Veröffentlicht am: 22.05.2019 Thema: Zeit

Digitale Zeitwirtschaft: Warum es ohne nicht mehr geht.

Tanja ZieglerInfoniqaGeschäftsführung

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Gearbeitet wird in der modernen Arbeitswelt nicht mehr von nine to five, sondern flexibel und im Home-Office. Wir verraten warum die digitale Zeitwirtschaft heute wichtiger als je zuvor.

Mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen zu planen, ist eine erhebliche Herausforderung für Geschäftsführer und Personaler. Auch den Überblick zu behalten ist bei der Vielzahl an verschiedenen Arbeitszeitmodellen nicht immer ganz einfach.

Was leistet die Zeitwirtschaft?

Der Begriff Zeitwirtschaft steht heute für viel mehr als nur das reine Stempeln und die Kontrolle der Mitarbeiterarbeitszeit. Das Wirtschaften mit der Zeit umfasst so gesehen sämtliche Methoden zur Arbeitsermittlung und -planung.

Darunter fallen auch die Bereiche Zeiterfassung und Personalmanagement, beziehungsweise Workforce Management; gleichzeitig ist die Zeitwirtschaft ein effizienter Bestandteil vieler nachgelagerter Prozesse. Personal-Auswertungen, Abrechnungsprozesse oder Controlling wären ohne die Zeiterfassung praktisch nicht möglich. Umso besser, wenn die digitale Variante diese gleichzeitig noch unterstützt.

Die Folgen der händischen Erfassung liegen auf der Hand: Arbeitsaufwände für betriebliche Aufgaben werden über- oder unterschätzt und dem Unternehmen entstehen unnötige Kosten. Entweder, weil Mitarbeiter über Gebühr Überstunden schieben müssen, da Arbeitszeiten zu knapp bemessen wurden, oder weil Mitarbeitern zu viel Zeit zur Verfügung steht und sie einen Teil davonuntätig absitzen (müssen). Beides ist aus betriebswirtschaftlicher Perspektive der blanke Horror. Aber auch die Mitarbeiter leiden darunter, wenn ihr Einsatz unsauber geplant wird: Niemand langweilt sich gerne, aber niemand wird auch gerne dauerhaft an schierer Arbeitsmenge überfordert.

Work Life Balance Angebote gewinnen an Bedeutung

Eine Wahl haben Arbeitgeber nicht: Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern zunehmend Arbeitszeitangebote machen, die deren Work-Life-Balance Rechnung tragen. Ansonsten ist die Gefahr des Abwanderns groß. Immerhin können sich Arbeitnehmer heute aussuchen, bei wem sie in Lohn und Brot stehen wollen.

Und das tun sie am liebsten bei Unternehmen, die ihre persönlichen Vorlieben berücksichtigen. Laut der Studie „Recruiting Trends 2017“ sind insbesondere Teilzeitmodelle (72 Prozent) oder ortsunabhängige Arbeitsplätze (75 Prozent) für Arbeitnehmer zu den entscheidenden Faktoren bei der Arbeitsplatzwahl geworden.

In Zeiten, in denen sich die Arbeitszeitmodelle von Angestellten nicht nur vervielfachen, sondern auch flexibilisieren, wird ein IT-gestütztes Zeitwirtschafts-System in vielen Betrieben zum Muss. Mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs in 2019 wird die Erfassung und der Nachweis über geleistete Arbeitszeit nach §16 jetzt auch zur gesetzlich verpflichteten Vorgabe. Bislang wurde nur die Aufzeichnung der Überstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, verlangt. Ab jetzt sind alle Arbeitgeber dazu verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter komplett zu erfassen.

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All das hat die Personalplanung und das Workforce Management komplizierter gemacht. Früher galt es lediglich, An- und Abwesenheit abzugleichen, gearbeitet wurde vor Ort. Heute gibt es 10-, 20-, 30-Prozentstellen, mal wird von unterwegs, mal von zuhause oder vor Ort gearbeitet oder phasenweise gar nicht (Stichwort: Sabbatical). HR stößt bei der Personaleinsatzplanung angesichts all dieser An- und Abwesenheiten schnell an ihre Grenzen. Zumindest dann, wenn all diese Faktoren in einem Tabellenkalkulationsprogramm gegeneinander abgeglichen werden sollen.

Ziel einer jeden HR-Abteilung sollte es also sein, Personalbedarfe in den Fachbereichen auf Knopfdruck gegen Arbeitszeitmodelle, Urlaubsansprüche oder anderweitige Abwesenheitszeiten abzugleichen. Auf Basis dieser Datengrundlage können dann passgenaue Arbeitseinsatzpläne erstellt werden. So gelingt es, für eine optimale Auslastung zu sorgen und gleichzeitig die Employer Brand zu stärken – als ein Arbeitgeber, der den Anliegen seiner Mitarbeiter Gehör schenkt und diese zuverlässig umsetzt.

Also, mache Schluss mit komplexen, manuell geführten Schichtplanern, die Dir die Luft zum Atmen nehmen. Verschwende keine unnötige Zeit mehr im Graphen-Dschungel, weil das Management mal eben bis morgen noch diese eine Auswertungen braucht. Das digitale Zeitalter hat längst begonnen – mit Softwarelösungen, die die Zeiterfassung, die Zutrittskontrolle, die Personaleinsatzplanung und alle Auswertungen revolutionieren und die jetzt schon in Bereichen entlasten können, die sich vor 10 Jahren niemand hätte vorstellen können.

Wo das alles enden soll? Das werden wir sehen – denn auch die Anforderungen der Arbeitnehmer wandeln sich. Die Systeme werden immer entsprechend mitwachsen und zu entlasten wissen. Denn das ist es doch, was wir am Ende alle brauchen und uns wünschen: mehr Zeit für das, was uns wirklich wichtig ist.

Digitale Zeitwirtschaft: Warum es ohne nicht mehr geht