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Zeitwirtschaft in Deutschland: Alles, was Sie darüber wissen sollten

Worauf kommt es an, wenn Sie ein Zeitwirtschaft System für ein Unternehmen in Deutschland suchen? Wir geben konkrete Tipps und Hilfestellungen.

Per Gesetz sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden genau zu erfassen. In manchen Fällen geschieht das noch auf Zettel und Papier. Wobei dieser Prozess fehleranfällig ist und Zeit kostet. Ein System für die Zeitwirtschaft entlastet vom bürokratischen Aufwand und kann dank integrierter Analysewerkzeuge sogar wichtige strategische Einsichten für das Personalmanagement fördern.

Was versteht man unter Zeitwirtschaft?

Die Zeitwirtschaft ist der Bereich im Personalwesen, bei dem sich alles um die Erfassung und Verwaltung von Arbeits- und Fehlzeiten von Arbeitnehmenden dreht. In puncto Arbeitszeiten schreibt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sehr genaue Bedingungen vor, die von Arbeitgebenden eingehalten werden müssen.

Es regelt unter anderem die maximale Arbeitszeit von Arbeitnehmenden und Auszubildenden. Außerdem sind in dem Arbeitszeitgesetz alle geltenden Regelungen zu Pausen, Ruhezeiten, Nachtarbeit sowie der Arbeit an Feiertagen und Sonntagen nachzulesen.

Hierbei gilt folgendes:

  • Die Höchstarbeitszeit pro Tag liegt bei acht Stunden pro Tag. Dies darf nur in Ausnahmefällen überschritten und auf zehn Stunden ausgeweitet werden.
  • Die Überstunden müssen innerhalb von sechs Monaten wieder ausgeglichen werden.
  • Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, muss eine Pause von mindestens 30 Minuten einlegen.
  • Die maximale Arbeitszeit pro Woche darf im Schnitt 48 Stunden nicht übersteigen, wobei das Arbeitszeitgesetz hier von einer 6-Tage-Woche ausgeht.

Müssen Arbeitszeiten erfasst werden?

Wie verhält es sich nun mit der Erfassung der Arbeitszeiten? Lange waren Arbeitgebende nur verpflichtet, die geleisteten Überstunden ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu erfassen. Das endete im Mai 2019 mit einer Entscheidung des Europäische Gerichtshof (EuGH).

Dieser entschied seinerzeit, dass alle europäischen Mitgliedstaaten Arbeitgebende verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeitwirtschaftssystem einzurichten, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird. Und zwar muss die Erfassung der Arbeitszeit ab der Stunde 0 erfolgen, was nichts anderes bedeutet, als dass die Arbeitszeiten komplett von Anfang bis Ende erfasst werden müssen.

Die Begründung:

Ohne die Messung der täglichen Arbeitszeit von Beschäftigten könne weder die Zahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und ihre zeitliche Verteilung noch die Zahl der Überstunden objektiv und verlässlich ermittelt werden, so dass es für Arbeitnehmende schwierig sei, ihre Rechte durchzusetzen – so der EuGH.

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Wie gesagt muss die Zeiterfassung laut der EuGH-Vorgaben die Kriterien der Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit erfüllen. Was bedeutet das im Einzelnen?

  • Objektive Zeiterfassung: Beschäftigte können grundsätzlich ihre Arbeitszeiten selbst erfassen, Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, die Dokumentation auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen.
  • Verlässliche Zeiterfassung: Die gearbeiteten Zeiten sollten im Idealfall unverzüglich und vollständig erfasst werden. Eine nachträgliche Zeiterfassung ist nicht im Sinne des Gesetzes.
  • Zugängliche Zeiterfassung: Die erfassten Zeiten müssen sowohl für die jeweiligen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden abrufbar sein. Sie müssen aber auch für Aufsichtsbehörden und die Interessenvertretungen in den Betrieben und Dienststellen zugänglich sein.

Was umfasst ein Zeitwirtschaft System in Deutschland alles?

Wie läuft die Zeiterfassung in der Praxis? So lange nur Überstunden von Mitarbeitenden erfasst werden mussten, konnten diese vielleicht noch auf Stundenzetteln oder in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel verwaltet werden.

Inzwischen ist die Zeiterfassung im Grunde nur noch mit einem gesetzeskonformen Zeitwirtschaftssystem möglich. Nur so werden an jedem Arbeitstag zuverlässig der Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie Pausen erfasst.

Wie Unternehmen derweil die Zeiten ihrer Mitarbeitenden aufzeichnen, ist unterschiedlich. Am weitesten verbreitet sind in den meisten Betrieben Terminals für die Zeiterfassung.

Das Prinzip: Mit einem RFID-Chip in Karten oder Schlüsselanhängern können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an Geräten mit RFID-Transpondern quasi im Vorbeigehen ihre Arbeitszeiten erfassen.

Wie können Zeiten von Mitarbeitenden erfasst werden?

Zum Beginn und zum Ende der Arbeitszeit halten sie einfach den Chip vor den Leser. Ein akustischer Signalton bestätigt die Zeiterfassung. Das Zeiterfassungsterminal erkennt automatisch „Kommen“ und „Gehen“ und dank einer intelligenten Doppelbuchungs-Kontrolle vermeiden Anwenderunternehmen sogar doppelte An- und Abmeldungen, sollte ein Chip einmal versehentlich mehrfach vor den Leser gehalten worden sein.

Die Terminals werden auch sicher weiterhin ihre Berechtigung haben – vor allem in der Industrie oder zum Beispiel auch in Krankenhäusern, wo Mitarbeitende keine Chance haben, im Homeoffice zu arbeiten.

In anderen Bereichen offenbarte die Corona-Krise, wie wichtig eine flexiblere und standortunabhängige Zeiterfassung ist.

Wie viele Unternehmen setzen Zeitwirtschaftssysteme ein?

Jetzt, da viele Arbeitnehmenden ihre Aufgaben stärker denn je in den eigenen vier Wänden erledigen, wird Arbeitszeitflexibilität zum neuen Standard. In puncto Zeiterfassung war nicht jeder Arbeitgeber auf diese Kehrtwende im Arbeitsleben vorbereitet.

Und so hat sich laut des aktuellen HR-Software-Reports, den das HRM Institute jährlich durchführt, fast in jedem fünften Unternehmen (18,8 Prozent) zusätzlicher Software-Bedarf im Bereich des Zeitmanagements ergeben.

Und das obwohl fast 90 Prozent der Unternehmen angeben, bereits über ein System zur Erfassung der Zutritts- und Austrittszeiten zu verfügen.

„Während der Pandemie gab es in fast jedem fünften Unternehmen zusätzlichen Software-Bedarf für die Zeitwirtschaft. Und das, obwohl 90 Prozent der Unternehmen bereits ein Bestandssystem hatten.“
Infoniqa

Die Schlussfolgerung liegt nahe, dass so mancher Arbeitgeber vor der Krise zwar über ein lokales Buchungssystem verfügte. Auf die Möglichkeit, Arbeitszeiten auch remote zu erfassen, wurde aber vermutlich bis dahin verzichtet. Ganz offensichtlich rüsten jetzt viele Unternehmen nach.

Hierfür bieten HR-Software Hersteller verschiedene Lösungen an, mit denen Zeiten und Tätigkeiten sehr intuitiv dort erfasst werden können, wo sie anfallen.

Über den Laptop zum Beispiel. Dazu genügt der Klick des Mitarbeiters auf das Zeiterfassungssystem beim Kommen und Gehen und während der Pausenzeiten. Vergisst der Mitarbeitende einmal, die Angaben zu machen, können sie jederzeit nachgetragen werden. Einfacher geht’s nicht.

Was kann ein gutes Zeiterfassungssystem?

Bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems sollten Arbeitgeber nicht nur darauf achten, welche Möglichkeiten der Anbieter Mitarbeitenden zur Verfügung stellt, um ihre Stunden zu erfassen. Auch die erweiterten Funktionen, die ein Zeiterfassungstool den Personalmanagern, Führungskräften und Mitarbeitern bietet, sind relevant.

HR, Fachvorgesetzte und Mitarbeitende können darin zum Beispiel Schicht- und Einsatzpläne abrufen und koordinieren. Arbeitnehmer können in dem Tool auch Urlaub beantragen. Dazu markieren Sie in der Kalenderansicht einfach ihren Wunschtermin, bestätigen diesen und sowohl die Linienvorgesetzten als auch HR erhalten automatisch einen digitalen Urlaubsantrag und genehmigen diesen direkt im System. Das macht vieles leichter.

Zeiterfassung: Viel mehr als nur das digitale Ein- oder Ausstempel von Mitarbeitenden

Zugriffsberechtigte sehen außerdem immer genau, wie viele Urlaubstage einem Arbeitnehmenden im laufenden Geschäftsjahr noch zur Verfügung stehen. Sie haben auch immer im Blick, wie viele Überstunden angehäuft wurden oder wann an Sonn- und Feiertagen oder nachts gearbeitet wurde.

Über eine Schnittstelle können diese Daten direkt an das verwendete Lohn- und Gehaltssystem übermittelt werden, das dann den korrekten Lohn für die gearbeiteten Stunden ausrechnet – inklusive der Zuschläge, die zum Beispiel für Feiertags- oder Nachtarbeit anfallen.

Viele Zeiterfassungssysteme bieten ihren Anwendern überdies Analyse- und Reporting-Tools, die die Datengrundlage für wichtige strategische Entscheidungen liefern können.

Das zeigt: Zeiterfassung ist wahrlich mehr als einfach nur das digitale Ein- oder Ausstempels der Mitarbeitenden.