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Performance Management: Mitarbeiter zu Bestleistung motivieren

Was genau ist Performance Management und worauf sollten Personalprofis eines Unternehmens unbedingt achten? Praxistipps für die Prozess-Steuerung und damit verbundene Aufgaben in der Human Resources Abteilung.

Performance Management: So geht's! | Infoniqa HR Lexikon

Was ist Performance Management? Warum ist es für Unternehmen so wichtig? Und wie haben sich die Prozesse in den letzten Jahren bis 2021 verändert? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in diesem Artikel.

Inhalt:

  1. Definition: Was versteht man unter Performance Management im Unternehmen?
  2. Wie entwickelt sich das Performance Management in 2021?
  3. Was ist ein Performance Management System?

Performance Management ist ein Prozess der kontinuierlichen Kommunikation mit konsequentem Feedback zwischen einer Führungskraft und einem Mitarbeiter / einer Mitarbeiterin im Hinblick auf die Erreichung der Ziele des Unternehmens sowie der gemeinsam definierten individuellen Ziele von Mitarbeitern / Mitarbeiterinnen. 

In den Gesprächen des Performance Managements geht es unter anderem um die folgenden Themen:  

  • Festlegung von objektiv messbaren Zielen: In welchen Bereichen und in welcher Zeiteinheit kann ein Mitarbeiter / eine Mitarbeiterin konkret zur Erreichung von Zielen des Unternehmens beitragen? 
  • Klärung der notwendigen Tools: Welche Hilfsmittel sollten Mitarbeitern / Mitarbeiterinnen zur Verfügung gestellt werden, um die eigenen Ziele optimal erreichen zu können? 
  • Analyse des Kompetenzprofils: Welche Kompetenzen braucht ein Mitarbeiter / eine Mitarbeiterin für die Steuerung und Erreichung der Ziele?  
  • Maßnahmen zur Personalentwicklung: Wie können die Kompetenzen und die Leistung des Einzelnen optimal gefördert werden, um die gewünschte Zielerreichung sicherzustellen? 
  • Leadership: Wie kann das Management bzw. die Führungskraft bei der jeweiligen Zielerreichung unterstützen?  

Warum ist Performance Management wichtig? 

Der kontinuierliche Austausch zwischen Vorgesetzten und einem Teammitglied ist aus mehreren Gründen für Unternehmen von Bedeutung:  

  • Der Dialog stellt sicher, dass ein Unternehmen seine Ziele zuverlässig erreicht. Dies trägt erheblich zur Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation bei. 
  • Der regelmäßige Austausch hält sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter über den aktuellen Status Quo der Prozesse zur Zielerreichung auf dem Laufenden.  
  • Dank des regelmäßigen Austauschs können plötzlich auftretende Probleme frühzeitig eruiert und gelöst werden.  
  • Für die Belegschaft ist ein kontinuierliches Performance Management ein Zeichen dafür, dass die Vorgesetzten sie wertschätzen und die Leistung, die sie erbringen, gesehen und aktiv gefördert wird.  
  • Das steigert sowohl die Zufriedenheit als auch die Bindung der einzelnen Fachkraft.  
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Während das Performance Management früher auf einem jährlichen Feedbackgespräch zwischen der Führungskraft und einem Mitarbeiter / einer Mitarbeiterin basierte, sollte es jedoch inzwischen eher in ein kontinuierliches Leistungsmanagement übergegangen sein. Denn das schnelllebige digitale Zeitalter hat zur Folge, dass sich die Parameter, die relevant für Zielvereinbarungen sind, schnell ändern können. Daher ist es wichtig, kontinuierlich miteinander in den Austausch zu gehen.

In mehreren unterjährigen Mitarbeiter-Gesprächen, die optimalerweise mindestens quartalsweise stattfinden, werden dann alle Aspekte eruiert, die sich positiv oder negativ auf die Leistung eines Arbeitnehmers und dessen Zielvereinbarungen auswirken könnten. So stellen Unternehmen sicher, dass ihre Mitarbeitenden über das ganze Jahr hinweg eine gute Leistung erbringen.

Vor welchen Herausforderungen steht das Performance Management aktuell?

Soweit die Theorie. In der Praxis sind viele Unternehmen von diesem idealen Prozess allerdings noch weit entfernt, wie eine Studie des Bundesverbands der Personalmanager (BPM) zeigt. In dieser heißt es: „Der Großteil der Unternehmen geht das Thema Performance Management mit einem (36 Prozent) bzw. zwei (48 Prozent) Mitarbeitergesprächen im Jahr an. Nur eine Minderheit von 2 Prozent bemüht monatliche Konversationen.“

Die Begründung liefert die Studie gleich dazu: „Die jährlichen Performance Reviews und Ratings stellen für einen Großteil der Führungskräfte eine administrative Hürde dar, ohne den versprochenen Nutzen abzuwerfen.“

Mit dem richtigen Tool lassen sich diese administrativen Hürden des Managements jedoch spürbar schmälern. Inzwischen gibt es gute digitale Performance Management Systeme mit einem hohen Automatisierungsgrad. Mit diesen lässt sich die Beurteilung und Überwachung der Mitarbeiter-Leistung über das ganze Jahr hinweg sehr strukturiert und ressourcenschonend steuern.

Hier die wichtigsten Punkte, was ein Performance Management System leisten kann:

  • Definieren Sie innerhalb der Software die Ziele Ihrer Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen. 
  • Geben Sie regelmäßig Feedback über eine eingebaute Chat-Funktion. 
  • Die Software ermöglicht es Arbeitnehmern, anstehende Aufgaben einzusehen und den Fortschritt der eigenen Zielvereinbarung zu dokumentieren. 
  • Die Führungskraft kann den Leistungsfortschritt einsehen und hat jederzeit im Blick, ob das Ziel erwartungsgemäß erreicht wird oder sich verzögert.  
  • Bei Verzögerungen kann sie das Gespräch suchen und eruieren, woran es in der Zielerreichung hakt und gemeinsam mit dem Mitarbeitenden Maßnahmen festlegen, um die Performance wieder zu steigern und die Zielvereinbarung zu erfüllen. 
  • Leistungsvergleich: Führungskräfte sind über eine Performance Management Software in der Lage, die Leistung aller Mitarbeiter in ihrem Team zu verfolgen und in einer übersichtlichen Darstellung miteinander zu vergleichen. So können Sie die Leistungsträger in ihrer Crew leichter identifizieren. 
  • Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass weder Mitarbeitende noch Management wichtige Fristen vergessen.

Vergewissern Sie sich allerdings immer, dass das Tool, das Sie in die engere Wahl nehmen, über handfeste Datensicherheits- und Datenschutzfunktionen verfügt. Entscheidend bei der Einführung eines Performance Management Systems ist, dass sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter im Umgang mit dem System geschult werden, um eine maximale Effizienz zu erreichen.

Dann zeigt die Trendnadel Ihres Performance Managements nur noch in eine Richtung: Nach oben.

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