Alle HR-Bereiche perfekt integriert

Flexible HR-Komplettlösung gesucht

Bisher organisierte die Personalabteilung ihre Aufgaben mit einem selbstentwickelten Programm für die Mitarbeiterverwaltung sowie Hilfsmitteln wie Excel-Listen zur Organisation von Bewerbungen. Auch in der Personalverrechnung liefen sämtliche Prozesse nicht nur relativ unübersichtlich und aufwändig ab, auch ein zentraler Zugriff auf die personalbezogenen Daten war nicht möglich. Die neue Lösung sollte hier Abhilfe schaffen und auch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Behinderung zielgruppengerecht verwalten.

„Daher haben wir ein Programm gesucht, das nicht nur die Standardfunktionen bietet, sondern auch individuelle Anpassungen zulässt und alle Prozesse nachvollziehbar macht“, so Markus Lametschwandtner, Leiter Personalwesen der GWS Integrative Betriebe. GWS sondierte daher den Markt nach einer flexiblen Lösung, die alle wichtigen Funktionen wie Jobportal, Lohnverrechnung, Personaldatenbank, einfache Bedienbarkeit und geringen Wartungsaufwand bietet.

Modulares System mit Erweiterungspotenzial

Da die HR-Suite von Infoniqa einen modularen Aufbau, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten sowie Schnittstellen bietet, entschied sich GWS für die Module Mitarbeiter-, Bewerber und Bildungsmanagement. Nach der Migration sämtlicher Personaldaten aus der vorhandenen Access-Datenbank ist die HR-Suite nun das alleinige System zur Mitarbeiterdatenverwaltung und auch Lohnabrechnung. Gleichzeitig hat Infoniqa im Mitarbeitermodul die spezifischen Programmerweiterungen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Handicap vorgenommen. Nun können in der Software sämtliche individuellen Informationen, etwa Grad und Beschreibung der Behinderung, Sachverwalteradresse sowie eine Vorschuss- und Dauerauftrag-Verwaltung für fixe Überweisungen abgebildet werden. „Mit der neuen Lösung können wir nun auch alle benötigten Berichte zentral erstellen – etwa um die erreichten Arbeitsziele und individuellen Arbeitsergebnisse der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu beschreiben“, erläutert Lametschwandtner.

Schneller zum richtigen Job

Im Bewerbermanagement wird die Lösung als zentrale Plattform für die laufende Suche, Auswahl und Erfassung von Personal mit oder ohne Behinderung eingesetzt. Bewerbungen, die über die GWS-Homepage oder Inserate einlangen, lassen sich wesentlich einfacher und rascher als bisher bearbeiten. Das System verwaltet die Bedarfsmeldungen, Stellenangebote sowie Ausschreibungen und stellt die Daten und Bewerberqualifikationen der Personalabteilung, Führungsebene und Produktionsleitung zur Verfügung. Durch automatisierte Workflows vereinfacht die Infoniqa-Software das Feedback (etwa Zu-/Absagen) sowie die Bewertung, Selektion, Historie, Evidenzen, Auswertungen und Dokumentenablage. Die Software protokolliert auch die Korrespondenz und Bewerbungsgespräche. „Früher mussten wir die Bewerbungen in Excel-Listen verarbeiten. Mit der HR-Suite von Infoniqa können wir diese Prozesse reduzieren und nach unseren spezifischen Anforderungen gestalten“, so Lametschwandtner.

Einfachere Verwaltung, mehr Möglichkeiten

Mit der Infoniqa-Software profitiert GWS vom einheitlichen Zugriff auf alle Personaldaten, die sich mit wenigen Klicks aufrufen, bearbeiten oder auswerten lassen.

„Zudem ist die Lösung webbasiert, damit ersparen wir uns die Installation und Wartung vor Ort bei unseren rund 130 PC-Arbeitsplätzen. Das System ist auch viel weniger fehleranfällig als die bisherige manuelle Verwaltung“, ergänzt Lametschwandtner. Die HR-Lösung unterstützt GWS auch mit der Erfassung und Historie von Mitarbeitergesprächen, Notizen und Erinnerungen zu einzelnen Personen, oder auch Organigrammen und Terminlisten, die auf Knopfdruck verfügbar sind. „Mit dem rascheren Zugriff auf alle Bewerbungen können wir auch schneller mit den Bewerbern und Bewerberinnen Kontakt aufnehmen, zeitsparend arbeiten und zusätzlich auch Papier vermeiden“, zieht Lametschwandtner Bilanz.