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Schichtplan Online: Alles, was Sie darüber wissen sollten

Was genau unterscheidet einen Online Schichtplan von anderen Modellen? Und worauf müssen Arbeitgeber unbedingt achten?

Früher war die Planung von Schichten oft mit einer üblen Zettelwirtschaft verbunden. Mit einem Online Schichtplan gehört dieses Zettelchaos jedoch der Vergangenheit an. Alles lässt sich überschaubar und effizient steuern. Aber wie funktioniert ein Online Schichtplan genau und was lässt sich mit einem solchen Tool alles erfassen und planen? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Für wen eignet sich ein Online Schichtplan?

Es gibt viele Bereiche, in denen in Schichten gearbeitet wird. Vor Ausbruch der Corona-Pandemie wurde die Schichtplanung in Betrieben allerdings oft manuell erledigt. Dienste und Schichten wurden von Monat zu Monat oder von Woche zu Woche neu verteilt und auf einem großen Board festgehalten, das im Unternehmen an einer gut einsehbaren Stelle hing.

Dieses Prinzip geht aber in Zeiten, in denen Arbeit immer häufiger von zuhause aus erledigt wird, nicht mehr in allen Bereichen auf. Hier ist es sinnvoller, Dienste und Schichten online abrufen zu können. Mit dem richtigen Zeiterfassungs- und Zeitmanagementsystem ist das auch überhaupt kein Problem. Die Tools enthalten ein Modul, das die Schichtplanung Online problemlos ermöglicht.

Darf und soll ein Schichtplan ausgehängt werden?

Wobei sich ein Online Schichtplan bei weitem nicht nur für Bereiche eignet, in denen vorwiegend virtuell gearbeitet wird. Denn auch in Handwerks- oder Industriebetrieben mit Präsenz-Schichtsystem ist ein öffentlich ausgehängter Schichtplan nicht mehr unbedingt empfehlenswert. Stichwort: Datenschutz.

Häufig beinhalten Schichtpläne nämlich Informationen, die eigentlich datenschutzrechtlich geschützt sind. Den vollen Namen der Mitarbeitenden zum Beispiel, Urlaubszeiten, manchmal auch Geburtsdaten. So können Kolleginnen und Kollegen unerwünschte Einblicke in die Privatsphäre von einzelnen Mitarbeitenden erhalten.

Aus juristischer Sicht ist das bedenklich. Bei einem Online Schichtplan besteht dieses Problem nicht. Hier bekommen Mitarbeitende nur die Daten zu Gesicht, die für sie relevant sind und die sie laut ihrer Rolle einsehen dürfen. Nicht mehr und nicht weniger. Problem gelöst.

Funktionen: Was bietet ein Schichtplan Online?

Soweit, so gut. Aber wie funktioniert ein solches Tool überhaupt? Ein Online Schichtplan bietet verschiedenste Funktionen.

Diese zum Beispiel:

  • Für jeden Arbeitsbereich lassen sich Schichten festlegen und Mitarbeitenden zuweisen.
  • Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können sich für ihre Wunschschichten eintragen.
  • Der Schichtplan lässt sich ausdrucken, per Mail oder in einer Mitarbeitenden-App teilen.
  • Eingetragene Urlaube oder Abwesenheiten können bei der Schichtplanung importiert und berücksichtigt werden.
Zeiterfassung im Homeoffice mit browserbasierter Software

Wo liegen die Vorteile bei einem Online Schichtplan?

Arbeitnehmende und Arbeitgebende können es meist nicht abwarten, bis eine neue Software für die Online Schichtplanung eingeführt ist, da sie im Vergleich zu analogen Systemen so viele Vorteile bietet:

  • Dienstpläne lassen sich orts- und zeitunabhängig von jedem Endgerät abrufen.
  • Mitarbeitende können untereinander leichter Schichten tauschen.
  • Mitarbeitende können stärker in die Schichtplanung integriert werden.
  • Ein Online Schichtplan ermöglicht eine bedarfsorientierte Dienstplanung.
  • Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden automatisch über ihre Schichten per App oder per E-Mail informiert.
  • Schichten lassen sich vor Ort oder unterwegs per Smartphone oder bequem am Tablet planen.

Wie gestaltet sich die Einführung von einem Online Schichtplan System?

Und das Beste ist: Die Einführung von einem Online Schichtplan ist in der Regel alles andere als kompliziert. Es müssen nur die Mitarbeitendendaten einmalig im System angelegt werden. Bei einer überschaubaren Zahl an Arbeitnehmer*innen liegt zwischen der Implementierung und der Inbetriebnahme eines Online Schichtplan daher meist nur eine überschaubar kurze Zeit.

Diese beinhaltet auch eine interne Schulung bezüglich der Nutzung des Online Schichtplans, die erfahrungsgemäß ratsam und wichtig ist. Umso reibungsloser gelingt der Umstieg von der analogen Schichtplanung auf den Online-Schichtplan.

Nach der Einführungsphase schätzen alle Anwenderinnen und Anwender das neue Tool meist sehr. Denn es bringt eine erhebliche Modernisierung der Schichtplanung mit sich. Positive Effekte wie eine spürbare Zeitersparnis und Effizienzsteigerungen für alle Beteiligten werden meist schon nach kürzester Zeit bemerkbar.

Welche Schichtmodelle gibt es?

Zum Beispiel, weil sich mit einem Online Schichtplan auch die komplexesten Schichtmodelle sehr einfach und überschaubar abbilden lassen. Das vermeidet Fehler, die oft zeitaufwändige Diskussionen unter Mitarbeitenden und Korrekturen nach sich ziehen.

Nachfolgend ein paar Schichtmodelle, die sich mit einem Online Schichtplan problemlos organisieren lassen:

  • Vollkontinuierliches Schichtmodell: Bei diesem Schichtmodell läuft der Betrieb 24 Stunden am Tag an sieben Tagen in der Woche. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in drei Schichten: Früh-, Spät- und Nachtschicht.
  • Teilkontinuierliches Schichtmodell: Hier wird in einem Unternehmen 24 Stunden pro Tag gearbeitet, allerdings nicht an sieben, sondern an fünf Tagen pro Woche. Und zwar in Früh-, Spät- und Nachtschichten.
  • Teilkontinuierliches Schichtmodell ohne Nachtarbeit: Bei diesem Modell gibt es nur Früh-, Spätschichten und keine Nachtschicht.

Wie oft darf ein Schichtplan geändert werden?

Eine Anmerkung zum Schluss: So sehr ein Online Schichtplan die Effizienz und Flexibilität bei der Planung auch erhöht – aus gesetzlicher Sicht gibt es gewisse Grenzen, die beachtet werden müssen.

Generell gilt: Ein einmal aufgestellter Schichtplan darf nicht ohne Weiteres wieder geändert werden. Dazu muss ein triftiger Grund vorliegen. Arbeitgebende sollten daher generell bei der Schichtplanung oder einer Veränderung möglichst eine Vorankündigungsfrist von vier Tagen einhalten.

Aber dann heißt es: Ist der Schichtplan online gut, ist alles gut!