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„Der Überblick zählt“: Personalprozesse erfolgreich vereinfachen

Als Familienunternehmen legt Kotányi großen Wert auf ein gutes Arbeitsklima und zufriedene MitarbeiterInnen. Für das internationale Personalmanagement setzt der weltweit erfolgreiche Gewürzspezialist auf die HR-Software und das Know-how von Infoniqa.

Der Gewürzhersteller Kotányi ist ein multinational tätiges Unternehmen mit Sitz im niederösterreichischen Wolkersdorf, das seine hochwertigen Produkte in über 20 Länder exportiert. Die Verwaltung der insgesamt 540 MitarbeiterInnen in Österreich und den internationalen Niederlassungen ist zu einer umfassenden Aufgabe herangewachsen. „Mit der bisherigen Verwaltung, beispielsweise mittels Listen, Papierunterlagen und vielen E-Mails, waren diese Herausforderungen nicht mehr zu bewältigen. Es musste eine Softwarelösung her, um die Prozesse rund um das Personalmanagement zu vereinfachen“, erklärt Mag. Thomas Schlechta, Personalleiter Kotányi GmbH.

HR-Plattform für Mittelständler gesucht

Kotányi hielt nach einer geeigneten Portallösung Ausschau, die nicht nur das Personalmanagement abdeckt, sondern auch weitere Funktionalitäten wie die Bewerberverwaltung, das Kompetenzmanagement oder den länderübergreifenden, mehrsprachigen Einsatz.

„Es war uns wichtig, mit der Lösung auch das internationale Personal erfassen zu können. Schließlich waren es die Vielfalt an unterschiedlichen Modulen, die überschaubaren Kosten sowie die Flexibilität und Mehrsprachigkeit des Systems, die uns für das HR-Portal von Infoniqa entscheiden ließen. Außerdem passte Infoniqa sehr gut zu uns als mittelständisches Unternehmen.“

Thomas Schlechta, Personalleitung

Die Herausforderung in Zahlen

1 Standort in Österreich
540 Mitarbeiter
Internationale Niederlassungen

Von der Analyse zur Umsetzung

Im nächsten Schritt ging es an die Umsetzung des Projekts. „Wir analysierten gemeinsam mit dem Dienstleister unsere Prozesse, testeten die Abläufe im Probebetrieb mit der Software und passten das System schrittweise an unsere Anforderungen an. Sogar am Wording feilten wir, um die Oberfläche des Portals mit unseren gebräuchlichen Standards in Einklang zu bringen“, so Schlechta.

Danach folgten die Anbindung des Payrollsystems, um die Stammdaten direkt in die HR-Software übernehmen zu können. „Anfängliche Schwierigkeiten mit übernommenen Daten löste Infoniqa mit einer Beraterin, die nicht nur die IT-Aspekte, sondern auch die Sichtweise einer Personalabteilung versteht. Dadurch läuft die Zusammenarbeit besonders gut“, erzählt Schlechta.

Personalmanagement auf Knopfdruck

Seit dem Echtbetrieb des Personalmanagement-Moduls können die Führungskräfte und MitarbeiterInnen berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Mit den praktischen Self-Services stehen aktuelle Personal-, Lohnund Gehaltsdaten sowie diverse Auswertungen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Im nächsten Schritt folgte das Kompetenzmanagement.

„Wir nutzen diese Funktion, um MitarbeiterInnen nach bestimmten fachlichen und sozialen Qualifikationen zu beurteilen. Mit dem System können wir einerseits das vorhandene Human Capital im Unternehmen effizient nutzen, aber auch gezielt weiter entwickeln“, erläutert Schlechta. Auch die MitarbeiterInnengespräche verwaltet Kotányi mit der HR-Lösung. „Das schafft Überblick und erleichtert den Zugriff auf die archivierten Gespräche enorm“, berichtet der Personalleiter.

Internationaler Roll-out auf alle Standorte

Nach den guten Erfahrungen in der Firmenzentrale rollte Kotányi die Lösung auch auf die internationalen Niederlassungen aus. Nun können die Office Manager der Standorte ihre MitarbeiterInnen selbst verwalten. „Zuvor mussten wir Excellisten an die Länder schicken, um Ein- und Austritte von MitarbeiterInnen zu aktualisieren. Das war umständlich und zeitraubend, oft kamen unvollständige Informationen an“, schildert Schlechta.

Das HR-Portal schaffte hier Abhilfe: Nun managen die Länder ihre personalbezogenen Informationen direkt und zeitnah im System. Damit sind auch tagesaktuelle Auswertungen, etwa zu Löhnen und Gehältern, möglich. „Das System benachrichtigt z. B. alle Verantwortlichen automatisch bei Neueintritten oder Abgängen. Das erleichtert die länderübergreifende Personalarbeit wesentlich, schafft Transparenz, spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden“, so Schlechta.

Konkrete Erfolge:

  • Leichterer und internationaler Zugriff auf Daten und Informationen
  • Besserer Überblick über alle Dokumente und Aufgaben
  • Höhere Nachvollziehbarkeit der Prozesse
  • Zeitersparnis durch praktische Self-Services

Next Step: Bewerbermanagement

Die nächste Erweiterung des HR-Portals ist das Recruiting-Modul und soll künftig helfen, die jährlich rund 2.000 BewerberInnen in Österreich zu verwalten. Mit dem Modul ist jederzeit der Zugriff auf die Bewerberdaten und -dokumente, anfordernden Stellen und Stellenangebote, aber auch auf die integrierte elektronische Jobbörse möglich.

„In nur wenigen Workshops haben wir die Möglichkeiten des Systems kennengelernt, unsere Recruiting- und Ausschreibungsprozesse durchleuchtet und uns auch Beispiele anderer Anwender angesehen. Sowohl bei der Anpassung als auch Umsetzung des Moduls hat Infoniqa einmal mehr Verständnis für unsere Abläufe bewiesen, das ist uns sehr wichtig. Aber auch einen klaren Überblick zu haben und dafür lieber eine Funktion weniger zu nutzen“, erklärt Schlechta.

Alle Prozesse im Überblick

Einer der zentralen Pluspunkte ist für Kotányi die einfache Nachvollziehbarkeit der Prozesse – etwa welche Beschäftigten im laufenden Jahr noch kein Beurteilungsgespräch absolviert haben. Wichtig ist aber auch, die Personalverwaltungsaufgaben dezentralisiert an die Länderverantwortlichen verteilen zu können.

„Die Führungskräfte in Österreich können nun selbst die benötigten Informationen aus dem Portal ziehen, z. B. Auswertungen zu Gehaltsentwicklungen oder Mitarbeitergesprächen. Das spart im Vergleich zu früher, als wir die Unterlagen ausdrucken, weiterschicken und die Ergebnisse händisch erfassen mussten, viel Zeit, Papier und Anfragen in der Personalabteilung. Ebenso lassen sich abgelegte Dokumente einfach auffinden und weiter verwenden, etwa für die Personalentwicklung.“

Thomas Schlechta, Personalleitung

Organisationsentwicklung im Fokus

Zukünftig plant Kotányi, alle genutzten Funktionalitäten international auszurollen, um die Unternehmensstandards im Personalbereich umzusetzen und die Prozessqualität weiter zu steigern. „Ziel ist es, die Organisation zu vereinheitlichen, etwa mit konformen Stellenprofilen. Wichtig ist auch der Roll-out des Kompetenzmanagements als zentrales Tool für die Personal- und Organisationsentwicklung.

Mit dem HR-Portal können wir die Unternehmensvorgaben und - ziele besser umsetzen und die Verwaltung effizienter machen. Außerdem haben die Führungskräfte ein übersichtliches Tool zur Verfügung, das wir ausbauen und optimieren wollen“, blickt Schlechta voraus. Vom neuen Bewerbermanagement erhofft er sich weitere Effizienzeffekte: „Bisher mussten wir die Bewerbungsprozesse manuell steuern. Mit dem automatisierten Workflow des Systems sollte sich der Bearbeitungsaufwand um die Hälfte reduzieren lassen.“

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