Direkt zum Inhalt
Veröffentlicht am:    Thema: Lohn & Gehalt

Leitfaden: Erfolgreich Personalnebenkosten senken

Leitfaden: Erfolgreich Personalnebenkosten senken

Die Arbeitskosten für einen Mitarbeiter setzen sich aus den Lohnzahlungen und den Personalnebenkosten zusammen. Letztere sind oft beträchtlich höher als auf den ersten Blick ersichtlich. Ein Überblick.

Wie sind Personalnebenkosten definiert?
 
Unter den Begriff „Personalnebenkosten“ fallen alle Ausgaben eines Arbeitgebers, die er über den vereinbarten Arbeitslohn hinaus für einen Beschäftigten entrichten muss oder will. 
 
Zu den gesetzlich verpflichtenden Personalnebenkosten gehören Zahlungen an die Sozialversicherung: 

•    Beiträge zur Rentenversicherung
•    Beiträge zur Krankenversicherung
•    Beiträge zur Arbeitslosenversicherung
•    Beiträge zur Pflegeversicherung
•    Beiträge zur Unfallversicherung
 
Weitere verpflichtende Personalnebenkosten: 

•    Lohnzahlung an Feiertagen
•    Lohnfortzahlung im Urlaub 
•    Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für maximal sechs Wochen
•    Lohnfortzahlung im Falle einer Schwangerschaft
 
Diese Personalnebenkosten sind optional 
 
Hinzu kommen optionale Personalnebenkosten, die vertraglich vereinbart werden. In manchen Fällen haben Arbeitnehmer aber auch aufgrund des bestehenden Tarifvertrags Anspruch darauf. 
 
Das betrifft: 

•    Weihnachts- und Urlaubsgeld
•    Vergütungen zum Jahresabschluss, die vom Gesamtergebnis des Unternehmens abhängen
•    Zuschüsse zu Mahlzeiten
•    Zuwendungen zu Betriebsjubiläen
•    Gutscheine
•    Boni
•    Leistungen für die betriebliche Altersvorsorge
•    Eventuelle Kosten für Arbeitskleidung
•    Weiterbildungskosten
 

Gesamtkosten für einen Arbeitnehmer

Im Schnitt betragen die Arbeitskosten eines Mitarbeiters in etwa das 1,7-fache des Jahresbruttogehalts. Bei dem Arbeitnehmer kommt nach Abzug aller Sozialversicherungen und Steuern allerdings nur ein Bruchteil dieser Summe an. 
 
Ein Beispiel: Ein Berufseinsteiger bezieht Monatsbruttogehalt von 2.000 Euro. Die Gesamtkosten auf Arbeitgeberseite liegen, mit allen Personalnebenkosten, bei monatlichen 3.400 Euro. Dem kinderlosen und gesetzlich versicherten Arbeitnehmer selbst fließt nach Abzug aller Sozialversicherungen und Steuern aber nur ein Monatsnettogehalt von ungefähr 1.280 Euro aufs Konto.
 
Welchen Teil der Personalnebenkosten können Personaler beeinflussen?
 
Die Frage, die sich Unternehmen nun stellen: Wann ist ein Mitarbeiter überhaupt rentabel? Hier lautet die Faustregel: Sobald ein Arbeitnehmer pro Jahr das Zweifache seiner Personalkosten erwirtschaftet, ist ein Unternehmen in der Gewinnzone. 
 
Ist das nicht oder nicht mehr der Fall, zum Beispiel, weil sich die wirtschaftliche Situation verändert hat, sollten Unternehmen genau unter die Lupe nehmen, an welcher Stelle sie bei den Personalkosten gegebenenfalls sparen können. Bedenken Sie aber: Wenn Unternehmen den Rotstift ansetzen, sollten sie gute und absolut nachvollziehbare Gründe dafür haben. Denn niemand lässt sich Zuwendungen gerne wieder wegnehmen, so dass die Senkung der Personalnebenkosten häufig mit einer Senkung der Motivation einhergeht. 
 
Einsparpotenziale nutzen
 
Einsparpotenziale ergeben sich bei den optionalen Personalnebenkosten. Hier lassen sich zum Beispiel verschiedene Mitarbeitervergünstigungen oder Zusatzzahlungen streichen. Das betrifft etwa die gesponserte Mitgliedschaft beim Fitnessclub, Kantinenzuschüsse, Boni oder auch das Weihnachts- und Urlaubsgeld.
 
Aber Achtung: Das Streichen verschiedener Arbeitgeberleistungen mag in wirtschaftlich schwierigen Zeiten den Erhalt von Arbeitsplätzen erleichtern und wird in der ersten Zeit sicher von den Teams mitgetragen. Entfallen die Leistungen allerdings dauerhaft und werden nicht wieder eingeführt, wenn es dem Unternehmen besser geht, spricht das nicht für eine wertschätzende Behandlung der Belegschaft. 
 
Diese bekommt so das Gefühl, dass der Arbeitgeber ausschließlich auf Kosten seiner Angestellten spart. Jetzt, da er sich wieder gesundgestoßen hat, könnte er den einstigen Arbeitgeberleistungen schließlich wieder nachkommen. 
 
Welche Einsparpotenziale gibt es noch?
 
Das muss nicht zwingend der Realität entsprechen, kann aber von den Mitarbeitern subjektiv so wahrgenommen werden. Ohne direkten Einblick in die Bilanzen des Unternehmens können sie nur beobachten: Es geht wieder aufwärts – ungeachtet der Tatsache, ob eventuell in der Krisenzeit Schulden entstanden sind, die gedeckt werden müssen. 
 
Einmal ganz abgesehen davon gibt es aber noch weitere Einsparpotenziale, die Arbeitgeber in turbulenten Phasen nutzen können, um Engpässe in den Bilanzen auszugleichen. Es muss also nicht immer gleich die ganze Bandbreite der Arbeitgeberleistungen gestrichen werden.
 
Hier sind zum Beispiel folgende Möglichkeiten zu nennen: 

•    Abbau von Bürokratie
•    Eliminieren überflüssiger Prozesse
•    Automatisierung von Standard-Workflows und manuellen Arbeiten
•    Ineffiziente Meetings streichen
•    Büromaterial, Telefon- oder Computerkosten senken
•    Mietkosten durch Umzug in ein anderes Bürogebäude senken
•    Mietkosten senken durch die Verstärkung von Home Office-Optionen
 
Lohnt sich Outsourcing?
 
Eine weitere Option: Prüfen Sie, ob sich manche zeitfressenden internen Aufgaben nicht kostengünstig auslagern lassen – zum Beispiel die Lohnbuchhaltung, das Vergütungsmanagement, die Personalbeschaffung oder die Mediaplanung. Outsourcing kann die Gemeinkosten deutlich senken. 
 
Und das ganz ohne die Motivation der Mitarbeiter zu beeinträchtigen, wie es das Streichen von Arbeitgeberleistungen tun würde. Schließlich sollte niemand den Ast absägen, auf dem er selbst sitzt. Motiviertes Personal ist schließlich bares Geld wert. 
 
Daher unsere Tipps, um Personal(neben)kosten einzusparen:

  • Prüfen Sie Einsparpotenziale in den Workflows: Wie können Sie die Wertschöpfung einzelner Mitarbeiter erhöhen, indem sie sie von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten befreien?
  • Hinterfragen Sie die Meeting- und Kommunikationskultur. Hier können enorme Zeitfresser lauern, die wiederum Zeit für Wertschöpfung blockieren
  • Rechnen Sie durch, wie sich die Fixkosten Ihres Unternehmens verändern, wenn z. B. Home Office forciert wird. Können Sie durch z. B. 1 regelmäßigen wöchentlichen Home-Office-Tag bereits Mietkosten verringern oder Parkplatzmieten sparen? 
  • Versetzen Sie sich in Ihre Mitarbeiter und werden Sie ggf. kreativ. Wo die eine Tür zugeht (oder zugehen muss), kann man vielleicht eine andere öffnen. Manchmal geht es nicht um den Geldbetrag, sondern um Wahrnehmung und Wertschätzung


Welche Tipps haben Sie, wenn es darum geht, Kosten einzusparen? Drehen Sie an der Personalnebenkosten-Schraube oder haben Sie gute Wege gefunden, das zu vermeiden? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

Leitfaden: Erfolgreich Personalnebenkosten senken
Verwandter Artikel
Vergütungssysteme: „Sag mir Deine Gehaltsform und ich sage Dir, wie glücklich Du bist“?

Das Fixgehalt für Angestellte ist langsam aber sicher überholt. Her müssen Alternativen, um mit den Anforderungen Schritt zu halten.

Erschienen am: 26.09.2019
Verwandter Artikel
Wie finde ich den Partner für Payroll-Outsourcing, der zu mir passt?

Praktische Checkliste: Wie man erkennt, ob der Outsourcing-Partner ein treuer Weggefährte ist

Erschienen am: 19.09.2019
Verwandter Artikel
Outsourcing: Personalabrechnung für Faule oder Heilsegen für die Payroll?

Was hat es auf sich mit Outsourcing und was ist im HR-Bereich möglich? Alles über Grundlagen von BPO, Chancen – aber auch Risiken.

Erschienen am: 08.08.2019
Mitarbeiterbindung_Infoniqa
Verwandter Artikel
Warum Mitarbeiterbindung immer wichtiger wird

Emotional gebundene Mitarbeiter sind zufriedener, leistungsbereiter, weisen weniger Fehlzeiten und Krankheitstage auf und neigen auch nicht…

Erschienen am: 26.06.2019
Infoniqa_Candidate Experience Teil 2
Verwandter Artikel
Candidate Experience Teil 2: Wie kannst Du die Recruiting-Journey für Deine Bewerber verbessern?

Nachdem wir uns im ersten Teil dieser Artikelserie die Grundlagen und Hintergründe von Candidate Experience angesehen haben, überführen wir…

Erschienen am: 15.05.2019
Candidate_Experience_Infoniqa
Verwandter Artikel
Candidate Experience Teil 1: Bitte recht freundlich!

Viele Unternehmen suchen händeringend nach Fachkräften. Da läge es nahe, alles dafür zu tun, den Talenten den Bewerbungsprozess so angenehm…

Erschienen am: 07.05.2019
Zurück

Kommentare und Antworten

×

Name ist erforderlich!

Geben Sie einen gültigen Namen ein

Gültige E-Mail ist erforderlich!

Gib eine gültige E-Mail Adresse ein

Kommentar ist erforderlich!

* Diese Felder sind erforderlich.

Sei der erste der kommentiert