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Personalverwaltung Software: Definition, Aufgaben & Methoden

Personalverwaltung – dieser Begriff wird wohl am häufigsten mit dem Bereich des Human Resources Managements in Verbindung gebracht. Doch was heißt das eigentlich konkret? Welche Aufgaben umfasst die Personalverwaltung? Und wie kann eine HR Software bei der täglichen Arbeit unterstützen? Das alles erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition: Was bedeutet Personalverwaltung?

Personalverwaltung wird auch als „Personaladministration“ oder „transaktionale Personalarbeit“ bezeichnet. Ziel der Personalverwaltung ist es, sämtliche Prozesse, die die Mitarbeitenden eines Unternehmens betreffen, zu organisieren und zu strukturieren. Und zwar ab dem Moment des Eintritts bis zum Austritt einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers.

Aufgaben in der Personalverwaltung

Ein großer Teil der Personalverwaltung entfällt zum Beispiel auf die Payroll, bei der transaktionale Aufgaben wie die Übermittlung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an Ämter und Behörden anfallen.

Dabei müssen gesetzliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen und Vereinbarungen mit den Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Die Personalverwaltung steuert aber auch die Prozesse im Recruiting und der Personalentwicklung, sie hat die Zeitabrechnung im Blick und das Talent Management.

Überdies kümmert sich die Personalverwaltung um die Einhaltung des Datenschutzes und trifft dafür die nötigen Vorkehrungen im Unternehmen. Die Personalverwaltung stellt außerdem sicher, dass der Arbeitsschutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens konsequent eingehalten wird.

In der Personalverwaltung gibt es viele administrative Routineaufgaben

So spannend das Aufgabengebiet auch ist: Wie in jedem Job gibt es wiederkehrende Tasks aus dem Bereich der Administration, die ebenfalls erledigt werden müssen.

Dazu gehören zum Beispiel:

  • Das Führen von Mitarbeiterverzeichnissen
  • Aktualisieren von Krankenstandlisten
  • Verwaltung von Urlaubstagen und Fehlzeiten
  • Bearbeitung von Anträgen für Aus- und Weiterbildungen
  • Meldungen für Sozialversicherungsbeiträge bei Behörden
  • Führung von Personalakten
  • Erfassung von Arbeitszeiten
  • Lohn- und Gehaltszahlungen
  • Bereitstellen von Informationen für Mitarbeitende

Welche Aufgaben kann eine Personalverwaltung Software übernehmen?

Wir alle wissen, wie lästig diese vielen kleinen wiederkehrenden To Do’s im Arbeitsalltag sein können. Und vor allen Dingen wissen wir, wie zeitaufwändig sie sind und wie viele Aufgaben wegen ihnen im schlimmsten Fall liegen bleiben, die eigentlich auch wichtig wären. Aber keine Sorge. Es gibt eine Lösung. Hier kann eine Personalverwaltungssoftware HR-Expertinnen und -Experten erheblich unterstützen – und zwar in allen Bereichen.

Eine Software für die Personalverwaltung ist so etwas wie ein Datencockpit, in dem alle Informationen über Ihre Arbeitnehmenden an einer zentralen Stelle gebündelt und gesteuert werden können. Schnell werden Sie sehen, wie effizient das ist.

Zum Beispiel gehört die Personaldatenverwaltung auf Papier mit einer Personalverwaltungssoftware der Vergangenheit an. Denn diese enthält eine digitale Personalakte, in der alle Informationen mit wenigen Klicks oder per Stichwortsuche auffindbar sind.

Damit ist nicht nur langes Suchen ein für alle Mal vorbei. Ein weiterer entscheidender Vorteil: Sie können mit ihren Kolleginnen und Kollegen auch gemeinsam auf Inhalte zugreifen und parallel an unterschiedlichen Stellen darin arbeiten. Das ist gerade im Remote-Zeitalter Gold wert.

 

Whitepaper Personalsoftware erfolgreich einsetzen

Weitere Aufgaben, die eine Software für die Personalverwaltung bearbeiten kann

Eine Software für die Personalverwaltung kann aber noch weit mehr:

  • Dokumentieren Sie Mitarbeitergespräche
  • Erledigen Sie Auswertungen auf Knopfdruck
  • Erstellen Sie Organigramme
  • Steuern Sie Ihre Prozesse im Bewerbermanagement: Erstellen Sie Stellenanzeigen, versenden Sie automatisiert Antworten und verwalten Sie Termine
  • Dokumentieren Sie im Bereich des Talentmanagements die Skills Ihrer Mitarbeitenden, identifizieren Sie unentdeckte Potenziale oder Fähigkeiten, die ausgebaut werden müssen
  • Profitieren Sie im Bereich der Personalentwicklung von einer effizienten Seminarplanung und Schulungsverwaltung
  • Behalten Sie mit einem Modul für die Zeitwirtschaft immer den vollen Überblick über die Zeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern und erhalten Sie mit ein paar Klicks Reportings für Ihre strategische Planung

Auch im Bereich der Payroll unterstützt eine Personalverwaltungssoftware: Sie erstellen darin Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst und profitieren von einem hohen Automatisierungsgrad, der nicht nur Ihre Prozesse strafft, sondern auch dabei hilft, Fehler zu vereiden.

Wie viel Entlastung ist durch Personalverwaltungssoftware möglich?

Wie effektiv der Einsatz einer Personalverwaltungssoftware ist, ist sogar statistisch belegt. Jährlich untersucht das HRM Institute für seine Studie, den HR-Software-Report, wie es um die Digitalisierung im HR-Bereich bestellt ist.

Die Studie fragt auch ab, welche positiven Aspekte mit der Digitalisierung der HR-Arbeit einhergehen. Dabei kommt sie zu spannenden Einsichten:

  • Fast 70 Prozent der Befragten stellen durch den Einsatz einer Personalverwaltungssoftware eine Entlastung bei ihrer täglichen Arbeit fest
  • 33 Prozent der Befragten sprechen von einer spürbaren Kostenersparnis
  • Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse ist in den Augen von 65 Prozent der Befragten deutlich gestiegen.

Auswahl einer Personalverwaltungssoftware

Es spricht also vieles für die Implementierung einer Personalverwaltungssoftware. Wichtig bei der Wahl des richtigen Tools: Hinterfragen Sie zunächst genau, welche Funktionen für Ihr Unternehmen relevant sind und gleichen Sie die Angebote verschiedener Hersteller ab, wie gut diese zu Ihren Vorgaben passen.

Vereinbaren Sie dazu Präsentations-Termine und testen Sie die ein oder andere Software über einen Testzugang, bevor sie sich für ein Tool entscheiden. Die Bandbreite der angebotenen Systeme ist riesig.

Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl genau hinzuschauen, welcher Anbieter die beste Lösung im Angebot hat.

Alle Funktionen von Infoniqa Personalsoftware

Was genau ist eine Personalverwaltung Software und wie unterstützt sie Personalabteilungen im Daily Business? Die Infoniqa Experten geben Praxis-Einblicke.