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Abmahnung: Was Arbeitgeber beachten sollten

Was genau ist eine Abmahnung und welche arbeitsrechtlichen Besonderheiten sind dabei zu beachten? Unsere Experten geben wichtige Tipps.

Abmahnung: Tipps für Arbeitgeber | Infoniqa Lexikon

Eine Abmahnung dient dazu, den Arbeitnehmer auf ein vertragswidriges Verhalten hinzuweisen und ihn dadurch dazu zu bringen, dieses sofort und zukünftig zu unterlassen. Auch der Arbeitnehmer kann den Arbeitgeber abmahnen, sollte dieser sich nicht an vertragliche Absprachen halten.

Abgesehen von der Kündigung ist die Abmahnung die häufigstearbeitsrechtliche Unmutsäußerung über ein Fehlverhalten bzw. eine Pflichtverletzung des Mitarbeiters. Oft wird sie in HR-Kreisen auch als “Gelbe Karte” bezeichnet, da es sich um eine formelle Warnung handelt.

Inhalt:

  1. Abmahnung: Definition
  2. Arbeitsrecht: Gründe für eine Abmahnung
  3. Fristen für Abmahnungen
  4. Funktion der Abmahnung
  5. Was bedeutet eine Abmahnung für den Kündigungsschutz?
  6. Ist eine mündliche Abmahnung gültig?

Abmahnung: Definition

Nicht jede Ermahnung ist auch eine Abmahnung. Drei Voraussetzungen müssen für eine gültige Abmahnung vorliegen:

  1. Der Arbeitgeber muss das kritisierte Verhalten exakt beschreiben. Dies beinhaltet auch Datum und Uhrzeit des Verstoßes gegen den Vertrag. Pauschale Kritik wie zum Beispiel “ist oft zu spät gekommen” reicht nicht.
  2. Das abgemahnte Verhalten muss deutlich als Vertragsverstoß gerügt und bezeichnet werden und der Arbeitgeber muss dazu aufgefordert werden, dies zukünftig zu unterlassen.
  3. Der Arbeitgeber muss klar kommunizieren, dass bei einem Wiederholungsfall die Kündigung droht.

Arbeitsrecht: Gründe für eine Abmahnung

Der Grund einer Abmahnung muss gleichzeitig auch ein Vertragsverstoß sein. Das abgemahnte Verhalten muss entsprechend willentlich gesteuert worden sein. Fehlzeiten durch Krankheit fallen als Grund für eine Abmahnung weg, da der Arbeitnehmer für seine Krankheit nichts kann.

Weiterhin muss der Grund eine gewisse Schwere aufweisen, damit nicht für Lappalien abgemahnt werden kann.

Übliche Gründe für eine Abmahnung können verschiedene Arten von Fehlverhalten sein:

  • Häufige Verspätungen
  • Zuwiderhandeln/Nichtbefolgen von Anweisungen
  • Verletzung der Anzeige- und Nachweispflicht bei Krankheit
  • Belegbare Arbeitsbummelei
  • Alkohol am Arbeitsplatz
  • Beschädigung von Firmeneigentum
  • Unerlaubte Privatnutzung
  • Arbeitsfehler infolge von Nichteinhaltung von Arbeitsvorgaben
  • Diebstahl
  • Unzulässige Nebentätigkeit

Fristen für Abmahnungen

Die Abmahnung durch den Arbeitgeber kann zeitlich unbegrenzt ausgesprochen werden, das heißt: Ein vertragswidriges Verhalten kann auch lange nach dem Vorfall abgemahnt werden.

Umgekehrt gilt jedoch das gleiche: Leistet sich ein Arbeitnehmer für einen langen Zeitraum nach der Abmahnung keinen weiteren Verstoß, kann eine Kündigung laut Arbeitsrecht aus diesem Grund als unverhältnismäßig angesehen werden.

Funktion der Abmahnung

Eine Abmahnung erfüllt im Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber drei Funktionen:

  1. Warnung und Androhung: Die Abmahnung droht im Prinzip eine Kündigung an und gibt dem Arbeitnehmer zu verstehen, dass bei weiteren Verstößen mit einem Ende des Arbeitsverhältnisses gerechnet werden muss.
  2. Dokumentation: In der Abmahnung wird (in der Regel schriftlich) ein Pflichtverstoß festgehalten. Eine schriftliche Abmahnung wird in der Personalakte festgehalten.
  3. Hinweis: Die Abmahnung soll dem Arbeitnehmer verdeutlichen, dass ein bestimmtes Verhalten nicht geduldet und mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen belegt wird.

Was bedeutet eine Abmahnung für den Kündigungsschutz?

Der Arbeitgeber spricht eine Abmahnung in der Regel aus einem bestimmten Grund aus: Für eine verhaltensbedingte Kündigung ist eine Abmahnung eine notwendige Voraussetzung. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber eine vertragswidrige Verhaltensweise zumindest einmalig vorher per Abmahnung beanstanden muss, damit dieses Verhalten als Kündigungsgrund rechtlich akzeptiert wird.

Eine berechtigte Abmahnung verringert somit den allgemeinen Kündigungsschutz für das betreffende Arbeitsverhältnis, denn im Anschluss kann eine ordentliche Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen ausgesprochen werden.

Dies gilt auch für Schwangere, Betriebsratsmitglieder oder schwerbehinderte Menschen, obwohl diese einen besonderen Kündigungsschutz genießen.

Auch vor einer außerordentlichen Kündigung durch den Arbeitgeber muss zuvor eine Abmahnung ausgesprochen werden. Dies bezieht sich beispielsweise auf erhebliche Pflichtverstöße wie Diebstahl am Arbeitsplatz. Besteht das Arbeitsverhältnis schon sehr lange und geschieht dann ein Bagatelldiebstahl, reicht dies nicht für eine fristlose Kündigung, sondern muss vorher abgemahnt werden.

In der Regel genügt eine Abmahnung, um im Anschluss eine Kündigung auszusprechen. Es ist nicht notwendig, mehrmals oder dreimal eine Abmahnung auszusprechen. Allerdings sollten der Kündigungsgrund und der Grund der Abmahnung übereinstimmen.

Ist eine mündliche Abmahnung gültig?

Eine Abmahnung durch den Arbeitgeber muss nicht in jedem Fall schriftlich ausgesprochen werden, da auch mündliche Abmahnungen wirksam sind. Es ist jedoch ratsam, eine Abmahnung schriftlich auszusprechen, da sonst der genaue Inhalt im Nachhinein nur schwer belegbar ist.