Digital zum passenden Personal

Weg von Papierlisten

Mit dem Wunsch nach einer einheitlichen Lösung und Ablage für alle bewerbungsrelevanten Unterlagen wandte sich Bergader an Infoniqa, deren Payroll-Software man bereits nutzte. Zusätzlich holte sich das Unternehmen auch Angebote anderer Anbieter ein.

Die Umsetzung des Projekts startete mit einer Analyse des Recruiting-Prozesses und mehreren Workshops, in denen die Anforderungen und Wünsche von Bergader detailliert besprochen wurden. „Wir diskutierten beispielsweise, wie die Online-Jobbörse aussehen sollte und welche Konfigurationen wir benötigen“, so Lampersperger.

Individuelle Umsetzung

In der Umsetzungsphase passte Infoniqa gemäß den Vorstellungen von Bergader die Oberfläche des HCM-Portals an. So wurde die Darstellung der Informationen, etwa die Ansicht der verschiedenen Stati der Bewerbungen, individuell konfiguriert. „Wir wollten zum Beispiel die Neueingänge übersichtlich hervorheben, das hat Infoniqa gut umgesetzt und die entsprechenden Felder farblich markiert“, berichtet Lampersperger. Das Projekt bot auch Herausforderungen, die gelöst werden mussten. So waren die Dokumente der Bewerbermappe, die über die Jobbörse ins System hochgeladen werden, vorerst unstrukturiert angeordnet. „Wir wollten aber in der Ansicht zuerst den Lebenslauf sehen und dann die restlichen Dokumente. Diese Aufgabe konnte Infoniqa mit dem PDF Konverter lösen“, erzählt Lampersperger. Vier Monate später war es dann soweit: Das neue Bewerbermanagement und die Jobbörse gingen in den Live-Betrieb. Die berechtigten Mitarbeiter der Bergader-Personalabteilung können das System einfach per Webzugang nutzen, während die Jobbörse auf einem eigenen Server läuft, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Weniger Aufwand, mehr Übersicht

Mit dem neuen Portal profitiert Bergader gleich von mehreren Vorteilen. Zum einen bringt das System eine wesentliche Zeitersparnis, denn die Bewerbungen werden nun direkt aus der elektronischen Jobbörse in die HCM-Software übertragen und angezeigt. Dort können die Bewerbermappen ausgewählt und an die Fachabteilungen weitergeleitet werden. „Wir haben nun immer eine tagesaktuelle Übersicht über die Bewerbungen. Außerdem vereinfacht die Software die Kommunikation mit den Abteilungen, das spart uns viel Papier und Zeit. Früher mussten wir die überwiegend schriftlichen Bewerbungen sammeln, vorsortieren und an die Fachabteilungen zur Prüfung weiterleiten. Die ausgewählten Bewerber haben wir dann mit einer Einladung oder Absage kontaktiert. Jetzt läuft der gesamte Prozess über Workflows automatisiert ab. Selbst der Schriftverkehr mit den Bewerbern ist nun viel einfacher, diese bekommen unmittelbar Antwort“, so Lampersperger. Zusätzlich unterstützen praktische Funktionen das Recruiting. So beschleunigen Checklisten das On-Boarding, beispielsweise wenn Gesundheitszeugnisse oder Hygienechecks benötigt werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die lückenlose Dokumentation aller Abläufe im Recruiting. „Das schafft Übersicht und hilft, Fehler zu vermeiden. Wesentlich für uns ist die Zeitersparnis, die wir nun für strategische Aufgaben nutzen können“, erläutert Lampersperger.

Die Zukunft ist digital

Das Thema Digitalisierung und moderne Arbeitswelten hat bei Bergader einen hohen Stellenwert. „Die HCM-Software von Infoniqa ist webbasiert und damit von verschiedenen Arbeitsplätzen zugänglich. Das ist wichtig, wenn man von unterschiedlichen Standorten aus arbeitet. Auch die Führungskräfte freuen sich über das praktische Portal und den vereinfachten Prozess“, so Lampersperger. Die Mehrheit der Bewerber nutzt inzwischen die elektronische Jobbörse. „Bei Bewerbungen per Email verweisen wir auf die Jobbörse. Unterlagen auf Papier tragen wir manuell ins System ein“, berichtet Lampersperger. „Die Zusammenarbeit mit Infoniqa läuft sehr gut. Zeitnahe Reaktion, Fachkompetenz und Support haben uns überzeugt. Zudem kann unser Berater die Themen gut erklären“, meint Lampersperger. Im nächsten Schritt soll das Recruiting-System um die digitale Personalakte – mit Anbindung an die Payroll – sowie um das Bildungsmanagement-Modul erweitert werden. „Mit der Personalakte können wir zukünftig Auswertungen ziehen und weiterverwenden, aber auch Sachmittel verwalten und revisionssicher aufzeichnen“, sagt Lampersperger. Mit dem Bildungsmanagement plant Bergader die Aus- und Weiterbildung zu zentralisieren und den Genehmigungsprozess zu beschleunigen, etwa bei der Seminarverwaltung. Zukünftig können Schulungsmaßnahmen über das System organisiert, terminiert und dokumentiert werden. „Wir können in einem System auf alle Informationen zugreifen und bei Prüfungen oder Audits sämtliche Maßnahmen nachweisen. Infoniqa ONE HCM ist für uns somit von großem Nutzen“, resümiert Lampersperger.