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Case Study mit Bonus Pensionskassen AG

Um ca. 10.000 Pensionsbezieher monatlich vollautomatisch und revisionssicher abzuwickeln, nutzt das Unternehmen die Abrechnungslösung von Infoniqa.

Die BONUS Pensionskassen Aktiengesellschaft zählt zu den sechs überbetrieblichen Playern der österreichischen Pensionskassenlandschaft. Um ca. 10.000 Pensionsbezieher monatlich vollautomatisch und revisionssicher abzuwickeln, nutzt das Unternehmen die Abrechnungslösung von Infoniqa. Das reduziert den manuellen Aufwand und entlastet die Kapazitäten.

Die BONUS Pensionskassen Aktiengesellschaft bietet mit ihrem Schwesterunternehmen BONUS Vorsorgekasse AG und dem Tochterunternehmen Concisa Vorsorgeberatung und Management AG kompetente Dienstleistungen rund um das Thema Betriebspension. Das verwaltete Vermögen beträgt in der BONUS Gruppe, zu der nunmehr auch die VICTORIAVOLKSBANKEN Pensionskasse und Vorsorgekasse gehören, mehr als 2 Milliarden Euro.

Insgesamt werden über eine Million Vorsorgekonten verwaltet – Tendenz steigend. „Durch die Übernahme der VICTORIA-VOLKSBANKEN Pensionskassen AG und der VICTORIA-VOLKSBANKEN Vorsorgekasse AG hat sich die Anzahl an Abrechnungsleistungen schlagartig von rund 5.000 auf 10.000 erhöht. Im Schnitt rechnen wir in der Gesamtorganisation zukünftig 8.500 laufende Pensionen monatlich ab. Dazu kommen noch 300 bis 500 Abfindungen. Dieser enorme Aufwand ist manuell nicht zu bewältigen. Daher haben wir uns bereits vor einigen Jahren nach einem spezialisierten Dienstleister umgesehen, der diesen Prozess komplett automatisieren kann“, berichtet Günther Bauer, Prokurist BONUS Pensionskassen AG. Die Entscheidung für die Abrechnungssoftware kam über eine Empfehlung. „Die Lösung war damals bei einer anderen Vorsorgeeinrichtung erfolgreich im Einsatz, daher entschieden wir uns für Infoniqa ONE Payroll LGA“, erinnert sich Bauer.

Spezielle Abrechnungsprozesse

Im täglichen Geschäft der BONUS Pensionskasse gibt es einige Besonderheiten. So weisen die Pensionsauszahlungen – im Gegensatz zur üblichen Lohn- und Gehaltsabrechnung – eine starke Fluktuation auf. „Abfindungen werden einmalig ausbezahlt und dann im System abgeschlossen. Das bedeutet einen unregelmäßigen Abrechnungsaufwand für unser Team“, erklärt Bauer. Für die Berechnung und Verwaltung der Pensionskassenkonten nutzt BONUS die WinFlex Pensionskassenlösung. Über eine Anbindung an die Payroll-Lösung von Infoniqa erfolgt die Erstellung und Abrechnung der Abfindungen, die danach ausbezahlt und dann aus dem System ausgeschieden werden.

„Laufende betriebliche Pensionen werden vollautomatisiert angelegt und die Lohnarten je nach Versteuerung hinterlegt, berechnet und ausbezahlt, entweder in laufender oder einmaliger Form“, erläutert Bauer.

Revisions-, Rechts- und Datensicherheit im Fokus

Die BONUS Pensionskasse muss auch spezielle gesetzliche Bestimmungen wie die Verordnung über die gemeinsame Versteuerung von Pensionen umsetzen. „Das ist eine Besonderheit, die Infoniqa mittels Schnittstellen aus dem ONE Payroll LGA System speziell für uns umgesetzt hat. So können wir den gesamten Abwicklungsprozess, der sich aus den Anforderungen der Verordnung über die gemeinsamen Versteuerung ergibt, und die Lohnverrechnung unserer Leistungsbezieher bis hin zur Auszahlung mittels Telebanking voll automatisiert abwickeln“, so Bauer.

Das Thema Datensicherheit nimmt bei BONUS Pensionskassen einen besonders hohen Stellenwert ein. Der Betrieb der Lösung ist daher als geschlossenes System auf Servern im Unternehmen
untergebracht. „Cloud ist bei uns derzeit kein Thema, weil wir fast ausschließlich mit personenbezogenen Daten arbeiten. Wir unterliegen verschärften Sicherheitsstandards wie umfassende Prüfroutinen im WinFlex System, aber auch der laufenden Protokollierung von Änderungen in Infoniqa ONE Payroll LGA. Zusätzlich schützen wir mit massiven Firewalls alle Datenbestände“, erklärt Bauer.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Infoniqa ONE Payroll LGA ist bei BONUS Pensionskasse seit 1997 im Einsatz. Inzwischen hat sich das System vielfach bewährt und bezahlt gemacht. In Spitzenzeiten werden damit bis zu 10.000 Abrechnungen monatlich automatisiert und revisionssicher abgewickelt. „Früher hat dieser Prozess eine Menge an Ressourcen beansprucht. Auch die regelmäßigen, vorgeschriebenen Kontrollen mussten wir nach dem Vier-Augen-Prinzip manuell durchführen. Jetzt läuft das alles vollautomatisch ab und wir können mit den gleichen Personalkapazitäten viel mehr Abrechnungen als früher erledigen“, fasst Bauer den Nutzen zusammen.

Mit Infoniqa will das Unternehmen auch zukünftig eng kooperieren. „Die Zusammenarbeit mit Infoniqa läuft sehr konstruktiv, verständnisvoll und lösungsorientiert ab. Erst kürzlich haben
wir ein Projekt rund um die automatisierte Erfassung von Kostenstellen erfolgreich abgeschlossen. Nun könnte die Weiterentwicklung der softwaregestützten Korrespondenzerstellung ein Thema sein“, blickt Bauer voraus.