Was genau ist eine Personalverwaltung Software und wie unterstützt sie Personalabteilungen im Daily Business? Die Infoniqa Experten geben Praxis-Einblicke.
Personalverwaltung: Begriffsklärung, Funktionen, Methoden
Inhaltsverzeichnis:
- Personalverwaltung: Eine Definition
- Die Personalverwaltung und ihre Aufgaben
- Administrative Routineaufgaben im Personalmanagement
- Personalverwaltung-Software: Welche Aufgaben kann sie übernehmen?
- Was kann eine Personalverwaltungssoftware noch? Aufgaben, Funktionen, Lösungen
- Wie viel Entlastung ist durch eine Personalverwaltung-Software möglich?
- Die richtige Auswahl einer Personalverwaltung-Software
- Ausblick – digitales Personalmanagement für alle
Personalverwaltung: Eine Definition
Die Personalverwaltung wird auch als „Personaladministration“ oder „transaktionale Personalarbeit“ bezeichnet. Ziel der Personalabteilung ist es, sämtliche Prozesse, die die Mitarbeitenden eines Unternehmens betreffen, zu erfassen, zu strukturieren und organisieren. Ab Einstellung einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers, mit Beginn des Onboardings bis zum finalen Arbeitsaustritt – die Personalverwaltung begleitet und bearbeitet alle Abläufe, die die Mitarbeiter betreffen.
Die Personalverwaltung und ihre Aufgaben
Ein wichtige Aufgabe der Personalverwaltung ist die Payroll, bei der transaktionale Tätigkeiten anfallen, wie die Übermittlung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an Ämter und Behörden.
Dabei müssen gesetzliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen und Vereinbarungen mit den Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Die Personalabteilung steuert aber auch die Prozesse im Bewerbermanagement und der Personalentwicklung, sie hat die Zeiterfassung im Blick sowie das Talentmanagement.
Überdies kümmert sich die Personalverwaltung um die Einhaltung des Datenschutzes und trifft dafür die nötigen Vorkehrungen im Unternehmen. Die Personalabteilung stellt außerdem sicher, dass der Arbeitsschutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens konsequent eingehalten wird.
Administrative Routineaufgaben im Personalmanagement
So spannend das Aufgabengebiet auch ist: Wie in jedem Job, gibt es auch im Personalmanagement wiederkehrende Tasks der Administration, die ebenfalls erledigt werden müssen. Nicht immer beliebt, gewährleisten gerade diese Tätigkeiten einen glatten, störungsfreien Betriebsprozess – und somit die Stärkung des Unternehmens auf dem Markt.
Zu diesen Routineaufgaben gehören:
Das Führen von Mitarbeiterverzeichnissen
Das Aktualisieren von Krankenstandlisten
Die Verwaltung von Urlaubstagen und Fehlzeiten
Die Bearbeitung von Anträgen für Aus- und Weiterbildungen
Meldungen für Sozialversicherungsbeiträge bei Behörden
Die Führung von Personalakten
Die Zeiterfassung der Arbeitnehmer
Lohn- und Gehaltszahlungen
Das Bereitstellen von Daten und Informationen für Mitarbeitende
Personalverwaltung-Software: Welche Aufgaben kann sie übernehmen?
Sie wissen bereits, wie lästig diese vielen kleinen wiederkehrenden To Dos im Arbeitsalltag sein können. Vor allem sind sie auch zeitaufwendig. Zahlreiche Aufgaben des Personal-Managements bleiben liegen, die genauso dringend erledigt werden müssten. Doch für dieses Problem gibt es eine perfekte Lösung. Denn genau hier greift eine Personalverwaltungssoftware umfassend ein: sie unterstützt HR-Expertinnen und -Experten erheblich – in allen Bereichen.
Eine Software für die Personalverwaltung funktioniert wie ein Cockpit: alle Daten und Informationen über Ihre Arbeitnehmenden werden an einer zentralen Stelle gebündelt und gesteuert. Schnell werden Sie sehen, wie effizient das ist. So gehört die Personaldatenverwaltung in Papierform endlich der Vergangenheit an. Von den vielen Funktionen der Software ist die digitale Personalakte fraglos am reizvollsten: alle Daten sind mit wenigen Klicks oder per Stichwortsuche sofort auffindbar. Nicht nur langes, mühseliges Suchen ist damit abgeschafft. Sie können ab jetzt mit ihren Kolleginnen und Kollegen gemeinsam auf Inhalte zugreifen und parallel an unterschiedlichen Stellen darin arbeiten. Ein Vorteil, der gerade im Zeitalter von Remote-Working Gold wert ist.
Was kann eine Personalverwaltungssoftware noch? Aufgaben, Funktionen, Lösungen
Wenn Sie eine Software für die Personalverwaltung beziehen, lernen Sie schnell weitere Vorteile kennen:
- Dokumentieren Sie Mitarbeitergespräche
- Erledigen Sie Auswertungen auf Knopfdruck
- Erstellen Sie übersichtliche Organigramme
- Steuern Sie Ihre Prozesse im Bewerbermanagement: Erstellen Sie Stellenanzeigen, versenden Sie automatisiert Antworten und verwalten Sie alle Termine – vom Vorstellungsgespräch bis zum Onboarding
- Erfassen Sie im Bereich des Talentmanagements die Skills Ihrer Mitarbeitenden, identifizieren Sie unentdeckte Potenziale oder Fähigkeiten, die ausgebaut werden müssen
- Profitieren Sie im Bereich der Personalentwicklung von einer effizienten Seminarplanung und Schulungsverwaltung
- Behalten Sie mit einem speziellen Modul für die Zeiterfassung immer den vollen Überblick über die Arbeitszeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern. Mit nur ein paar Klicks erhalten Sie Reportings für Ihre strategische Planung
Auch im Bereich der Payroll unterstützt eine Personalverwaltungssoftware: Sie erstellen darin Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst und profitieren von einem hohen Automatisierungsgrad. So straffen Sie Ihre Prozesse und vermeiden gleichzeitig lästige Fehler
Wie viel Entlastung ist durch eine Personalverwaltung-Software möglich?
Der Einsatz einer Personalverwaltung-Software ist äußerst effektiv – was statistisch belegt ist. Jedes Jahr untersucht das HRM Institute, wie es um die Digitalisierung im Personalbereich bestellt ist. Auch die positiven Auswirkungen der digitalen HR-Arbeit werden von ihr beleuchtet. Dabei kommt die Studie zu spannenden Einsichten:
Fast 70 Prozent der Unternehmen stellen durch den Einsatz einer Personalverwaltungssoftware eine Entlastung bei ihrer täglichen Arbeit fest.
33 Prozent der Befragten sprechen von einer spürbaren Kostenersparnis.
Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse ist in den Augen von 65 Prozent der Unternehmen deutlich gestiegen.
Die richtige Auswahl einer Personalverwaltung-Software
Es spricht also vieles für die Implementierung einer Software für die Personalverwaltung. Wichtig bei der Wahl des richtigen Tools: Hinterfragen Sie zunächst genau, welche Funktionen für Ihr Unternehmen relevant sind und gleichen Sie die Angebote verschiedener Hersteller ab, wie gut diese zu Ihren Vorgaben passen.
Vereinbaren Sie dazu Präsentations-Termine und probieren Sie die jeweilige Software über einen kostenlosen Testzugang, bevor sie sich für ein Tool entscheiden. Die Bandbreite der angebotenen Systeme ist riesig. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl genau hinzuschauen – welcher Anbieter hat die besten Lösungen für den Kunden?
Ausblick – digitales Personalmanagement für alle
Die Implementierung einer Personalverwaltungssoftware ermöglicht HR-Abteilungen einen digitalen Sprung nach vorne. Eine solche Software-Lösung entlastet nicht nur Fachkräfte im Personalwesen, sondern kommt auch dem wachsenden Bedürfnis von Arbeitnehmern nach Beteiligung nach. Während die Belegschaft bisher ihre Belange an Personaler abgab, möchten Arbeitnehmer heutzutage selber und somit schneller agieren können. Ob im Homeoffice, im Außendienst oder im Büro – die Funktionen einer Personalverwaltungssoftware erlauben prinzipiell jedem, gemäß seiner Rolle mitzugestalten und .
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