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Case Study mit Zwick GmbH & Co. KG

Der Prüfmaschinen-Spezialist Zwick Roell hat sein Recruiting mit Unterstützung von Infoniqa umfassend modernisiert.

Zwick Roell ist ein führender Anbieter von Prüfmaschinen, der seit über 160 Jahren für Innovation, Qualität und Zuverlässigkeit in der Material- und Bauteilprüfung steht. Das Familienunternehmen liefert maßgeschneiderte Lösungen für Forschung und Entwicklung, aber auch Qualitätssicherung in vielen Branchen. Zwick beschäftigt mehr als 1.250 Mitarbeiter in Deutschland, Großbritannien, Österreich und Frankreich sowie in den Vertretungen in 56 Ländern. Durch das Wachstum der Firmengruppe hat das Thema Recruiting einen hohen Stellenwert. In der Zentrale in Ulm treffen jährlich bis zu 2.500 Bewerbungen ein, die rasch und effizient bearbeitet werden müssen. Die bisher dafür verwendete Software war in die Jahre gekommen und umständlich zu bedienen, weshalb Zwick nach einer modernen, leistungsfähigen HRM-Plattform Ausschau hielt.

Umfassendes Lastenheft

Die Liste an Anforderungen für die neue Bewerbermanagement-Lösung umfasste alle relevanten Aspekte, die ein modernes System abbilden muss: So sollte eine zeitnahe Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen möglich sein, aber auch der Schriftverkehr automatisiert, ein Überblick über die Stellenangebote gegeben und Transparenz des gesamten Prozesses geschaffen werden. Darüber hinaus forderte Zwick die lückenlose Dokumentation aller relevanten Abläufe, ebenso wie die bereichsübergreifende Nachvollziehbarkeit und mehr Effizienz als bisher. Nicht zuletzt sollte die neue Software mehrsprachig nutzbar sein, um auch die internationalen Standorte einzubinden. „Unsere ursprünglichen Anforderungen sind mit den vielen Möglichkeiten der neuen Lösung sogar noch mehr geworden. Beispielsweise wollten wir zusätzlich ein Tool haben, um Bewerbungsunterlagen auf Papier rasch und einfach ins System einspielen zu können“, berichtet Beate Kräutle, Personalabteilung Zwick GmbH & Co KG.

Benutzerfreundlichkeit und Preis-Leistung wichtig

In weiterer Folge recherchierte Zwick am Markt nach einer passenden Lösung für das Bewerbermanagement. Im Zuge der Suche kristallisierten sich vier interessante Anbieter heraus, die das Unternehmen zu einer Vorstellungsrunde einlud. „Dazu holten wir auch unsere IT-Experten und die Verantwortlichen für die Website mit ins Boot. Gemeinsam prüften wie die unterschiedlichen Systeme. Dabei zeigte sich, dass die Lösung von Infoniqa nicht nur die höchste Benutzerfreundlichkeit aufwies, sondern auch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Damit war unsere Entscheidung klar“, schildert Kräutle. Nur drei Monate später hatte Infoniqa das System implementiert und die Key User in Workshops geschult. Wenig später konnte Zwick erfolgreich die ersten Probeläufe mit der Infoniqa ONE HCM-Plattform durchführen.

Mehr Bewerbungen, einfachere Verwaltung

Als erstes nahm Zwick das Infoniqa ONE HCM Bewerbermanagement und die elektronische Jobbörse in Betrieb, um die Personalsuche auf eine moderne Basis zu stellen. „Wir benötigen laufend bestens ausgebildete Mitarbeiter vor allem im technischen, aber auch im kaufmännischen Bereich sowie Azubis in den verschiedensten Berufen. Dabei haben wir kaum Fluktuation, weil Zwick ein beliebter Arbeitgeber mit sehr guten Arbeitsbedingungen und Sozialleistungen, offener Kommunikation und hoher Mitarbeiterzufriedenheit ist“, beschreibt Kräutle den Status quo. „Mit Infoniqa ONE HCM konnten wir vom Start weg die Verwaltung der vielen Bewerbungen verbessern. Gleichzeitig nahm, dank der neuen Jobbörse, die Anzahl der Initiativbewerbungen deutlich zu. Im aktuellen Jahr waren es – mit heutigem Stand – rund 2.100 Bewerbungen, davon kamen 1.250 über die Jobbörse, 580 per E-Mail und nur mehr 270 auf Papier. Diese Zahlen stammen übrigens aus dem Recruiting Cockpit, das uns jederzeit auf Knopfdruck den aktuellen Status und die wichtigsten Kennzahlen anzeigt“, so Kräutle.

Schneller zum passenden Job

Bewerber, die sich für eine Stelle bei Zwick interessieren, erhalten nun unmittelbar Antwort. Die automatisierten Workflows von Infoniqa ONE HCM beschleunigen aber nicht nur die Antwortschreiben an die Jobsuchenden, sondern machen auch alle Abläufe lückenlos nachverfolgbar. „Der gesamte Recruiting-Prozess ist dank der Lösung optimiert und transparent. Jetzt können wir jede einzelne Bewerbung zeitnah beantworten und den Status jederzeit nachvollziehen. Außerdem hat das Portal die interne Kommunikation verbessert, denn alle Führungskräfte aus den Fachabteilungen, der Geschäftsführung und Personalabteilung, die Zugriff auf das System haben, sind nun auf dem selben Informationsstand“, erklärt Kräutle. Eine wertvolle Unterstützung in der Bearbeitung der postalisch eintreffenden Bewerbungen liefert das CVlizer Tool von Infoniqa, mit dessen Hilfe sich Lebensläufe auf Papier zeitsparend einscannen und automatisiert in Infoniqa ONE HCM übernehmen lassen. Um die hohen Sicherheitsanforderungen des Unternehmens zu erfüllen, wird die Jobbörse auf dem extern gehosteten Infoniqa-Gatekeeper betrieben, der die Bewerbungen dann verschlüsselt an den Server von Zwick übermittelt: „Somit haben Außerstehende keinen direkten Zugriff auf unser Netzwerk“, erläutert Kräutle.

Aufwand und Zeit sparen

Mit Infoniqa ONE HCM und den integrierten Tools hat Zwick nicht nur die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des gesamten Bewerbungsprozesses optimiert, sondern spart auch Aufwand ein. „Mit den praktischen Werkzeugen wie dem CVlizer oder der One-Click-Bewerbungsmappe benötigen wir deutlich weniger Zeit. Ebenso funktioniert das Veröffentlichen der Stellen auf der Jobbbörse und das Bearbeiten jeder einzelnen Bewerbung viel schneller als früher. Workflows wie der einheitliche Schriftverkehr unterstützen außerdem unsere Fachabteilungen dabei, über Bewerbungen zu entscheiden und mit den Bewerbern zu kommunizieren“, freut sich Kräutle. Das HRM-Portal ermöglicht zudem nützliche Auswertungen und Reports für das HR-Controlling. Nicht nur die Benutzer bei Zwick sind mit dem System zufrieden, auch die Bewerber geben immer wieder positives Feedback und bedanken sich für die rasche Antwort. „Alles in allem hat uns das transparente, effiziente und nachvollziehbare Bewerbermanagement sowie die sehr gute Zusammenarbeit mit Infoniqa überzeugt. Zukünftig könnten weitere Module von Infoniqa ONE HCM für uns interessant werden“, fasst Beate Kräutle zusammen.

Referenzbericht Zwick GmbH & Co. KG