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Business Intelligence: BI einfach erklärt

Die Analyse von Daten aus der Vergangenheit und Gegenwart eines Unternehmens liefern wertvolle Informationen, um bessere Entscheidungen für die Zukunft zu fällen. Auch wenn manchmal spontane Ideen und Entscheidungen aus dem Bauch heraus die richtigen sind: Für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg sind objektive, faktenbasierte Informationen eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Hier hilft Business Intelligence.

Definition von Business Intelligence

Business Intelligence – kurz BI - beschreibt die unterschiedlichsten Werkzeuge und Methoden, um Daten aus einem oder mehreren Systemen zu sammeln und daraus Berichte, Dashboards und Datenvisualisierungen zu erstellen. Die daraus gewonnen Erkenntnisse können das Management eines Unternehmens bei ihren Entscheiden gezielt unterstützen. Um die riesigen Datenmengen aus dem ERP (Enterprise Resource Planning) oder dem CRM (Customer Relationship Management) des Unternehmens zu generieren und aufschlussreiche Analysen daraus zu ermöglichen, sind BI-Tools notwendig.

Voraussetzung für BI: Konsistente Daten

Bis die BI-Tools die Relationen und Werte aus dem ERP auf einem Dashboard aufzeigen können, müssen die Daten konsolidiert und aufbereitet werden. Folgende Faktoren gelten als Voraussetzung für Business Intelligence:

  • Zusammenführung und Historisierung verschiedener Quellsysteme in einem Zielsystem (Data Warehouse)
  • Datenaufbereitung, Datenmodellierung
  • Bereitstellen von Daten für die Entscheidungsfindung zur Unternehmenssteuerung

Die Zusammenführung der Daten geschieht über sogenannte ETL-Prozesse (Extract, Transform & Load-Prozess). So können Daten aus einer oder mehreren Datenquellen gelesen, aufbereitet und in eine Datenbank oder ein Data Warehouse geladen werden. Bei der Datenaufbereitung werden Dimensionen und Fakten gebildet (OLAP, Star-Schemata).

Danach ist eine Analyse der Daten möglich. In der Folge kann die BI-Software Reportings und Abfragen durchführen, um Zusammenhänge herzustellen, Unternehmensdaten in Kennzahlen zusammenzufassen oder im Dashboard grafisch auszugeben. Die Interpretation dieser Werte ist jedoch Sache der Business-Fachkräfte.

Übersichtliche Grafiken statt nackter Zahlen

Transparenz der Daten herzustellen, gehört zu den wichtigsten Funktionen eines BI-Tools. Statt schwer lesbarer Excel-Tabellen gibt die Business-Intelligence-Software die Ergebnisse am Bildschirm auf einem Dashboard oder einem Cockpit aus. Während beim Dashboard vor allem Diagramme, Infografiken und andere intuitiv verständliche Gestaltungsarten eingesetzt werden, kommen beim Cockpit zusätzlich auch verschiedene Arten von Tachometer-Anzeigen zum Einsatz – ähnlich wie im Cockpit eines Flugzeugs oder eines Autos. In beiden Fällen werden die Daten komprimiert und so visualisiert, dass sie «auf einen Blick» lesbar werden.

Auch die Berechnung der Kennzahlen ist eine wichtige Funktion von BI-Tools. Das Dashboard zeigt die Verdichtung von Zahlen, Werten, Sachverhalten und Kausalzusammenhängen an und lässt eine unmittelbare Interpretation gemäß der Unternehmensziele zu. So können in der grafischen Aufbereitung einer BI-Analyse etwa Ist-Kennzahlen, Soll-Kennzahlen, Wirkungskennzahlen oder Plankennzahlen vorkommen. Letztere beschreiben einen Zielwert unter Berücksichtigung aller dafür notwendigen Maßnahmen.

BI-Analysen: So geht’s

Auch wenn im Hintergrund komplexe Datenaufbereitungen und Analysen stattfinden: Die Anwendung eines BI-Tools ist selbst für Laien eine einfache Sache. So können Controlling-Mitarbeitende oder Verkaufsleiter nach einer entsprechenden Einführung die Software selbst produktiv einsetzen. Ein bewährtes BI-Tool, das sämtliche Daten aus dem Unternehmen analysieren kann, ist Qlik. Die Software bezieht Unternehmensdaten aus unterschiedlichen Datenquellen, unter anderem direkt aus Infoniqa ONE 200.

Egal, ob für eine Finanzanalyse, eine Übersicht zur Auftragslage oder Einsichten ins Personal: BI-Lösungen ermöglicht schnelle und einfache Abfragen der aktuellen Datenlage. Für wertvolle Einsichten in die Unternehmensdaten sind keine riesigen Datenmengen, unterschiedliche externe Datenquellen oder komplexe Abfragen notwendig. Business Intelligence ist nicht Big Data. Business Intelligence geht auch im Kleinen. So lassen sich bereits aus wenigen internen Datenbeständen Zusammenhänge und Werte ableiten, die im ERP oder im CRM zuvor verborgen geblieben sind.

Danach gilt es, aus den gewonnenen Erkenntnissen durchführbare Maßnahmen abzuleiten.