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Veröffentlicht am:    Thema: Zeit

Im Wandel der Zeit: Was Zeitwirtschaft will, kann und muss

Im Wandel der Zeit: Was Zeitwirtschaft will, kann und muss

Wie wirkt sich die neue EU-Arbeitszeit-Richtlinie künftig auf die Zeiterfassung aus? Was muss Zeitwirtschaft in Zukunft leisten - und wie gehen andere Länder mit den Herausforderungen um?

Die neue EU-Arbeitszeit-Richtlinie hat der vor allem in Deutschland weit verbreiteten Vertrauensarbeitszeit ein Ende gesetzt. Das Gesetz sieht vor, dass die tatsächlich geleistete Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden muss. Nur so könne ein effektiver Arbeitnehmerschutz gewährleistet werden, begründete der Europäische Gerichtshof seine Entscheidung. Aber nicht alle Arbeitgeber in Europa müssen sich auf neue Modelle der Zeiterfassung einlassen. In einigen Ländern gehören sie zum Standard.

Beschluss des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassung

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) legte vor ein paar Monaten fest: Das korrekte Erfassen der Arbeitszeiten wird künftig innerhalb der EU zur Pflicht. Der Beschluss ließ vor allem in Deutschland ein empörtes Raunen durch viele Unternehmen gehen. Denn hier wird das Thema Zeiterfassung oft mit einem unnötig großen Bürokratieaufwand gleichgesetzt.

Es stimmt schon: Früher ging die Zeiterfassung mit einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft einher. Daten mussten von Mitarbeitern manuell erfasst und an die Personalabteilung weitergereicht werden, die diese dann in den Computer übertrug. Selbst mit Einführung der automatischen Stechuhr änderte sich das nicht. Zwar wurden die Anwesenheiten nun direkt mit einem Computersystem erfasst, auf das HR zugreifen und die Daten digital weiterverarbeiten konnte. Wer aber viele Außentermine hatte, musste die entsprechenden Arbeitszeiten dennoch manuell dokumentieren.

Zeiterfassung muss keine Nerven kosten

Das hatte seine Tücken: Oft geriet das Ausfüllen der Formulare in Vergessenheit oder die Dokumente gingen verloren. Zudem kam HR mit dem manuellen Nachtragen der Zeiten kaum hinterher und die Überstunden-Abrechnung war eine massive Fehlerquelle. All das kostete Zeit und Nerven und der Überblick ging in einer solchen Zettelwirtschaft leicht verloren. Entsprechend groß war in Deutschland bei vielen Arbeitnehmern das Aufatmen, als immer mehr Arbeitgeber beschlossen, es mit der Zeiterfassung sein zu lassen und auf Vertrauensarbeitszeit zu setzen.

Das heißt: Mitarbeiter gestalten ihre Arbeitszeit weitgehend eigenständig und selbstverantwortlich. Lediglich das Volumen der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit wird vom Arbeitgeber festgelegt, nicht aber der Beginn und oder das Ende. Im Fokus steht nicht die Kontrolle der Arbeitszeiten, sondern das Vertrauen, dass die vereinbarten Aufgaben erledigt werden. Wann die Beschäftigten arbeiten, bleibt weitgehend ihnen überlassen. Eine Zeiterfassung gibt es nicht zwingend.

Warum Zeiterfassung mitarbeiterfreundlich ist

Dass das nun wieder zurückgedreht werden soll, hat jedoch einen durchaus arbeitnehmerfreundlichen Hintergrund. Denn: Wird nicht dokumentiert, wann die Arbeitnehmer in die Firma kommen und sie wieder nach Hause gehen, führt das oft dazu, dass die maximal zulässige Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche überschritten wird. Werden Arbeitgeber hingegen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau festzuhalten, ist sichergestellt, dass diese Vorschriften, die die Arbeitnehmer schützen sollen, auch eingehalten werden. Das jedenfalls ist die Argumentationskette des EuGH.

Warum das sinnvoll ist, zeigt zum Beispiel der Blick nach Amerika, wo die Rechte der Arbeitnehmer traditionell eine eher untergeordnete Rolle spielen. Statt rund 40 freier Tage durch Urlaubsanspruch und Feiertage - wie etwa in Deutschland üblich - haben Amerikaner zum Beispiel gerade einmal 25 Tage im Jahr frei. Und diese nehmen sie häufig nicht einmal gänzlich in Anspruch, weil es so von ihren Arbeitgebern stillschweigend erwartet wird. Auch die Wochenarbeitszeiten gestalten sich anders: Laut einer OECD-Studie arbeitet der Deutsche im Durchschnitt 1.419, der Schweizer 1.640 und der Österreicher 1.587 Stunden im Jahr. Der Amerikaner kommt wegen geringerer Arbeitnehmerrechte auf 1.778 Stunden.

Arbeitnehmerschutz dank Zeiterfassung

Der Blick nach Europa zeigt: Zum Zwecke des Arbeitnehmerschutzes und um eine Ausbeutung von Arbeitnehmern zu verhindern, gehört in manchen Ländern die Zeiterfassung seit jeher zur Selbstverständlichkeit. In Österreich gilt zum Beispiel eine grundsätzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten.

Dort, wo dies nicht der Fall ist, müssen Arbeitgeber zeitnah die entsprechenden Vorkehrungen treffen. Deutsche Arbeitgeber sind nicht alleine betroffen. Laut aktuellen Statistiken werden zum Beispiel in Spanien 53,7 Prozent der geleisteten Überstunden nicht erfasst. Die gute Nachricht: In der Zwischenzeit hat die Technik zur Zeitwirtschaft einen regelrechten Quantensprung gemacht. Mit Hilfe moderner Tools lassen sich Anwesenheits- und Arbeitszeiten effizient planen, erfassen, kontrollieren und dokumentieren.

Zeiterfassung über Excel? Von wegen!

Vorbei sind die Zeiten, in denen geleistete Überstunden aus einer Papier- oder einer importierten Excel-Liste zum Beispiel in das Lohnbuchhaltungssystem übertragen werden mussten. Ein zeitgemäßes Zeitwirtschaftssystem erspart seinen Anwendern solche Aufwände. Stattdessen erfassen Mitarbeiter zuverlässig Überstunden, die Systeme übertragen sie nahtlos an die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung. Per Knopfdruck können Arbeitszeitstatistiken erstellt und beispielsweise der richtige Lohn berechnet werden.

Für den Prozess der Zeiterfassung gibt es Lösungen, die passgenau für jedes Unternehmen eingerichtet werden können und die für die Mitarbeiter keinen Mehraufwand bedeuten:

  • Zeiterfassungsterminals: Zeiterfassungsterminals kombinieren modernste Technologien mit einer webbasierten Software. Mitarbeiter loggen sich per Chip, Karte oder Fingerprint ein.
  • Stempeluhr: Über Stempeluhren "stempeln" sich Mitarbeiter zu Beginn der Arbeit klassisch ein und nach Arbeitsende wieder aus.
  • Applikationen: Eine moderne Form der Stempeluhr, bei der Arbeitnehmer ortsunabhängig im Webbrowser oder per Smartphone-App ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende erfassen.

Szenarien zur Zeiterfassung

Es gibt aber noch andere Szenarien zur Zeiterfassung. Zum Beispiel können Zeiten auch mit dem Hoch- und Herunterfahren des Laptops erfasst werden oder auch – via Chip – durch das Betreten der Büroräume, ohne dafür explizit einen Arbeitsbeginn festhalten zu müssen. Es gibt auch spezielle Apps: Nutzer laden diese vom jeweiligen App-Store herunter, registrieren sich einmalig mit ihren Login-Daten und erfassen ihre Daten zu jederzeit und an jedem Ort. Optimal ist das vor allem für Außendienstmitarbeiter.

Ein kleiner Ausblick: Gut möglich, dass die Zeiterfassung bald noch einfacher vonstatten geht. Per Gesichtserkennung zum Beispiel. Rechtlich ist das durchaus machbar. Ein grundsätzliches Verbot, biometrische Daten zur Zeiterfassung zu verarbeiten, nennt die Datenschutzgrundverordnung nicht. Allerdings sollte natürlich die Einwilligung der Betroffenen eingeholt werden. Aber das ist eine Geschichte, die zu einem anderen Zeitpunkt erzählt werden soll

 

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