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Case Study mit Pepperl & Fuchs

Mit knapp 6.000 Mitarbeitern an über 80 Standorten stellt das Wachstum von Pepperl+Fuchs auch den Personalbereich vor große Herausforderungen.

Der weltweit tätige Automatisierungsspezialist Pepperl+Fuchs hat mit Unterstützung von Infoniqa sein Personalmanagement in Deutschland auf eine digitale Basis gestellt. Das Familienunternehmen Pepperl+Fuchs entwickelt, produziert und vertreibt mit knapp 6.000 Mitarbeitern an über 80 Standorten weltweit Produkte für industrielle Automation und Explosionsschutz.

Das Wachstum des Unternehmens stellt auch den Personalbereich vor große Herausforderungen. „Alle wichtigen Prozesse wie Recruiting und Personalmanagement werden für Deutschland zentral in Mannheim, für die internationalen Standorte in der Regel dezentral in den Niederlassungen gesteuert. Für übergreifende Aufgaben wie z.B. die globale Personal- und Organisationsentwicklung sind wir in der Zentrale in Mannheim verantwortlich. Zur Unterstützung all dieser Aufgaben hatten wir bisher nur ein einfaches Tool im Bereich Bewerberverwaltung. Dieses wollten wir durch ein modernes, leistungsfähiges Komplettsystem ersetzen“, berichtet Mascha Rosenfeldt, Projektkoordinatorin bei Pepperl+Fuchs.

Gesamtlösung für Human Resources gesucht

Bei der Suche nach einer umfassenden Komplettlösung war einerseits die Vernetzung der Daten wichtig. „Wir wollten ein System, das alle unterschiedlichen Bereiche wie Bewerbermanagement, Stellenausschreibungen, Personalmanagement, Stellen- und Personalplanung, Weiterbildungsmanagement, Personalentwicklung, digitale Personalakte, Reporting und auch Workflow-Management in einer zentralen Plattform abbildet. Zusätzlich sollte die neue Software auch international, also mehrsprachig, einsetzbar sein“, erklärt Rosenfeldt.

Eine weitere Anforderung war eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Stabilität, um die Lösung möglichst ohne Support betreiben zu können. „Außerdem wollten wir weg vom Papier, das mittlerweile einen enormen Aufwand verursachte“, erklärt Rosenfeldt.

Infoniqa ONE HCM macht das Rennen

Für die Auswahl eines geeigneten Systems wurde zuerst ein einheitlicher Anforderungskatalog an die potenziellen Anbieter geschickt und gemeinsam mit einem Berater eine Marktrecherche durchgeführt. „Insgesamt haben wir uns sechs unterschiedliche Dienstleister angesehen. Dann folgte ein intensives Screening. In die Endrunde schafften es noch drei Anbieter. Zusätzlich befragten wir Referenzkunden nach ihren Erfahrungen“, so Rosenfeldt.

Die Entscheidung fiel schließlich auf das HRM-Portal ONE HCM von Infoniqa. „Ausschlaggebend war, dass das System alle geforderten Funktionen bot, aber auch die Möglichkeit, Workflows individuell anzupassen. Außerdem war das Preis-Leistungs-Verhältnis besser als jenes der Konkurrenz“, berichtet Rosenfeldt und merkt an, dass das Unternehmen bereits die Payroll von Infoniqa im Einsatz hatte und man daher eine einfache Integration mit Infoniqa ONE HCM erwartete.

Straffer Zeitplan zur Umsetzung

Zur Umsetzung des Projekts veranschlagte Infoniqa drei Monate je Modul. In den ersten Workshops diskutierte man, wie die bestehenden Personalprozesse im System umgesetzt werden können. Zuerst wurde das Bewerbermanagement in Angriff genommen. Dabei stellten sich unerwartete Aufwände in den Weg. „Unser bestehendes Karriereportal anzubinden, war eine Herausforderung, die mehr Zeit als geplant brauchte. Im nächsten Schritt richtete Infoniqa das Stellengerüst und Organisationsmanagement in das HCM-System und danach das elektronische Personal- und Bildungsmanagement ein.

„Wir wollten fast alle Module von Infoniqa ONE HCM einsetzen, damit sind wir gewissermaßen Pionier für Infoniqa. Auch wenn der Aufwand für die Umsetzung höher war als veranschlagt, waren wir mit der Betreuung durch Infoniqa sehr zufrieden. Der Berater kennt unser System sehr gut und hat uns in diesem komplexen Projekt sehr gut betreut“, so Rosenfeldt.

Alle Informationen im Zugriff

Pepperl+Fuchs nutzt Infoniqa ONE HCM mittlerweile als zentrales System für das Recruiting, Bildungs-, Personal- und Organisationsmanagement sowie die Stellenplanung. Die vielen tausend Bewerbungen pro Jahr, die über das Online-Karriereportal eintreffen, werden nun automatisch in die HR-Software übertragen.

„Anhänge wie PDFs können wir mit dem CVlizer Parser-Tool automatisch einlesen, das beschleunigt den Prozess zusätzlich und spart Aufwand“, freut sich Rosenfeldt. Sämtliche Korrespondenzen sind nun über Workflows angelegt, zum Beispiel die automatische Eingangsbestätigung, die jeder Bewerber sofort per E-Mail erhält. Wesentlich einfacher läuft nun auch die Prüfung der Bewerbungen durch die Führungskräfte ab.

„Jetzt können Freigaben oder Feedback direkt in Infoniqa ONE HCM gegeben werden. Außerdem ist der Status sofort ersichtlich und man wird automatisch erinnert, wenn Aktivitäten erforderlich sind“, erläutert Rosenfeldt.

Praktische Tools erleichtern Arbeitsalltag

Die Personalabteilung nutzt Infoniqa ONE HCM zudem für Stellenausschreibungen, die sich einfach mit ein paar Klicks auf dem Jobportal freischalten lassen. Das Unternehmen verwaltet nun auch sein gesamtes Bildungsmanagement in der HR-Komplettlösung, vom Kursbuch über die Bildungshistorie und Qualifikationen jedes Mitarbeiters bis zur Anmeldung zu Kursen und Seminaren, welche die Mitarbeiter im Portal selbst durchführen können.

Selbst die Genehmigungen von Bildungsmaßnahmen durch Führungskräfte oder das automatische Versenden von Feedback-Bögen nach Veranstaltungen sind im System abgebildet. „Mitarbeiter und Führungskräfte können auch ihre eigene Bildungshistorie einsehen. Das erhöht die Transparenz und schafft neue Möglichkeiten. Wir bieten neben Produkt- und Sicherheitsschulungen auch Sprach- und Soft-Skills-Kurse sowie Führungskräftetrainings an“, so Rosenfeldt. Praktisch ist auch das integrierte Organisationsmanagement. „Die Funktionssicht auf unsere Organisation vereinfacht personelle Wechsel und erlaubt eine exakte Zuteilung der Sicht- und Ge-nehmigungsrechte. Das erleichtert die Personalplanung wesentlich“, meint Rosenfeldt.

Aufwand und Papier einsparen

Neben der Personalabteilung nutzen rund 230 Führungskräfte und auch die Mitarbeiter das ONE HCM Portal. „Das System wird gut angenommen, weil es beutzerfreundlich ist und Transparenz schafft. Den größten Nutzen sehen wir im Bewerbermanagement in der Ersparnis an Administrationsaufwand und Papier, der bei rund 70 Prozent liegt“, meint Rosenfeldt.

So lassen sich Bewerber nun viel schneller anlegen als bisher. Genehmigungen, die früher per Papierformular erteilt wurden, laufen jetzt elektronisch im System ab. „Die gewonnene Zeit können wir nun für andere Aufgaben nutzen“, so Rosenfeldt. Mit den Workflows wie Anmeldungen, Freigaben oder Erinnerungen gibt es zudem weniger Aufwand in der Bildungsverwaltung.

„Alle Abläufe sind klar dokumentiert, das hilft uns bei Audits. Zudem können wir im System jederzeit Kennzahlen ziehen und Reports erstellen. Das hilft, die Prozesse effizienter zu steuern und unterstützt strategische Entscheidungen, etwa welche Recruitingkanäle künftig genutzt werden sollen“, merkt Rosenfeldt an. „Durch die Digitalisierung der Prozesse und den zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen können wir rasch reagieren. Das ist wichtig, um im Recruiting erfolgreich zu sein“, meint Rosenfeldt.

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