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Lohnprogramm: Die Lohnabrechnung schnell und einfach erstellen

Was genau ist ein Lohnprogramm und worauf kommt es bei der Wahl des richtigen Lohnprogrammes an? Unsere Experten helfen weiter.

Ein Lohnprogramm, auch „Payroll System“ genannt, vereinfacht schon 2020 die Entgeltabrechnung in Unternehmen spürbar. Vieles geht auf Knopfdruck oder sogar voll automatisch. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie von einem Lohnprogramm erwarten können.

Inhalt:

  1. Definition: Was ist ein Lohnprogramm?
  2. Personalabrechnung: Schnelle und einfache Abwicklung
  3. Empfehlung: Welches Lohnprogramm für die Personalabrechnung nutzen?
  4. Wie muss eine korrekte Lohnabrechnung aussehen?
  5. Was sind typische Stolpersteine bei einem Lohnprogramm?

Definition: Was ist ein Lohnprogramm?

Am Monatsende erwarten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen pünktlichen Lohn bzw. Gehaltseingang auf ihrem Konto – das ist nur allzu verständlich. Dabei unterstützt Sie in der Buchhaltung bzw. in der Personalabrechnung ein Lohnprogramm mit Funktionen, die darauf ausgelegt sind, alle Workflows und Meldungen innerhalb der Payroll zu optimieren und deren Effizienz zu steigern.

Mit einem Lohnprogramm lässt sich neben der Auszahlung von Lohn und Gehalt die komplette Personalabrechnung steuern. Dazu zählen zum Beispiel die Berechnung und Vergütung von:

  • Zuschlägen,
  • Zulagen,
  • Boni,
  • Abschlagszahlungen,
  • die Auszahlung von Vorschüssen

und noch vielem mehr.

Ein gutes Lohnprogramm kann aber noch mehr. Über eine Schnittstelle zur digitalen Personalakte können Lohn-Daten zum Beispiel automatisch in der Mitarbeiterakte abgelegt werden. Überdies lassen sich über ein integriertes Reporting-Tool Auswertungen und Statistiken zu den verschiedensten Themenbereichen rund um Lohn und Gehalt schnell und leicht erstellen. Anwender legen nur die KPIs fest, die analysiert werden sollen. Ein Knopfdruck – und die Ergebnisse rund um die Abrechnung liegen in der Buchhaltung vor.

Personalabrechnung: Schnelle und einfache Abwicklung

Ein Lohnprogramm unterstützt HR-Verantwortliche also in vielerlei Hinsicht. Auch bei Spezialfällen innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich Prozesse mit einem solchen Spezialtool schnell und einfach managen. Zum Beispiel, wenn es darum geht, einen falsch ausgezahlten Lohn nachträglich zu korrigieren.

Das geschieht gar nicht mal so selten. Denn Mitarbeitende können in Deutschland beispielsweise bis zu einer Verjährungsfrist von drei Jahren Einspruch gegen die Lohnabrechnung ihres Arbeitgebers einlegen. Dieser muss dann eine Korrektur der Abrechnung vornehmen und den Lohn oder das Gehalt rückwirkend anpassen. So ist es in § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt.

Einmal angenommen, ein Unternehmen hat in einem bestimmten Zeitraum zu wenig Lohn bzw. Gehalt gezahlt, muss dieser Lohn also in einer separaten Abrechnung nachträglich entrichtet werden. Ebenfalls müssen Steuer- und fehlenden Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden. Die manuelle Bearbeitung eines solchen Falles würde für Sachbearbeitenden einen langwierigen Kraftakt darstellen, um den Lohn bzw. das Gehalt zu korrigieren.

Nutzen die Payroll-Profis in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung hingegen eine Software für die Abrechnung von Lohn, dann genügt es, die relevanten Eckdaten einzugeben – alles andere erledigt das Tool. Natürlich unter Berücksichtigung aller geltenden Gesetze und notwendiger Meldungen rund um den Lohn. So ist das ganze Procedere deutlich übersichtlicher, trotz weiterhin bestehender Komplexität.

Empfehlung: Welches Lohnprogramm für die Personalabrechnung nutzen?

Damit die digitale Gehaltsabrechnung aber wirklich zuverlässig gesetzeskonform vonstattengehen kann, ist es wichtig, dass das Lohn-Tool immer auf dem neuesten Stand ist. Dazu muss es regelmäßig aktualisiert werden. Bei Inhouse gewarteten Lohn Systemen kann diese Anforderung allerdings problematisch werden, weil wichtige Upgrades für die Abrechnung von Lohn und Gehalt erst mit kleinerem oder größerem Zeitversatz aufgespielt werden.

Nicht nur die Buchhaltung, sondern auch viele IT-Abteilungen sind chronisch überlastet und so kann es passieren, dass hochrelevante Programmergänzungen oder Ad-Ons länger liegen bleiben als sie dürften. Das führt zu unschönen und vermeidbaren Fehlern in der Lohnabrechnung.

Weniger bedenklich ist dagegen eine Cloudlösung, die in einem Rechenzentrum gewartet wird und dessen Betreiber vertraglich verpflichtet ist, pünktlich zum Stichtag für das benötigte Upgrade zu sorgen. Auf diese Weise werden Gesetze und technische Vorgaben für einen korrekten Lohn immer zuverlässig eingehalten.

Ein weiterer Vorteil einer Cloudlösung: Anwender können ortsunabhängig auf das Lohn-Tool zugreifen, was in Zeiten, in denen immer mehr HR-Fachkräfte im Homeoffice arbeiten, durchaus ein Segen ist - so liegt die Abrechnung inkl. Meldungen nicht auf Eis, bis das Büro wieder regulär als Arbeitsplatz genutzt werden kann.

Wichtig bei der Auswahl einer Lohnsoftware sind außerdem folgende Kriterien relevant:

  • Der Support des Lösungsanbieters: Wie steht es um dessen Erreichbarkeit, falls es zu Störungen oder Problemen kommt?
  • Können alle benötigten Lohnarten abgerechnet werden?
  • Gibt es Schnittstellen zu anderen HR-Tools, die den Datenaustausch zwischen den Systemen ermöglichen?

Wichtige Schnittstellen, die ein Lohnprogramm enthalten sollte

Außerdem wichtig: Verfügt das Tool über ein GKV-Zertifikat? Ein GKV-Zertifikat bescheinigt einem Lohnprogramm, dass es alle Anforderungen für Plausibilitätsprüfungen und die automatisierte Steuerung von Prozessen in der Entgeltabrechnung wie dem Meldeverfahren und der Datenübermittlung an gesetzliche Krankenkassen gemäß der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) erfüllt.

Darüber hinaus sollte das eingesetzte Tool über eine DAKOTA Schnittstelle für die Übermittlung von Daten an Krankenversicherungsträger verfügen und über eine ELSTER Schnittstelle. Über diese können Lohnsteuermeldungen automatisch an das Finanzamt übertragen werden. Wenn eine Lohnsoftware diese Anforderungen erfüllt, können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung problemlos selbst in die Hand nehmen und die Abrechnung von Lohn und Gehalt sowie die Abgabe aller Meldungen eigenständig durchführen.

Wie muss eine korrekte Lohnabrechnung aussehen?

Mit den richtigen Funktionen enthält die Lohnabrechnung der Mitarbeitenden zuverlässig die richtigen Angaben. Zu den notwendigen Angaben in einer Gehaltsabrechnung gehören unter anderem die folgenden Informationen:

  • Gesamtbruttoentgelt
  • geldwerter Vorteil
  • Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
  • vermögenswirksame Leistungen
  • Steuerbruttobetrag
  • Sozialversicherungsbrutto
  • Nettogehalt
  • Abschlagszahlungen
  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer des Arbeitgebers
  • Datum des Beschäftigungsbeginns
  • Steuerklasse
  • Steueridentifikationsnummer
  • Abrechnungszeitraum
  • Anzahl der Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge
  • Kinderfreibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Steuerfreibeträge
  • Steueranrechnungsbeträge

Was sind typische Stolpersteine bei einem Lohnprogramm?

In manchen Branchen müssen neben den klassischen Angaben in der Gehaltsabrechnung aber noch weitere spezifische Besonderheiten berücksichtigt werden. Mit einem Lohnprogramm ist auch das Management und die Abrechnung dieser Sonderfälle kein Problem. So lassen sich Fehler und Stolpersteine in der Lohnabrechnung vermeiden und auch der Steuerberater ist am Ende des Tages zufrieden.

Ein besonderer Fall in der Lohnabrechnung sind zum Beispiel Rabattfreibeträge: Arbeitgeber können auf ihre eigenen Produkte Rabatte für Mitarbeitende gewähren und diese mit dem Lohn bzw. Gehalt verrechnen. Hierbei müssen allerdings die geltenden Rabattfreibetrag berücksichtigt werden: Jährlich können Mitarbeiter maximal bis zu 1.080 Euro ohne Lohnsteuer und ohne Sozialabgaben zugewendet werden. Mit einem Lohnsteuerprogramm gelingt die Abrechnung des Lohns sowie die zugehörigen Meldungen mit wenigen Klicks und fehlerfrei - sonst kann es teuer werden.

Ein anderes Beispiel, bei dem in der Lohnabrechnung Fehler und Stolpersteine drohen, betrifft Sofortmeldungen. In Gastronomie und Hotellerie sind Arbeitgebende zum Beispiel verpflichtet, eine sogenannte Sofortmeldung für neue Mitarbeitende zu erstellen. Diese muss der Deutschen Rentenversicherung 24 Stunden vor der Aufnahme der Beschäftigung vorliegen. Fehlende, unvollständige oder nicht rechtzeitig abgegebene Sofortmeldungen können sich bitter rächen, weil sie den Verdacht auf Schwarzarbeit nähren. Mit einer Lohnsoftware ist die Meldung für die Gehaltsabrechnung aber binnen Sekunden übermittelt.

Ohne ein Lohnprogramm können Betriebe die immer diffizileren Vorgaben im Steuerrecht bei der Abrechnung kaum einhalten. Mit einem passenden digitalen Tool ist die Abwicklung der Payroll hingegen deutlich leichter und weniger fehleranfällig. Im Handumdrehen lassen sich neue Mitarbeitende anlegen, Provisionen hinzufügen, Auslagen verwalten, Lohnabrechnungen erstellen, relevante Daten und Meldungen an Behörden übermitteln und noch vieles mehr.

Auch Sonderfälle wie die Auszahlung von Boni, Schichtzuschlägen oder die Übermittlung von Sofortmeldungen lassen sich schneller und entspannter bearbeiten – oder gar in Teilen automatisieren. Im Ergebnis laufen mit einem Lohnprogramm viele Payroll-Prozesse im Hintergrund ab, während HR wertvolle Zeit gewinnt, sich statt um die Abrechnung oder um den Steuerberater lieber stärker um die eigenen Mitarbeitenden kümmern zu können.

Personal zufrieden - teuer wird es dank vermiedener Strafen auch nicht. Mission accomplished!