die Software ist Teil einer modularen HR-Suite und kann jederzeit um neue HR-Module ergänzt werden. Davon macht der Arbeitgeber auch Gebrauch. „Wir sind so begeistert, dass wir das Tool nun erweitern, um mit ihm bald auch Professuren ausschreiben zu können. Wir sind glücklich, die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Infoniqa fortzusetzen.“

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