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Veröffentlicht am:    Thema: Personal

Kündigungsschreiben: Wie schreibe ich eine Kündigung richtig?

Kündigungsschreiben: Wie schreibe ich eine Kündigung richtig?

Kündigungsschreiben und ihre Kniffe: Was sollten Sie unbedingt beachten, wo lauern Stolpersteine und was sollten Sie definitiv vermeiden? Wir beleuchten das Thema und geben konkrete Tipps!

Durch das Kündigungsschreiben wird das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitgeber oder Arbeitnehmer beendet. Damit es wirksam ist, muss das Kündigungsschreiben jedoch auch korrekt formuliert und fehlerlos aufgesetzt werden. Worauf Arbeitgeber, Personalreferenten und Unternehmer achten sollten, erfahren Sie hier. Gleichermaßen müssen auch Arbeitnehmer bestimmte Vorgaben einhalten. Lesen Sie außerdem, welche Kündigungsarten es gibt, welche Kündigungsfristen gelten und welche Fehler vermieden werden sollten.

Inhalt:

  1. Kündigung des Arbeitsvertrags: Das gehört in das Kündigungsschreiben
  2. Die verschiedenen Arten von Kündigungsschreiben in Deutschland
  3. Sollten Arbeitgeber den Kündigungsgrund im Schreiben aufnehmen?
  4. Kündigungsschreiben Arbeitnehmer und Arbeitgeber: Gesetzliche Kündigungsfristen
  5. Was müssen Arbeitgeber rund um den Mutterschutz beachten?
  6. Kündigungsschreiben: Arbeitgeber sollten auf diese Punkte achten
  7. FAQ Kündigungsschreiben
Kündigungsschreiben: darauf kommt's an | Infoniqa HR-Blog

Kündigung des Arbeitsvertrags: Das gehört in das Kündigungsschreiben

Ein Kündigungsschreiben muss nicht zwingend lang sein, es sollten jedoch einige Punkte enthalten sein, damit die Kündigung wirksam wird und rechtlich einwandfrei ist. Diese Vorgaben gelten für Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite.

  • Adressat und Absender
    Hier muss exakt dokumentiert werden, wer wem kündigt. Am besten auch auf eine passende Schriftform und die richtige Anrede achten.
  • Datum des Schreibens für den Zeitpunkt der Kündigung
    Das Datum ist ausschlaggebend für die Wahrung der Kündigungsfrist. Üblicherweise wird zum Monatsende gekündigt, das heißt bei einer vierwöchigen Kündigungsfrist sollte dies spätestens vier Wochen vor dem Ende des Monats erfolgen. Es ist auch möglich, mehrere Monate vorher zu kündigen, somit haben beide Parteien mehr Zeit, die Stelle neu zu besetzen oder eine neue Stelle zu suchen. Das Datum des Kündigungsschreibens oben rechts muss daher zum Datum des Endes der Beschäftigung passen.
  • Zustellung der Kündigung durch den Arbeitgeber
    Zur Sicherheit empfiehlt es sich für Arbeitgeber hier den Beendigungszeitpunkt immer auch zusätzlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt auszusprechen. Außerdem sollte die Kündigung nicht auf den letzten Drücker zugestellt werden, damit der Arbeitnehmer noch Zeit hat, das Schreiben zur Kenntnis zu nehmen. Damit der Arbeitnehmer später nicht bestreiten kann, dass das Kündigungsschreiben fristgerecht zugestellt wurde, empfiehlt es sich, sich den Erhalt schriftlich bestätigen zu lassen. Dafür kann eine Kopie des Original-Kündigungsschreibens verwendet werden, auf dem der Arbeitnehmer unterschreibt.
  • Betreff, der Kündigung als Begriff enthält
    Der Betreff darf keinen Zweifel über den Inhalt des Dokuments zulassen. Auch Daten wie die Personalnummer oder das Datum des Arbeitsvertrages dürfen nicht fehlen.
  • Zusicherung eines Arbeitszeugnisses
    Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Optional kann ein kurzer Satz angefügt werden, der ein solches zusichert - so zum Beispiel: “Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erhalten Sie innerhalb von 14 Tagen nach Ihrem Austritt aus unserem Unternehmen.”
  • Grüße / Höflichkeitsfloskel am Ende
    Eine Danksagung oder Ähnliches ist keine Pflicht, macht jedoch einen positiven Eindruck. Ein Beispiel wäre: “Für Ihren Einsatz in der Vergangenheit möchten wir uns herzlich bedanken und bedauern den nun nötigen Schritt sehr. Wir wünschen Ihnen daher für die Zukunft weiterhin alles Gute.” So wird auch bei der Kündigung Größe gezeigt.
  • Unterschrift des Verfassers
    Jedes Kündigungsschreiben muss zwingend handschriftlich unterschrieben werden, da es sonst keine Gültigkeit hat. Bei Kündigungsschreiben des Arbeitgebers sollte der Arbeitgeber oder ein Vertretungsberechtigter unterschreiben.

Erklärungen zu einer Freistellung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber gehören nicht in das Kündigungsschreiben. Entsprechende Mitteilungen sollten immer in einem separaten Schreiben überbracht werden.

Die verschiedenen Arten von Kündigungsschreiben in Deutschland

In Deutschland unterscheidet man zwei Kündigungsformen: Die Eigenkündigung durch den Arbeitnehmer und die Fremdkündigung durch den Arbeitgeber. Weiterhin gibt es die ordentliche Kündigung und die außerordentliche Kündigung, die auch fristlose Kündigung genannt wird. Bei der außerordentlichen Kündigung wird auf eine Kündigungsfrist verzichtet, daher kann diese nur aus bestimmten Gründen, wie zum Beispiel Diebstahl, Arbeitszeitenbetrug oder ähnlich gravierende Vorkommnisse erfolgen. Diese Gründe werden in drei Kategorien eingeteilt:

Personenbedingte Kündigung

Bei dieser Kündigungsart kann der Arbeitnehmer zumeist die Aufgaben aus seinem Arbeitsvertrag nicht mehr wahrnehmen, da ihn physische, psychische oder qualifikationsbezogene Faktoren daran hindern.

Verhaltensbedingte Kündigung

Eine verhaltensbedingte Kündigung kann ausgesprochen werden, wenn der Arbeitnehmer gegen unternehmensinterne Regeln verstoßen hat, Beleidigungen ausgesprochen hat oder anderes dauerhaftes Fehlverhalten gezeigt hat. Dazu zählen auch Zuspätkommen oder Nichterscheinen. Vor einer verhaltensbedingten Kündigung müssen in der Regel offizielle Ermahnungen oder Abmahnungen ausgesprochen werden.

Betriebsbedingte Kündigung

Zwingen kritische Umstände ein Unternehmen zu betriebsbedingten Kündigungen, muss der Arbeitgeber genau begründen, warum die einzelnen Entlassungen notwendig sind. Häufig sind Umstände wie eine Insolvenz, Umstrukturierungen oder Schließungen ganzer Standorte solche Gründe.

Sollten Arbeitgeber den Kündigungsgrund im Schreiben aufnehmen?

Eine Kündigung muss keinen Kündigungsgrund enthalten, egal ob es sich um eine personenbedingte, verhaltensbedingte oder betriebsbedingte Kündigung handelt. Als Arbeitgeber können Sie den Kündigungsgrund durchaus im Kündigungsschreiben anführen, jedoch können Sie dann im Nachhinein den Kündigungsgrund nicht mehr ändern und schränken sich so selbst ein.

Kündigungsschreiben Arbeitnehmer und Arbeitgeber: Gesetzliche Kündigungsfristen

Als Arbeitnehmer gilt eine feste Kündigungsfrist, falls im Arbeitsvertrag keine anderen Fristen festgeschrieben sind. Diese liegt bei vier Wochen. Die Kündigungsfristen für Arbeitgeber ergeben sich aus der Betriebszugehörigkeit und sind im BGB § 622 aufgeführt:

  • Zwei Jahre: Ein Monat Kündigungsfrist
  • Fünf Jahre: Zwei Monate Kündigungsfrist
  • Acht Jahre: Drei Monate Kündigungsfrist
  • Zehn Jahre: Vier Monate Kündigungsfrist
  • Zwölf Jahre: Fünf Monate Kündigungsfrist
  • 15 Jahre: Sechs Monate Kündigungsfrist
  • 20 Jahre: Sieben Monate Kündigungsfrist

Auch ein Tarifvertrag kann eine abweichende Kündigungsfrist enthalten. Außerdem gelten während der Probezeit üblicherweise zwei Wochen Kündigungsfrist. Unabhängig von der Kündigungsfrist muss das Kündigungsschreiben von beiden Seiten ordnungsgemäß aufgesetzt und fristgerecht eingereicht werden, sonst ist das Kündigungsschreiben unwirksam. Die Kündigungsfrist gilt immer bis zum Monatsende.

gesetzliche Kündigungsfristen Arbeitgeber

Was müssen Arbeitgeber rund um den Mutterschutz beachten?

Für Arbeitgeber sind derweil aus rechtlicher Sich beim Thema Mutterschutz unter anderem die folgenden Punkte relevant:

  • Während des Mutterschutzes herrscht – wie bereits gesagt - ein striktes Beschäftigungsverbot. Allerdings muss der Arbeitgeber gegenüber schwangeren Mitarbeiterinnen auch während der gesamten Schwangerschaft seiner Fürsorgepflicht nachkommen. Zum Beispiel sind schwere körperliche Arbeiten oder Aufgaben; auch Akkord- und Fließbandarbeiten tabu. Gleiches gilt für Tätigkeiten mit gesundheitsgefährdenden Stoffen. Auch Strahlen, großer Hitze, Kälte und Nässe sowie Erschütterungen dürfen Schwangere nicht ausgesetzt sein.
  • Sobald ein Arbeitgeber von einer Schwangerschaft erfährt, muss er der Mitarbeiterin ein Gespräch über die Anpassung der Arbeitsbedingungen anbieten und gegebenenfalls notwendige Schutzmaßnahmen festlegen.
  • Und: Schwangere Arbeitnehmerinnen haben während des Mutterschutzes und der Elternzeit einen besonderen Kündigungsschutz. Eine Kündigung ist nur in absoluten Ausnahmefällen möglich.

Berechnung des Arbeitgeberzuschusses und Auszahlung des Mutterschutzgeldes

Was ist arbeitgeberseitig aus Sicht bei der Auszahlung des Mutterschaftsgeldes zu beachten? Für Arbeitgeber bietet sich bei der Berechnung des Arbeitgeberzuschusses eine HR-Software für die Lohnabrechnung an. Der Payroll-Verantwortliche muss in dieser nur die relevanten Daten eintragen – also Beginn und Ende des Mutterschutzes. Alles andere erfolgt automatisch – von der Berechnung bis zur Auszahlung. Auch anfallende Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge werden automatisch berechnet und abgeführt. In puncto Payroll können sich Arbeitgeber also getrost zurücklehnen. Einfacher geht’s nicht.

Kündigungsschreiben: Arbeitgeber sollten auf diese Punkte achten

7 häufige Fehler bei Kündigungsschreiben

Fehler bei Kündigungsschreiben können schnell dazu führen, dass das Schreiben unwirksam wird. So können kleine Formfehler eine sonst rechtssichere Kündigung wertlos machen. Daher sollte man immer auf diese Fehler achten:

  1. Das Kündigungsschreiben wurde auf dem falschen Weg übermittelt. Die Kündigung ist nur bei schriftlicher Übermittlung auf Papier wirksam.
  2. Die Unterschrift fehlt.
  3. Im Schreiben fehlen die korrekten Adressen und Namen.
  4. Jedes Kündigungsschreiben ist ein empfangsbedürftiges Dokument und wird erst durch den Zugang beim Adressaten wirksam. Lassen Sie sich das belegen.
  5. Die Kündigungsfrist wurde überschritten.
  6. Im Schreiben ist kein eindeutiger Kündigungswille erkennbar oder wurde an eine Bedingung geknüpft. Dies macht die Kündigung unwirksam.
  7. Das Kündigungsschreiben sollte einen Hinweis enthalten, dass der Arbeitnehmer sich rechtzeitig bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend melden soll. Fehlt dieser Hinweis in der Kündigung, wird die Kündigung jedoch auch nicht unwirksam.

Kann ich ein Kündigungsschreiben rückgängig machen?

Kurze Antwort: Nein. Im Arbeitsrecht gibt es kein versehentliches Kündigen. Sobald die schriftliche und korrekte Kündigung übermittelt wurde, kann diese nicht mehr zurückgenommen werden. Wurde im Affekt eine mündliche Kündigung ausgesprochen, kann diese zurückgenommen werden.

In Ausnahmefällen kann die Kündigung unwirksam werden, wenn sich beide Parteien einig sind und eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses beschließen.

FAQ Kündigungsschreiben

Muss das Kündigungsschreiben per Post verschickt oder persönlich abgegeben werden?

Wenn sich im Guten getrennt wird, kann das Kündigungsschreiben auch persönlich überreicht werden. Wichtig ist, dass der Zugang belegt werden kann. Das kann etwa durch eine schriftliche Bestätigung des Erhalts erfolgen.

Was passiert mit dem Resturlaub nach der Kündigung?

Auch nach der Kündigung bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Bei einer Kündigung nach dem 1. Juli hat der Arbeitnehmer den vollen Urlaubsanspruch des ganzen Jahres, zumindest, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate Bestand hatte. Ansonsten bekommt der Arbeitnehmer seinen Urlaub anteilig berechnet.

Muss zum 1. oder zum 31. gekündigt werden?

Eine Kündigung wird meist zum Monatsende ausgesprochen. Mit dem Zeitpunkt des Zugangs beginnt auch die Kündigungsfrist.

Kann in der Probezeit wegen Krankheit gekündigt werden?

Gesetzlich schützt Krankheit nicht vor einer Kündigung. Krankheit ist zwar kein Kündigungsgrund, in der Probezeit ist jedoch für eine Kündigung kein Grund notwendig und es muss auch keiner genannt werden.

Kann ein Kündigungsschreiben für einen Job geschrieben werden, der noch nicht begonnen hat?

In manchen Arbeitsverträgen ist eine Klausel für genau solche Fälle enthalten. Ist dies nicht der Fall, ist eine vorherige Kündigung möglich - so als hätte die Probezeit schon begonnen. Allerdings wird so etwas sehr ungern gesehen und kann auf Bewertungsportalen wie kununu die Runde machen, daher ist Vorsicht geboten.

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