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Veröffentlicht am:    Thema: Zeit

Mit diesen Tipps läuft Personaleinsatzplanung wie am Schnürchen

Jeder wo er hingehört: So läuft Personaleinsatzplanung wie am Schnürchen

Durch eine Personaleinsatzplanung will man den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen. In der Praxis ist das allerdings eine hochdiffizile Angelegenheit.

Was ist Personaleinsatzplanung?

Der Personalbedarf ist in den wenigsten Branchen konstant und schwankungsfrei. In vielen Sektoren gibt es Zeiten, in denen mehr Personal gebraucht wird. In anderen Phasen des Geschäftsjahres ist es hingegen ruhiger und der Personaleinsatz kann entspannter angegangen werden.

Ein klassisches Beispiel ist der Einzelhandel. Zum Oster- oder Weihnachtsgeschäft wird hier jede helfende Hand gebraucht. Im Sommer, wenn viele in den Urlaub fahren, geht es dagegen in den Geschäften deutlich ruhiger zu. Ähnliches spielt sich in bestimmten Phasen in der Gastronomie, Hotellerie, der Medizin, der Industrie und vielen anderen Branchen ab: Die richtige Person mit der richtigen Qualifikation muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein..

Personaleinsatz vorausschauend planen

Die Kunst ist es nun, den Personaleinsatz so vorausschauend zu planen, dass zu bestimmten und vorhersehbaren Stoßzeiten immer eine ausreichende Anzahl an Mitarbeitern mit entsprechenden Qualifikationen vor Ort arbeitet, wohingegen in ruhigeren Phasen nicht zu viele Angestellte ins Unternehmen oder an einen bestimmten Arbeitsort geordert werden sollten. Logisch: Da in diesen Phasen nicht genug Arbeit für alle Mitarbeiter vorhanden wäre, würden viele gelangweilt Däumchen drehen.

Das ist auf der einen Seite Demotivation pur und auf der anderen Seite eine Vergeudung von Arbeitsressourcen. Bezahlt werden müssen die Arbeitnehmer ja dennoch, auch wenn sie gerade nicht ausgelastet sind. Geschieht dies mehrfach, erhöht sich zusätzlich die Gefahr, dass sie sich nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen, der ihre Fähigkeiten besser zu nutzen weiß – und wo sie nicht der Langeweile anheim fallen.

Das gleiche gilt für komplexe Schichtsysteme, in den es für den Betrieb elementar ist, dass bestimmte Voraussetzungen wie z. B. Sicherheitszertifikate bei mindestens einer Person vorhanden sind. Gleichzeitig müssen Ruhezeiten eingehalten werden und eine gleichmäßige Besetzung mit erholten und qualifizierten Mitarbeitern sichergestellt werden. Teilweise Tag und Nacht. Das macht die Einteilung natürlich noch schwieriger und leicht verliert sich der Überblick, wer nun wann wo auftauchen kann, darf, soll, muss.

Aus diesen Gründen ist eine sehr genaue und gezielte Personaleinsatzplanung von enormer Bedeutung.

Workforce Management: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Der Begriff „Personaleinsatzplanung“ wird häufig mit "Workforce Management" in Verbindung gebracht. Diese Begriffe hängen eng zusammen, sind aber nicht identisch. Während es bei der Personaleinsatzplanung rein um einen passgenauen Personaleinsatz in verschiedenen Stoßzeiten geht, bezieht sich das Workforce Management außerdem auf einen ressourcengerechten Einsatz von Maschinen, Fahrzeuge und anderweitiger Arbeitsmittel.

Bei der Personaleinsatzplanung müssen HR-Manager bestimmte Faktoren in Einklang bringen:

  • Einschätzung des voraussichtlichen Arbeitsaufkommens
  • Berücksichtigung saisonaler Schwankungen
  • Entstehende Personalkosten
  • Krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitern
  • Elternzeiten
  • Urlaubszeiten
  • Teilzeit-/Vollzeitmodelle
  • Natürliche Mitarbeiterfluktuation
  • Qualifikationen der Mitarbeiter
  • Arbeitszeitgesetze
  • Schichtarbeit
  • Gleitzeiten
  • Rufbereitschaften
  • Bereitschaftsdienste
  • Job-Sharing-Modelle

Wie ermitteln Personalplaner den Personalbedarf?

Basierend auf diesen Aspekten ermitteln Personalplaner den optimalen Personalbedarf und Personaleinsatz. Hierbei beziehen sie vergangenheitsbezogene Daten in die Planung mit ein, berücksichtigen aber auch äußere Ereignisse, die einen unmittelbaren Einfluss auf die Arbeitsauslastung eines Betriebs haben können: zu erwartende wirtschaftliche Schwankungen, Engpässe bei Zulieferern, Streiks in der Belegschaft, politische Unruhen oder unvorhergesehene Krankheitswellen in der Bevölkerung.

Hinzu kommt: Die Personaleinsatzplanung muss auch im Einklang mit anderen Abteilungen vonstattengehen. Zum Beispiel müssen die erfassten Arbeitszeiten und Überstunden zuverlässig an Finance übermittelt werden, damit am Ende des Monats die Gehaltsabrechnung stimmt.

So klappt die Personaleinsatzplanung wie am Schnürchen

Je komplexer die Planung wird, umso fehleranfälliger werden manuelle Systeme. Auf Papier planen die wenigsten – der Korrekturaufwand ist einfach enorm. Leichter und übersichtlicher ist da schon der Einsatz digitaler Tabellen - doch auch MS Excel bringt Personalplaner gerade bei komplexen Planungen schnell an den Rand der Möglichkeiten. Oder direkt an den Rand des Nervenzusammenbruchs.

Dabei gibt es sehr viel komfortablere Wege: Unterstützen kann z. B. eine passgenaue Technologie, die nicht nur geleistete Arbeitszeiten über eine Schnittstelle in die Finanzabteilung übermittelt. Bei der digitalen Personaleinsatzplanung liefert sie außerdem eine optimale Übersicht über alle aktuellen Personalbedarfe. Sie berücksichtigt dabei Qualifikationen, geplante Fehlzeiten, Arbeitszeitmodelle, Pausenregeln sowie gesetzliche und tarifliche Regelungen. Und gibt Hinweise, wenn bestimmte Kriterien nicht erfüllt sind, die vorab als relevant definiert wurden.

Dass derartige Tools in Zukunft zum Standard gehören, ist so gut wie gewiss. Denn die Themen der Personaleinsatzplanung werden auf absehbare Zeit inhaltlich noch vielfältiger und aufwändiger, wenn im New-Work-Zeitalter Arbeitnehmer zunehmend mobil und in virtuellen Teams gearbeitet wird.

Die Studie „Zukunft Arbeitszeit: Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung“ kam daher schon im Jahr 2016 zu dem Ergebnis, dass Personalplaner in der Arbeitswelt der Zukunft „in der täglichen Praxis ausreichende technische Unterstützung zur Sicherstellung einer optimalen Balance zwischen Rechtssicherheit, Mitarbeiterinteressen, Kosten, Qualität und weiteren Einflussgrößen“ brauchen. Weiter heißt es darin: „Hierzu ist eine moderne Personaleinsatzplanung unerlässlich, die mit den sich rasch ändernden Ansprüchen Schritt halten kann.“

Infoniqa HR-Blog | Profi-Tipps für die Personaleinsatzplanung
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